Verwaltungsbeirat in der WEG – Aufgaben, Rechte und Pflichten

Der Verwalter hat innerhalb einer Wohneigentümergemeinschaft wichtige Aufgaben. Damit diese kontrolliert werden und er zusätzlich Unterstützung erhält, gibt es in den meisten Eigentümergemeinschaften einen Verwaltungsbeirat. Dieser hat ebenfalls mehrere Aufgaben, Rechte und Pflichten.

In unserem Beitrag erfahren Sie, worum es sich bei einem Verwaltungsbeirat handelt und, ob dieser verpflichtend tätig sein muss. Darüber hinaus gehen wir darauf ein, wie viele Mitglieder ein Verwaltungsbeirat haben muss, welche Aufgaben er wahrnimmt, welche Rechte existieren und wie die Bestellung erfolgt. Zur Abberufung und Kündigung erhalten Sie ebenfalls Informationen.

Was ist der Verwaltungsbeirat in einer WEG?

Der Verwaltungsbeirat definiert sich vor allem durch seine Aufgaben, die insbesondere in § 29 Abs. 2 WEG bestimmt sind. Danach sind die Mitglieder dazu verpflichtet, den Verwalter zu überwachen und gleichzeitig zu unterstützen.

Anders ausgedrückt: Es handelt sich bei einem Verwaltungsbeirat um ein Kontroll- und Hilfsorgan, welches eng in Verbindung mit dem Verwalter der Wohnungseigentümergemeinschaft steht. Demzufolge ist der Beirat ein Verbindungsglied zwischen Eigentümer und Verwalter. Mitglieder sind stets Wohnungseigentümer, die als Eigentümer selbst eine Wohnung besitzen.

Wie viele Mitglieder braucht ein Verwaltungsbeirat?

Bis vor einiger Zeit war nach dem WEG verpflichtend, dass der Verwaltungsbeirat aus mindestens drei Mitgliedern bestehen muss. Diese Regelung gibt es nach einer Reform des WEG nicht mehr. Nach neuem Recht existiert keine Mindestanzahl im Hinblick auf die Mitglieder des Verwaltungsbeirats mehr. Das ist im § 29 Abs. 1 WEG-Gesetz so festgelegt.

Es existiert daher weder eine Mindest- noch eine Maximalgröße im Hinblick auf die Anzahl der Mitglieder im Verwaltungsbeirat, die per Wahl bestimmt werden. Die Anzahl der Wohnungseigentümer im Beirat werden in der Regel an der Wohnungszahl festgemacht, also an der Größe der Immobilie.

Aufgaben: Was macht der Verwaltungsbeirat?

Der Beirat hat im Hinblick auf die Wohnungseigentümergemeinschaft mehrere Aufgaben und damit gleichzeitig einige Pflichten. Dazu gehören zusammengefasst die Unterstützung und Kontrolle des Verwalters. Die einzelnen Aufgaben zur Durchführung, die der Verwaltungsbeirat wahrnehmen muss, sind wiederum vor allem im WEG Gesetz festgehalten. So muss er zum Beispiel die Verwaltung in einigen Bereichen unterstützen, wie zum Beispiel:

• Rechnungslegungen
• Kostenansetzungen
• Wirtschaftsplan

Die Aufgabe des Verwaltungsbeirats und damit der bestimmten Wohnungseigentümer ist allerdings nicht nur die Unterstützung, sondern ebenfalls die Kontrolle der Verwaltung. Da es ebenfalls zu den Aufgaben des Verwaltungsbeirats gehört, zu den zuvor genannten Tätigkeiten eine Stellungnahme abzugeben, ist eine enge Zusammenarbeit mit dem Verwalter wichtig. Die Stellungnahme muss auf der jeweiligen Eigentümerversammlung erfolgen.

Zu den weiteren Aufgaben, die der Verwaltungsbeirat ebenfalls wahrnehmen muss, zählen:

• Rechnungsprüfungen
• Auskunftspflicht
• Einberufung der Eigentümerversammlung
• Protokoll der Eigentümerversammlung
• Bestätigung von Aufträgen gemeinsam mit der Verwaltung

Eine der Kernaufgaben des Verwaltungsbeirats ist insbesondere die Rechnungsprüfung der Jahresabrechnung. Dabei ist sowohl eine rein rechnerische als auch sachliche Prüfung vorgeschrieben und gehört zu den wichtigsten Aufgaben, die der Verwaltungsbeirat und die jeweiligen Mitglieder wahrnehmen müssen.

Neben der Prüfung hat der Beirat ebenfalls die Aufgabe, seine Auskunftspflicht gegenüber jedem Eigentümer – auch auf der Eigentümerversammlung – wahrzunehmen. Das hat den Grund, dass der Beirat ein Bindeglied zwischen den Eigentümern und dem Verwalter darstellt. Unter Umständen ist es ebenfalls die Aufgabe des Verwaltungsbeirats, eine Eigentümerversammlung einzuberufen. Das gilt insbesondere unter der Voraussetzung, wenn keine Verwaltung für die WEG gestellt der der Verwalter aus verschiedenen Gründen verhindert ist.

Die Eigentümer im Verwaltungsbeirat haben eine Reihe von Aufgaben, die gleichzeitig Pflichten darstellen. Vor allem soll er die Verwaltung unterstützen, aber ebenfalls kontrollieren. Zusatzaufgaben können durch Beschluss ebenfalls möglich sein.

Rechte: Welche Befugnisse hat der Beirat?

Einige der zuvor genannten Aufgaben der Wohnungseigentümer im Beirat sind gleichzeitig Rechte, die der Verwaltungsbeirat haben muss. Dazu gehört zum Beispiel, dass dieser den Verwalter beraten darf und eine Vermittlung – falls notwendig – zwischen Eigentümern und der Verwaltung durchführt.

Darüber hinaus hat der Beirat das Recht, vom Verwalter Auskünfte einzuholen und – unter den genannten Umständen – eine Eigentümerversammlung einzuberufen. Die Prüfung der Rechnungslegung und anderer Dokumente zählt ebenfalls zu den Rechten des Verwaltungsbeirates.

Was darf der Beirat nicht?

Neben den genannten Rechten gibt es einige Tätigkeiten, zu deren Durchführung der Verwaltungsbeirat innerhalb der Wohnungseigentümergemeinschaft nicht berechtigt ist. Dazu gehören unter anderem:

• Den Wohnungseigentümern Anweisungen erteilen
• Eigenmächtig Handwerker beauftragen
• Redeverbot auf der Eigentümerversammlung aussprechen
• Bauliche Veränderung am Gemeinschaftseigentum veranlassen oder selbst vornehmen
• Unverhältnismäßig hohe Vergütung für eigene Tätigkeit fordern
• Hausordnung aufstellen

Es lässt sich zusammenfassen, dass der Verwaltungsbeirat nicht etwa das oberste Organ der WEG wäre, wie es vergleichbar bei einem Aufsichtsrat in der AG der Fall ist. Daher hat der Beirat keine übergeordneten Rechte, die sich sich im operativen Bereich auswirken würden.

Ist der Verwaltungsbeirat für seine Tätigkeit haftbar?

Die Haftung ist im Zusammenhang mit dem Verwaltungsbeirat ein wichtiges Thema, mit dem sich insbesondere die Mitglieder häufig beschäftigen. Grundsätzlich gibt es zwar eine Haftung gegenüber den Mitgliedern der Wohnungseigentümergemeinschaft, sollte durch eine Tätigkeit des Verwaltungsbeirates ein Schaden entstanden sein. Allerdings haften die Mitglieder des Beirats nach § 29 Abs. 3 WEG ausschließlich unter der Voraussetzung, dass sie vorsätzlich oder grob fahrlässig handeln. Sind die Mitglieder ehrenamtlich tätig, gibt es ausschließlich diese Haftung und keine Haftung aufgrund einfacher Fahrlässigkeit.

Wie erfolgt die Bestellung des Verwaltungsbeirates?

Die Bestellung und Beirates erfolgt innerhalb der Eigentümerversammlung per Beschluss. In dem Zusammenhang ist es vorgeschrieben, dass eine Abstimmung über jedes Mitglied des Beirats erfolgen muss. Ausreichend ist ein Beschluss durch einfache Mehrheit. Diesem folgt die Annahmeerklärung, welche die zukünftigen Mitglieder des Verwaltungsbeirates abgeben. Zudem ist für den Beirat zum einen ein Vorsitzender und zum anderen ein Stellvertreter festzulegen.

Was passiert beim Rücktritt des Verwaltungsbeirates?

Rechtlich handelt es sich um eine Kündigung durch die Mitglieder, sollte der Beirat zurücktreten. Falls der Verwaltungsbeirat von seinem Rücktrittsrecht Gebrauch machen möchte, muss er die Kündigung sowohl an die Eigentümergemeinschaft als auch an den Verwalter übermitteln. Das setzt die Wirksamkeit des Rücktritts und damit der Kündigung voraus.

Bezüglich einer einzuhaltenden Form gibt es hingegen keine Vorschriften, die der Verwaltungsbeirat zu beachten hat. Zwar kann die Kündigung demzufolge auch mündlich erfolgen, sollte jedoch aus Gründen der Beweisbarkeit dennoch schriftlich erfolgen. Zudem muss keine Begründung für den Rücktritt angegeben und auch in dem Sinne kein Beschluss gefasst werden.

Kann der Verwaltungsbeirat „gekündigt“ werden?

Im klassischen Sinne gibt es keine Kündigung des Verwaltungsbeirates, sondern stattdessen wird von einer Abberufung gesprochen. Diese hat jedoch im Endeffekt die gleiche Auswirkung, nämlich, dass der Beirat oder einzelne Mitglieder anschließend in der Funktion nicht mehr tätig sind. Soll das Abberufen erfolgen, muss auf der Eigentümerversammlung ein Mehrheitsbeschluss erfolgen. Auch in dem Fall muss keine Begründung für die Abberufung der Mitglieder vorgebracht werden.

Was zeichnet einen guten Verwaltungsbeirat aus?

Per Gesetz oder sonstigen Vorschriften gibt es keine speziellen Qualifikationen oder Nachweise, die ein Verwaltungsbeirat aufweisen und erbringen muss. Gleiches gilt für persönliche und fachliche Anforderungen, die weder vorgegeben sind noch zwingend erfüllt werden müssen. Dennoch gibt es einige Kriterien, die einen guten Beirat ausmachen, wie zum Beispiel:

• Kaufmännische und juristische Erfahrungen sind vorhanden
• Sorgfältiges Arbeiten
• Kommunikationsfähigkeit
• Transparentes Handeln
• Gutes Vermitteln zwischen Verwaltung und Eigentümern

Ein guter Verwaltungsbeirat zeichnet sich dementsprechend sowohl durch fachliche Kenntnisse und Erfahrungen als auch durch persönliche Charaktereigenschaften aus. So sind Kommunikationsfähigkeit und ein gutes Gespür für Vermittlungen genauso wichtig wie, dass der Beirat über kaufmännische und im besten Fall juristische Grundlagen verfügt.

Was sind die Vorteile eines Beirates für die WEG?

Dass es in den meisten Eigentümergemeinschaften einen Beirat gibt, hängt vor allem mit den Vorteilen zusammen, die ein Verwaltungsbeirat hat. Dazu gehören zum Beispiel:

• Aufgabe ist oft ehrenamtlich und eine Art Herzenssache des Verwaltungsbeirates, was zu einem besonderen Engagement führt.
• Wird die Prüfung und Kontrolle des Verwalters vom Beirat nicht sorgfältig vorgenommen, kann dies negative Konsequenzen in Form der Miteigentümer haben, die zum Teil gleichzeitig Verwaltungsbeirat sind.
• Tätigkeiten des Verwalters werden auf Fehler geprüft, denn vier oder mehr Augen sehen mehr als zwei.
• Verwaltungsbeirat fungiert als gegenüber der Verwaltung gesetzlicher Vertreter der Eigentümergemeinschaft.
• Beirat nimmt Interessen der WEG – manchmal mit Abstimmung des Verwalters – wahr.

Wird der Verwaltungsbeirat vergütet?

Meistens handeln die Mitglieder des Verwaltungsbeirates ehrenamtlich, sodass Sie keine Vergütung erhalten. Allerdings gibt es häufig eine Art Aufwandsentschädigung für die Mitglieder des Beirates, demzufolge einen Kostenersatz. Oftmals wird durch die Eigentümergemeinschaft, dann auf der Eigentümerversammlung, eine Kostenpauschale beschlossen. Insbesondere bei etwas größeren Wohneigentümergemeinschaften können auch regelmäßige Vergütungen für den Verwaltungsbeirat beschlossen werden, die sich im Idealfall am echten Aufwand für die Tätigkeit orientieren sollten.