Bildung und Auflösung von Rückstellungen: Wie lautet der Buchungssatz?

Rückstellungen sind laut Definition in ihrer Höhe und dem Fälligkeitszeitpunkt noch unbekannt. Dies sagt Paragraph 249 des HGB (Handelsgesetzbuch). Welcher Buchungssatz kann nun bei Rückstellungen angewendet werden, wenn diese ja noch unbekannt sind?

Hier gilt es die Feinheiten zu beachten, denn obwohl Höhe und Zeitpunkt unbekannt sind, ist bei Rückstellungen zwingend eine Zweckbindung vorhanden. Diese eindeutige Zuordnung zu einem (wenn auch in der Zukunft liegenden) Zweck macht den entscheidenden Unterschied aus zwischen Rückstellungen und Rücklagen. Der schon erwähnte Paragraph 249 HGB und einige der folgenden Paragraphen regeln, wie Rückstellungen laut HGB behandelt werden und in welchen Fällen ihre Bildung und Passivierung zulässig ist.

Buchungssatz für die Bildung von Rückstellungen

Für den Buchungssatz bei der Bildung von Rückstellungen sollte man beachten, dass diese Verpflichtungen gegenüber Dritten darstellen. Rückstellungen sind also Schulden und als solche nicht dem eigenen Firmenvermögen zuzuordnen.

Bei der Bildung der Rückstellung entsteht also ein Aufwand, der sich gewinnmindernd auf die Bilanz des Unternehmens auswirkt. Da die exakte Höhe der späteren Zahlungsverpflichtung noch nicht bekannt ist, ist das Berechnen von Rückstellungen nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung vorzunehmen. Der Buchungssatz bei der Bildung von Rückstellungen lautet „Aufwandskonto an Rückstellungen”. Die verwendeten Sonderkontenrahmen sind SKR 04 und SKR 03.

Buchungssatz zur Auflösung von Rückstellungen bei Deckungsgleichheit

Durch die vorher nicht bekannte Summe, die tatsächlich als Erfüllungsbetrag zu leisten ist, wird es eher selten vorkommen, dass die gebildete Rückstellung und der Erfüllungsbetrag übereinstimmen. Tritt dieser seltene Fall ein, ist die Buchung denkbar einfach, da die Rückstellung komplett ausgebucht werden kann. Der Buchungssatz lautet hier „Rückstellungskonto an Geldkonto”.

Buchungssatz zur Auflösung von Rückstellungen bei Unterdeckung

Sind bei der Bildung der Rückstellung nicht genügend Mittel berechnet worden, um die Forderung bei Eintritt des Ereignisses zu erfüllen, liegt eine Unterdeckung vor. In diesem Fall muss der Differenzbetrag als Aufwand gebucht werden. Es ergibt sich also zum Buchungssatz „Rückstellung an Geldkonto” zusätzlich der Buchungssatz „periodenfremder Aufwand an Geldkonto”.

Buchungssatz zur Auflösung von Rückstellung bei Überdeckung

Genauso oft wird es vorkommen, dass der zur Rückstellung gebildete Betrag den tatsächlichen Erfüllungsbetrag bei der Auflösung übersteigt. In diesem Fall ist der Differenzbetrag dem Unternehmen als Ertrag wieder zuzuführen. Für den Erfüllungsbetrag gilt weiterhin der Buchungssatz „Rückstellung an Geldkonto”.

Der den Erfüllungsbetrag übersteigende Teil der Rückstellung wird mit dem Buchungssatz „Rückstellung an Erträge aus der Auflösung von Rückstellungen” wieder auf die Aktivseite in der Bilanz aufgenommen.

Wird eine Rückstellung aufgelöst, weil das Ereignis, für das sie gebildet wurde, entfällt, ist der gesamte gebildete Rückstellungsbetrag mit dem Buchungssatz „Rückstellung an Erträge aus der Auflösung von Rückstellungen” wieder zu aktivieren.

Aktuelle Gesetzeslage bei Bildung und Auflösung von Rückstellungen beachten

Neben den korrekten Buchungssätzen ist bei der Bildung und Auflösung von Rückstellungen immer darauf zu achten, dass diese auch der aktuellen Rechtslage entsprechen. Je nachdem, ob das Unternehmen nach nationalem HGB oder nach internationalem IFRS arbeitet, gibt es hier wesentliche Unterschiede.