Hausverwaltung Vertrag: Was alles geregelt sein muss

Im Zuge der Einsetzung eines Hausverwalters wird ein Verwaltungsvertrag notwendig.

Wie aber schaut dieser aus, welche Punkte muss er regeln?

Der Verwaltervertrag

Der regelmäßig entgeltliche Verwaltervertrag ist ein Geschäftsbesorgungsvertrag.

Parteien des Verwaltervertrages sind der Verwalter, Sie und die übrigen Wohnungseigentümer, also die Eigentümergemeinschaft insgesamt.

Vertragspartner sind somit auch die beim Beschluss über die Verwalterbestellung nicht mit abstimmenden und auch die überstimmten Wohnungseigentümer.

Welche Punkte im Verwaltervertrag geregelt sein sollten

Für ein reibungsloses Funktionieren der Verwaltung Ihrer Wohnanlage ist es unerlässlich, dass der Verwaltervertrag klare und eindeutige Regelungen enthält. Manche Verwalterverträge füllen kaum ein Blatt; andere stellen ein ausgeklügeltes mehrseitiges Vertragswerk dar.

Der richtige Vertrag schützt Sie als Wohnungseigentümer vor Verlusten und sichert zugleich Ihre finanziellen und wirtschaftlichen Interessen.

Ein Verwaltervertrag muss mindestens zu folgenden Punkten Regelungen enthalten:

• Vertragsparteien
• Aufgaben und Befugnisse
• Vertretung
• Vergütung
• Vertragsdauer
• Haftung
• Abberufung/Kündigung

Über den Abschluss des Verwaltervertrages entscheiden Sie und die übrigen Wohnungseigentümer in einer Versammlung.

Hinweis: Die Bestellung eines Verwalters kann durch eine Vereinbarung der Eigentümer nicht ausgeschlossen werden. Das ist selbst in Kleinstanlagen nicht möglich.

Praxis-Tipp: Es bietet sich an, den Verwaltungsbeirat – sofern vorhanden – oder einen Rechtsanwalt zu beauftragen, den Verwaltervertrag mit dem ausgewählten Bewerber unter Berücksichtigung der im Bestellungsbeschluss festgelegten Bedingungen auszuhandeln.

Der Verwalter ist nur der Wohnungseigentümergemeinschaft insgesamt gegenüber verpflichtet.

Sie als einzelner Wohnungseigentümer können nur mit Ermächtigung aller anderen Wohnungseigentümer in Form eines Mehrheitsbeschlusses Ansprüche gegen den Verwalter geltend machen.

Form, Inhalt und Dauer des Verwaltervertrages

Für den Verwaltervertrag ist grundsätzlich keine Form vorgeschrieben.

In ihm sollten nur Regelungen über die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums getroffen werden, nicht etwa auch solche über die Verwaltung von Sondereigentum einzelner Eigentümer.

Sie und die übrigen Vertragspartner sind in der Gestaltung eines Verwaltervertrages grundsätzlich frei.

Praxis-Tipp: Verwenden Sie als Vorlage ein Vertragsmuster, dass aber durch einen Rechtsanwalt den konkreten Verhältnissen angepasst werden sollte.

Insbesondere müssen die bestehende Gemeinschaftsordnung und die baulichen Beschaffenheit der Wohnanlage berücksichtigt werden.

Die Vertragsdauer kann frei vereinbart werden, wobei das Wohnungseigentumsgesetz eine Höchstdauer von fünf Jahren vorsieht.

Eine Klausel, wonach sich der Verwaltervertrag verlängert wenn keine Kündigung ausgesprochen wird, muss ebenfalls die zulässige Gesamtdauer von fünf Jahren berücksichtigen.

Auch wenn die Bestellung des Verwalters auf unbestimmte Zeit erfolgt, endet sie nach fünf Jahren. Die meisten Verwalterverträge enthalten jedoch eine Verlängerungsklausel.

Beispiel: „Die Laufzeit des Vertrages beträgt fünf Jahre. Der Verwaltervertrag verlängert sich jeweils um zwei Jahre, wenn nicht sechs Monate vor Ablauf schriftlich gekündigt wird“.

Die Frist für eine ordentliche Kündigung des Verwaltervertrages sollte mindestens sechs Monate betragen, damit die Gemeinschaft ausreichend Zeit hat einen neuen Verwalter zu suchen.

Ein Verwaltervertrag endet außer durch Zeitablauf durch eine Kündigung.

Wurde kein Kündigungsrecht vereinbart, ist eine außerordentliche Kündigung und Abberufung aus wichtigem Grund, beispielsweise wegen Zerstörung der Vertrauensgrundlage, immer möglich. Dieses Recht der Eigentümer ist unverzichtbar.

Vergütung des Verwalters

Die Höhe der Vergütung des Verwalters kann frei vereinbart werden. Meist wird die Vergütung nach der Anzahl der Wohnungen/Gewerbeeinheiten bemessen.

Je nach Größe Ihrer Wohnanlage, bestehender Haustechnik sowie Zahl und Umfang gemeinschaftlicher Einrichtungen und Anlagen darf die Verwaltervergütung zwischen 15 bis 25 € pro Wohneinheit und Monat betragen.

Für Garagen und Einstellplätze beträgt die Verwaltergebühr im Allgemeinen zwischen 3 und 5 € pro Monat. Im Vertrag ist eine Klausel über die Anpassung der Verwaltervergütung sinnvoll.

Beispiel: „Beide Vertragsteile sind berechtigt, eine Neufestsetzung der Verwaltervergütung nach billigem Ermessen zu verlangen, wenn sich die beim Vertragsabschluss maßgeblichen Verhältnisse wesentlich geändert haben.

Eine solche wesentliche Veränderung tritt insbesondere ein, wenn sich der vom Statistischen Bundesamt festgestellte Preisindex für die Lebenshaltung der privaten Haushalte um mehr als drei Prozent geändert hat.

Mit dieser Vergütung im Rahmen Ihres Hausgeldes sind alle Tätigkeiten des Verwalters bezahlt.

Die Vergütung umfasst also sowohl die Arbeitsleistung des Verwalters, als auch die durch ihn getätigten Sachaufwendungen, z.B. Kosten von Buchhaltung, Telefon, Schreiben, Kopien, Porto.

In der Praxis kommt es zwischen Verwaltern und Wohnungseigentümern immer wieder zu Meinungsverschiedenheiten darüber, welche dieser Aufwendungen in der Verwaltergebühr enthalten sind.

Um solche Streitigkeiten zu vermeiden empfiehlt es sich, im Verwaltervertrag eindeutig zu regeln, für welche Tätigkeiten der Verwalter eine zusätzliche Vergütung verlangen kann.

Beispiel: „Mit der Vergütung des Verwalters sind die im Verlauf der normalen Verwaltertätigkeit anfallenden Auslagen abgegolten, insbesondere die Kosten für Porto und Telefon.

Nicht in der Verwaltervergütung enthalten, sondern von den Eigentümern gesondert zu tragen, sind folgende Aufwendungen: Entgelte für besondere Leistungen wie technische Gutachten, Architekten- und Ingenieurleistungen, Kosten eines Rechtsverfahrens.

Solche Leistungen sind gesondert zu vergüten, wenn sie von sachverständigem Personal des Verwalters ausgeführt werden“.

Mehr dazu: Hausverwaltung: Auskunftspflicht und Datenschutz.

Eine besondere Vergütung kommt beispielsweise auch für folgende Tätigkeiten in Betracht:

• Durchführung von Versammlungen, die zusätzlich zur jährlich abzuhaltenden Eigentümerversammlung abgehalten werden;
• Bearbeitung von Angelegenheiten einzelner Wohnungseigentümer, beispielsweise Mietverwaltung einzelner Eigentumswohnungen. Diese Leistungen sind mit den Eigentümern einzeln abzurechnen.