Verwaltungsbeirats: Aufgaben, Einberufung und Amtsniederlegung

Der Verwaltungsbeirat ist in der WEG sehr wichtig, denn als Eigentümer kennen seine Mitglieder das Gebäude viel besser als die meist externe Verwaltung, die oft gleich eine Vielzahl von Objekten betreut. Die Aufgaben des Verwaltungsbeirats sind oft sehr vielschichtig.

Die Hauptaufgaben des Verwaltungsbeirats: Verwalter unterstützen und kontrollieren

Die gesetzlichen Rechte und Pflichten des Beirats sind in den §§ 29, 24 Abs. 3 und Abs. 6 S. 2 WEG geregelt. Dem Verwaltungsbeirat kommt danach eine Unterstützungs- und Kontrollfunktion zu (so auch BGH, Urteil v. 05.02.2010, Az. V ZR 126/09). Zusammengefasst soll der Verwaltungsbeirat folgende Aufgaben erfüllen:

• den Verwalter unterstützen,
• Wirtschaftspläne und Abrechnungen prüfen,
• Auskunft geben über Kontrolle und Unterstützung des Verwalters,
• an der Eigentümerversammlung mitwirken.

Der Beirat unterstützt den Verwalter

Der Beirat soll den Verwalter unterstützen und ihm beratend zur Seite stehen. Hierbei ist an folgende Maßnahmen zu denken, wodurch der Beirat den Verwalter entlastet:

• Einholung von Kostenangeboten für Sanierungsmaßnahmen,
• Vorbereitung der Wohnungseigentümerversammlung,
• die Wohnungseigentümer regelmäßig informieren,
• Überwachung der Einhaltung der Hausordnung,
• Mitwirkung bei Reparaturarbeiten.

Grundsätzlich steht dem Beirat aber kein Weisungsrecht gegenüber dem Verwalter zu. Er soll diesen auch nicht überwachen. Aber der Verwalter muss mit dem Beirat zusammenarbeiten und ihm auf Verlangen sämtliche Unterlagen zur Verfügung stellen.

Ferner kann die Eigentümergemeinschaft zusätzlich den Beirat für bestimmte Situationen besonders ermächtigen. So kann er ihn ermächtigen, in Gerichtsprozessen für die Eigentümergemeinschaft eine verbindliche Erklärung abzugeben oder den Verwalter zu beauftragen, eine bestimmte Sanierungsmaßnahme am Gemeinschaftseigentum durchzuführen.

Aufgabe des Verwaltungsbeirats: Abrechnungen überprüfen

Der Verwaltungsbeirat hat eine umfassende Kontrollfunktion. So soll er laut WEG „den Wirtschaftsplan, die Abrechnung über den Wirtschaftsplan, Rechnungslegungen und Kostenanschläge prüfen“ (§ 29 Abs. 3 WEG).

Der Beirat hat das Recht, sämtliche Unterlagen einzusehen, diese muss ihm der Verwalter vorlegen (LG Lüneburg, Urteil v. 18.03.14, Az. 9 S 70/13). Dies alles soll geschehen, bevor die Wohnungseigentümergemeinschaft in der Eigentümerversammlung über diese wichtigen finanziellen Angelegenheiten beschließt. Der Schwerpunkt der Kontrolle liegt also bei der Prüfung der Jahresabrechnung und des Wirtschaftsplans des Verwalters.

Hierbei sollen die Ansätze und die richtige Anwendung des Verteilerschlüssels geprüft werden. Sinnvoll ist es auch, wenn der Beirat eine rechnerische Schlüssigkeitsprüfung vornimmt. Im Einzelnen ist es hierzu notwendig zu prüfen,

• ob die Bankkonten den Buchungskonten entsprechen,
• ob die Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben mit der Differenz des Bestands am Jahresanfang im Vergleich zum Jahresende übereinstimmen,
• ob Anfangs- und Endbestand zwischen aufeinanderfolgenden Jahresabrechnungen übereinstimmen.

Wichtig ist auch, die sachliche Richtigkeit einzelner Ausgaben zu überprüfen. Hier sollten zumindest zu folgenden Themen Stichproben durchgeführt werden:

• ob Rechnungen die Eigentümergemeinschaft oder Sondereigentum eines einzelnen Eigentümers betreffen,
• ob Rechnungen und Ausgaben der jeweiligen Ertragslage entsprechen und keine überhöhten Reparaturausgaben erfolgt sind,
• ob Rechnungsbetrag und Verbuchung übereinstimmen,
• ob berechtigte Kürzungen dem Konto in Abzug gebracht wurden, die Ausgaben richtig verbucht wurden,
• ob die Beschlüsse der Wohnungseigentümergemeinschaft vollzogen und eingehalten wurden,
• in welcher Höhe Kosten des Zahlungsverkehrs angefallen sind,
• ob die Hausgeldzahlungen von den einzelnen Eigentümern geleistet und richtig verbucht wurden,
• welche einzelnen Hausgeldrückstände bestehen.

Der Beirat hat nicht jede Rechnung im Einzelnen zu prüfen. Vielmehr geht es darum, sich einen Gesamteindruck zur finanziellen Situation der Eigentumsanlage zu verschaffen.

Im Anschluss an die Prüfung stellt der Verwaltungsbeirat sein Ergebnis den Wohnungseigentümern vor. Dies kann mündlich oder schriftlich geschehen. Einen Prüfbericht muss der Beirat nicht erstellen. Er unterbreitet der Wohnungseigentümergemeinschaft aber abschließend einen Vorschlag hinsichtlich des Jahresabschlusses und der Rechnungslegung.

Verwaltungsbeirat kann Eigentümerversammlung einberufen

Mindestens 1 Mal im Jahr muss der Verwalter eine Eigentümerversammlung einberufen. Weitere Eigentümerversammlungen muss er nicht einberufen, außer es gibt besondere Gründe, die dies erforderlich machen. Dies ist dann der Fall, wenn es eine Vereinbarung der Wohnungseigentümer gibt oder mehr als 1/4 der Wohnungseigentümer schriftlich unter Angabe des Zwecks und der Gründe die Einberufung verlangt.

Kommt der Verwalter seiner Verpflichtung nicht nach, kann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats die Wohnungseigentümerversammlung einberufen. Sollte dieser verhindert sein, kann sein Stellvertreter diese Aufgabe erfüllen.

Wenn kein Verwalter bestellt wurde, muss der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats 1 Mal jährlich zur ordentlichen Eigentümerversammlung einladen.

Verwaltungsbeirat erteilt Auskunft

Der Verwaltungsbeirat ist von den Wohnungseigentümern beauftragt, den Verwalter zu unterstützen und ihn bei seinen Aufgaben zu kontrollieren. Dies bedeutet weiterhin, dass der Verwaltungsbeirat den Eigentümern in der Wohnungseigentümerversammlung hierüber zur Auskunft verpflichtet ist.

Einzelne Eigentümer haben aber keinen Auskunftsanspruch gegen den Beirat außerhalb der Eigentümerversammlung.

Beiratsvorsitzender unterschreibt Versammlungsprotokoll

Eine besondere Bedeutung kommt dem Verwaltungsbeirat in der Eigentümerversammlung zu. Über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse ist ein Protokoll zu fertigen. Dieses ist neben dem Versammlungsleiter, welcher meist der Verwalter ist, und einem Wohnungseigentümer auch vom Verwaltungsbeiratsvorsitzenden oder seinem Stellvertreter zu unterschreiben.

Fehlt eine Unterschrift, führt dies im Fall der Beschlussanfechtung bei Gericht dazu, dass der Beschluss für ungültig erklärt wird. Allerdings hat die fehlende Unterschrift nicht automatisch die Ungültigkeit der in der Versammlung verabschiedeten Beschlüsse zur Folge.

Verwaltungsbeirat kann mit weiteren Aufgaben betraut werden

Die Wohnungseigentümerversammlung kann die oben genannten Befugnisse des Beirats erweitern oder sogar beschränken. Dies ist aber nur im Rahmen einer Vereinbarung möglich, wenn also sämtliche Eigentümer dieser zustimmen (OLG Düsseldorf, Beschluss v. 24.09.97, Az. 3 Wx 221/97).

Man kann also einzelne Aufgaben für den Einzelfall auf den Beirat übertragen. Hierbei ist an folgende Aufgaben oder Befugnisse zu denken:

• Überwachung der laufenden Verwaltungstätigkeit des Verwalters,
• Nachprüfung von Beschwerden von Wohnungseigentümern,
• Zustimmungspflicht im Zusammenhang mit Veräußerungen, Vermietung oder baulichen Veränderungen bei Sondereigentum,
• Entwurf einer Hausordnung,
• Vertretung des Verwalters bei Verhinderung und Vertretung der Eigentümergemeinschaft,
• Vollmacht für Abnahme von Handwerkerleistungen für das gemeinschaftliche Eigentum,
• Abschluss eines Verwaltervertrags, wenn Verwalter von Gemeinschaft bestellt wurde,
• Erstellung und Vorbereitung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung zur Beschlussfassung und deren Genehmigung,
• Übernahme von Schlichtungsgesprächen bei Streit zwischen den Wohnungseigentümern.

Der Beirat erhält keine Vergütung, aber Aufwendungsersatz

Nach dem Gesetz erhalten die Mitglieder des Verwaltungsbeirats keine Vergütung. Allerdings sind ihnen angemessene Aufwendungen zu erstatten; insofern dürfen sie die Erstattung aller verauslagten Kosten, soweit erforderlich, gegen Vorlage einer Quittung verlangen, etwa für Büromaterial (AG Hattingen, Urteil v. 23.01.14, Az. 28 C 30/13).

Viele Teilungserklärungen legen diesen Aufwendungsersatz als jährliche Pauschalbeträge fest. Auch eine Vergütung des Verwaltungsbeirats kann aber wirksam vereinbart werden.

Dauer der Bestellung des Verwaltungsbeirats grundsätzlich unbefristet

Im Gesetz ist nicht geregelt, für welche Zeit der Verwaltungsbeirat bestellt wird. Wenn man hierzu auch in der Gemeinschaftsordnung keine Vorgaben findet, erfolgt die Bestellung des Verwaltungsbeirats auf unbestimmte Zeit. Der Verwaltungsbeirat kann jedoch mit Mehrheitsbeschluss durch die Eigentümergemeinschaft jederzeit abberufen werden.

Eine Begründung ist dafür nicht erforderlich. Ein solcher Beschluss kann natürlich gerichtlich überprüft werden. Deshalb ist es wichtig, dass dieser ordnungsgemäß vorbereitet wird, also als Tagesordnungspunkt in die Einladung zur Eigentümerversammlung aufgenommen wird.

Jedes Beiratsmitglied kann ferner ohne die Einhaltung einer Frist und ohne Angabe von Gründen sein Amt niederlegen. Davon ausgenommen ist nur die Amtsniederlegung zur „Unzeit“. Hiervon spricht man, wenn die Gemeinschaft durch die Amtsniederlegung zu diesem Zeitpunkt in ernsthafte Probleme geraten könnte.

Die Amtsniederlegung erfolgt durch Kündigung und wird wirksam, wenn sie der Wohnungseigentümergemeinschaft oder dem Verwalter zugegangen ist (sofern dieser insoweit zur Vertretung der Wohnungseigentümer berechtigt ist). Die Kündigung muss nicht schriftlich erfolgen. Mit der Amtsniederlegung eines Mitglieds ist der übrige Verwaltungsbeirat aber weiterhin im Amt (BGH, Urteil v. 05.02.10, Az. V ZR 126/09).

Verwaltungsbeirat: Bei Vertrag Amtsniederlegung nur aus wichtigem Grund

Etwas anderes gilt aber, wenn der Beirat aufgrund eines befristeten Vertrags gegen Entgelt tätig wird. Hier kann das Beiratsmitglied nur aus einem wichtigen Grund vor Ablauf der Befristung das Amt niederlegen.

Ebenso kann eine Abberufung durch die Gemeinschaft nur erfolgen, wenn ein wichtiger Grund für die sofortige Beendigung des Vertrags vorliegt, da ansonsten Schadenersatzansprüche entstehen können.

Ein zum Verwaltungsbeirat gewählter Wohnungseigentümer scheidet grundsätzlich auch dann aus dem Verwaltungsbeirat aus, wenn er durch Veräußerung seines Miteigentumsanteils aus der Gemeinschaft ausscheidet (BayObLG, Beschluss v. 05.11.1992, Az. 2Z BR 77/92).

Allerdings können die Eigentümer ihn, wenn dies gewünscht wird, wieder in den Beirat wählen. Wenn Sie hier mit den anderen Eigentümern eine Vereinbarung schließen oder ein entsprechender Beschluss nicht angefochten wird, ist dies zulässig.

Ohne „Nachrücker“ Ergänzungswahl notwendig

Bei Ausscheiden eines Verwaltungsbeiratsmitglieds berührt dies das Bestehen des Verwaltungsbeirats nicht, sofern es noch bei 1 Mitglied verbleibt. Da der Beirat aber nicht mehr ordnungsgemäß besetzt ist, müssen neue Mitglieder gewählt werden. Etwas anderes gilt aber, wenn ein „Nachrücker“ bestellt wurde, der den Platz des ausgeschiedenen Mitglieds einnimmt.

Das ausgeschiedene Beiratsmitglied muss alle ihm in diesem Zusammenhang überlassenen Unterlagen an die verbliebenen Verwaltungsbeiratsmitglieder zurückgeben.