§ 29 WEG – Verwaltungsbeirat: Hilfreiche Praxistipps

Neben der Wohnungseigentümer-Versammlung und dem Verwalter ist der Verwaltungsbeirat das dritte Organ, das bei der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums mitwirken kann.Auch für Sie kann dieser Beirat ein effektives Instrument zur Steigerung der Rentabilität Ihrer Immobilie sein. Wie er organisiert ist, wie Sie wichtige Auskünfte erhalten können und wie das Zusammenspiel von Beirat und Verwalter zu bedenken ist, erfahren Sie hier.

Wie der Verwaltungsbeirat organisiert ist

Wenn eine Regelung, wie beispielsweise eine Geschäftsordnung, fehlt, leitet der Beiratsvorsitzende die Sitzungen des Verwaltungsbeirats. Ist er verhindert, fällt diese Aufgabe an seinen Vertreter.Die Beiratsmitglieder können aber auch beschließen, dass ein anderes Mitglied die Sitzungsleitung übernimmt. Dafür reicht ein einfacher Mehrheitsbeschluss.Ist in der Geschäftsordnung nichts anderes bestimmt, ist der Verwaltungsbeirat beschlussfähig, wenn mehr als die Hälfte seiner Mitglieder anwesend ist. Jedes Beiratsmitglied hat eine Stimme, auch der Beiratsvorsitzende. Allerdings kann für den Fall der Stimmengleichheit geregelt werden, dass die Stimme des Beiratsvorsitzenden dann den Ausschlag gibt.Jedes Mitglied ist berechtigt, an allen Sitzungen des Beirats teilzunehmen. Andernfalls könnte es seine Aufgaben auch nicht erfüllen. Andererseits bedeutet das aber auch: Wer dem Verwaltungsbeirat nicht angehört, hat auch kein Recht auf Teilnahme an den Beiratssitzungen.Das gilt für die übrigen Wohnungseigentümer und den Verwalter gleichermaßen. Es bleibt dem Verwaltungsbeirat aber unbenommen, andere Wohnungseigentümer oder den Verwalter zu einer Sitzung einzuladen.Auch kann der Verwaltungsbeirat frei entscheiden, dass der Verwalter oder andere Wohnungseigentümer nur zu bestimmten Tagesordnungspunkten gehört werden. Solche Entscheidungen werden mit einfacher Mehrheit getroffen.Achtung: In der Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung kann geregelt werden, dass der Verwalter das Recht hat, an jeder Beiratssitzung teilzunehmen. Für wohl die meisten Verwalter ist dieses Teilnahmerecht mit eine der wichtigsten Voraussetzungen dafür, dass sie den Verwaltervertrag abschließen.Dass Sitzungsprotokolle gefertigt werden, ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber üblich – schon aus Beweisgründen. Nur so kann einwandfrei nachgewiesen werden, ob der Beirat zu einer bestimmten Frage einen Beschluss gefasst hat und wie er genau lautet.Das Verhalten des Beirats hat letztlich auch Auswirkung darauf, ob und in welchem Umfang einzelne Beiratsmitglieder in Regress genommen werden können. Beschlüsse des Beirats können im Streitfall gerade auch entlastende Wirkung haben.Deshalb empfiehlt sich eine Protokollierung nicht nur aus Sicht der übrigen Wohnungseigentümer, sondern gerade auch aus Sicht der Beiratsmitglieder.

Wenn Sie vom Verwaltungsbeirat Auskunft verlangen wollen

Anders als der Verwalter, ist der Verwaltungsbeirat nicht verpflichtet, Ihnen als Wohnungseigentümer außerhalb der Wohnungseigentümer-Versammlung Auskunft zu erteilen. Die Mitglieder des Verwaltungsbeirats sind grundsätzlich nur den Wohnungseigentümern insgesamt zur Auskunft über ihre Tätigkeit verpflichtet.Und im Falle eines Falles: Den Auskunftsanspruch können Sie als einzelner Wohnungseigentümer ausnahmsweise nur dann selbst einklagen, wenn die übrigen Wohnungseigentümer Sie dazu ermächtigt haben.Ein persönlicher Auskunftsanspruch ist in der Regel ausgeschlossen. Er besteht allenfalls dann, wenn er vorher Gegenstand einer Erörterung in der Eigentümerversammlung war.Achtung: Die beim Verwaltungsbeirat im Rahmen seiner Tätigkeit anfallenden Schriftstücke, Protokolle und Korrespondenz sind Verwaltungseigentum der Wohnungseigentümer. Bei Beendigung der Beiratstätigkeit müssen sie deshalb an die Gemeinschaft, das heißt an den Verwalter, herausgegeben werden.

Beirat kann Verwalter nicht ersetzen

Wenn Verwaltungsbeirat und Verwalter zum Wohl der Wohnungseigentümergemeinschaft zusammenarbeiten wollen, ist ein partnerschaftliches Miteinander unerlässlich. Keinesfalls kann der Verwaltungsbeirat als „Ersatz“ für den Verwalter betrachtet werden.Achtung: Die Wohnungseigentümer-Versammlung ist und bleibt das wichtigste Organ im Wohnungseigentum. Ihren Beschlüssen kann weder der Verwalter noch der Verwaltungsbeirat vorgreifen.In der Praxis kommt es immer wieder vor, dass der Verwaltungsbeirat im Fall eines Verwalterwechsels eine Vorauswahl der sich bewerbenden Verwalter vornimmt und der Eigentümerversammlung entsprechende Vorschläge unterbreitet.Die Bestellung des Verwalters aber obliegt der Wohnungseigentümer-Versammlung durch Mehrheitsbeschluss.Achtung: Der Abschluss des Verwaltungsvertrags zwischen der Wohnungseigentümergemeinschaft und dem Verwalter kann demgegenüber problemlos auf den Verwaltungsbeirat übertragen werden.Voraussetzung dafür ist allerdings ein entsprechender Beschluss der Wohnungseigentümer-Versammlung.