Vertrag: Tätigkeiten des Hausmeisters klar vereinbaren

Der Hausmeister in Ihrem Mietshaus ist für diverse Tätigkeiten verantwortlich, welche vorher mit Lohn klar vereinbart werden sollten. (Foto: Andrey Popov /shutterstock.com)

Die Tätigkeit eines Hausmeisters ist zunächst von der des Hausverwalters abzugrenzen.

Hausverwalter ist, wer die Fürsorge für die pflegliche Behandlung und die geregelte Nutzung des Haus- und Wohnungsbesitzes eines anderen übernommen hat.

Demgegenüber werden dem Hausmeister solche Aufgaben übertragen, die weniger verwaltender als praktisch-technischer Art sind. Der Hausmeister soll für die Instandhaltung, Reinigung und Einhaltung der Hausordnung sorgen.

Vertrag: Die typischen Tätigkeiten eines Hausmeisters

Zu den Aufgaben, die typischerweise auf einen Hausmeister übertragen werden, gehören insbesondere

  • die Haus-, Treppen- und Straßenreinigung
  • die Gartenpflege
  • die Bedienung und Überwachung der Sammelheizung
  • die Bedienung und Überwachung der Warmwasserversorgungsanlage
  • die Bedienung und Überwachung des Fahrstuhls
  • die Behebung kleinerer Schäden
  • die Annahme, Weiterleitung oder sonstige Erledigung von Schadensanzeigen und Reparaturwünschen der Mieter
  • die Überwachung der Einhaltung der Hausordnung

Im Einzelfall kann der Aufgabenkreis erweitert werden. Das sollte im Vertrag mit dem Hausmeister festgelegt werden.

So kann mit dem Hausmeister beispielsweise vereinbart werden, dass er Reparaturaufträge bis zu einem bestimmten Betrag selbst vergibt und deren Ausführung anschließend auch überwacht.

Die Kontrolle von Handwerkerarbeiten kann dem Hausmeister auch generell übertragen werden. Ebenso können Sie ihn bei Mieterwechseln mit der Wohnungsabnahme betrauen.

Umlegung auf Mieter nicht pauschal möglich

Es gibt keine Vorschriften, die den Einsatz des Hausmeisters auf bestimmte Tätigkeiten begrenzen.

Beachten Sie allerdings, dass Sie die Vergütung für den Hausmeister immer nur insoweit auf Ihre Mieter umlegen können, als er typische Hausmeistertätigkeiten ausübt.

So weit er Aufgaben wahrnimmt, die zur Haus- und Wohnungsverwaltung zählen, ist die darauf entfallende Vergütung nicht umlagefähig.

Den nicht umlagefähigen Teil der Vergütung für den Hausmeister müssen Sie aus eigener Tasche bezahlen, können ihn dann allerdings als Werbungskosten-Position bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung absetzen.

Verwaltungsaufgaben müssen separat vergütet werden

Ist Ihr Hausmeister auch für Verwaltungsarbeiten und/oder kleinere Reparaturen zuständig, so sind die hierauf entfallenden Anteile seiner Vergütung herauszurechnen. Diese dürfen nicht einfach auf den Mieter umgelegt werden.

Folgende Tätigkeiten des Hausmeisters sind nicht umlagefähig mit der Folge, dass nur ein Teil seiner Vergütung bei den Betriebskosten berücksichtigt werden kann:

  • die Entgegennahme von Mietzahlungen (bei Barzahlungen)
  • die Durchführung von Abrechnungen und sonstige Tätigkeiten anlässlich eines Mietwechsels
  • Maklertätigkeiten
  • sämtliche Arbeiten, die die Instandhaltung, Instandsetzung und Erneuerung von Anlagen betreffen
  • die Durchführung von Schönheitsreparaturen

Ausnahme: Es handelt sich um solche Tätigkeiten, die auch bei anderen umlagefähigen Betriebskostengruppen in Ansatz gebracht werden könnten.

Beispiel: Der Hausmeister ist auch für die Treppenhausreinigung oder beispielsweise die Gartenpflege zuständig.

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Dann können die Hausmeisterkosten in voller Höhe berücksichtigt werden. Bei den Betriebskostenarten „Hausreinigung“ und „Gartenpflege“ können Sie dann aber allenfalls noch Materialkosten umlegen.

Wichtig: Ist eine Aufteilung zwischen umlegbaren und nicht umlegbaren Tätigkeiten des Hausmeisters erforderlich, so gehört die Erläuterung der Aufteilung zu einer ordnungsgemäßen Abrechnung.

Bestreitet Ihr Mieter, dass einzelne Kosten auf die Hausmeistertätigkeiten entfallen, sind Sie als Vermieter verpflichtet, im Einzelnen die Umstände darzulegen, aus denen sich der Aufwand für die Tätigkeit des Hausmeisters ergibt.

Vereinbarung über Lohn und Tätigkeiten treffen

Wenn Sie einen Hausmeister anstellen, sind Sie als Vermieter zugleich auch Arbeitgeber. Regeln Sie das Arbeitsverhältnis mit Ihrem Hausmeister in jedem Fall schriftlich. Denn es gab bereits mehrere Fälle, in denen es rechtlich zu Problemen kam.

Das Landgericht in Koblenz entschied im Juli 2014, dass die Befugnis zum Abschluss eines Hausmeistervertrages grundsätzlich per Beschluss auf Verwalter oder einen Verwaltungsbeirat übertragen werden kann.

Rechtliche Probleme bei Hausmeisterverträgen möglich

Als WEG Eigentümer sollte man hierzu jedoch auch wissen, dass die wesentlichen Punkte im Ermächtigungsbeschluss vorgegeben werden müssen.

Das heißt: Mindestens die Laufzeit des Vertrages, die Aufgaben des Hausmeisters und auch seine Vergütung müssen durch die Eigentümerversammlung im Vorfeld bestimmt worden sein.

Der Fall: Anfechtung der Ermächtigung des Verwalters zum Abschluss eines Hausmeistervertrages

In einer Eigentümerversammlung einer Wohnungseigentümergemeinschaft war deren Hausverwalter per Mehrheitsbeschluss beauftragt worden, nach Rücksprache mit dem Verwaltungsbeirat einen neuen Hausmeistervertrag im Namen der Gemeinschaft abzuschließen.

Gegen den Beschluss reichte jedoch einer der Wohnungseigentümer eine Anfechtungsklage ein. Für die einzelnen WEG Mitglieder besteht durch die Übertragung des Abschlusses eines Hausmeistervertrages ohne die Beschränkung durch die WEG auch ein finanzielles Risiko.

Die Entscheidung des Gerichts: Ermächtigung entsprach nicht ordnungsgemäßer Verwaltung

Das Landgericht in Koblenz entschied den Rechtsstreit zu Gunsten des anfechtenden Wohnungseigentümers. Der Abschluss eines Hausmeistervertrages kann zwar einerseits per Beschluss einer Eigentümergemeinschaft auf deren Verwalter oder den Verwaltungsbeirat übertragen werden.

Die Übertragung des Vertragsabschlusses entspricht aber andererseits nur dann einer ordnungsgemäßen Verwaltung, wenn die wesentlichen Punkte des Vertrages den Mitgliedern der Eigentümergemeinschaft bekannt waren und im Ermächtigungsbeschluss vorgegeben wurden.

Ermächtigungsbeschluss über Vertragsabschluss: diese Punkte des Vertrages müssen enthalten sein

Zu diesen wesentlichen Punkten gehören zumindest die Laufzeit des Vertrages, die Aufgaben des Hausmeisters und auch seine Vergütung. Denn der Abschluss eines langfristigen Hausmeistervertrags ist mit erheblichen finanziellen Belastungen für eine Eigentümergemeinschaft verbunden.

Der angefochtene Beschluss entsprach deshalb nicht dem Grundsatz ordnungsgemäßer Verwaltung, weil die Entscheidung über den Inhalt des Vertrages zu umfassend auf den Verwalter übertragen worden war.

Über finanzielles Risiko muss WEG selbst entscheiden können

Damit war der Eigentümergemeinschaft die Entscheidung über das finanzielle Risiko genommen worden. Durch die Übertragung der Einstellung des Hausmeisters auf den Verwalter, war das damit verbundene finanzielle Risiko ohne eine Beschränkung für die Eigentümergemeinschaft nicht mehr kalkulierbar (LG Koblenz, Urteil v. 21.07.14, Az. 2 S 72/13).

Praxis-Tipp: In der Praxis hat es sich bewährt, den Hausmeister mit einem bestimmten Geldbetrag auszustatten, damit er kleinere Ausgaben direkt begleichen kann.

Dies verringert den Verwaltungsaufwand erheblich.

Praxis-Tipp: Verpflichten Sie den Hausmeister, über seine Ausgaben monatlich abzurechnen. So haben Sie die Kosten jederzeit im Griff.


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Von: David Gerginov. Über den Autor

David Gerginov publizierte unter anderem zum Thema Schuldenbremse und beschäftigt sich heute mit allen Fragen rund um Wirtschaft, Politik und Finanzen.