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Verpflegungsmehraufwand: Höhe der Pauschale mit Tabelle

Inhaltsverzeichnis

Sind Sie schon einmal auf einer Dienstreise gewesen? In dem Fall sagt Ihnen vermutlich der sogenannte Verpflegungsmehraufwand etwas. Für diesen wird unter der Voraussetzung gezahlt, dass es bei einer geschäftlichen Reise zu zusätzlichen Ausgaben für Essen und Getränke kommt.

In unserem Beitrag erfahren Sie, worum es sich beim Verpflegungsmehraufwand im Detail handelt. Ferner gehen wir darauf ein, wann und von wem Sie die Abwesenheitspauschale erhalten. Wir erklären darüber hinaus, wie hoch der Erstattungsbetrag für den Verpflegungsmehraufwand in Deutschland ausfällt und geben Ihnen einen Überblick darüber, womit Sie bei einer Dienstreise ins Ausland diesbezüglich rechnen können. Ferner gehen wir auf eventuelle Ausnahmen ein, wo Sie den Verpflegungsmehraufwand in Ihrer Steuererklärung eintragen und worin eventuelle Nachteile bestehen.

Worum handelt es sich beim Verpflegungsmehraufwand?

Viele Kosten, die mit Ihrem ausgeübten Beruf im Zusammenhang stehen, können Sie als sogenannte Werbungskosten steuerlich geltend machen. Was aber passiert mit zusätzlichen Ausgaben, die insbesondere im Hinblick auf Essen und Getränke anfallen, wenn Sie sich auf einer dienstlichen Reise, einer sogenannten Geschäftsreise, befinden? Bei diesen Ausgaben kann es sich unter bestimmten Voraussetzungen ebenfalls um Werbungskosten handeln. Damit Sie allerdings nicht beispielsweise ein 6-Gänge Menü letztendlich vom Finanzamt oder dem Arbeitgeber zahlen lassen, gibt es sogenannte Pauschalen. Diese werden teilweise etwas unterschiedlich bezeichnet, nämlich:

  • Verpflegungspauschale
  • Abwesenheitspauschale
  • Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand

Der Verpflegungsmehraufwand sorgt also für eine betragsmäßig begrenzte Pauschale. Sollten die tatsächlich entstandenen Kosten, beispielsweise für Essen und Getränke im Rahmen der Verpflegung, höher ausgefallen sein, müssen Sie den über die Abwesenheitspauschale hinausgehenden Betrag aus eigener Tasche zahlen.

Wann und von wem bekomme ich den Verpflegungsmehraufwand bezahlt?

Die Abwesenheitspauschale kommt immer dann infrage, wenn Sie aus beruflichen Gründen abwesend von Ihrem gewöhnlichen Arbeitsplatz sind und sich deshalb unterwegs verpflegen müssen. Dies gilt nicht nur für Speisen, sondern ebenfalls für Getränke. Allerdings ist fest definiert, unter welchen Voraussetzungen es sich um sogenannte berufliche Auswärtstätigkeiten handelt. Dazu gehören in erster Linie:

  • Forschungs- und Bildungsreisen
  • Besuch von Messen und Veranstaltungen
  • Besuch von Kunden
  • Seminare und Schulungen
  • Arbeitseinsätze in einer anderen Niederlassung des Arbeitgebers
  • Besuch der Universität bei berufsbegleitendem Studium
  • Dienstliche Auslandsreisen

Nachdem Sie nun wissen, wann, also unter welcher Voraussetzung, Sie den Verpflegungsmehraufwand erstattet bekommen, stellt sich vermutlich noch die Frage, wer Ihre Ausgaben letztendlich zahlt. Diesbezüglich gibt es zwei Varianten. Auf der einen Seite können die zusätzlichen Kosten für die Verpflegung vom Arbeitgeber übernommen werden. Dies würde übrigens in dem Fall steuerfrei passieren. Die Alternative besteht darin, dass Sie den Verpflegungsmehraufwand bei der Steuer angeben und diesen in Form von Werbungskosten absetzen können. Dann zahlt faktisch indirekt das Finanzamt Ihren Verpflegungsmehraufwand.

Sollte der Arbeitgeber die Erstattung übernehmen, dann handelt es sich um eine steuerfreie Zuwendung. Allerdings gilt dies maximal für die Höhe der Abwesenheitspauschale. Beträgt diese zum Beispiel pro Tag 28 Euro, kann der Arbeitgeber nicht zum Beispiel 60 Euro komplett steuerfrei erstatten. Damit die Zuwendung vom Arbeitgeber erfolgt, müssen Sie in aller Regel eine Reisekostenabrechnung vorlegen. Dort sollten möglichst Quittungen enthalten sein, beispielsweise der Bon aus einem Restaurant.

Sollte Ihr Arbeitgeber keine zusätzlichen Verpflegungskosten erstatten, können Sie den Mehraufwand als Werbungskosten im Rahmen der Steuererklärung angeben. Gleiches gilt übrigens unter der Voraussetzung, dass Sie selbstständig sind und demzufolge kein Arbeitgeber existiert, der eine Erstattung vornehmen könnte. Wichtig ist nur, dass die angefallenen Verpflegungskosten in direktem Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit stehen. An welcher Stelle Sie die Verpflegungskosten im Rahmen ihrer Steuererklärung aufführen, darauf gehen wir später im Verlauf des Beitrages noch näher ein.

Wie hoch ist die Verpflegungspauschale in Deutschland?

Wie hoch die Verpflegungspauschale im Inland ausfällt, ist in erster Linie davon abhängig, über welchen Zeitraum hinweg Sie dienstlich unterwegs sind. Eine Voraussetzung muss allerdings grundsätzlich erfüllt werden. Diese besteht darin, dass Sie im Rahmen einer mindestens eintägigen Geschäftsreise mehr als acht Stunden auswärts aktiv gewesen sind. Eine kürzere Abwesenheitszeit gilt nur für An- und Abreisetage. Besonders hoch ist die Abwesenheitspauschale, wenn Sie an kompletten Tagen, also 24 Stunden, außerhalb Ihres Hauses oder des regulären Arbeitsplatzes tätig gewesen sind. Dementsprechend staffelt sich die Abwesenheitspauschale wie folgt, wobei die jeweiligen Angaben pro Tag gelten:

  • Weniger als 8 Stunden abwesend: 0 Euro
  • Mehr als 8 Stunden abwesend: 14 Euro
  • 24 Stunden abwesend (kompletter Tag): 28 Euro
  • An- und Abreisetage: 14 Euro

Wenn Sie also beispielsweise mit An- und Abreisetag insgesamt zehn Tage auf einer dienstlichen Geschäftsreise sind, können Sie dementsprechend insgesamt eine Abwesenheitspauschale von 252 Euro geltend machen. Diese setzt sich zusammen aus 28 Euro pro Tag an acht Tagen sowie jeweils 14 Euro für den An- und Abreisetag. Diese Zahlen gelten allerdings nur unter der Voraussetzung, dass der zusätzliche Verpflegungsaufwand in Deutschland angefallen ist. Beim Aufenthalt im Ausland gelten hingegen andere Sätze.

Wie hoch ist die Verpflegungspauschale im Ausland?

Im Rahmen einer solchen Auswärtstätigkeit kommen andere Pauschalen zum Tragen, als es bei einem Einsatz im Inland mit den zuvor genannten Abwesenheitspauschalen der Fall ist. Der Grund ist vor allem, dass die Preise für Essen und Getränke im Ausland häufig entweder niedriger oder auch höher als in Deutschland sind. In dem Zusammenhang ist die Schweiz ein gutes Beispiel. Dort beträgt nämlich die Abwesenheitspauschale nicht nur wie in Deutschland 28 Euro für volle Tage, sondern stattdessen mit 64 Euro mehr als das Doppelte. In Ländern wie Südafrika hingegen beläuft sich die Abwesenheitspauschale bei ganztägigen Aufenthalten auf 22 Euro. Unserer folgenden Tabelle können Sie entnehmen, wie hoch die jeweilige Verpflegungspauschale in einigen ausgewählten Ländern ist (Quelle: Bundesfinanzministerium). 
 

LandVolle TageAn- und AbreiseBesonderheiten
    
Argentinien35 Euro24 Euro 
Belgien42 Euro28 Euro 
Finnland50 Euro33 Euro 
Frankreich58 Euro39 Euroeinige Großstädte abweichend
Island47 Euro32 Euro 
Italien40 Euro27 Euroeinige Großstädte abweichend
Liechtenstein56 Euro37 Euro 
Malta46 Euro31 Euro 
Niederlande47 Euro32 Euro 
Portugal36 Euro24 Euro 
Rumänien27 Euro18 Euro 
Schweiz64 Euro43 Euroeinige Großstädte abweichend
Südafrika22 Euro15 Euro 
USA51 Euro34 Euroeinige Großstädte abweichend

Gibt es bei der Verpflegungspauschale Ausnahmen?

Insbesondere unter der Voraussetzung, dass Sie die zusätzlichen Verpflegungskosten durch das Aufführen in der Steuererklärung vom Finanzamt erstattet haben möchten, gibt es einige Punkte zu beachten. Eine Ausnahme besteht zum Beispiel darin, dass nicht die volle Abwesenheitspauschale gezahlt wird, wenn zum Beispiel der Arbeitgeber für die Übernachtungskosten aufkommt und darin bereits anteilig auch eine Verpflegung enthalten ist, wie es zum Beispiel für eine Voll- oder Halbpension typisch ist. In dem Fall können Sie nicht die üblichen 28 Euro pro Tag an Verpflegungspauschale ansetzen, sondern es findet – je nach Art der Mahlzeit bzw. Zeitpunkt – die folgende Kürzung statt:

  • Frühstück: 20 %
  • Mittagessen: 40 %
  • Abendessen: 40 %

Wenn der Arbeitgeber also beispielsweise für die Dienstreise Übernachtungskosten zahlt und dort ein Frühstück mit enthalten ist, wird die Abwesenheitspauschale von eigentlich 28 Euro am Tag um 20 Prozent gekürzt, sodass Sie letztendlich 22,40 Euro erstattet bekommen.

Wo muss ich den Verpflegungsmehraufwand in der Einkommensteuererklärung angeben?

Wenn Sie sich für die Variante entschieden haben oder entscheiden mussten, dass der Verpflegungsmehraufwand vom Finanzamt verrechnet wird, dann müssen Sie die entsprechenden Ausgaben in Ihrer Einkommensteuererklärung angeben. Im Detail sind die Kosten unter den Werbungskosten einzutragen, genauer gesagt in der Rubrik „Reisekosten“. Denken Sie allerdings daran, dass vom Arbeitgeber bezahlte Mahlzeiten – zum Beispiel im Rahmen einer Halb- oder Vollpension – dort verrechnet werden müssen. Für Arbeitgeber stellen die gezahlten Abwesenheitspauschalen übrigens Betriebsausgaben dar, die demzufolge zum Beispiel innerhalb der Anlage EÜR angegeben werden können.

Gibt es Nachteile bei der Verpflegungspauschale?

Zunächst einmal klingt es bei einer Abwesenheitspauschale natürlich so, als wenn diese ausschließlich Vorteile beinhaltet, da Sie auf Reisen entstandene Kosten für Essen und Getränke zumindest pauschal erstattet bekommen. Einen Nachteil gibt es allerdings in erster Linie beim Werbungskostenabzug. In dem Fall wird nämlich fast nie die volle Höhe der Abwesenheitspauschale erstattet.

Das liegt daran, dass die Höhe der Rückerstattung von ihrer Auswirkung her vom persönlichen Steuersatz abhängig ist. Darüber hinaus müssten Sie ohnehin mit Ihren Werbungskosten den Betrag von 1.000 Euro erst einmal überschreiten, damit nicht die generelle Werbungskostenpauschale von eben 1.000 Euro zum Tragen kommt. Diese können alle Arbeitnehmer nämlich ohnehin veranschlagen bzw. sie wird automatisch abgezogen. Man nennt dies auch Arbeitnehmer-Pauschbetrag.