Businessplan erstellen: Das ist zu beachten

Einen Businessplan zu erstellen ist im Leben eines Unternehmens keine einmalige, sondern eine permanente Angelegenheit. Er ist auf die jeweilige Lebensphase des Unternehmens abzustellen und soll es positiv begleiten.

Ein Businessplan dient Ihnen – je nach Ausgestaltung und Zielsetzung – zur Planung, Kommunikation und Kontrolle der unternehmerischen Tätigkeit.

Der Businessplan als Planungsinstrument

Als Unternehmensgründer benötigen Sie einen Businessplan, um erstmals Ihr Geschäftsmodell virtuell aufzubauen und in seinen Auswirkungen darzustellen.

Unternehmen, die bereits am Markt sind, nutzen den Businessplan, um beabsichtigte Aktivitäten theoretisch durchzuspielen, bevor sie Kapital und Zeit am Markt verschwenden. In diesem Fall kann ein Businessplan als Diskussionsgrundlage für Strategien und Entscheidungen dienen. Er wird zum Unternehmensfahrplan.

Der Businessplan als Kommunikationsinstrument

Sowohl intern als auch extern kann der Businessplan von Ihnen als Kommunikationsinstrument ersten Ranges eingesetzt werden.

Intern kann er dazu dienen, Mitarbeiter zu motivieren und die Geschäftsleitung zu überzeugen. Die Hauptbedeutung gewinnt er jedoch gegenüber Unternehmensexternen. Hier ist der Schwerpunkt bei Verhandlungen zum Akquirieren von Fremdkapital zu sehen.

Insbesondere die Veränderungen im Kreditvergabeprozess der Banken – als Stichworte seien Basel II und die Mindestanforderungen an das Kreditgeschäft (MaK) genannt – geben einem Businessplan geradezu eine existenzielle Bedeutung.

Ohne einen Businessplan oder vergleichbare Unterlagen sind heutzutage Kreditverhandlungen zum Scheitern verurteilt. Gleiches gilt für Verhandlungen mit Venture-Capital-Gebern. Auf Bankenseite sind die Kreditvergabeprozesse standardisiert.

Persönliche Beziehungen zählen immer weniger. Was zählt, sind die Offenlegung der Geschäftsprozesse der Kreditnehmer und deren Auswirkungen auf Rentabilität, Liquidität und Kapitaldienstfähigkeit.

Der Businessplan als Kontrollinstrument

Ein Businessplan ist für Sie eine gute Basis zur Kontrolle Ihrer Plan-Werte. Innerhalb fest definierter Zeitintervalle sind die Soll-Vorgaben mit den Ist-Ergebnissen abzugleichen, um sowohl positive als auch negative Abweichungen festzustellen.

Werden die festgelegten Zielwerte nicht erreicht, können rechtzeitig Gegenmaßnahmen eingeleitet werden.

So besteht nicht nur die Chance, Fehler frühzeitig zu erkennen, zu korrigieren und zu vermeiden, sondern es werden auch wertvolle Erkenntnisse für die künftige Planung gewonnen.

Nicht nur das Unternehmen selbst, sondern auch Fremdkapitalgeber wie Venture-Capital-Gesellschaften oder die Hausbank haben mit dem Businessplan ein Kontrollinstrument zur Hand, das es ihnen ermöglicht, den Einsatz und die Verwendung der von ihnen zur Verfügung gestellten Gelder zu überwachen.

Mit einem Businessplan kann der Fremdkapitalgeber nicht nur quantitative Kontrollen (beispielsweise Plan-Umsatz kontra Ist-Umsatz), sondern sogar qualitative Kontrollen (zum Beispiel Entwicklung im Marketingbereich) durchführen.

Mit einem Businessplan erfüllen Unternehmen wesentliche Elemente von Basel II und erhalten sich somit eine gute Ausgangsposition bei Kreditverhandlungen.

Form und Aufbau eines Businessplans

Ein Businessplan sollte die folgenden Positionen enthalten und beschreiben, damit sich ein potenzieller Kapitalgeber ein vollständiges Bild vom Unternehmen und seinen Vorhaben machen kann:

Zusammenfassung/Executive Summary (2 Seiten) Unternehmen, Ziele, Visionen (1 Seite) Produkte und Dienstleistungen (2 Seiten)

  • Produkt- und Dienstleistungsangebote

  • Vergleich zur Konkurrenz

  • Entwicklung von Produkten/Dienstleistungen

Markt, Branche und Wettbewerb (5 Seiten)

  • Wettbewerbssituation

  • Wettbewerbsvergleich

  • Zielkunden

  • Produktgestaltung

  • Distribution

  • Kommunikation

Marketing und Vertrieb (4 Seiten)

  • Markteintrittsstrategie

  • Absatzstrategie

  • Preisstrategie

  • Verkaufsunterstützende Maßnahmen

  • Organisation des Vertriebs

  • Kostensituation im Vertriebsbereich

Team, Prozesse, Organisation, Geschäftssystem (3 Seiten)

  • Gründer

  • Prozesse

  • Organisation

Umsetzung/Realisierungsfahrplan (2 Seiten)

  • Entwicklungsstand

  • Stand der Unternehmenssituation (Gründung, Lebensphase)

  • Leistungserstellung

  • Weiteres Vorgehen

Chancen und Risiken (1 Seite)

  • Darstellung von Chancen

  • Darstellung von Risiken

  • Strategie zur Nutzung von Chancen und Vermeidung von Risiken

Planung/Entwicklung (10 Seiten)

Der gesamte Businessplan sollte nicht mehr als 30 Seiten umfassen. Im Vorspann sollten ein Deckblatt und ein Inhaltsverzeichnis Orientierungshilfe geben.

Da die Schwerpunkte von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich liegen, können die Angaben zu den Seitenzahlen pro Position nur ungefähre Werte darstellen, die unternehmensindividuell zu gestalten sind.

Tabellen und Grafiken können dazu beitragen, den Businessplan innerhalb des aufgezeigten Seitenrahmens zu halten.

Falls notwendig, können zusätzliche Angaben (Entwicklungszeitreihen etc.) als Anhang beigefügt werden. Ist der eigentliche Businessplan zu umfangreich, besteht die Gefahr, dass er von den Zielpersonen nicht im Detail gelesen wird.

Fehler, die leicht zu vermeiden sind

Bei der Erstellung eines Businessplans gilt es Fehler zu vermeiden, die einen Adressaten verunsichern können oder ihm das Interesse nehmen:

  • Umsatzplanung

  • Investitionsplanung

  • Rentabilitätsvorschaurechnung

  • Finanz- und Liquiditätsplanung

  • Finanzierung

  • fehlendes Inhaltsverzeichnis

  • fehlende und /oder nicht korrekte Seitennummerierung

  • schlechte und unsaubere Fotokopien

  • unsauberes Schriftbild, unterschiedliche Schrifttypen

  • fehlerhafte Rechtschreibung, schlechter Schreibstil

  • inhaltliche Ungereimtheiten, fehlende klare Argumentation

  • fehlende Angaben über Kontaktmöglichkeiten zu Ansprechpartnern (Telefon, Fax, e-Mail, Hinweis auf Internetauftritt)

Hinweis auf der ersten Seite: „Alle Angaben dieses Businessplans sind vertraulich. Vervielfältigungen, gleich welcher Art, und die Weitergabe an Dritte sind nur mit Genehmigung des Verfassers oder des Unternehmens gestattet.“

Der wichtigste Punkt des Businessplans: Zusammenfassung/Executive Summary

Die Zusammenfassung spielt die zentrale Rolle beim Businessplan. Bereits auf der ersten Seite des Businessplans entscheidet sich, ob der Plan das Interesse des Adressaten weckt oder ohne Beachtung bleibt.

Kapitalgeber nehmen sich nur selten die Zeit, einen Businessplan vollständig durchzuarbeiten. Sind die ersten zwei Seiten nicht überzeugend, wird der gesamte Plan unglaubwürdig.

Die Zusammenfassung ist nicht mit einem Vorwort zu verwechseln. Am besten wird die Zusammenfassung zum Schluss geschrieben, wenn der Inhalt des Businessplans feststeht. Dann fällt auch die Zusammenfassung leicht.

Die Zusammenfassung darf weder unvollständig sein noch zu lang und ausführlich geraten. Sie darf nicht verwirren, sondern muss überzeugen. Es ist extrem schwierig, das Potenzial und den Erfolg eines Unternehmens auf 2 Seiten darzustellen, doch genau da liegt der Schlüssel zum Erfolg.

Die Zusammenfassung sollte auf 2 Seiten folgende Punkte enthalten:

  • Idee und Geschäftszweck (Unternehmensphilosophie)

  • Die wichtigsten Unternehmensziele

  • Aktuelles und zukünftiges Angebot an Produkten/Dienstleistungen

  • Vorteile der Produkte/Dienstleistungen – Vorteile gegenüber Wettbewerbern, Vorteile und Nutzen für Kunden

  • Angaben zum Markt, Markttrends (Marktvolumen, Wachstum, Kundenverhalten)

  • Angaben zur Konkurrenz und zum Wettbewerb

  • Unternehmensorganisation, Schlüsselpersonen, Kompetenzen, Beteiligungsverhältnisse

Ein Businessplan soll aufzeigen, wie das Unternehmen in den jeweils zu beschreibenden Teilbereichen vorgehen will, welche Mittel und Instrumente dazu notwendig sind und zu welchen Ergebnissen dies führen soll.

Es gilt dabei, den Leser in die Lage zu versetzen, alle Ideen, Planungen, Absichten und Ergebnisse nachzuvollziehen und auf ihren Realisierungsgehalt hin beurteilen zu können. Übertreibungen sowohl in der Wortwahl als auch hinsichtlich der zu erwartenden Ergebnisse sollten Sie vermeiden.

Im Rahmen dieses Beitrags werden anhand von Stichpunkten die Positionen aufgezeigt, die in den Details eines Businessplans kurz und prägnant zu beschreiben sind.

Unternehmen/Ziele/Visionen (Beschreibung des Unternehmens)

  • Ist-Zustand des Unternehmens (Gründungsdatum, Umsätze, Personal, Kapital, Gesellschafter)

  • Bisher Erreichtes, Ziele

  • Entwicklungsstadium der Produkte

  • Absatzstrategie

  • Tabellarisch: Umsätze, Betriebsergebnisse, Eigenkapital, Mitarbeiterzahl, Kapitalbedarf, wichtige Kennzahlen, Break-even-Point, Kapitalbedarf, Finanzierung, Liquidität

  • Zweck des Businessplans (Bankkredite, Beteiligungskapital, Unternehmensführung etc.)

  • Exakte Bezeichnung des Unternehmens (Name, Rechtsform, Adresse, Ansprechpartner etc.)

  • Vergangenheit (bisherige Entwicklung)

  • Gegenwart (Ist-Zustand)

  • Zukunft (Erwartungen und Strategie)

  • Besitzverhältnisse (Eigentümer, Gesellschafter)

  • Wichtige Verträge

Geschäftsidee, Produkte und Dienstleistungen

  • Markt, Branche und Wettbewerb

  • Marketing und Vertrieb

  • Beschreibung von Produkt-/Dienstleistungsangeboten

  • Produktvergleiche mit Konkurrenzprodukten

  • Anzahl von Produkten/Dienstleistungen (Sortimentszusammensetzung, Angebotszusammensetzung)

  • Beschreibung von Produktentwicklungen und deren Stand

  • Kundennutzen durch Produkte/Dienstleistungen

  • Produktlebenszyklus

  • Brancheneinschätzung, Entwicklungstendenz, Entwicklungspotenzial

  • Marktanalyse, Marktvolumen (Informationsquellen)

  • Marktforschungsergebnisse

  • Beschreibung des Marktes, Marktsegmente

  • Umsatzschätzungen

  • Zielgruppe

  • Wettbewerbssituation

  • Stellung der eigenen Produkte/Dienstleistungen innerhalb des Marktes

  • Marketingstrategien

  • Produkt- und Sortimentspolitik

  • Kommunikationspolitik (Absatzwerbung, Verkaufsförderung etc.)

  • Preispolitik (Rabatte etc.)

  • Lieferungs- und Zahlungsbedingungen

  • Kundendienst- und Garantieleistungen

  • Reichweite des Vertriebs

  • Absatzwegewahl, Vertriebssysteme

Planung/Entwicklung

  • Organigramm, Organisationsstruktur

  • Management – Personen- und Funktionsbeschreibung

  • Personalanzahl und Zusammensetzung für die jeweiligen Teilbereiche (z.B. 6 Mitarbeiter Vertrieb, 3 Mitarbeiter Rechnungswesen etc.)

  • Zeitplan für die Realisierung der Maßnahmen

  • Wer setzt wann was wie um?

  • Umsatzplanung nach Sparten und Regionen untergliedert (Aufgliederung nach Monaten oder Saisons)

  • Investitionsplanung (Objekte, Zeitablauf)

  • Rentabilitätsvorschaurechnung (Grobplanung für 3 Jahre, Feinplanung für 1 Jahr)

  • Finanz- und Liquiditätsplanung (Grobplanung für 3 Jahre, Feinplanung auf Monatsbasis für 1 Jahr)

  • Kapitalbedarfsermittlung für Anlage- und Umlaufvermögen unter Berücksichtigung einer angemessenen Liquiditätsreserve)

  • Finanzierung (Gegenüberstellung von Kapitalbedarf und Finanzierung)

Im Folgenden erhalten Sie einige Anregungen für die Vorgehensweise bei den Planungsrechnungen für Ihren Businessplan. Wir zeigen Ihnen Möglichkeiten für die Erstellung von

So planen Sie aus den Vergangenheitswerten für die Zukunft – Anregungen für Ihre Umsatzplanung

Als bereits am Markt tätiges Unternehmen können Sie auf Erfahrungswerte zurückgreifen. Stellen Sie in diesem Fall die Monatsumsätze der letzten 3 Jahre zusammen, und errechnen Sie daraus Ihren Durchschnittsumsatz je Einzelmonat unter Berücksichtigung saisonaler Schwankungen.

Falls notwendig, untergliedern Sie nach Umsatzarten (Warenoder Artikelgruppen) und nach Regionen oder Standorten, damit der Adressat des Businessplans sich ein Bild von der Zusammensetzung Ihrer Umsätze machen kann. Dies dient auch dazu, die Höhe der geplanten Umsätze nachvollziehbarer zu machen.

Diese Zahlen machen den Umsatzverlauf mit den jeweiligen saisonalen Schwankungen transparent und für Ihre Zukunftsplanung besser verwendbar, da wegen der Durchschnittsbildung zufällige Schwankungen relativiert werden.

Den Unterlagen Ihrer Finanzbuchhaltung können Sie die Umsatzentwicklung der letzten 3 Jahre entnehmen.

Zusammenstellung der Ist-Werte

Geben Sie die Umsatzentwicklung von 3 Vorjahren sowie die Berechnung des durchschnittlichen Monatsumsatzes ein (Planung nur in vollen Tausend Euro).

Tragen Sie in die Spalten 1, 2 und 3 der Zusammenstellung die Umsätze der letzten 3 Jahre ein, und errechnen Sie in Spalte 4 die

  • Umsatzplanung

  • Rentabilitätsvorschaurechnung

  • Finanz- und Liquiditätsplanung.

Summe des jeweiligen Monatsumsatzes der letzten 3 Jahre. Sie erhalten in Spalte 5 den Durchschnittswert der letzten 3 Jahre, wenn Sie die Summe in Spalte 4 durch 3 dividieren.

Errechnen Sie den Anteil des jeweiligen Monatsumsatzes am Jahresumsatz

Berechnen Sie anhand Ihres monatlichen Durchschnittsumsatzes die jeweiligen prozentualen Anteile am Jahresumsatz.

Die monatlichen Prozentwerte zeigen Ihnen den Saisonverlauf Ihres Umsatzes und können für eine Hochrechnung verwendet werden.

Überlegen Sie, ob und wie sich Ihr Umsatz voraussichtlich für das kommende Jahr verändern wird.

Jetzt brauchen Sie nur noch den von Ihnen für das nächste Jahr erwarteten Jahresumsatz anhand Ihrer Monatsanteile zu verteilen und haben Ihre fertige Monatsumsatzplanung vorliegen.

Begründen Sie plausibel die erwarteten Veränderungen

Beispiel: Einer Ihrer Mitbewerber schließt seinen Betrieb, deshalb rechnen Sie mit 10 Prozent Umsatzsteigerung. Oder: Sie nehmen ein neues Produkt auf und erwarten deshalb mehr Umsatzanteil am Gesamt-Plan-Umsatz.

Umsatz. Oder: Sie ergreifen neue Marketingmaßnahmen und erwarten deshalb 3 Prozent Mehrumsatz. Oder: Es kommt ein Mitbewerber hinzu, deshalb rechnen Sie mit 3 Prozent Umsatzrückgang.

Sofern Sie Existenzgründer sind oder eine neue Umsatzsparte aufnehmen möchten, können Sie nicht auf Erfahrungswerte zurückgreifen. Gehen Sie in diesem Fall vom durchschnittlichen Marktvolumen für Ihre Sparte aus. Berücksichtigen Sie einen Sicherheitsabschlag, aber bleiben Sie mit Ihren Plan- Werten im realistischen Bereich.

Liquiditätsplanung

Ein wesentlicher Teil Ihres Businessplans besteht aus der Finanz- und Liquiditätsplanung, da Sie anhand dieser Planung den Nachweis über die Finanzierungsfähigkeit Ihres Unternehmen erbringen und belegen.

Bedenken Sie, dass Umsatz und Kosten in einem anderen Rhythmus anfallen als Einnahmen und Ausgaben. Nicht jeder Euro Umsatz in einem bestimmten Monat wird auch gleichzeitig zu einer Einnahme.

Nicht jede Kostenrechnung muss sofort bezahlt werden und wird deshalb unter Umständen erst zu einem späteren Zeitpunkt zu einer Ausgabe. Für die Planung ist also der Zeitpunkt des Geldeingangs bzw. des Geldausgangs maßgeblich.

Die Problematik bei der Erfassung der Einnahmen besteht darin, dass aus den Unterlagen der Finanzbuchhaltung meist nicht erkennbar ist, wann ein Umsatzerlös zur Einnahme wird. Klar definierbar sind lediglich die Bareinnahmen per Kasse.

Bei Scheck- oder Kartenzahlungen entsteht bereits ein Zeitunterschied zwischen Umsatz und Zahlungseingang beziehungsweise Verfügbarkeit des Zahlungseingangs (Valutierung/Gutschrift auf Bankkonto).

Solange Umsatz und Geldeingang im gleichen Monat erfolgen, bleibt dies bei einer Monatsplanung ohne Auswirkungen.

Wenn Sie für Ihre Plan-Werte von einer Jahreszielplanung ausgehen, sollten Sie die Jahreswerte keinesfalls zwölfteln, sondern Ihre Saisonkurve unterlegen. Zur Berechnung der Einnahmen auf der Basis der Plan-Umsätze können „Cash-Faktoren“ gebildet werden.

Nach diesem Schema können Sie die aus den Plan-Umsätzen resultierenden Einnahmen in den Finanz-/Liquiditätsplan übernehmen. Einnahmen, deren genauen Zeitpunkt Sie kennen, können Sie konkret einsetzen.

Ähnlich können Sie bei der Planung Ihrer Ausgaben vorgehen.

Alle anderen Ausgaben für Kosten stehen prinzipiell fest und können auch zeitlich problemlos geplant werden. Beispiel: Personalkosten im Zahlungsmonat, darauf entfallende Abgaben im Folgemonat etc.

Ebenso Termine und Zahlungsbeträge für Kapitaldienstleistungen, Steuerzahlungen, Entnahmen/Ausschüttungen etc.

Eine Besonderheit stellt die Planung der Mehrwertsteuer-Zahllast dar. Die Differenz zwischen der den Kunden berechneten Mehrwertsteuer und der Vorsteuer ist zum 10. des Folgemonats an das Finanzamt abzuführen.

Hierzu können nicht die Einnahmen und Ausgaben des laufenden Monats als Berechnungsbasis herangezogen werden, sondern der Unterschiedsbetrag ist anhand der Werte der Eingangs- bzw. Ausgangsrechnungen des jeweiligen Melde-Monats – unabhängig von ihrer Bezahlung – zu ermitteln.

Ein weiterer Punkt ist zu berücksichtigen: Hat das Unternehmen von der Möglichkeit der Dauerfristverlängerung Gebrauch gemacht, oder wird auf der Basis des Voranmeldungszeitraums gezahlt, wobei gleichzeitig mit der Voranmeldung auch die Zahlung zu erfolgen hat. Letzteres heißt, dass die Mehrwertsteuerzahllast für den Monat Januar zum 10. Februar fällig ist.

Nutzt das Unternehmen die Dauerfristverlängerung, verschiebt sich die Fälligkeit auf den 10. März.

Für die Planungspraxis bedeutet dies, dass die Berechnung der Mehrwertsteuer-Zahllast nicht nach Einnahmen und Ausgaben erfolgen kann, sondern sich an den Umsatzerlösen und Rechnungseingängen für Material und Kosten orientieren muss.

Wenn Sie alle Plan-Werte erfasst haben, können Sie anhand des folgenden Schemas Ihr

Die Zusammenstellung des Liquiditätsergebnisses sollte zusätzlich die geplanten Kreditinanspruchnahmen den bewilligten oder zu beantragenden Kreditlinien gegenüberstellen. Damit wird sofort ersichtlich, inwieweit die zur Verfügung stehenden oder neu beantragten Linien zur Deckung der Liquidität ausreichen.

Checkliste: Businessplan

  •  Nutzen Sie Ihren Businessplan als Planungsinstrument Kommunikationsinstrument Kontrollinstrument.
  • Legen Sie bei Ihrem Businessplan besonderen Wert auf die Gestaltung der Zusammenfassung/Ececutive Summary, die für den Erfolg von besonderer Bedeutung ist.
  • Beschreiben Sie folgende Positionen in Ihrem Businessplan: Unternehmen, Ziele, Visionen Produkte und Dienstleistungen Markt, Branche und Wettbewerb Marketing und Vertrieb Team, Prozesse, Organisation, Geschäftssystem Umsetzung/Realisierungsfahrplan Chancen und Risiken Planung und Entwicklung
  • Der Punkt Planung und Entwicklung sollte folgende Positionen darstellen: Umsatzplanung Investitionsplanung Rentabilitätsvorschaurechnung Kapitalbedarfsermittlung Finanzierung Finanz- und Liquiditätsplan

18. November 2002

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Von: David Gerginov. Über den Autor

David Gerginov publizierte unter anderem zum Thema Schuldenbremse und beschäftigt sich heute mit allen Fragen rund um Wirtschaft, Politik und Finanzen.

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