Verwaltung der Eigentumswohnung: Der Verwaltervertrag und dessen Funktion

Für Sie als Vermieter und der Verwaltung einer Eigentumswohnung ist der Verwalter ein wichtiger Ansprechpartner für alle Fragen rund um die Wohnung sowie das gemeinschaftliche Eigentum.

Ein wasserdichter Verwaltervertrag ist dabei wichtig.

Ohne eine zuverlässige und kompetente Verwaltung der Anlage kann die erwartete Rendite nur in Ausnahmefällen erzielt werden.

Die Art und Weise, wie der Verwalter seine Geschäfte wahrnimmt, schlägt sich zumindest mittelbar auf Ihren Anlageerfolg nieder.

Aus diesem Grund sollten Sie bei der Suche nach einem kompetenten Verwalter darauf achten, dass Ihre Interessen als Vermieter gewahrt werden.

Funktion des Verwalters im Verwaltervertrag festlegen

Während innerhalb der Eigentümergemeinschaft die Versammlung der Eigentümer als oberstes Organ sozusagen die „höchste Instanz“ für die Fassung von Beschlüssen darstellt, ist für deren Ausführung üblicherweise der Verwalter zuständig.

Das Gesetz schreibt die Bestellung eines Verwalters nicht zwingend vor. Allerdings gibt es in der Praxis kaum Eigentümergemeinschaften, die auf die Bestellung eines Verwalters verzichten.

Allenfalls in kleineren Anlagen kommt es vor, dass aus Praktikabilitäts- und Kostengründen auf die Bestellung eines Verwalters verzichtet wird.

In diesen Fällen werden die Verwaltungsaufgaben meist durch einen Miteigentümer wahrgenommen.

Verwaltung der Eigentumswohnung: Aufgaben des Verwalters

Als Vermieter einer Eigentumswohnung müssen Sie wissen, dass dem Verwalter eine Reihe von Aufgaben und Befugnissen gesetzlich zugeordnet ist.

Allerdings bedeutet dies nicht, dass der Verwalter eigenmächtig handeln darf:

Bei der Ausübung seiner Verwaltungstätigkeit ist er streng an die Beschlüsse der Gemeinschaft gebunden und hat deren Weisungen zu beachten.

Hält er diese Beschränkungen nicht ein, stehen der Gemeinschaft bzw. den geschädigten Wohnungseigentümern unter Umständen Schadenersatzansprüche zu.

Dasselbe gilt dann, wenn Dritte durch nachlässige Amtsausübung des Verwalters zu Schaden kommen.

Verwaltung der Eigentumswohnung: Organisatorische Ausstattung des Verwalters

Insbesondere bei größeren Eigentümergemeinschaften muss darüber hinaus geprüft werden, ob der Verwalter über die notwendige organisatorische und administrative Ausstattung verfügt.

Aus diesem Grund sollte unbedingt ein Miteigentümer oder ein Mitglied des Verwaltungsbeirats den Verwalter vor seiner Bestellung in dessen Büroräumen aufsuchen, um diesen Punkt zu klären.

So gehen Sie bei der Auswahl eines Verwalters vor

Über die Person und Qualifikation des Verwalters finden sich im Gesetz keine Vorgaben.

Insbesondere ist die Ausübung der Tätigkeit als Verwalter an keine besondere berufliche Ausbildung oder Qualifikation geknüpft.

Dies ist ein wesentlicher Punkt, weshalb Sie als Vermieter einer Eigentumswohnung darauf achten sollten, dass die Qualifikation eines Verwalters vor seiner Bestellung sorgfältig geprüft wird.

Allgemein lässt sich in Bezug auf die Qualifikation des Verwalters Folgendes sagen:

Als hilfreich hat sich erwiesen, wenn der Verwalter eine Ausbildung mit bautechnischem oder kaufmännischem Hintergrund absolviert hat.

Soweit er eine kaufmännische Ausbildung vorweist, ist es hilfreich, wenn diese einen Immobilienbezug hatte.

Wenn sich also ein neuer Verwalter der Gemeinschaft präsentiert, sollten Sie ihn gezielt nach seiner Ausbildung und Berufserfahrung befragen.

Drängen Sie in Ihrem eigenen Interesse auch darauf, dass die Gemeinschaft darüber hinaus Referenzen bei anderen Wohnungseigentümergemeinschaften einholt, für die der Verwalter bereits tätig ist oder war.

Soweit ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, kann dieser beauftragt werden, Kontakt mit anderen Eigentümergemeinschaften aufzunehmen.

Auf diese Weise ergibt sich ein recht zuverlässiges Bild davon, mit welcher Zuverlässigkeit und Kompetenz der Verwalter seinen Aufgaben nachkommt.

Veranlassen Sie, dass die anderen Eigentümergemeinschaften über folgende Punkte um Auskunft gebeten werden:

• Wurde der Wirtschaftsplan rechtzeitig und nicht erst nach Aufforderung durch die Eigentümer aufgestellt?
• Waren die im Wirtschaftsplan zugrunde gelegten Zahlen realistisch oder mussten regelmäßig größere Nachzahlungen geleistet werden?
• Wurde die Jahresabrechnung pünktlich erstellt?
• Waren die Jahresabrechnungen inhaltlich korrekt oder wurden öfter Korrekturen notwendig?
• Kümmert sich der Verwalter persönlich um wichtige Angelegenheiten der Gemeinschaft oder beauftragt er auch hierzu Mitarbeiter?
• Wie laufen die vom Verwalter geleiteten Eigentümerversammlungen ab? Ist er souverän oder lässt er sich leicht aus dem Konzept bringen?
• Werden die Sitzungsprotokolle rechtzeitig erstellt und den Eigentümern zur Verfügung gestellt? Sind die Protokolle vollständig und inhaltlich zutreffend?

Checkliste: Prüfungspunkte bei der Auswahl des Verwalters

Welche Punkte bei der Auswahl des Verwalters im Einzelnen geprüft werden sollten, können Sie der folgenden Checkliste entnehmen.

• Besitzt der Verwalter eine ausreichende Qualifikation und ausreichende Berufserfahrung?
• Wie groß sind die Eigentümergemeinschaften, die bislang von dem Verwalter betreut wurden?
• Betreibt er die Verwaltung von Eigentumswohnungen lediglich nebenberuflich oder hauptberuflich?
• Liegt die vom Verwalter geforderte Vergütung im Rahmen der Angebote anderer Verwalter?
• Wurden andere Eigentümergemeinschaften nach ihren Erfahrungen mit dem betreffenden Verwalter befragt?
• Übernimmt der Verwalter die Betreuung der Anlage persönlich oder beabsichtigt er, einen Mitarbeiter zu beauftragen?
• Hat sich der Verwalter vor Abgabe seines Angebotes einen Überblick über den Zustand der Anlage verschafft? Hat er Einblick in die wichtigsten Unterlagen genommen?
• Wurde der Verwaltervertrag vorab von einem Fachmann (Rechtsanwalt) geprüft?

Checkliste: Diese Punkte dürfen in keinem Verwaltervertrag fehlen

• Genaue Bezeichnung der Vertragsparteien
• Inkrafttreten, Laufzeit und Beendigung des Vertrages
• Aufgaben und Pflichten des Verwalters
• Pflicht zur Zusammenarbeit mit dem Verwaltungsbeirat
• Vergütung und Auslagenerstattung des Verwalters
• Zahlungsweise der Vergütung und Angabe des Vergütungskontos
• Verpflichtung des Verwalters zum Abschluss einer Haftpflichtversicherung
• Haftung des Verwalters
• Auflistung der dem Verwalter überlassenen Unterlagen
• Aufzählung der vom Verwalter geführten Konten der Gemeinschaft
• Pflicht zur Trennung von Geldern der Gemeinschaft vom privaten Vermögen des Verwalters
• Pflicht des Verwalters bei Beendigung seiner Tätigkeit eine ordnungsgemäße Abrechnung zu erstellen und die in seinem Besitz befindlichen Unterlagen der Gemeinschaft zurückzugeben
• Regelung über die Möglichkeit zur Einsichtnahme in Verwaltungsunterlagen durch Verwaltungsbeirat oder Miteigentümer