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Betriebskosten: Abrechnung, Fristen & Muster

Betriebskostenabrechnung
Inhaltsverzeichnis

Im Zusammenhang mit dem Immobilieneigentum und dem Vermieten gibt es eine Reihe von Begriffen, mit denen EigentĂŒmer und Mieter schon einmal durcheinander kommen können. So existieren zum Beispiel die Miete, die Nebenkosten und die sogenannten Betriebskosten.

In unserem Beitrag möchten wir uns nÀher damit beschÀftigen, worum es sich bei den Betriebskosten handelt und welche es in der Praxis gibt. Ferner gehen wir darauf ein, welche Gesetze die Betriebskosten regeln und wie diese abgerechnet werden. Wir gehen zudem auf die Betriebskostenabrechnung ein, was darin stehen muss und was Vermieter tun können, wenn sich Mieter weigern, die Betriebskosten zu zahlen bzw. nachzuzahlen.

Betriebskosten – das Wichtigste in KĂŒrze

  • Definition Betriebskosten: Die Betriebskosten sind mögliche Kosten, die im Zusammenhang mit der Nutzung einer Immobilie oder Wohnung anfallen.
  • Umlage der Betriebskosten auf Mieter: In weiten Teilen dĂŒrfen Vermieter diese Betriebskosten auf ihre Mieter umlegen. Dies muss im Zuge der Betriebskostenabrechnung, hĂ€ufig auch als Nebenkostenabrechnung bezeichnet, geschehen.
  • Frist der Betriebskostenabrechnung: Die Betriebskostenabrechnung ist stets innerhalb eines Jahres an den Mieter auszustellen. Die Widerspruchsfrist seitens des Mieters belĂ€uft sich ebenfalls auf ein Jahr. Die Frist zur Zahlung der Betriebskosten betrĂ€gt hingegen nur zwei Wochen.
  • Reaktion bei Nichtzahlung: Sollte der Mieter die Betriebskosten nicht zahlen wollen, stehen den Vermietern rechtliche Schritte zur VerfĂŒgung.

Was sind Betriebskosten?

Bei den Betriebskosten handelt es sich um Aufwendungen, die dem ImmobilieneigentĂŒmer dadurch entstehen, dass er eine Immobilie besitzt und diese entsprechend nutzt. Es geht also um den sogenannten bestimmungsgemĂ€ĂŸen Gebrauch der Immobilie, des GrundstĂŒcks und Anlagen, durch die Betriebskosten entstehen. Abzugrenzen sind die Betriebskosten von den Verwaltungs- und den Instandhaltungskosten.

Beispiele fĂŒr Betriebskosten sind zum Beispiel: Heizkosten, Instandhaltungskosten, die Grundsteuer oder auch Leerstandskosten.

Können Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden?

Es können nicht alle Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden. Stattdessen muss unterschieden werden zwischen umlagefÀhigen Betriebskosten und Kosten, die vom Vermieter selbst zu tragen sind.

Beispiele fĂŒr umlagefĂ€hige Betriebskosten

Bei den aufgefĂŒhrten Ausgaben handelt es sich nicht nur um Betriebskosten, sondern diese Kosten dĂŒrfen seitens der ImmobilieneigentĂŒmer bzw. Vermieter auch auf den Mieter umgelegt werden:

  • Wasserversorgung und EntwĂ€sserung
  • Gartenpflege
  • Grundsteuer
  • Heizkosten
  • Warmwasserversorgung
  • Beleuchtung
  • Kosten fĂŒr einen Hausmeister
  • Kosten fĂŒr Sach- und Haftpflichtversicherungen
  • Wartung von AufzĂŒgen oder Feuerwehr

Man spricht in dem Zusammenhang von den umlagefÀhigen Betriebskosten.

Welche Betriebskosten sind nicht umlagefÀhig?

Vermieter dĂŒrfen keineswegs alle ihnen im Zusammenhang mit der Immobilie entstehenden Kosten auf den Mieter umlegen. Nicht umlagefĂ€hig sind in erster Linie:

  • Verwaltungskosten,
  • Reparaturkosten,
  • Instandhaltungskosten,
  • Zinsen im Rahmen der Immobilienfinanzierung,
  • Steuern und
  • sogenannte Leerstandskosten, wenn also andere Wohnungen des Vermieters nicht von Mietern genutzt werden.

Was ist der Unterschied zwischen Nebenkosten und Betriebskosten?

WĂ€hrend Nebenkosten tatsĂ€chliche alle Bewirtschaftungskosten einer Immobilie beschreiben, umfassen Betriebskosten lediglich die Kosten, die fĂŒr den “Betrieb”, also den Gebrauch der Immobilie anfallen. Folglich sind alle Betriebskosten den Nebenkosten zuzuordnen. Nebenkosten wiederum mĂŒssen nicht zwangslĂ€ufig auch Betriebskosten sein.

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Wie werden Betriebskosten abgerechnet?

WĂ€hrend ImmobilieneigentĂŒmer bei einer selbstgenutzten Immobilie die entsprechenden Betriebskosten naturgemĂ€ĂŸ alleine tragen mĂŒssen, gilt dies nicht fĂŒr vermietete Wohnungen und Objekte. Dann darf der Vermieter einen Großteil der Betriebskosten umlegen und muss entsprechend die angefallenen Betriebskosten gegenĂŒber dem Vermieter abrechnen. Eine solche Abrechnung muss einmal pro Jahr stattfinden, nĂ€mlich in Form einer sogenannten Betriebskostenabrechnung. Dies wird hĂ€ufig auch als Nebenkostenabrechnung bezeichnet.

Normalerweise leisten Mieter im Zuge ihrer monatlichen Zahlungen eine Vorauszahlung auf die anfallenden Betriebskosten. Daher kommt es im Zuge der abgerechneten Betriebskosten und der damit verbundenen Nebenkostenabrechnung fast immer entweder zu Nachzahlungen oder Gutschriften fĂŒr den Mieter. Bei der Umlage auf die Mieter gibt es ĂŒbrigens mehrere VerteilerschlĂŒssel, zwischen denen sich die Vermieter entscheiden können.

DarĂŒber hinaus muss im Rahmen der Abrechnung der Betriebskosten noch einiges seitens des ImmobilieneigentĂŒmers und Vermieters beachtet werden, wie zum Beispiel:

  • Sogenannte warme Nebenkosten, zu denen insbesondere Heizung und Warmwasser zĂ€hlen, sind seitens des Vermieters zu 50 bis 70 Prozent vom Verbrauch abhĂ€ngig abzurechnen.
  • Restliche Nebenkosten dĂŒrfen Vermieter alternativ auf Grundlage der WohnflĂ€che oder nach Anzahl der entsprechenden Personen innerhalb der Wohnung abrechnen
  • Wurde vertraglich nichts Gegenteiliges vereinbart, dann findet Umlage der Betriebskosten auf Grundlage der anteiligen WohnflĂ€che statt

Was muss in die Betriebskostenabrechnung?

Damit Mieter im Detail nachvollziehen können, welche Betriebskosten Sie zahlen und in welchem Umfang diese fĂŒr den Wohnungs- oder HauseigentĂŒmer angefallen sind, mĂŒssen innerhalb der Betriebskostenabrechnung einige Angaben zwingend vorhanden sein. Die Grundlage zur Pflicht der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung ergibt sich jeweils aus dem Paragraphen 556 BGB. Im Rahmen der Betriebskostenabrechnung muss der Vermieter sowohl inhaltliche als auch formelle Anforderungen erfĂŒllen. Formelle Kriterien fĂŒr die Korrektheit einer Betriebskostenabrechnung sind insbesondere:

  • VerteilerschlĂŒssel muss definiert werden
  • Mieter muss die Zusammenstellung der Gesamtkosten nachvollziehen können
  • Berechnung des Mieteranteils muss ersichtlich sein
  • Betriebskostenvorauszahlung muss abgezogen werden

Was gehört nicht in die Betriebskostenabrechnung?

Genauso wie es einige Angaben gibt, die zwingend in einer Betriebskostenabrechnung gemacht werden mĂŒssen, so gibt es ebenso eine Reihe von Kosten, die der Vermieter dort nicht auffĂŒhren und somit auch nicht auf den entsprechenden Mieter umlegen darf. TatsĂ€chlich dĂŒrfen nĂ€mlich nur diejenigen Kosten auf Mieter umgelegt und in der Betriebskostenabrechnung aufgefĂŒhrt werden, die auf Grundlage des Paragraphen 21 MRG gesetzlich definiert sind. Das wiederum bedeutet, dass die folgenden Kosten nicht in die Betriebskostenabrechnung gehören:

  • Instandhaltungskosten
  • Instandsetzungskosten
  • ReparaturrĂŒcklage
  • Kosten fĂŒr den Anschluss an das öffentliche Wasserversorgungsnetz
  • Stromkosten fĂŒr die Wohnung
  • Kosten fĂŒr die Behebung von RohrbrĂŒchen
  • Reparaturkosten fĂŒr die Gegensprechanlage
  • Kosten fĂŒr die Behebung von SchĂ€den am Kamin
  • EntrĂŒmpelungskosten

Es gibt also eine Reihe von Kosten, die er ImmobilieneigentĂŒmer alleine tragen und nicht im Rahmen der Betriebskostenabrechnung an den Mieter umlegen darf.

Frist: Wann muss der Vermieter eine Betriebskostenabrechnung erstellen?

Der Vermieter kann sich nicht unbegrenzt Zeit lassen, eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen und dem Mieter die Nebenkostenabrechnung zu ĂŒberreichen. Vielmehr mĂŒssen bestimmte Fristen der Betriebskostenabrechnung beachtet werden. Nach Ende des entsprechenden Abrechnungszeitraums hat der Vermieter maximal zwölf Monate Zeit, vom Mieter die entsprechenden, auf ihn umgelegten Betriebskosten, einzufordern. Demnach muss der Vermieter die Betriebskostenabrechnung innerhalb von einem Jahr erstellen. Sollte der Vermieter diese Frist verpassen, muss er die entstandenen Kosten alleine tragen.

Doch es gibt noch weitere Fristen der Betriebskostenabrechnung:

Widerspruchsfrist: Bis wann kann der Mieter einen Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung einlegen?

Nach Erhalt der Abrechnung darf der Mieter ein Jahr lang Einwendungen hiergegen erheben. SpÀtere Einwendungen sind rechtlich unerheblich.

Zahlungsfrist: Bis wann mĂŒssen die Betriebskosten bezahlt werden?

Hat der Mieter eine ordnungsgemĂ€ĂŸe Betriebskostenabrechnung erhalten, muss er nach 2 Wochen einen etwaigen Nachzahlungsbetrag zahlen. Aber: Hat der Mieter die Abrechnung nicht innerhalb der 1-jĂ€hrigen Abrechnungsfrist erhalten, braucht er eine etwaige Nachforderung aus der Abrechnung nicht zu begleichen.

Muster-Vorlage fĂŒr eine Betriebskostenabrechnung

So sollte eine Betriebskostenabrechnung ĂŒber den Allgemeinstrom, die GebĂ€udeversicherung und die MĂŒllentsorgungskosten fĂŒr folgendes GebĂ€ude aussehen:

Gesamtquadratmeter: 300 m2; drei Wohnungen zu je 100 m2; in jeder Wohnung wohnen drei Personen.

Die Umlage nach dem Mietvertrag: Strom und Versicherung nach m2, MĂŒllkosten nach Köpfen.

Gesamtkosten: Allgemeinstrom 100 €; Versicherung 300 € und MĂŒll 1.000 €.

Jeder Mieter hat 400 € Vorauszahlungen geleistet.

 Gesamt-kostenUmlage-schlĂŒsselMieterAMieterBMieterC
Allgemeinstrom100m233,3333,3333,33
GebÀudeversicherung300m2100100100
MĂŒllentsorgung1000Personenzahl333,33333,33333,33
Summe  466,66466,66466,66
abzgl. Vorauszahlungen  400400400
Zahlbetrag  66,6666,6666,66

(sĂ€mtliche BetrĂ€ge in €)

ErlÀuterung der Betriebskostenabrechnung

Gesamtquadratmeter:300
Mieter A:100
Mieter B:100
Mieter C:100
Personen:9
Mieter A:3
Mieter B:3
Mieter C:3

Ergebnis: Jeder Wohnungsmieter muss noch 66,66 € nachzahlen.

Nachzahlung: Mieter weigert sich, Betriebskosten zu zahlen

Untersuchungen zeigen regelmĂ€ĂŸig, dass ĂŒber 30 Prozent aller Betriebskostenabrechnungen falsch sind bzw. Fehler und MĂ€ngel enthalten. Dementsprechend haben Mieter natĂŒrlich das Recht, eine Korrektur zu verlangen und solange keine Betriebskosten zu zahlen. Auf der anderen Seite gibt es allerdings ebenfalls Mieter, die sich grundsĂ€tzlich weigern, die Betriebskosten zu zahlen oder eine Nachzahlung zu leisten. Dann stellt sich die Frage, wie sich der Vermieter dagegen zur Wehr setzen und seine AnsprĂŒche durchsetzen kann.

In der Übersicht sind es die folgenden Schritte, die Vermieter gegenĂŒber Mietern gehen können, die keine Betriebskosten zahlen bzw. nachzahlen wollen:

  1. Mieter in Verzug setzen (Frist von 30 Tage): Im ersten Schritt sollten Sie als Vermieter dem entsprechenden Mieter eine Frist von 30 Tagen setzen, innerhalb derer die Betriebskosten zu zahlen sind.
  2. GesprÀch mit dem Mieter suchen und versuchen, eine Einigung zu erzielen: Ist die erste Frist erfolglos verstrichen, sollte der Vermieter dennoch noch einmal das GesprÀch mit dem entsprechenden Mieter suchen.
  3. Schriftliche Mahnung verfassen: Ist auch das persönliche GesprĂ€ch fruchtlos, geht es im weiteren Schritt darum, eine – schriftliche – Mahnung zu verfassen und dem Mieter zu ĂŒberreichen. Dies geschieht allerdings eher aus Kulanz, denn rechtlich notwendig ist die Mahnung nicht, da der Mieter ohnehin automatisch nach Ablauf der Frist in Verzug geraten ist. Die Mahnung dient in erster Linie dem Vermieter als Nachweis, dass der Mieter ĂŒberhaupt Kenntnis vom eingetretenen Zahlungsverzug erlangt hat.
  4. Abmahnung erteilen: Sollte der Mieter noch immer nicht reagieren und auch auf die Mahnung hin keine Zahlung leisten, gibt es im Weiteren die Möglichkeit, dass der Vermieter eine Abmahnung schreibt. Diese sollte schriftlich erteilt werden und eine erneute Zahlungsfrist beinhalten. DarĂŒber hinaus ist es empfehlenswert, dass innerhalb der Abmahnung gegenĂŒber dem Mieter weitere Schritte aufgefĂŒhrt werden, sollte er die Betriebskosten noch immer nicht zahlen wollen.
  5. Klage gegen den Mieter erheben: Der letzte Schritt besteht fĂŒr den Vermieter darin, den Mieter auf Zahlung der Betriebsnebenkosten zu verklagen. Eventuell kann dies auch mit einer RĂ€umungsklage verbunden werden.
  6. Eventuell zusÀtzlich eine RÀumungsklage

Letztendlich darf der ImmobilieneigentĂŒmer und Vermieter natĂŒrlich sein Recht durchsetzen, dass der Mieter die – berechtigten – Betriebskosten an ihn zahlt.

Betriebskostenabrechnung falsch aufgrund Mietminderung?

Der Bundesgerichtshof (BGH) urteilte, dass die Berechnungsgrundlage fĂŒr eine Mietminderung die Bruttomiete ist; also die Miete einschließlich der Nebenkosten. Bei der jĂ€hrlichen Betriebskostenabrechnung muss deshalb die Minderung berĂŒcksichtigt werden. Eine Nachforderung auf die Betriebskosten beispielsweise ist anteilig zu kĂŒrzen.

Nach den Vorgaben des BGH sind Vermieterforderungen wie folgendermaßen zu berechnen: Grundlage der Berechnung ist die Jahresnettomiete zuzĂŒglich der tatsĂ€chlich ermittelten Betriebskosten. Davon abzuziehen sind die gerechtfertigten MinderungsbetrĂ€ge (BGH, Urteil v. 13.04.11, Az. VIII ZR 223/10).

Beispiel-Rechnung zur Betriebskostenabrechnung bei Mietminderung

Beispiel: Der Mieter zahlt eine Bruttomiete von 500 € = 400 € Kaltmiete + 100 € Betriebskostenvorauszahlungen.

Der Mieter ist berechtigt die Miete in zwei Monaten um jeweils 20 % zu mindern, zahlt also jeweils monatlich nur 400 € und insgesamt 200 € weniger. Laut Betriebskostenabrechnung sind tatsĂ€chlich insgesamt 1.400 Euro Betriebskosten zu zahlen.

Ohne Mietminderung mĂŒsste der Mieter 200 Euro nachzahlen.

Der Mieter hat die vereinbarte Miete zuzĂŒglich Betriebskostenvorauszahlung, insgesamt 500 €) um 20 % gemindert. TatsĂ€chlich betrug die Gesamt- oder Bruttomiete nach der Betriebskostenabrechnung aber 516,66 € im Monat: 400 € Nettomiete + 116,66 € Betriebskosten (1.400 € : 12 Monate).

Die berechtigte Mietminderung um 20% muss sich auch auf die tatsÀchlichen Betriebskosten beziehen:

Der Mieter minderte die Miete in zwei Monaten um 20%. 2 x 516,66 € = 1.033,32 € (20% = 206,66 €). Er durfte die Miete also um 206,66 € mindern und muss somit nur 193,34 € (200 € – 6,66 €) nachzahlen. Die Betriebskostenabrechnung wĂ€re falsch, wenn der Vermieter eine Nachforderung von 200 € geltend macht.

Welche Gesetze regeln die Betriebskosten?

Es gibt einige Gesetze, in denen es unter anderem um die Betriebskosten geht und in denen Regelungen vorgegeben werden. So wird zum Beispiel in Paragraph 1 der Betriebskostenverordnung festgehalten, wie Betriebskosten im Detail zu definieren sind. Weitere Regelungen zu den Betriebskosten finden sich ebenfalls im BĂŒrgerlichen Gesetzbuch, insbesondere im Paragraph 556. Dort gibt es mietvertragliche Vereinbarungen, welche die Betriebskosten betreffen. DarĂŒber hinaus existieren noch einige speziellere Gesetze, die sich mit den Betriebskosten befassen, allerdings eher eine Minderheit der Immobilien und Wohnungen in Deutschland betreffen, zum Beispiel diejenigen, die vor 1945 errichtet wurden.