Grundlagen Buchungssätze: Wie werden Buchungssätze erstellt?
Das Erstellen der Buchungssätze ist die wohl die wichtigste Grundlage in der Buchführung. Schon ein einziger Fehler in nur einem Buchungssatz kann eine komplette Bilanz unbrauchbar machen. Einen solchen Fehler im Nachhinein zu korrigieren, ist mit viel Aufwand verbunden.
Mit ein paar Grundlagen ist die Erstellung der Buchungssätze aber einfach verständlich, so dass sich Fehler erst gar nicht einschleichen können.
Grundlagen Buchungssätze: Die Sache mit dem Soll und Haben
Die Formulierung jedes Buchungssatzes lautet: „Soll an Haben“. Hört sich sehr einfach an, aber hier liegt oft der erste Stolperstein, die Buchungssätze zu verstehen. „Soll und Haben“ im Rechnungswesen sind nämlich nicht mit den Verben sollen und haben gleichzusetzen.
Die Begriffe „Soll und Haben“ haben ihren Ursprung in den lateinischen Wörtern „deve dare“ für „soll geben“ und „deve avere“ für „soll haben“. In der deutschen Buchführung haben sich die etwas missverständlichen Begriffe Soll und Haben eingebürgert. Soll und Haben bilden jeweils eine Seite eines Kontos in der Buchführung.
Grundlagen Buchungssätze: Die Sache mit den Konten
Nach Paragraph 266 HGB ist die Bilanz eines Unternehmens als Konto mit einer Aktiv- und einer Passivseite zu führen. Man spricht hier von einem T-Konto. Jedem Punkt in der Bilanz ist wiederum mindestens ein eigenes Konto zugeordnet.
Diese Konten werden als „Soll und Haben“-Konten geführt. Die Soll-Seite ist dabei immer links und die Haben-Seite rechts zu führen. Konten auf der Aktivseite führen ihren Bestand links (also auf der Soll-Seite), Konten auf der Passivseite führen ihren Bestand rechts (also auf der Haben-Seite).
Wichtig ist es, sich bei jedem Buchungssatz klarzumachen, welche Konten von der Buchung betroffen sind und wie der Wert des jeweiligen Kontos dadurch verändert wird. Das hört sich zunächst etwas umständlich an, wird aber anhand eines Beispiels recht einfach verständlich.
Grundlagen Buchungssätze: Beispiel 1
Oben sehen wir eine einfache Bilanz für unser Beispielunternehmen. Nehmen wir nun an, ein Mitarbeiter bekommt ein neues Firmenhandy im Wert von 500,00 €.
Die betroffenen Konten sind in diesem Fall die Konten BGA (Betriebs- und Geschäftsausstattung), da das Firmenhandy ja zur Geschäftsausstattung zählt und das Konto Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen enthält.
Die Rechnung für das gelieferte Handy zählt für das Unternehmen somit zu den Schulden, zum kurzfristigen Fremdkapital des Unternehmens.
Das Konto BGA auf der Aktivseite der Bilanz erhöht seinen Bestand um 500,00 € durch die Aufnahme des neuen Handys in die Betriebs- und Geschäftsausstattung auf der Soll-Seite.
Im Gegenzug erhöht sich auf der Passivseite das Konto Lieferungen und Leistungen um 500,00 € auf der Haben-Seite. Der Buchungssatz lautet in diesem Fall also: „BGA an Lieferungen und Leistungen“.
Grundlagen Buchungssätze: Beispiel 2
Was passiert nun, wenn das Unternehmen die Rechnung für das Handy vom Firmenkonto bezahlt? Das Konto Bank, welches auf der Aktivseite steht und somit seinen Bestand als Soll führt, mindert seinen Bestand um die Rechungssumme von 500,00 €. Diese 500,00 € werden also auf der Haben-Seite des Kontos gebucht, um den Bestand zu verringern.
Das Konto Lieferungen und Leistungen, welches auf der Passivseite steht und seinen Bestand als Haben führt, mindert diesen Bestand durch die Buchung von 500,00 € auf der Soll-Seite. Der Buchungssatz lautet demnach: „Lieferungen und Leistungen an Bank“.
Grundlagen Buchungssätze: Immer genau nachdenken
Was am Anfang etwas umständlich erscheint, geht geübten BuchhalterInnen einfach von der Hand. Wer noch nicht so geübt beim Erstellen von Buchungssätzen ist, sollte sich daher immer in aller Ruhe folgende drei Fragen stellen.
- Welche Konten sind betroffen?
- Auf welcher Seite steht das Konto und wird der Bestand als Soll oder als Haben geführt?
- Wie verändert sich dadurch der Bestand?
Man wird sicherlich ein wenig Zeit brauchen, bis diese Schritte einem wirklich in Fleisch und Blut übergehen. Bei der Erstellung der Buchungssätze ist es immer besser, in Ruhe zu überlegen und lieber einmal mehr die Gedankenschritte zu überprüfen, als hastig an die Sache heranzugehen und einen Fehler in die Bilanz einzubauen. Denn ein Fehler in der Bilanz ist nur sehr schwer ausfindig zu machen, und dies kostet auf alle Fälle mehr Zeit als ein zweiter Blick auf den aktuellen Buchungssatz.
