So prüfen Sie die Abrechnung der Hausverwaltung
Gleich ob es um die Kosten für den Hausverwalter geht, um laufende Ausgaben oder Rechnungen für Reparaturen, in einem Haus mit Eigentumswohnungen muss korrekt abgerechnet werden -es geht ums Geld der Eigentümer. Die Konten, die die Hausverwaltung zusammenstellt, müssen stimmen.
WEG-Rechnungsprüfung – Verwaltungsbeirat ermittelt
Ob dem so ist, wird noch vor der Eigentümerversammlung geprüft. Diese WEG-Rechnungsprüfung (WEG = Wohneigentümergemeinschaft) übernimmt der von den Eigentümern gewählte Verwaltungsbeirat. Geregelt ist das im § 29 des Wohneigentümergesetzes. Dort steht auch, was der Verwaltungsbeirat dabei zu tun hat.
Bei der WEG-Rechnungsprüfung werden alle Rechnungen und Angebote geprüft. Im Kern geht es um die Frage, ob die Einnahmen stimmen, was wofür ausgegeben wurde, ob das Wohngeld von allen bezahlt wurde, wie es mit der Instandhaltungsrücklage aussieht und ob der Umlageschlüssel passt. Alles muss seinem richtigen Konto und Wirtschaftsjahr zugeordnet sein.
Vollständig oder per Stichproben
Details über den Umfang einer WEG-Rechnungsprüfung enthält das Gesetz nicht. Sie kann entweder vollständig oder stichprobenartig sein. Hauptsache es liegen alle Unterlagen, Angebote, Rechnungen und Kontoauszüge vor. Zu prüfen ist aber auf jeden Fall, ob die Salden in der Buchhaltung mit den Kontenständen der Bank übereinstimmen. Und die Gesamtabrechnung muss schlüssig sein.
Bei der Schlüssigkeitsprüfung müssen nicht alle Einzelbelege stundenlang nachgerechnet werden. Als erstes muss bei den Zahlen in der Abrechnung der Anschluss an das vorangegangene Abrechnungsjahr stimmen. Ist dies der Fall, werden zum Anfangsbestand alle Zugänge hinzugerechnet und alle Ausgänge abgezogen. Daraus ergibt sich der Endbestand, der zu den ausgewiesenen Zahlen passen muss.
Stimmt dann alles mit den Konten und der Entwicklung der Instandhaltungsrücklage überein und sind die Verteilerschlüssel korrekt berücksichtigt, kommt der nächste Schritt: prüfen, ob Rechnungen und Belege formal in Ordnung, richtig verbucht und abgerechnet sind.
Bei Ungereimtheiten alles prüfen
Bei einer größeren Menge an Belegen empfiehlt sich eine Stichprobenüberprüfung von bis zu 20%. Hierbei müssen auch die Rechnungsbeträge und Stückzahlen mit den Angaben vorhandener Angebote übereinstimmen. Treten vermehrt Ungereimtheiten auf, ist das ein Hinweis auf ein grundlegendes Problem. In dem Fall muss alles nachgeprüft werden.
Wer sich in den Verwaltungsbeirat wählen lässt, sollte dies nur tun, wenn er sich sicher ist, das ganze mit der entsprechenden Sorgfalt und etwas Erfahrung in Sachen Buchhaltung durchführen zu können. Gerade bei größeren Häusern mit entsprechend vielen Eigentümern darf man nicht den Überblick verlieren. Wesentliche Punkte werden unter Umständen schnell übersehen – besonders wenn es um komplexe Abläufe geht, die man in der Darstellung der doppelten Buchführung erkennen muss.
Sind etwa Lohnzahlungen, Steuern und Sozialversicherungsabgaben im Spiel, ist es für weniger Geübte ratsam, eine Kostenabrechnung als Tabellenkalkulation anzufragen. Ist da alles übersichtlich nach Gewerken und Firmen zugeordnet, erleichtert das den Aufwand erheblich.
Beirat mit Haftungsrisiko
Sind die Abrechnungen stimmig und plausibel, sollte ein Verwaltungsbeirat an sein Haftungsrisiko denken. Schreibt er etwa „alles fachlich in Ordnung“, legt er sich fest. Besser sind Formulierungen, in denen die Entlastung des Verwalters „empfohlen“ wird.
Eine Empfehlung entspricht dem Wesen des Beirats, denn er unterstützt, entscheidet aber nicht. Das ist Angelegenheit der Eigentümergemeinschaft. Stellen sich im Nachhinein Fehler heraus, können betroffene Eigentümer den Beschluss der Eigentümerversammlung anfechten.
