WEG-Verwaltung: Aufgaben, Kosten & Auswahl | Tipps & Checkliste

In zahlreichen Wohnungseigentümergemeinschaften, also Gemeinschaften von Eigentümer, die in einem Gebäude einzelne Wohnungen oder größere Teileigentümer besitzen, wird eine externe WEG-Verwaltung eingesetzt. Diese hat zahlreiche Aufgaben, die sich in mehrere Rubriken einteilen lassen. In unserem Beitrag erfahren Sie, was eine WEG-Verwaltung ist und welche Aufgaben dem WEG-Verwalter zukommen. Ferner gehen wir darauf ein, was eine WEG-Verwaltung kostet und welche Aufgaben der Verwaltungsbeirat hat.

Was ist eine WEG-Verwaltung?

Eine Wohnungseigentümergemeinschafts-Verwaltung, kurz WEG-Verwaltung, ist eine Institution oder ein Dienstleister, der in Mehrfamilienhäusern oder Wohnanlagen eingesetzt wird, um die Verwaltung und Organisation gemeinschaftlicher Belange zu koordinieren und zu verwalten. Sie ist besonders relevant in Bezug auf das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) in Deutschland.

Die Hauptaufgabe einer WEG-Verwaltung besteht darin, die gemeinschaftlichen Interessen der Wohnungseigentümer zu vertreten und die ordnungsgemäße Verwaltung des gemeinsamen Eigentums sicherzustellen.

Die gesetzliche Basis für WEG-Verwalter sind vor allem die § 26 WEG und § 27 WEG. Dort werden insbesondere die Rechte und die Verwalterpflichten genannt, die in der Regel auch in einem Verwaltervertrag festgehalten werden. Der WEG-Verwaltung kommen in dem Zusammenhang zahlreiche Aufgaben zu. 

Welche Aufgaben hat ein WEG Verwalter?

Die Hauptaufgabe der WEG-Verwaltung besteht darin, sich um die Verwaltung von Immobilien, Eigentumswohnungen und Wohnanlagen zu kümmern. Es handelt sich dementsprechend um einen Dienstleister, wenn ein externer Anbieter in Anspruch genommen wird. Meistens wird die entsprechende WEG-Verwaltung, somit auch ein externes Verwaltungsunternehmen, für einen Zeitraum von fünf Jahren eingesetzt.

Insgesamt gibt es eine sehr große Anzahl von Aufgaben, die ein WEG-Verwalter wahrzunehmen hat. Meistens werden diese Aufgaben in vier Hauptrubriken unterteilt, nämlich:

• Kaufmännische Aufgaben
• Rechtliche Aufgaben
• Organisatorische Aufgaben
• Technische Aufgaben

Beispielhafte Aufgaben der jeweiligen Rubriken zeigt die folgende Tabelle:

Zu den Aufgaben im kaufmännischen Bereich gehört zum Beispiel die Erstellung und Prüfung von Wirtschaftsberichten, denn der WEG-Verwalter hat unter anderem eine entsprechende Prüfungspflicht. Er kontrolliert und erstellt er Verwaltungsunterlagen, die zum Beispiel dem Eigentümer der Immobilie bestimmte Aufschlüsse geben können. Darüber hinaus ist er unter anderem für die Erstellung eines jährlichen Wirtschaftsplans verantwortlich, der alle voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben der Wohnungseigentümergemeinschaft berücksichtigt.

Zu den rechtlichen Aufgaben eines WEG Verwalters zählt zum Beispiel die rechtliche Vertretung der Eigentümergemeinschaft. Dazu gehören beispielsweise die Vertretung bei Anwälten, vor Gericht und auch der Abschluss von Wartungsverträgen. Das Beschwerderecht kann der WEG-Verwalter ebenfalls wahrnehmen, wenn zum Beispiel Mieter ihre entsprechende Miete nicht rechtzeitig bezahlen. Auch sorgt er für die Einhaltung der Hausordnung und tritt gegebenenfalls bei Verstößen ein.

Ebenfalls wichtig sind die zahlreichen organisatorischen Aufgaben. Dazu gehören zum Beispiel die Erstellung von Sitzungsprotokollen, die Korrespondenz mit Mietern, das gesamte Beschwerdemanagement und auch die Wahrnehmung von Orts- und Gerichtsterminen. Hier dient er als zentraler Ansprechpartner für die Anliegen und Fragen der Eigentümer und sorgt für eine klare Kommunikation innerhalb der Gemeinschaft. Des Weiteren koordiniert er die Beauftragung und Überwachung externer Dienstleister, wie beispielsweise Reinigungskräften oder Gartenpfleger.

Teil der technischen Aufgaben sind zum Beispiel die Überwachung von Objekten und die Wahrnehmung entsprechender Verkehrssicherungspflichten. Durch regelmäßige Kontrollen der Immobilie stellt er sicher, dass der Zustand des Gebäudes und der Außenanlagen erhalten bleibt. Bei technischen Notfällen, wie einem Rohrbruch oder einem Ausfall der Heizungsanlage, koordiniert er schnell und effizient die notwendigen Maßnahmen.

Was ist Sondereigentumsverwaltung?

Die Sondereigentumsverwaltung ist eine spezialisierte Form der Immobilienverwaltung, die sich gezielt auf das individuelle Eigentum eines Wohnungseigentümers innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) konzentriert. Während der allgemeine WEG-Verwalter sich um das gesamte Gebäude und die Belange der Gemeinschaft kümmert, fokussiert sich die Sondereigentumsverwaltung auf die individuellen Anforderungen und Wünsche eines einzelnen Eigentümers.

Zu den Kernaufgaben gehören die Mietverwaltung, wozu beispielsweise die Auswahl von Mietern, das Inkasso von Mieten und die Nebenkostenabrechnung zählen, sowie die technische Betreuung der jeweiligen Wohnung.

Welche Rechte hat ein WEG-Verwalter?

Die WEG-Verwaltung hat in Deutschland bestimmte Rechte und Befugnisse, die ihr durch das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) sowie durch die Beschlüsse der Wohnungseigentümergemeinschaft übertragen werden. Hier sind einige der wichtigsten Rechte der WEG-Verwaltung:

1. Vertretung der WEG: Die WEG-Verwaltung vertritt die Wohnungseigentümergemeinschaft nach außen, insbesondere in rechtlichen Angelegenheiten und gegenüber Dritten. Sie handelt dabei im Auftrag der Eigentümer und führt die Beschlüsse der Eigentümerversammlung aus.
2. Verwaltung des Gemeinschaftseigentums: Die Verwaltung hat die Aufgabe, das gemeinschaftliche Eigentum, wie beispielsweise das Treppenhaus, das Dach oder Außenanlagen, instand zu halten und zu verwalten. Sie kann Instandsetzungs- und Instandhaltungsmaßnahmen organisieren und durchführen.
3. Finanzielle Verwaltung: Die WEG-Verwaltung hat die Verantwortung für die finanzielle Seite der Gemeinschaft. Das beinhaltet die Erstellung und Verwaltung des jährlichen Wirtschaftsplans, die Eintreibung der Hausgelder von den Wohnungseigentümern und die Abwicklung der finanziellen Angelegenheiten der WEG.
4. Organisation von Eigentümerversammlungen: Die WEG-Verwaltung ist in der Regel dafür zuständig, die jährlichen Eigentümerversammlungen einzuberufen und zu organisieren. Sie leitet die Versammlung und protokolliert die Beschlüsse.
5. Umsetzung von Beschlüssen: Die WEG-Verwaltung setzt die Beschlüsse der Eigentümerversammlung um. Dies umfasst die Beauftragung von Handwerkern, die Umsetzung von Modernisierungsmaßnahmen und anderen Entscheidungen der Eigentümer.

Wie findet man einen geeigneten WEG-Verwalter?

Die Auswahl eines geeigneten WEG-Verwalters ist von großer Bedeutung, da dies die langfristige Qualität der Verwaltung und die Zufriedenheit der Wohnungseigentümergemeinschaft beeinflusst. Es ist ratsam, sich Zeit zu nehmen und gründlich zu recherchieren, um einen Verwalter zu finden, der den Bedürfnissen Ihrer WEG am besten entspricht.

Bevor Sie jedoch auf die Suche nach einem geeigneten WEG-Verwalter gehen, heißt es im ersten Schritt zu entscheiden, ob Sie eine externe Verwaltung oder eine interne Verwaltung beauftragen möchte. Letzteres wird auch als Selbstverwaltung bezeichnet und meint, dass die Wohnungseigentümergemeinschaft die Verwaltung selbst in die Hände nimmt.

Interne oder externe WEG-Verwaltung?

Um Ihnen die Entscheidung, ob Sie eine Selbstverwaltung oder eine externe WEG-Verwaltung anstreben wollen, zu erleichtern, zeigen wir Ihnen im Folgenden die Vor- und Nachteile der jeweiligen Verwalterarten.

Eine externe WEG-Verwaltung hat für die Eigentümer von Immobilien und Eigentumswohnungen mehrere Vorteile. Ein sehr großer Vorteil besteht darin, dass der Immobilieneigentümer durch die entsprechende externe WEG-Verwaltung deutlich zeitlich entlastet wird. Ohne eine professionelle WEG-Verwaltung muss sich der Eigentümer selbst um sämtliche Aufgaben kümmern, die eine WEG-Verwaltung mit sich bringt. Das kostet in aller Regel nicht nur viel Zeit, sondern häufig ebenfalls Nerven, zum Beispiel in Form von Auseinandersetzungen mit den Mietern.

Darüber hinaus besteht ein weiterer Vorteil darin, dass die externen WEG-Verwalter normalerweise langjährige Erfahrungen haben und meistens auch eine größere Kompetenz besitzen, als man es vom jeweiligen Immobilieneigentümer erwarten kann. Das wiederum bedeutet, dass zum Beispiel durch geschickte Verhandlungen mit Handwerkern oder eine sehr gute Organisation Kosten eingespart werden können. Zusammengefasst hat eine externe WEG-Verwaltung demnach für Immobilien- und Wohnungseigentümer folgende Vorzüge:

• Spart Zeit
• Spart Aufwand
• Oft hohe Fachkompetenz des Verwalters
• Psychische Entlastung des Immobilieneigentümers (Nerven schonen)

Diesen Vorteilen für Immobilieneigentümer stehen die Kosten gegenüber, die für eine externe WEG-Verwaltung anfallen.

Mitunter ist die interne Verwaltung durch einige Wohnungseigentümer selbst in der Summe kostengünstiger, was demzufolge in Einzelfällen durchaus eine Alternative zur externen WEG-Verwaltung darstellen kann. Darüber hinaus existiert in der Regel ein leichterer Kontaktweg und auch das Interesse des internen WEG-Verwalters kann höher sein, sich bestmöglich um seine Immobilie zu kümmern.

Der Vergleich zeigt: Die Entscheidung hängt insbesondere davon ab, wie viel Zeit und Geld die Eigentümer sparen wollen und wie wichtig, ein fachkundiger und qualifizierter (externer) WEG-Verwalter ist.

10 Tipps, mit denen Sie eine gute WEG-Verwaltung finden!

Das Finden eines geeigneten WEG-Verwalters erfordert sorgfältige Überlegung und Recherche. Hier sind die 10 besten und wichtigsten Tipps, die helfen können, einen qualifizierten WEG-Verwalter zu finden:

1. Bedarfsanalyse durchführen: Beginnen Sie damit, die Bedürfnisse und Anforderungen Ihrer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) zu analysieren. Überlegen Sie, welche Art von Verwaltungsdienstleistungen benötigt werden und welche Erwartungen Sie an den Verwalter haben.
2. Empfehlungen einholen: Bitten Sie andere WEGs in Ihrer Umgebung um Empfehlungen. Erfahrungen anderer Gemeinschaften können wertvolle Einblicke in die Qualität der Verwaltungsdienstleistungen bieten.
3. Internetrecherche: Nutzen Sie Online-Verzeichnisse und Suchmaschinen, um WEG-Verwalter in Ihrer Region zu finden. Achten Sie darauf, dass die Verwalter Erfahrung in der Verwaltung von ähnlichen Immobilien haben.
4. Verwalterverband konsultieren: In Deutschland gibt es den Verband der Immobilienverwalter Deutschland (VDIV) und regionale Verwalterverbände. Diese Verbände können eine Liste qualifizierter Verwalter in Ihrer Region bereitstellen.
5. Angebote einholen: Fordern Sie Angebote von mehreren WEG-Verwaltern an. Die Angebote sollten detaillierte Informationen über die angebotenen Dienstleistungen und die Kosten enthalten.
6. Referenzen überprüfen: Fragen Sie nach Referenzen von anderen WEGs, die von dem Verwalter betreut werden oder wurden. Kontaktieren Sie diese Referenzen, um Feedback über die Qualität der Verwaltungsdienstleistungen zu erhalten.
7. Qualifikationen überprüfen: Stellen Sie sicher, dass der Verwalter die erforderlichen Qualifikationen und Zertifizierungen gemäß den gesetzlichen Anforderungen besitzt. In Deutschland sollten WEG-Verwalter beispielsweise Mitglieder im Verband der Immobilienverwalter Deutschland (VDIV) sein.
8. Persönliche Treffen: Führen Sie persönliche Gespräche mit den potenziellen Verwaltern. Dies ermöglicht es Ihnen, den Eindruck von ihrer Professionalität, Kommunikationsfähigkeit und ihrem Verständnis für die Bedürfnisse Ihrer WEG zu gewinnen.
9. Vertragsverhandlungen: Sobald Sie einen geeigneten Verwalter gefunden haben, verhandeln Sie die Vertragsbedingungen. Achten Sie darauf, alle Leistungen, Gebühren und Verantwortlichkeiten klar festzuhalten.
10. Einbindung der Wohnungseigentümer: Lassen Sie die Wohnungseigentümergemeinschaft an der Entscheidung teilhaben. Dies kann dazu beitragen, Akzeptanz und Unterstützung für den ausgewählten Verwalter sicherzustellen.

Checkliste: Welche Kompetenzen sollte ein WEG-Verwalter vorweisen?

Um den richtigen Verwalter für Ihre WEG zu finden, haben wir Ihnen im Folgenden eine Checkliste zusammengestellt, die alle wichtigen Kompetenzen, über die ein guter Hausverwalter verfügen sollte, enthält.

Wie erfolgt die Bestellung des WEG-Verwalters?

Bei der Bestellung des WEG-Verwalters gibt es einiges zu beachten: Die Bestellung des Verwalters erfolgt durch einen Mehrheitsbeschluss in der Eigentümerversammlung (§ 26 Abs. 1 S. 1 WEG). Dieses Recht zur Bestellung ist nicht auf Dritte übertragbar, auch ein evtl. vorhandener Verwaltungsbeirat kann diese Aufgabe nicht übernehmen.

Die Bestellung des Verwalters erfolgt in 3 Schritten:

1.       Beschluss über die Bestellung

2.       Erklärung gegenüber der zu bestellenden Person

3.       Annahme der Bestellung (Abschluss des Verwaltervertrags)

Eine wirksame Bestellung setzt einen Eigentümerbeschluss voraus. Diesen können Mitglieder der WEG mit Stimmenmehrheit fassen. Der Bestellungsbeschluss wird durch eine Bestellungserklärung ausgeführt. Diese Bestellungserklärung gibt der Versammlungsleiter gegenüber der zu bestellenden Person ab. Der Gewählte muss dann die Annahme der Bestellung ebenfalls erklären. Erst dann ist der Bestellungsakt vollzogen.

Wie lange dauert die Amtszeit des WEG-Verwalters?

Die Bestellung der WEG-Verwaltung ist nach § 26 Abs. 1 S. 2 WEG auf höchstens 5 Jahre begrenzt. Die Frist beginnt mit dem Zeitpunkt der Bestellung. Mit Ablauf der Bestellungszeit endet automatisch auch die Stellung als WEG-Verwaltung.

Ist der WEG-Verwalter auf unbestimmte Zeit bestellt, endet seine Organstellung mit Ablauf der 5 Jahre, auch wenn der Verwaltervertrag noch nicht beendet ist. Die Gemeinschaft kann aber den amtierenden WEG-Verwalter nach Ablauf der Bestellungszeit erneut zum Verwalter bestellen; in der Regel empfiehlt sich für diesen Fall die automatische Verlängerung des Verwaltervertrags (darin) festzuschreiben. Die Wiederwahl ist wiederum auf maximal 5 Jahre begrenzt. Erforderlich ist ein neuer Mehrheitsbeschluss der Wohnungseigentümer.

Kann ein WEG-Verwalter abberufen werden?

Nach § 26 Abs. 3 Satz 1 WEG kann eine WEG-Hausverwaltung jederzeit abberufen werden – und das ohne Rechtfertigung. In der Regel basiert die Abberufung eines WEG-Verwalters auf den folgenden Gründen:

• auftretende Probleme zwischen Verwaltung und Eigentümern,
• Fehler von Seiten der Verwaltung oder
• der Wunsch nach einer neuen WEG-Verwaltung.

Wie ruft man einen WEG-Verwalter ab?

Um die bestehende WEG-verwaltung abzuberufen, muss zunächst in einer Eigentümerversammlung eine Abstimmung über die Entscheidung stattfinden. Erhält der Wunsch nach Abberufung der Verwaltung eine einfache Mehrheit, also mindestens 50 Prozent der Stimmen, ist die Abberufung beschlossen.

Nach 6 Monaten endet der Vertrag der Hausverwaltung nun von alleine („Kündigungsfrist“ beträgt demnachc sechs Monate, wenn nicht anders im Vertrag niedergeschrieben).

Ist jedoch eine schnellere Kündigung vonseiten der Eigentümer erwünscht, gibt es verschiedene andere Möglichkeiten, der Vertrag frühzeitig enden zu lassen. Wege hierfür finden sich in einer möglichen Parteivereinbarung oder andere Kündigungsmöglichkeiten, die innerhalb des Vertrages festgehalten wurden.

Was kostet eine WEG-Verwaltung?

Für die Tätigkeit und die Wahrnehmung der zahlreichen, zuvor genannten Aufgaben, wird eine entsprechende Verwaltervergütung fällig. Üblicherweise wird eine Pauschalvergütung pro Sondereigentumseinheit oder ein Festhonorar für die Verwaltung einer gesamten Wohnanlage vereinbart. Die Kosten der WEG-Verwaltung richten sich nach mehreren Faktoren, unter anderem natürlich danach, wie umfangreich die definierten Aufgaben in der Praxis sind. Maßgeblich entscheidend für die Höhe der WEG-Verwaltungsgebühren sind neben den Aufgaben:

• die Region und Lage des Objektes,
• die Größe des Objektes,
• der Zustand der Immobilie und der Wohnungen sowie
• die Anzahl und Struktur der Mieter wie auch
• die Art der Verwaltung.

Ist eine Vergütung nicht ausdrücklich vereinbart, können WEG Mitglieder bei einer professionellen Verwaltung von einer branchenüblichen Vergütung ausgehen. Die Gebühren variieren nach Art, Ausstattung, Alter und Lage der Gemeinschaft – sowie nach Qualifikation der Verwaltung – gegenwärtig zwischen 15 und 35 € pro Wohneinheit (bzw. Teileigentum) und Monat. Für Garagen beträgt die Verwaltergebühr im Allgemeinen zwischen 1,50 und 3 € im Monat.

Interessant ist vor allem die Differenzierung nach unterschiedlichen Arten der Verwaltung. Hier wird in der Praxis meistens differenziert zwischen einer WEG-Verwaltung, einer Mietverwaltung sowie einer Verwaltung von Sondereigentum. Mitentscheidend für die Kosten der WEG-Verwaltung ist natürlich auch die Anzahl der entsprechenden Objekteinheiten sowie der Zustand der Immobilie.

Was ist ein Verwaltungsbeirat?

Die Eigentümer der entsprechenden Wohnungseinheiten haben innerhalb der stattfindenden Eigentümerversammlung die Möglichkeit, die Bestellung eines Verwaltungsbeirates vorzunehmen. Der Verwaltungsbeirat einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) ist demnach ein Gremium, das aus Wohnungseigentümern besteht und in vielen WEGs gewählt wird, um die Tätigkeiten und Entscheidungen der WEG-Verwaltung zu überwachen und zu unterstützen.

Der Verwaltungsbeirat besteht in der Regel aus drei Personen (Wohnungseigentümer), die sich aus einem Vorsitzenden und zwei Vertretern zusammensetzen. 

Welche Aufgaben hat ein Verwaltungsbeirat?

Welche Aufgaben der Verwaltungsbeirat hat, ist im Paragraph 29 des Wohnungseigentumsgesetzes festgelegt. Dort steht zum Beispiel, dass der Verwaltungsbeirat weder eine Handlungsbefugnis besitzt noch ein Vertreter der Eigentümergemeinschaft nach außen hin ist. Stattdessen sind seine Aufgaben ausschließlich im beratenden und unterstützenden Bereich angesiedelt.

Das bedeutet, dass der Verwaltungsbeirat insbesondere die WEG-Verwaltung dabei unterstützt, dass diese ihren Aufgaben möglichst umfangreich nachkommen kann. Zu beachten ist ferner, dass es keineswegs verpflichtend für die Wohneigentümergemeinschaft ist, einen Verwaltungsbeirat zu bestellen.