Immobilienverwaltung: Warum ein guter Hausmeisterservice wichtig ist

Der Hausmeister ist – nach Ihnen – die wichtigste Person im Umfeld der Dienstleistung Immobilienverwaltung.

Vor Ort ist der Hausmeister erster Ansprechpartner für alle Bewohner des Objekts.

Für Ihre reibungslose Verwaltungsarbeit hängt viel davon ab, wie Ihr Hausmeister seine Arbeit ausführt.

Klare Anweisungen und Regeln gewährleisten eine gute Zusammenarbeit.

Hausmeisterliche Tätigkeiten, egal ob haupt- oder nebenberuflich ausgeführt, werden oft als Beiwerk oder untergeordnet angesehen.

Das ist grundlegend falsch. Stellen Sie sich vor, was passieren würde, wenn Ihr Hausmeister beispielsweise defekte Lampen im Treppenhaus erst deutlich verspätet austauscht oder sich erst nach Stunden um den defekten Antrieb des Tiefgaragentors kümmert.

Den daraus resultierenden Aufruhr bei Ihren Eigentümern möchten Sie garantiert gern vermeiden.

Klären Sie Aufgaben und Zuständigkeiten

Wie an jeder anderen Stelle, so sind für den beiderseitigen Erfolg auch beim Hausmeister detaillierte Aufgabenlisten und klare Zeitangaben, wann und wie oft diese Arbeiten auszuführen sind, unverzichtbar.

Unglücklicherweise sind diese hilfreichen Aufgabenlisten in der Praxis oft Mangelware. Zu gern gehen auch Eigentümer davon aus, dass die Aufgaben eines Hausmeisters „doch eigentlich klar sind“.

Tipp: Binden Sie den Beirat ein

Legen Sie die Leistungspalette des Hausbesorgers nicht eigenmächtig fest. Aus Sicht der Eigentümer vergessen Sie immer etwas. Und das kann und wird man Ihnen irgendwann vorwerfen. Gehen Sie den gemeinsamen Weg.

Auch wenn dieser manchmal etwas mühseliger ist. Binden Sie den Beirat in die Aufstellung des Leistungsverzeichnisses für den Hausmeister mit ein. Ist dann etwas vergessen worden, tragen Sie beide gleichermaßen Schuld.

Auch Hausmeister-Services arbeiten nicht fehlerfrei

Was für angestellte Hausmeister gilt, ist auch für gewerbliche Anbieter richtig. Die Zahl der Hausmeisterunternehmen in diesem Bereich wächst ständig. Es bieten sich viele Firmen (oft Kleinstunternehmer) als Alternative an.

Nur weil diese Anbieter als Unternehmer, also auf Rechnung, für Sie tätig sind, heißt das noch lange nicht, dass sie mehr Kompetenz mitbringen. Wie auch? Diese Anbieter kennen das Objekt genauso wenig wie ein privater Hausmeister. Logische Konsequenz: Ein Leistungsverzeichnis ist Pflicht.

Achten Sie als Verwalter besonders auf die vereinbarten Zeiten. Hausmeister-Services betreuen selten nur Ihr Objekt allein. Da kann es für den Ausführenden schon einmal zu zeitlichen Problemen kommen.

Zeigen Sie dem Hausmeister, was er tun soll

Ihre theoretischen Bemühungen, Ihrem Hausbesorger und sich die Zusammenarbeit mittels eines Leistungsverzeichnisses zu erleichtern, ist sinnvoll. Eine ausführliche Einweisung in die Verhältnisse vor Ort erspart Ihnen dies nicht. Erst bei einer Objektbegehung lernt Ihr Hausmeister die Besonderheiten kennen.

Lassen Sie andere kontrollieren

Die ordentliche Erledigung der Aufgaben eines Hausmeisters bedarf Ihrer kontinuierlichen Überprüfung. Doch können Sie oft genug vor Ort sein, wie es entweder erforderlich wäre und wie die Eigentümer es von Ihnen erwarten? Wohl kaum.

Delegieren Sie daher diese Aufgaben zu einem Teil an die Bewohner des Hauses. Bewährt hat sich in der Praxis die Einbindung des oder der Beiräte. Zudem sind gut sichtbar ausgehängte und vom Dienstleister abzuzeichnende Aushänge, ähnlich denen in Hotels oder öffentlichen Waschräumen, ein klares Zeichen für die Bewohner, wann und wie lange der Hausmeister im Objekt war.

Ganz wichtig sind vor allem fest vereinbarte Objekt-Besuchszeiten. Die Eigentümer gewöhnen sich daran und nehmen die Anwesenheit des Hausmeisters deutlicher wahr als bei unregelmäßigen Besuchen.

Handeln Sie, wenn es Ärger gibt

Im keinem anderen Bereich werden Sie so viel Kritik zu hören bekommen, wie bei der Arbeit des Hausmeisters. Es prallen zu viele unterschiedliche Vorstellungen aufeinander, die oft unklar formuliert sind.

Gibt es tatsächlich Unstimmigkeiten über die Qualität der erbrachten Leistungen, berufen Sie sich auf den Arbeitsplan. Zögern Sie nicht zu lange bei unangenehmen Maßnahmen, wie beispielsweise einer Abmahnung oder dem Wechsel des Anbieters.

Letztlich fallen Mängel auf Sie zurück und das mindert Ihr Ansehen und die Akzeptanz Ihrer Verwaltergebühr bei der nächsten Diskussion. Eigentümer unterscheiden nur selten zwischen Verwalter und Hausmeister. Ihr Ruf und Ihr Image stehen also mit auf dem Spiel.

Was ein Hausmeister verdient:

Die monatliche Vergütung Ihres Hausmeisters ist sicherlich abhängig vom Umfang seiner Aufgaben (siehe Leistungsverzeichnis).

Es gibt jedoch eine Faustformel, an der sich der Verdienst orientiert:

Ausgehend von den allgemein üblichen Tätigkeiten in den Bereichen Überwachung, Reinigung, Wartung und Reparatur wird ein Betrag von 15 € pro Wohnung und Monat in Ansatz gebracht. Dieser Satz ist unabhängig von der Größe der Wohnung und gilt als Pauschale.

Reinigungstätigkeiten werden oft beim Hausmeister mit in Auftrag gegeben.