Das sind die 9 wichtigsten Aufgaben und Befugnisse des Hausverwalters

Die Aufgaben und Befugnisse des Hausverwalters ergeben sich im Wesentlichen aus dem WEG (§ 27 und § 28 WEG). Ferner hat der Verwalter seine Aufgaben und Befugnisse im Zusammenhang mit der Einberufung und Durchführung der Wohnungseigentümerversammlung. Weiteres kann im Verwaltervertrag vereinbart werden. Folgende Pflichten hat der Verwalter in jedem Fall zu erfüllen:

• die Durchführung von Beschlüssen und die Durchsetzung der Hausordnung, § 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG
• die ordnungsgemäße Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums, § 27 Abs. 1 Nr. 2 WEG
• die Durchführung dringender Erhaltungsmaßnahmen, § 24 Abs. 1 Nr. 3 WEG
• die Verwaltung gemeinschaftlicher Gelder, § 27 Abs. 1 Nr. 4 WEG
• das Führen der Beschluss-Sammlung gemäß § 24 Abs. 7 und Abs. 8 WEG
• die Aufstellung eines Wirtschaftsplanes sowie der Jahresabrechnung und Rechnungslegung gemäß § 28 WEG
• das Veranlassen von Maßnahmen ordnungsgemäßer Instandhaltung und -setzung des gemeinschaftlichen Eigentums, insbesondere auch Abwendungen von Nachteilen, bzw. Schäden, die das Gemeinschaftseigentum betreffen
• die Entgegennahme von Willenserklärungen von Dritten, soweit sie alle Wohnungseigentümer betreffen, oder auch Zustellungen, wenn sie an alle Wohnungseigentümer gerichtet sind

Bitte beachten: Darüber hinaus fungiert der Verwalter für die Gemeinschaft auch als Zustellungsvertreter in gerichtlichen Verfahren (§ 27 Abs. WEG). Konkret: Wenn die Wohnungseigentümer verklagt werden, reicht die Zustellung an den Verwalter aus, er nimmt stellvertretend die Klage entgegen.

Die 9 wichtigsten Aufgaben und Befugnisse des Hausverwalters im Einzelnen

Der Hausverwalter ist zum einen Organ der rechtsfähigen Wohnungseigentümergemeinschaft (welche nach Außen bei bestimmten Rechtsgeschäften als Einheit auftritt), zum anderen ist er aber auch Vertreter einzelner Eigentümer.

Hier vertritt er dann die einzelnen Wohnungseigentümer als Mitglieder der nicht rechtsfähigen Miteigentümergemeinschaft. Zu diesem Zweck kann er von der Gemeinschaft die Ausstellung einer Vollmachtsurkunde verlangen (§ 27 Abs. 3 WEG). Das sind die 9 wichtigsten Aufgaben und Befugnisse des Verwalters:

1. Jahresabrechnung erstellen

Der Verwalter hat für jeweils ein Kalenderjahr einen Wirtschaftsplan vorzulegen (§ 28 Abs. 3 WEG). In diesem werden die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben der Verwaltung für das gemeinschaftliche Eigentum aufgeführt.

Neben den Einnahmen und Ausgaben muss der Wirtschaftsplan auch die Beitragsleistungen der Eigentümer und die zu bildende Instandhaltungsrücklage berücksichtigen. Der Verwalter hat auch über das vergangene Jahr eine Abrechnung aufzustellen, aus der die WEG Eigentümer ersehen können, wie sich die Einnahmen und Ausgaben des abgelaufenen Jahres zusammensetzen.

Achtung: Wenn die Eigentümerversammlung der Abrechnung zustimmt, entlastet sie den Verwalter. Die Eigentümer genehmigen damit das Verhalten des Verwalters und schließen etwaige Ersatzansprüche gegenüber dem Verwalter aus.

2. Beschlüsse durchführen

Der Verwalter ist gegenüber der Gemeinschaft berechtigt und verpflichtet, die Beschlüsse umzusetzen und für die Durchführung der Hausordnung zu sorgen. Dies gilt auch, wenn Beschlüsse anfechtbar sind, allerdings nicht für offensichtlich unwirksame Beschlüsse, wenn sie etwa gegen gesetzliche Verbote verstoßen.

3. Instandsetzung und -haltung sicherstellen

Der Verwalter ist verpflichtet, die erforderlichen Maßnahmen zu treffen, die für die ordnungsgemäße Instandhaltung und -setzung des gemeinschaftlichen Eigentums notwendig sind. Im Einzelnen bedeutet dies, dass er auf entsprechende Mängel hinweisen muss und dafür Sorge trägt, dass die Wohnungseigentümer über entsprechende Instandsetzungsmaßnahmen beschließen.

Vorab muss der Verwalter Kostenvoranschläge einholen und diese der Wohnungseigentümergemeinschaft vorlegen, damit diese über die Kosten beschließt.

Im Rahmen von Bauarbeiten am Gemeinschaftseigentum muss der Verwalter die Wohnungseigentümer über Baumängel und über bestehende Gewährleistungsfristen aufklären. Außerdem hat er dafür Sorge zu tragen, dass eine Entscheidung der Wohnungseigentümer getroffen wird, welche Maßnahmen im Hinblick auf drohenden Ablauf von Gewährleistungsfristen für Baumängel zu ergreifen sind.

Hinweis: In dringenden Fällen darf der Verwalter die erforderlichen Maßnahmen treffen, um das gemeinschaftliche Eigentum zu erhalten (etwa die Reparatur der Heizung beantragen), § 27 Abs. 1 Nr. 3 WEG.

4. Gelder getrennt verwalten

Der Verwalter muss die Gelder der Wohnungseigentümergemeinschaft getrennt von seinem Vermögen verwalten. Hierbei handelt es sich um Wohngeldzahlungen der Wohnungseigentümer (§ 27 Abs. 1 Nr. 6, Abs. 3 Nr. 5 WEG). Mehrheitlich können die Wohnungseigentümer beschließen, dass die Zustimmung eines Wohnungseigentümers oder eines Dritten, etwa eines beauftragten Architekten, notwendig ist, um über die Gelder zu verfügen.

Der Verwalter ist berechtigt, für die Eigentümergemeinschaft ein Konto einzurichten, das auf deren Namen geführt wird (§ 27 Abs. 5 WEG).

5. Über Rechtsstreitigkeiten informieren

Seit 2007 ist jeder WEG-Verwalter verpflichtet, die Wohnungseigentümer unverzüglich über das Bestehen eines Rechtsstreits zu informieren (§ 27 Abs. 1 Nr. 7 WEG). Hintergrund ist, dass auch gerichtliche Verfahren in Wohnungseigentumssachen nach den Bestimmungen der Zivilprozessordnung erfolgen.

6. Notwendige Erklärungen abgeben

Der Verwalter hat die Erklärungen abzugeben, die zur Ausführung seiner Aufgaben notwendig sind, er kann die Gemeinschaft also nach außen vertreten, also für die Gemeinschaft etwa einen Handwerker beauftragen.

7. Rechtsanwaltsgebührenvereinbarung treffen

Nach § 27 Abs. 2 Nr. 4 WEG ist der Verwalter berechtigt, im Namen aller Wohnungseigentümer mit einem Rechtsanwalt wegen eines Rechtsstreits eine Gebührenvereinbarung (Vertrag über die Honorierung eines Rechtsanwalts) zu treffen. Auf dieser Grundlage darf er den Anwalt beauftragen.

8. Vollmachts- /Ermächtigungsurkunde

Gemäß § 27 Abs. 6 WEG darf der Verwalter die Ausstellung einer Vollmacht und Ermächtigungsurkunde verlangen, aus welcher der Umfang seiner Vertretungsmacht ersichtlich ist.

Hier sollten WEG Eigentümer darauf achten, dass diese Vollmacht nicht von der gesetzlichen Beschränkung eines Insichgeschäfts befreit (§ 181 BGB). Dies sind Geschäfte, bei denen der Vertreter in eigenem Namen und für den Vertretenen seine Erklärung abgibt. Dies führt zu Interessenskollisionen.

9. Der Verwalter muss eine Beschluss-Sammlung führen

Eine wesentliche und weitere Verpflichtung enthält § 24 Abs. 8 WEG. Danach hat der Verwalter eine ordnungsgemäße Beschluss-Sammlung anzulegen. Eine Verletzung dieser Pflicht stellt einen wichtigen Grund zur Abberufung des Verwalters dar (§ 26 Abs. 1 WEG). Die Beschluss-Sammlung muss enthalten:

• alle in der Wohnungseigentümerversammlung verkündeten Beschlüsse mit Angabe von Ort und Datum der Versammlung
• alle Beschlüsse im Wortlaut
• alle Urteilsformeln und wohnungseigentumsrechtlichen Entscheidungen von Gerichten

Die Beschlüsse und die gerichtlichen Entscheidungen muss der Verwalter fortlaufend eintragen und nummerieren. Sind Beschlüsse angefochten oder durch ein Gerichtsurteil aufgehoben worden, hat der Verwalter dies zu vermerken.

Insbesondere müssen WEG Eigentümer darauf achten, dass der Verwalter verpflichtet ist, die Beschlüsse unverzüglich in die Beschluss-Sammlung einzutragen. Dies bedeutet, dass der Beschluss spätestens am darauffolgenden Werktag, nachdem der Beschluss verkündet wurde, oder 2 bis 3 Tage später im Anschluss in die Beschlusssammlung aufgenommen werden muss. Bei Beschlüssen ist der Beschlusswortlaut, die Angabe der Versammlung mit Ort, Datum und der Angabe der Tagesordnungspunkte einzutragen.

Im Fall einer gerichtlichen Entscheidung muss der Verwalter das Aktenzeichen des Gerichts mit Datum der Entscheidung, der Parteien sowie des Tenors des Urteils eintragen. Es muss darüber hinaus vermerkt sein, wann genau vom Verwalter eine Eintragung vorgenommen wurde.

Als Wohnungseigentümer hat man jederzeit das Recht, die Beschluss-Sammlung einzusehen. Dieses Recht kann man auch auf Dritte, z.B. Kaufinteressenten, übertragen. WEG Eigentümer können vom Verwalter auch Kopien (gegen Kostenerstattung) von der Beschluss-Sammlung verlangen.