Den Verpflegungsmehraufwand trägt nicht immer der Arbeitgeber

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Ein Verpflegungsmehraufwand entsteht Ihnen als Arbeitnehmer, wenn Sie für Ihre Firma auf Reisen gehen. Aber nicht immer zahlt der Arbeitgeber. (Foto: PeJo / Shutterstock.com)

Generell haben Sie als Arbeitnehmer keinen gesetzlichen Anspruch auf den Ausgleich des Verpflegungsmehraufwands durch den Arbeitgeber. In den meisten Fällen zahlt der Arbeitgeber Ihnen zwar die gesetzliche Verpflegungspauschale zurück, er muss es aber nicht.

Verpflegungsmehraufwand für den Arbeitnehmer – was ist das?

Zunächst sollte natürlich geklärt werden, welche Voraussetzungen ein Verpflegungsmehraufwand überhaupt erfüllen muss, um auch tatsächlich einer zu sein. Andere geläufige Begriffe für die Zahlung des Verpflegungsmehraufwand sind zum Beispiel Auslöse, Spesen oder Tagegeld. Ein Verpflegungsaufwand fällt für Sie als Arbeitnehmer immer dann an, wenn Sie außerhalb Ihrer privaten Wohnung und Ihrer privaten Arbeitsstätte beruflich tätig werden. Die entstandenen Verpflegungskosten müssen also einen geschäftlichen Hintergrund haben.

Die Verpflegungspauschale, die per Gesetz für den Verpflegungsmehraufwand eines Arbeitnehmers gezahlt wird, gilt vor allem für Geschäftsreisen, bei doppelter Haushaltsführung, bei wechselnden Arbeitseinsätzen und einer Fahrtätigkeit – zum Beispiel LKW-Fahrer. Die gesetzlichen Verpflegungspauschalen, die steuerfrei gewährt werden können, sollen eine Entlastung für Arbeitnehmer und Unternehmer darstellen.

Mehr zum Thema: Verpflegungspauschale: Steuererklärung richtig ausfüllen

Das gilt für Sie als Arbeitnehmer

Wie bereits erwähnt, haben Sie als Arbeitnehmer keinen gesetzlichen Anspruch auf den Verpflegungsmehraufwand. Allerdings vergüten die meisten Arbeitgeber Ihnen die Verpflegungspauschale, wenn Sie sich für das Unternehmen auf Reisen begeben. Gehen die Erstattungen sogar über die gesetzlichen Pauschalen hinaus, werden diese zu 25 Prozent versteuert.

Die einzige Voraussetzung: Sie dürfen nicht mehr als 100 Prozent über den gesetzlichen Verpflegungspauschalen liegen. Alles darüber fällt in das Lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtige Arbeitsentgelt. Wenn Sie als Arbeitnehmer Frühstück oder Mittagessen gestellt bekommen haben, werden diese Leistungen in Höhe der geltenden Sachbezugswerte noch von Ihrem Verpflegungsaufwand abgezogen.

Wenn der Arbeitgeber nicht zahlt…

… können Sie den Verpflegungsmehraufwand als Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend machen und so Ihre Einkommenssteuer mindern. Hier gilt: Sie können nicht den tatsächlichen Mehraufwand ansetzen, sondern – wie Ihr Arbeitgeber auch – nur die gültigen Verpflegungspauschalen.

Es kann passieren, dass das Finanzamt von Ihnen eine Bestätigung des Arbeitgebers verlangt, dass tatsächlich keine Zahlung erfolgt ist.

Aktuell gültige Verpflegungspauschalen und Änderung in 2013

Wenn Sie Ihrem Mitarbeiter Verpflegungspauschalen zahlen möchten, ist es ratsam, sich an die gesetzlich gültigen Pauschalen zu halten und somit die Steuerfreiheit zu nutzen. Die aktuellen Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen  im Inland ergeben sich wie folgt:

  • Abwesenheitsdauer von 8 bis 24 Stunden – 14 Euro
  • Abwesenheitsdauer ab 24 Stunden – 28 Euro

Die Übernachtungspauschale in Deutschland beträgt 20 Euro.

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Sabrina Behrens
Von: Sabrina Behrens. Über den Autor

Sabrina Behrens beschäftigt sich seit Ihrem Schulabschluss mit den Themen Wirtschaft, Politik, private Finanzen, Vorsorge und Versicherung. In ihrer Tätigkeit als freie Journalistin in Berlin hält sie die Leser in diesen Bereichen regelmäßig auf dem Laufenden.

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