Instandhaltungsrücklage: Höhe berechnen samt Beispiel

Instandhaltung ist die laufende Pflege und Erhaltung des Gemeinschaftseigentums in seinem Wert, nicht zuletzt auch im Hinblick auf die Vermietbarkeit.

Dazu gehört insbesondere die Beseitigung von Mängeln, die durch Abnutzung, Alterung, Witterungseinflüsse oder sonstigen Verschleiß entstehen.

Die Ansammlung einer angemessenen Instandhaltungsrücklage gehört zu einer ordnungsgemäßen, den Interessen der Gesamtheit der Wohnungseigentümer entsprechenden Verwaltung.

Durch die Instandhaltungsrücklage sollen Mittel vorgehalten werden, die künftig anfallende, größere vorhersehbare Kosten der Instandhaltung und Instandsetzung, aber auch unvorhersehbare, plötzlich auftretende Reparaturkosten abdecken sollen.

Mehr dazu: Instandhaltungskosten steuerlich richtig absetzen

Aus der Instandhaltungsrücklage dürfen immer nur Reparaturkosten bestritten werden.

Demgegenüber darf die Rücklage nicht in Anspruch genommen werden, um beispielsweise eine Heizöllieferung oder anstehende Hausgelder zu bezahlen.

Die Höhe der Instandhaltungsrücklage: Art und Zustand des Hauses entscheidend

Über die Höhe der Instandhaltungsrücklage enthält das Gesetz keine Bestimmung.

Es kommt immer auf die konkreten Verhältnisse der jeweiligen Wohnanlage an, besonders auf Alter und Zustand des Hauses, aber auch darauf, in welchem Umfang technische und damit reparaturträchtige Einrichtungen vorhanden sind.

Als Anhaltspunkte dafür, welche Instandhaltungsrücklage im Einzelfall angemessen ist, können das Baualter der Wohnanlage und die II. Berechnungsverordnung dienen.

In der II. Berechnungsverordnung ist geregelt, mit welchen Pauschalsätzen die Instandhaltungsrücklage beim sozialen Wohnungsbau berücksichtigt werden darf.

So kalkulieren Sie die Höhe der Instandhaltungsrücklage

Praxis-Tipp: In der Regel überweisen die Wohnungseigentümer ihren Anteil zur Instandhaltungsrücklage zusammen mit dem Hausgeld auf ein Konto der Wohnungseigentümergemeinschaft.

Vorteilhafter ist es, wenn sich die Wohnungseigentümer verpflichten, dem Verwalter eine Einzugsermächtigung zu erteilen.

Auf diese Weise ist weitgehend sichergestellt, dass die Zahlungen immer pünktlich erfolgen.

Achtung: Nicht bereits die Zahlung der Instandhaltungsrücklage an den Verwalter führt zum Werbungskostenabzug, sondern erst die tatsächliche Verwendung der Rücklage für konkrete Instandsetzungsarbeiten.

Für Sie als Vermieter einer Eigentumswohnung kann es deshalb steuerlich vorteilhaft sein, wenn die Instandhaltungsrücklage entgegen allen wirtschaftlichen Überlegungen eher niedrig gehalten und zugleich bewusst in Kauf genommen wird, dass unvorhergesehene Baumaßnahmen kurzfristig über eine Sonderumlage finanziert werden.

24 Prüfpunkte für die Durchführung größerer Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten

1. Verwalterbericht über die Durchführung und den Ablauf der Arbeiten
2. Vorbereitende Arbeiten des Verwalters
3. Ermittlung der Art und des Umfangs der Arbeiten
4. Ermittlung der Notwendigkeit und Dringlichkeit
5. Ermittlung der Finanzierungsmöglichkeit
6. Ermittlung der Pläne mit dem Verwaltungsbeirat/Bauausschuss
7. Einberufung zur (ordentlichen oder außerordentlichen) Wohnungseigentümer-Versammlung
8. II. Aufgaben der Wohnungseigentümer-Versammlung
9. Einberufung zur (ordentlichen oder außerordentlichen) Wohnungseigentümer-Versammlung
10. Grundsatzbeschluss über auszuführende Arbeiten
11. Ermittlung oder Schätzung des Umfangs der Arbeiten
12. Entscheidung über die Einschaltung von Fachleuten
13. Entscheidung über den Zeitpunkt für die Ausführung der Arbeiten
14. Klärung der Finanzierungsmöglichkeiten (Instandhaltungsrücklage und/oder Sonderumlage)
15. Entscheidung über die Einholung von Kostenvoranschlägen (wie viele, von wem, durch wen)
16. An Baunebenkosten denken: Sicherung der Baustelle, Versicherungsschutz, Gerüstbau, Bauschutt, Nach- und Zusatzarbeiten
17. Beschluss über Auftragserteilung
18. Entscheidung über den Unternehmer/Handwerker und über den Leistungsumfang
19. Entscheidung über einen Vertrag nach BGB oder VOB/B, über Einheitspreis oder Pauschalpreis
20. Entscheidung über Termine/Fristen
21. Entscheidung über Vertragsstrafe/Gewährleistung
22. Entscheidung über Sicherheiten/Bürgschaften
23. Entscheidung über Arbeitsüberwachung/Abnahme
24. Entscheidung über Mängelrügen/Einbehalte/Beweissicherungsverfahren
25. Entscheidung über die Zahlung an Unternehmer/Handwerker
26. Entscheidung über Reisekosten für Verwalter