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Besondere gewerbliche Betriebskosten abrechnen

Besondere gewerbliche Betriebskosten abrechnen
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Inhaltsverzeichnis

Private Vermieter sind bei der Abrechnung der Betriebskosten an die Betriebskostenverordnung gebunden. Dadurch ist es zum Beispiel nicht möglich, Wartungsausgaben oder Verwaltungskosten auf die Mieter umzulegen.

Bei einem gewerblichen Mietvertrag ist das jedoch anders. Vermieter dürfen nicht nur die Inhalte und insbesondere die Miethöhe relativ frei verhandeln. Sie dürfen auch genau diese Kosten als Betriebskosten umlegen. Mehr noch: Sogar Ausgaben für die Instandhaltung sind abrechenbar.

Allerdings müssen Vermieter dabei Feinheiten beachten. Andernfalls können Mieter innerhalb einer Prüfung der gewerblichen Nebenkostenabrechnung der Abrechnung und den Kosten widersprechen. Daher ist es entscheidend, dass die Möglichkeiten als gewerblicher Vermieter nicht nur ausgeschöpft, sondern auch gesetzeskonform in die Mietverträge integriert werden.

Auch für Gewerbemietverträge gilt: Betriebskosten sind aufzulisten!

Wie bei privaten Mietverträgen müssen Betriebskosten im Mietvertrag aufgelistet sein, um überhaupt abgerechnet werden zu dürfen. Dabei gilt grundsätzlich § 2 der Betriebskostenverordnung auch für Gewerbemietverträge. Aber: Der dort hinterlegte Punkt 17, sonstige Kosten, bietet deutlich mehr Möglichkeiten als bei privaten Verträgen.

Deutlich mehr umlegbar als bei privaten Mietverhältnissen

Unter diese Gruppe der sonstigen Kosten fallen unter gewerblichen Partnern zum Beispiel Verwaltungskosten inklusive Kontogebühren, Bürokosten und Ähnliches. Ebenso lassen sich Wartungs- und Instandhaltungskosten aufführen. Das schließt zum Beispiel auch Reparaturen ein, die im privaten Mietverhältnis Sache des Vermieters sind.

Der Sinn dieser Möglichkeit: Da im Gewerbe weitgehende Vertragsfreiheit besteht, können Mieter beteiligt werden. Denn Sie haben ein Interesse, dass der Zustand der Immobilie modernen Ansprüchen genügt. Nicht zuletzt sind Firmensitze auch repräsentativ.

Klare Beschreibung erforderlich

Es reicht jedoch in der Regel nicht aus, die Kosten ganz grob zu bezeichnen wie zum Beispiel „Wartungskosten“. Eine Erläuterung der Kosten wie „Wartungskosten für Heizungsanlage“ ist nicht nur eindeutiger, sondern erforderlich. Nur so kann der Mieter diese Ausgaben bereits bei der Vertragsunterzeichnung nachvollziehen. Das birgt andererseits eine Gefahr. Denn durch eine klare Bezeichnung werden ähnliche, unter diesen Begriff passende Arbeiten möglicherweise ausgeklammert. Die Kosten können dann nicht abgerechnet werden. Daher ist bei der Auflistung der genauen Posten große Sorgfalt anzuraten.

Kappungsgrenzen definieren – oder besser nicht?!

Nach der Auflistung der genauen Ausgaben folgt eine zweite Hürde: Wie hoch dürfen die Kosten ausfallen? Verwaltungskosten können etwa weit über die Ausgaben für eine

Hausverwaltung hinausgehen und ein ganzes Facility-Management beinhalten. Es ist durchaus eine Chance für Investoren, in ihren Gewerbemietverträgen einen Teil der eigenen Vermietungskosten unterzubringen.

Es kommt mehr noch als bei der Auflistung auf die genaue Formulierung an, um die Höhe der Kosten festzusetzen. Setzen Vermieter zum Beispiel eine Kappungsgrenze, dürfen die Kosten für Verwaltung oder/und technische Wartung diese Grenze nicht überschreiten. Mehr noch: In der Rechtsprechung gelten 5,5 Prozent der Miete als angemessen und bis zu zehn Prozent als unproblematisch. Wer einen solchen Korridor einhält, macht sich deutlich weniger angreifbar, wenn Mieter die Betriebskostenabrechnung erhalten.

Die gute Nachricht: Vermieter müssen gar keine Kappungsgrenzen für Verwaltung und Wartung ansetzen. Der Bundesgerichtshof hat sogar entschieden, dass eine allgemeine Umlageklausel ohne Angabe der Höhe ausreichend ist (BGH, Urteil vom 10.09.2014 – XII ZR 56/11678).

Vorsicht bei Instandhaltung und Instandsetzung

Allerdings gibt es eine wichtige Ausnahme. Während die Rechtsprechung der Auffassung ist, dass eine allgemeine Angabe bei Verwaltung und Wartung ausreicht, ist das bei Instandhaltung und Instandsetzung anders. Auch diese Kosten können Vermieter bei gewerblichen Mietverträgen als Betriebskosten auf die Mieter umlegen. Aber es sind zwingend Kappungsgrenzen zu setzen. Denn anders als bei laufenden Kosten lassen sich solche Ausgaben nicht im Vorfeld abfragen oder kalkulieren.

Reparaturen sind nicht gleich Reparaturen

Es ist also durchaus legitim, bei diesen Ausgaben die Mieter zu beteiligen. Aber hier gilt ein Höchstmaß an Belastung für die Einzelnen. Als Faustregel gelten etwa zehn Prozent als unproblematisch. Wichtig dabei: Die Instandsetzung ist eine Reparaturarbeit. Darunter dürfen jedoch nur Ausgaben gefasst werden, die sich unmittelbar auf das Mietverhältnis auswirken. Daher fallen unter anderem Dachdeckarbeiten oder Arbeiten an der Fassade in der Regel nicht unter diesen Punkt.

Fachanwalt um Rat fragen

Genaueres hängt jedoch vom Einzelfall ab. Im Zweifelsfall sollten Vermieter einen Fachanwalt hinzuziehen. Das ist bei gewerblichen Mietverträgen ohnehin sinnvoll, um den vielen Besonderheiten im gewerblichen Mietrecht Rechnung zu tragen. Mit Rechtsbeistand umschiffen sie die Klippen der gewerblichen Mietverträge und können überraschend viele ihrer eigenen Kosten auf Mieter umlegen.