Heizkostenverteiler Frist 2026: Was müssen Eigentümer beachten?

Ende 2026 läuft eine Übergangsfrist der Heizkostenverordnung (HKVO) aus und Eigentümer und Hausverwalter müssen bis dahin handeln.

Bis zum 31. Dezember 2026 müssen auch ältere Heizkostenverteiler, die bislang nicht fernablesbar waren, sowie Warmwasserzähler und Wärmemengenzähler ausgetauscht oder nachgerüstet werden. Die Grundlage für diese Vorgabe ist die Heizkostenverordnung, die 2021 überarbeitet wurde. Durch sie soll die Heizkostenabrechnung noch transparenter werden.

Heizkostenverteiler Frist 2026: Was gilt ab dem 1. Januar 2027?

Die Heizkostenverordnung, in der der Austausch oder die Nachrüstung der Heizkostenverteiler vorgesehen ist, gilt für Immobilien mit gemeinschaftlichen Heizanlagen, die mindestens zwei Nutzer haben. Welche Energie zum Betrieb der Heizanlage genutzt wird, ist dabei irrelevant. Die HKVO unterscheidet zwischen älterer und neuerer Messtechnik.

Schon seit dem 1. Dezember 2021 dürfen bei Neuinstallationen nur noch fernablesbare Geräte installiert werden. Geräte gelten als fernablesbar, wenn für die Ablesung kein Zutritt zur Wohneinheit nötig ist. Ältere Geräte müssen bis spätestens zum 31. Dezember 2026 ausgetauscht oder aufgerüstet werden, sodass sie interoperabel sind und die gesetzlichen Anforderungen an die Anbindbarkeit an ein Smart-Meter-Gateway erfüllen. Selbst wenn Geräte noch funktionieren, müssen sie zu Ende Dezember aufgerüstet oder getauscht werden.

Interoperabel bedeutet, dass die Geräte unabhängig vom Hersteller mit anderen kompatibel sein müssen. Beim Anschluss an ein Smart-Meter-Gateway müssen außerdem Datenschutz und Datensicherheit gewährleistet sein.

Monatliche Verbrauchsinformation: Das müssen Vermieter wissen

Die Umstellung betrifft nicht nur die eigentlichen Heizkostenverteiler an den Heizkörpern, sondern auch den Umstand, dass Vermieter ihren Mietern eine monatliche Verbrauchsinformation zur Verfügung stellen müssen, die UVI (kurz für unterjährige Verbrauchsinformation). Diese muss mindestens den Verbrauch des letzten Monats in Kilowattstunden, einen Vergleich mit dem Vormonat und, falls die entsprechenden Daten erhoben wurden, mit dem gleichen Monat des Vorjahres enthalten. Außerdem werden die Werte mit einem typischen Durchschnittsnutzer aus derselben Kategorie verglichen.

In welcher Form die Verbrauchsübersicht übermittelt wird, bleibt den Vermietern überlassen. Es gibt keine vorgeschriebene Form und sowohl Brief und E-Mail als auch App oder Onlineportal ist möglich. Falls Vermieter die Übermittlung über ein Portal abwickeln wollen, müssen sie dem Mieter allerdings auch monatlich mitteilen, dass die Daten bereitgestellt wurden, denn reines Ablegen genügt nicht. E-Mails oder Push-Mitteilungen sind dafür eine Möglichkeit.

Vermietern und Verwaltern muss klar sein, dass es sich somit nicht um einen einmaligen Gerätetausch handelt, sondern dass damit auch ein dauerhafter Informationsprozess verbunden ist.

In Häusern, in denen bereits fernablesbare Messtechnik installiert ist, besteht die Informationspflicht für Vermieter schon seit dem 1. Januar 2022. Wer also erst im letzten Quartal 2026 die Aufrüstung vornimmt, muss auch erst ab dann die Verbrauchsinformation monatlich teilen.

Für wen greift die Umrüstungspflicht nicht?

Es gibt Ausnahmen, in denen die Umrüstungspflicht nicht greift. Falls es zum Beispiel aufgrund technischer Umstände unmöglich wäre, einen unangemessenen Aufwand verursachen oder zu einer sonstigen sogenannten unbilligen Härte führen würde. Diese Fälle müssen aber immer einzeln geprüft werden. Auch gibt es Ausnahmen für Gebäude, die nur einen sehr geringen Heizwärmebedarf haben oder für Fälle, in denen die Erfassung des Verbrauchs und die Kostenverteilung unverhältnismäßig hohe Kosten bedeuten würde.

Für Einfamilienhäuser, die von einer Partei zur Miete bewohnt werden, gilt die Regelung nicht. Und auch wenn ein Haus nur zwei Wohnungen hat, von der eine vom Vermieter selbst bewohnt wird, müssen in diesem Haus nicht zwingend fernablesbare Heizkostenverteiler installiert werden, sondern es können Sonderregeln gefunden werden.

Walk-by oder automatische Funkablesung: Was sind die Unterschiede?

Der größte Unterschied zwischen den beiden Varianten der Ablesung liegt im Aufwand. Bei der Walk-by-Ablesung geht ein Techniker mit einem mobilen Empfänger am Gebäude vorbei und erfasst die Daten. Die Wohnung zu betreten ist dabei nicht nötig. Bei der automatischen Funkablesung beziehungsweise AMR „Automatic Meter Reading“ bzw. Fernablesung werden die Werte von den Geräten automatisch in ein Rechenzentrum übertragen. Dafür braucht es keinen Vor-Ort-Termin.

Die vollautomatische Ablesung ist insbesondere bei der Verwaltung größerer Immobilienbestände praktisch. Und auch die Bereitstellung der monatlichen Verbrauchsinformationen wird dadurch vereinfacht.

Seit dem 1. Dezember 2022 dürfen grundsätzlich nur noch fernablesbare Geräte neu installiert werden, die an ein Smart-Meter-Gateway angebunden werden können. Außerdem müssen sowohl die Geräte als auch ihre Schnittstellen interoperabel sein. Dadurch soll verhindert werden, dass Eigentümer die gesamte Gebäudetechnik austauschen müssen, wenn der Ablesedienstleister gewechselt wird.

Wer muss für die neuen Heizkostenverteiler bezahlen?

Werden Heizkostenverteiler gekauft, können Vermieter die Anschaffungskosten nicht einfach über die jährliche Heizkostenabrechnung auf die Mieter umlegen. Bei Bestandsgebäuden kann der Einbau jedoch als Modernisierungsmaßnahme gelten. In diesem Fall kann eine Erhöhung der jährlichen Miete um 8 Prozent der auf die jeweilige Wohnung entfallenden Modernisierungskosten möglich sein.

Um diese Umlage durchzusetzen, müssen Vermieter dies form- und fristgerecht ankündigen. Werden die Geräte gemietet, können sie als laufende Betriebskosten abgerechnet werden, wenn dies im Mietvertrag vereinbart ist.

Auch laufende Kosten für die Verwendung der Geräte sowie Kosten, die für die Anfertigung der monatlichen Verbrauchsinformation und die Heizkostenabrechnung anfallen, können ebenfalls auf die Mieter umgelegt werden, wenn das im Mietvertrag steht.

Für Vermieter lohnt es sich zu vergleichen, ob eine Anmietung oder ein Kauf wirtschaftlicher sind. Nicht nur der Gerätepreis, sondern auch die Kosten für Montage, die Miete der Geräte, für die Datenübertragung sowie die Abrechnung und Vertragslaufzeit sollten berücksichtigt werden.

Frist versäumt: Welche Rechte haben Mieter?

Falls Vermieter die Frist zur Aufrüstung der Heizkostenverteiler bis zum 31.12.2026 verpassen, können Mieter ihren Heizkostenanteil in der verbrauchsabhängigen Heizkostenabrechnung um 3 Prozent kürzen. Bei einem Heizkostenanteil von 1.000 Euro sind das 30 Euro. Auch wenn die vorgeschriebene Verbrauchsinformation nicht mitgeteilt wird, sind 3 Prozent Kürzung möglich. Ein Bußgeld ist für Vermieter, die den Austausch der Geräte verpassen, jedoch nicht vorgesehen.

Wenn die Abrechnung entgegen der Vorgaben der Heizkostenverordnung nicht nach dem tatsächlichen Verbrauch erfolgt ist, dürfen Mieter die Zahlung um 15 Prozent kürzen. Dieses Recht besteht aber unabhängig von der Umrüstungspflicht auf neue Heizkostenverteiler.

In Wohnungseigentümergemeinschaften sind Kürzungen nicht möglich und Eigentümer können nicht einfach ihre Zahlungen oder ihr Hausgeld um 3 Prozent kürzen. Ist die Wohnung vermietet, können jedoch die Mieter ihr Kürzungsrecht geltend machen, was die Eigentümer dann nicht an die WEG weiterreichen dürfen. Für sie kann es also finanzielle Konsequenzen bedeuten, wenn sie den Austausch nicht fristgerecht durchführen.

Handlungsempfehlung für Vermieter und Verwalter

Vermieter und Verwalter sollten sich rechtzeitig vor Ablauf der Frist darum kümmern, dass die Heizkostenverteiler in vermieteten Wohnungen getauscht oder aufgerüstet werden, falls dies noch nicht geschehen ist. Entscheidend ist, dass die neuen fernablesbaren Geräte allen Anforderungen entsprechen. Nachdem Angebote eingeholt wurden, muss der Einbau der neuen Geräte geplant werden.

Außerdem müssen Anbieter und Vermieter sicherstellen, dass die Übermittlung der Daten funktioniert und eine Verbrauchsinformation bereitgestellt werden kann. Da diese Schritte dauern können, sollte der Herbst 2026 genutzt werden, damit die Erneuerung der Heizkostenverteiler spätestens zum Fristablauf erledigt ist.