WEG Recht: Verwaltungsbeirat – Aufgaben und Zuständigkeit

Der Verwaltungsbeirat kann auch Ihnen! Neben der Wohnungseigentümer-Versammlung und dem Verwalter ist der Verwaltungsbeirat das dritte Organ, das bei der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums mitwirken kann – welche Aufgaben er hat, erfahren Sie hier im Detail. Wertvolle Praxishinweise für Ihre Immobilienkarriere.

Die Aufgaben des Verwaltungsbeirats

Nach dem Wohnungseigentumsgesetz sind einem Verwaltungsbeirat folgende Aufgaben zugewiesen.

• Unterstützung des Verwalters

Der Verwaltungsbeirat unterstützt den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben. Dazu gehören beispielsweise die Vorbereitung der Wohnungseigentümer-Versammlung und die Überwachung der Einhaltung der Hausordnung.

• Rechnungs- und Kostenkontrolle

Der Verwaltungsbeirat prüft den Wirtschaftsplan, die Verwalterabrechnung, Rechnungslegungen und Kostenvoranschläge. Das Ergebnis der Prüfung muss Ihnen und den übrigen Wohnungseigentümern mitgeteilt werden.Liegt die Stellungnahme bereits bei Einberufung zur Wohnungseigentümer-Versammlung schriftlich vor (Verwaltungsbeirat fragen), können Sie verlangen, dass der Verwalter diese dem Einladungsschreiben beifügt.Achten Sie darauf, dass klare Regelungen darüber getroffen werden, in welchem Umfang solche Prüfungen von Kostenvoranschlägen praktikabel sind. Ein unnötiger Verwaltungsaufwand und nachteilige Zeitverzögerungen müssen auf jeden Fall vermieden werden.Achtung: Die Stellungnahme des Verwaltungsbeirats kann mündlich oder schriftlich erfolgen. Spätester Zeitpunkt für die Stellungnahme ist die Wohnungseigentümer-Versammlung, in der über den betreffenden Tagesordnungspunkt abgestimmt wird.

• Einberufung einer Wohnungseigentümer- Versammlung

Für den Fall, dass ein Verwalter fehlt, kann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder sein Vertreter zur Wohnungseigentümer-Versammlung einladen. Die Möglichkeit dazu besteht auch dann, wenn sich der Verwalter pflichtwidrig weigert, eine Versammlung einzuberufen.Der Vorteil dieser Regelung: In diesen Fällen muss nicht erst das Gericht eingeschaltet werden, um einen Notverwalter zu bestellen. Dadurch ist die Handlungsfähigkeit der Eigentümergemeinschaft jederzeit gewährleistet.

• Versammlungsprotokoll

Der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder sein Vertreter sind für die Unterzeichnung des Protokolls über die Wohnungseigentümer-Versammlung zuständig.Die gesetzlich vorgesehenen Aufgaben sind allerdings nur ein Teil der Tätigkeiten, die Verwaltungsbeiräte in der Praxis ausüben. Dass die gesetzliche Regelung so knapp ausfällt, hat seinen Grund: Die Wohnungseigentümer sollen einen möglichst breiten Spielraum haben.Besonders häufig wird die Kassenprüfung – besser die Prüfung des Rechnungswesens des Verwalters – einem Wohnungseigentümer übertragen, um damit nicht den ganzen Verwaltungsbeirat zu belasten.Praxis-Tipp: Achten Sie darauf, dass wirklich nur solche Wohnungseigentümer für Sonderaufgaben im Verwaltungsbeirat ausgewählt werden, die für die konkrete Aufgabe fachkundig sind. Nur dann können sie die ihnen übertragenen Aufgaben ordnungsgemäß erfüllen.

Aufgaben, die ein Verwaltungsbeirat zusätzlich übernehmen kann

• Abnahme von Bauarbeiten am Gemeinschaftseigentum
• Geltendmachung von Gewährleistungsrechten
• Auftragserteilung von Modernisierungsarbeiten
• Abschluss und Kündigung des Verwaltervertrags

Der Verwaltungsbeirat kann seinerseits zusätzliche Gremien bilden, die mit Sonderaufgaben betraut werden. Das kommt speziell in großen Wohnanlagen immer wieder vor.Beispiel: Es wird ein „Bauausschuss“ gebildet, um ein umfangreiches Instandsetzungsvorhaben vorzubereiten.Handelt es sich dagegen um Aufgaben, die in die Kernzuständigkeit der Wohnungseigentümer-Versammlung fallen, darf der Verwaltungsbeirat nicht tätig werden. Hierzu gehören folgende Aufgaben:

• Bestellung und Abberufung des Verwalters
• Genehmigung der Jahresabrechnung des Verwalters
• Entlastung des Verwalters

Beachten Sie zur Zuständigkeit des Verwaltungsbeirats im Einzelnen noch Folgendes:Der Verwaltungsbeirat darf mit seinen „unterstützenden“ Funktionen zunächst immer nur im Innenverhältnis der Wohnungseigentümergemeinschaft tätig werden. Der Verwaltungsbeirat ist nicht berechtigt, die Wohnungseigentümer gegenüber Dritten und/oder gegenüber dem Verwalter zu vertreten.Achtung: Wenn dem Verwaltungsbeirat solche Rechte zusätzlich eingeräumt werden sollen, muss dies entweder in der Teilungserklärung beziehungsweise Gemeinschaftsordnung geregelt sein oder aber einstimmig beschlossen werden.