Mietvereine: Kommunizieren Sie direkt mit dem Mieter

Folgende Leserfrage ging bei uns ein:

“Die Abrechnungsperiode für Betriebskosten geht bei mir vom 1. Juli bis 30. Juni.

Bei der vorletzten Betriebskostenabrechnung hatte sich der örtliche Mieterverein für meinen Mieter gemeldet, mit dem ich mich dann über Monate gestritten habe. Aus diesem Grund habe ich die letzte Betriebskostenabrechnung am 20. Juni direkt dem Mieterverein zugestellt.

Mein Mieter behauptet nun, nicht nachzahlen zu müssen, da er die Abrechnung nicht innerhalb der Jahresfrist erhalten habe.”

Antwort von VermieterRecht vertraulich

Ihr Mieter hat leider Recht. Diese Konstellation kommt in der Praxis häufig vor und ist für den Vermieter ziemlich tückisch, denn: Die Mietervereine beraten ihre Mitglieder und führen auch oft die Korrespondenz mit deren Vermietern. Jedoch sind die Mietervereine – und das ist entscheidend – meistens nicht zur Entgegennahme von Willenserklärungen ermächtigt.

Und das wiederum bedeutet, dass Sie Schreiben an den Mieter nicht über dessen Mieterverein wirksam zustellen können. Anders ist es nur, wenn der Mieterverein Ihnen seine Bevollmächtigung diesbezüglich ausdrücklich anzeigt, etwa indem er erklärt: „Ihr Mieter wird von uns vertreten, bitte führen Sie sämtliche Korrespondenz in dieser Sache ausdrücklich über uns.“

Richten Sie alle Schreiben an den Mieter selbst

Doch selbst, wenn Sie eine solche Mitteilung des Mietervereins zu Ihrer vorletzten Betriebskostenabrechnung erhalten hätten, würde diese nicht darüber hinauswirken. Zur Entgegennahme Ihrer letzten Betriebskostenabrechnung war der Mieterverein also in keinem Fall berechtigt.

Darauf, dass der Mieterverein Ihre Abrechnung innerhalb der 1-jährigen Abrechnungsfrist erhalten hat, kommt es also nicht an. Entscheidend ist nur, wann sie der Mieter selbst erhalten hat.

Diese Problematik tritt auch bei Abmahnungen, Kündigungen, Mieterhöhungen sowie Modernisierungsankündigungen auf.

In allen diesen Fällen ist erforderlich, dass der Mieter sie nachweislich erhalten hat – und dies ist bei Zustellungen über den Mieterverein zwar im Einzelfall möglich, im Regelfall jedoch nicht. Das Risiko und das Nachsehen haben dann Sie.

Schreiben immer nur an Mieter zustellen

Auch wenn für Ihren Mieter in der Vergangenheit ein Mieterverein in Aktion getreten ist, richten Sie stets alle Schreiben nur an Ihren Mieter selbst. Durch die direkte Korrespondenz mit Ihrem Mieter beugen Sie Rechtsnachteilen vor. Dem steht nicht entgegen, dass Sie dem Mieterverein zur Beschleunigung der Auseinandersetzung Kopien Ihrer Schreiben machen und zustellen können.

Wichtig: Das Gleiche gilt grundsätzlich auch für einen Anwalt, der sich für Ihren Mieter in einer bestimmten Angelegenheit eingeschaltet hat. Zwar ist dieser für diese Angelegenheit auch zur Entgegennahme von Willenserklärungen bevollmächtigt, weshalb Sie in diesem Fall Schreiben direkt an ihn richten können.

Jedoch müssen Sie auch hier beachten, dass sich seine Bevollmächtigung stets nur auf die laufende Sache bezieht.