Betriebskosten: Abrechnung, Fristen & Muster
Im Zusammenhang mit dem Immobilieneigentum und dem Vermieten gibt es eine Reihe von Begriffen, mit denen Eigentümer und Mieter schon einmal durcheinander kommen können. So existieren zum Beispiel die Miete, die Nebenkosten und die sogenannten Betriebskosten.
In unserem Beitrag möchten wir uns näher damit beschäftigen, worum es sich bei den Betriebskosten handelt und welche es in der Praxis gibt. Ferner gehen wir darauf ein, welche Gesetze die Betriebskosten regeln und wie diese abgerechnet werden. Wir gehen zudem auf die Betriebskostenabrechnung ein, was darin stehen muss und was Vermieter tun können, wenn sich Mieter weigern, die Betriebskosten zu zahlen bzw. nachzuzahlen.
Was sind Betriebskosten?
Bei den Betriebskosten handelt es sich um Aufwendungen, die dem Immobilieneigentümer dadurch entstehen, dass er eine Immobilie besitzt und diese entsprechend nutzt. Es geht also um den sogenannten bestimmungsgemäßen Gebrauch der Immobilie, des Grundstücks und Anlagen, durch die Betriebskosten entstehen. Abzugrenzen sind die Betriebskosten von den Verwaltungs- und den Instandhaltungskosten.
Beispiele für Betriebskosten sind zum Beispiel: Heizkosten, Instandhaltungskosten, die Grundsteuer oder auch Leerstandskosten.
Können Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden?
Es können nicht alle Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden. Stattdessen muss unterschieden werden zwischen umlagefähigen Betriebskosten und Kosten, die vom Vermieter selbst zu tragen sind.
Welche Betriebskosten sind nicht umlagefähig?
Vermieter dürfen keineswegs alle ihnen im Zusammenhang mit der Immobilie entstehenden Kosten auf den Mieter umlegen. Nicht umlagefähig sind in erster Linie:
- Verwaltungskosten,
- Reparaturkosten,
- Instandhaltungskosten,
- Zinsen im Rahmen der Immobilienfinanzierung,
- Steuern und
- sogenannte Leerstandskosten, wenn also andere Wohnungen des Vermieters nicht von Mietern genutzt werden.
Was ist der Unterschied zwischen Nebenkosten und Betriebskosten?
Während Nebenkosten tatsächliche alle Bewirtschaftungskosten einer Immobilie beschreiben, umfassen Betriebskosten lediglich die Kosten, die für den „Betrieb“, also den Gebrauch der Immobilie anfallen. Folglich sind alle Betriebskosten den Nebenkosten zuzuordnen. Nebenkosten wiederum müssen nicht zwangsläufig auch Betriebskosten sein.
Wie werden Betriebskosten abgerechnet?
Während Immobilieneigentümer bei einer selbstgenutzten Immobilie die entsprechenden Betriebskosten naturgemäß alleine tragen müssen, gilt dies nicht für vermietete Wohnungen und Objekte. Dann darf der Vermieter einen Großteil der Betriebskosten umlegen und muss entsprechend die angefallenen Betriebskosten gegenüber dem Vermieter abrechnen. Eine solche Abrechnung muss einmal pro Jahr stattfinden, nämlich in Form einer sogenannten Betriebskostenabrechnung. Dies wird häufig auch als Nebenkostenabrechnung bezeichnet.
Normalerweise leisten Mieter im Zuge ihrer monatlichen Zahlungen eine Vorauszahlung auf die anfallenden Betriebskosten. Daher kommt es im Zuge der abgerechneten Betriebskosten und der damit verbundenen Nebenkostenabrechnung fast immer entweder zu Nachzahlungen oder Gutschriften für den Mieter. Bei der Umlage auf die Mieter gibt es übrigens mehrere Verteilerschlüssel, zwischen denen sich die Vermieter entscheiden können.
Darüber hinaus muss im Rahmen der Abrechnung der Betriebskosten noch einiges seitens des Immobilieneigentümers und Vermieters beachtet werden, wie zum Beispiel:
- Sogenannte warme Nebenkosten, zu denen insbesondere Heizung und Warmwasser zählen, sind seitens des Vermieters zu 50 bis 70 Prozent vom Verbrauch abhängig abzurechnen.
- Restliche Nebenkosten dürfen Vermieter alternativ auf Grundlage der Wohnfläche oder nach Anzahl der entsprechenden Personen innerhalb der Wohnung abrechnen
- Wurde vertraglich nichts Gegenteiliges vereinbart, dann findet Umlage der Betriebskosten auf Grundlage der anteiligen Wohnfläche statt
Was muss in die Betriebskostenabrechnung?
Damit Mieter im Detail nachvollziehen können, welche Betriebskosten Sie zahlen und in welchem Umfang diese für den Wohnungs- oder Hauseigentümer angefallen sind, müssen innerhalb der Betriebskostenabrechnung einige Angaben zwingend vorhanden sein. Die Grundlage zur Pflicht der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung ergibt sich jeweils aus dem Paragraphen 556 BGB. Im Rahmen der Betriebskostenabrechnung muss der Vermieter sowohl inhaltliche als auch formelle Anforderungen erfüllen. Formelle Kriterien für die Korrektheit einer Betriebskostenabrechnung sind insbesondere:
- Verteilerschlüssel muss definiert werden
- Mieter muss die Zusammenstellung der Gesamtkosten nachvollziehen können
- Berechnung des Mieteranteils muss ersichtlich sein
- Betriebskostenvorauszahlung muss abgezogen werden
Was gehört nicht in die Betriebskostenabrechnung?
Genauso wie es einige Angaben gibt, die zwingend in einer Betriebskostenabrechnung gemacht werden müssen, so gibt es ebenso eine Reihe von Kosten, die der Vermieter dort nicht aufführen und somit auch nicht auf den entsprechenden Mieter umlegen darf. Tatsächlich dürfen nämlich nur diejenigen Kosten auf Mieter umgelegt und in der Betriebskostenabrechnung aufgeführt werden, die auf Grundlage des Paragraphen 21 MRG gesetzlich definiert sind. Das wiederum bedeutet, dass die folgenden Kosten nicht in die Betriebskostenabrechnung gehören:
- Instandhaltungskosten
- Instandsetzungskosten
- Reparaturrücklage
- Kosten für den Anschluss an das öffentliche Wasserversorgungsnetz
- Stromkosten für die Wohnung
- Kosten für die Behebung von Rohrbrüchen
- Reparaturkosten für die Gegensprechanlage
- Kosten für die Behebung von Schäden am Kamin
- Entrümpelungskosten
Es gibt also eine Reihe von Kosten, die er Immobilieneigentümer alleine tragen und nicht im Rahmen der Betriebskostenabrechnung an den Mieter umlegen darf.
Frist: Wann muss der Vermieter eine Betriebskostenabrechnung erstellen?
Der Vermieter kann sich nicht unbegrenzt Zeit lassen, eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen und dem Mieter die Nebenkostenabrechnung zu überreichen. Vielmehr müssen bestimmte Fristen der Betriebskostenabrechnung beachtet werden. Nach Ende des entsprechenden Abrechnungszeitraums hat der Vermieter maximal zwölf Monate Zeit, vom Mieter die entsprechenden, auf ihn umgelegten Betriebskosten, einzufordern. Demnach muss der Vermieter die Betriebskostenabrechnung innerhalb von einem Jahr erstellen. Sollte der Vermieter diese Frist verpassen, muss er die entstandenen Kosten alleine tragen.
Doch es gibt noch weitere Fristen der Betriebskostenabrechnung:
Muster-Vorlage für eine Betriebskostenabrechnung
So sollte eine Betriebskostenabrechnung über den Allgemeinstrom, die Gebäudeversicherung und die Müllentsorgungskosten für folgendes Gebäude aussehen:
Gesamtquadratmeter: 300 m2; drei Wohnungen zu je 100 m2; in jeder Wohnung wohnen drei Personen.
Die Umlage nach dem Mietvertrag: Strom und Versicherung nach m2, Müllkosten nach Köpfen.
Gesamtkosten: Allgemeinstrom 100 €; Versicherung 300 € und Müll 1.000 €.
Jeder Mieter hat 400 € Vorauszahlungen geleistet.
| Gesamt-kosten | Umlage-schlüssel | MieterA | MieterB | MieterC | |
| Allgemeinstrom | 100 | m2 | 33,33 | 33,33 | 33,33 |
| Gebäudeversicherung | 300 | m2 | 100 | 100 | 100 |
| Müllentsorgung | 1000 | Personenzahl | 333,33 | 333,33 | 333,33 |
| Summe | 466,66 | 466,66 | 466,66 | ||
| abzgl. Vorauszahlungen | 400 | 400 | 400 | ||
| Zahlbetrag | 66,66 | 66,66 | 66,66 |
(sämtliche Beträge in €)
Erläuterung der Betriebskostenabrechnung
| Gesamtquadratmeter: | 300 |
| Mieter A: | 100 |
| Mieter B: | 100 |
| Mieter C: | 100 |
| Personen: | 9 |
| Mieter A: | 3 |
| Mieter B: | 3 |
| Mieter C: | 3 |
Ergebnis: Jeder Wohnungsmieter muss noch 66,66 € nachzahlen.
Nachzahlung: Mieter weigert sich, Betriebskosten zu zahlen
Untersuchungen zeigen regelmäßig, dass über 30 Prozent aller Betriebskostenabrechnungen falsch sind bzw. Fehler und Mängel enthalten. Dementsprechend haben Mieter natürlich das Recht, eine Korrektur zu verlangen und solange keine Betriebskosten zu zahlen. Auf der anderen Seite gibt es allerdings ebenfalls Mieter, die sich grundsätzlich weigern, die Betriebskosten zu zahlen oder eine Nachzahlung zu leisten. Dann stellt sich die Frage, wie sich der Vermieter dagegen zur Wehr setzen und seine Ansprüche durchsetzen kann.
In der Übersicht sind es die folgenden Schritte, die Vermieter gegenüber Mietern gehen können, die keine Betriebskosten zahlen bzw. nachzahlen wollen:
- Mieter in Verzug setzen (Frist von 30 Tage): Im ersten Schritt sollten Sie als Vermieter dem entsprechenden Mieter eine Frist von 30 Tagen setzen, innerhalb derer die Betriebskosten zu zahlen sind.
- Gespräch mit dem Mieter suchen und versuchen, eine Einigung zu erzielen: Ist die erste Frist erfolglos verstrichen, sollte der Vermieter dennoch noch einmal das Gespräch mit dem entsprechenden Mieter suchen.
- Schriftliche Mahnung verfassen: Ist auch das persönliche Gespräch fruchtlos, geht es im weiteren Schritt darum, eine – schriftliche – Mahnung zu verfassen und dem Mieter zu überreichen. Dies geschieht allerdings eher aus Kulanz, denn rechtlich notwendig ist die Mahnung nicht, da der Mieter ohnehin automatisch nach Ablauf der Frist in Verzug geraten ist. Die Mahnung dient in erster Linie dem Vermieter als Nachweis, dass der Mieter überhaupt Kenntnis vom eingetretenen Zahlungsverzug erlangt hat.
- Abmahnung erteilen: Sollte der Mieter noch immer nicht reagieren und auch auf die Mahnung hin keine Zahlung leisten, gibt es im Weiteren die Möglichkeit, dass der Vermieter eine Abmahnung schreibt. Diese sollte schriftlich erteilt werden und eine erneute Zahlungsfrist beinhalten. Darüber hinaus ist es empfehlenswert, dass innerhalb der Abmahnung gegenüber dem Mieter weitere Schritte aufgeführt werden, sollte er die Betriebskosten noch immer nicht zahlen wollen.
- Klage gegen den Mieter erheben: Der letzte Schritt besteht für den Vermieter darin, den Mieter auf Zahlung der Betriebsnebenkosten zu verklagen. Eventuell kann dies auch mit einer Räumungsklage verbunden werden.
- Eventuell zusätzlich eine Räumungsklage
Letztendlich darf der Immobilieneigentümer und Vermieter natürlich sein Recht durchsetzen, dass der Mieter die – berechtigten – Betriebskosten an ihn zahlt.
Betriebskostenabrechnung falsch aufgrund Mietminderung?
Der Bundesgerichtshof (BGH) urteilte, dass die Berechnungsgrundlage für eine Mietminderung die Bruttomiete ist; also die Miete einschließlich der Nebenkosten. Bei der jährlichen Betriebskostenabrechnung muss deshalb die Minderung berücksichtigt werden. Eine Nachforderung auf die Betriebskosten beispielsweise ist anteilig zu kürzen.
Nach den Vorgaben des BGH sind Vermieterforderungen wie folgendermaßen zu berechnen: Grundlage der Berechnung ist die Jahresnettomiete zuzüglich der tatsächlich ermittelten Betriebskosten. Davon abzuziehen sind die gerechtfertigten Minderungsbeträge (BGH, Urteil v. 13.04.11, Az. VIII ZR 223/10).
Welche Gesetze regeln die Betriebskosten?
Es gibt einige Gesetze, in denen es unter anderem um die Betriebskosten geht und in denen Regelungen vorgegeben werden. So wird zum Beispiel in Paragraph 1 der Betriebskostenverordnung festgehalten, wie Betriebskosten im Detail zu definieren sind. Weitere Regelungen zu den Betriebskosten finden sich ebenfalls im Bürgerlichen Gesetzbuch, insbesondere im Paragraph 556. Dort gibt es mietvertragliche Vereinbarungen, welche die Betriebskosten betreffen. Darüber hinaus existieren noch einige speziellere Gesetze, die sich mit den Betriebskosten befassen, allerdings eher eine Minderheit der Immobilien und Wohnungen in Deutschland betreffen, zum Beispiel diejenigen, die vor 1945 errichtet wurden.
