Versammlungsprotokoll: Diese Fehler müssen Sie vermeiden

Bei einem Blick in das Versammlungsprotokoll hat sich schon so mancher Eigentümer gewundert.

Entsteht doch häufig der Eindruck, der Protokollführer habe eine andere Versammlung besucht als man selbst.

Das müssen Sie ebenso wenig hinnehmen wie eine verspätete Zusendung des Protokolls. Ich zeige Ihnen, welche Rechte Ihnen bezüglich des Versammlungsprotokolls zustehen.

Das WEG gibt keine Frist vor, innerhalb der das schriftliche Versammlungsprotokoll vorliegen muss.

Die Wohnungseigentümer sollen jedoch in die Lage versetzt werden, rechtzeitig vor Ablauf der 1-monatigen Anfechtungsfrist zu prüfen, ob eine Beschlussanfechtung erforderlich ist.

Die Rechtsprechung verlangt daher, dass das Protokoll mindestens 1 Woche vor Ablauf der Anfechtungsfrist fertig sein muss. Eine Pflicht zur Versendung des Protokolls an die Eigentümer sieht das Gesetz allerdings nicht vor.

Ein fehlerhaftes Protokoll kann korrigiert werden

Gibt das Versammlungsprotokoll Beschlussanträge oder Abstimmungsergebnisse unrichtig wieder, widerspricht das dem Grundsatz der ordnungsgemäßen Verwaltung.

Das Gleiche gilt, wenn das Protokoll Angaben enthält, die so in der Versammlung nicht gemacht wurden. Auch ein unvollständiges Versammlungsprotokoll ist mit dem Grundsatz der ordnungsgemäßen Verwaltung nicht zu vereinbaren.

Beispiel: Ihre Gemeinschaft bespricht den Umbau des Flur- und Eingangsbereichs nach den Plänen des Architekten X. Sie weisen darauf hin, dass Ihnen der Entwurf zwar gut gefällt, Sie ihn aber unter statischen Gesichtspunkten für bedenklich halten.

Es wird ein Beschluss der Gemeinschaft gefasst, nach dem der Umbau erfolgen soll – aber erst dann, wenn die Pläne durch einen Statiker für unbedenklich erklärt worden sind.

Das Protokoll gibt zwar den Beschluss über den Umbau wieder. Den Teil über die vorherige Überprüfung durch den Statiker enthält es jedoch nicht. Hier können Sie eine Korrektur verlangen.

Berichtigungsanspruch setzt aber Beeinträchtigung voraus

Ist das Protokoll fehlerhaft, können Sie die Unterschreibenden um Korrektur bitten.

Kommen diese Ihrer Bitte nach, achten Sie darauf, dass auch alle erforderlichen Personen – also normalerweise der Versammlungsvorsitzende, der Beiratsvorsitzende und ein Eigentümer – die Berichtigung unterschreiben. Dann hat alles seine Richtigkeit.

Einen Anspruch auf diese Berichtigung haben Sie aber nicht unbedingt. Ein solcher steht Ihnen nur zu, wenn Sie durch den Inhalt des Protokolls rechtswidrig beeinträchtigt werden oder eine rechtserhebliche Erklärung falsch protokolliert wurde.

Beispiel: In Ihrer Eigentümerversammlung wurde über die Bildung einer Instandhaltungs-Rücklage diskutiert.

Es standen mehrere Zahlen im Raum und schließlich fasste man den Beschluss, dass eine Rücklage in Höhe von 5.000 € – also für jeden der 5 Eigentümer 1.000 € – gebildet werden soll.

Da die Diskussion aus dem Ruder gelaufen ist und der Protokollführer überfordert war, hatte er in das Protokoll aufgenommen, dass eine Rücklage von 10.000 € – also 2.000 € pro Eigentümer – zu zahlen sei.

Durch diesen Fehler sind die Eigentümer benachteiligt, da sie 1.000 € mehr an Rücklage zahlen müssen. Es besteht folglich ein Berichtigungsanspruch.

Praxis-Tipp: Fertigstellungstermin und Versendungspflicht festlegen

Legen Sie den Fertigstellungstermin am besten per Beschluss fest. Nehmen Sie außerdem in Ihren Verwaltervertrag die Regelung auf, dass der Verwalter das Protokoll an die Eigentümer zu verschicken hat. Hierdurch ersparen Sie sich jede Menge Ärger.

Kein Berichtigungsanspruch bei Bagatellangelegenheiten

Bei Bagatellen inhaltlicher wie formeller Art oder Unrichtigkeiten, die sich aber in keiner Weise auf die gefassten Beschlüsse auswirken, können Sie die Berichtigung des Protokolls dagegen nicht verlangen.

Beispiel: Es ist ein Beschluss über das nächste Sommerfest der Eigentümer erfolgt. Der Beschluss ist mit einfacher Mehrheit von 8 zu 12 Stimmen zustande gekommen.

Laut Protokoll haben aber nur 6 Stimmen gegen und 14 Stimmen für das Sommerfest gestimmt.

Hier ist die tatsächliche Stimmenzahl unerheblich, da auch mit der im Protokoll enthaltenen Stimmenzahl die erforderliche einfache Mehrheit gegeben war.

Notfalls können Sie klagen

Erfüllen die Unterschreibenden Ihren Berichtigungsanspruch nicht freiwillig, können Sie diesen gerichtlich durchsetzen. Sie verklagen die Unterschreibenden dann gemäß § 43 Nr. 1 und 3 WEG auf Berichtigung des Protokolls.

Die Klage richtet sich gegen diejenigen, die das Protokoll unterschrieben haben.

War ein Unterzeichnender bereit, die Änderung freiwillig vorzunehmen, richtet sich Ihre Klage nur gegen diejenigen Protokollunterzeichner, an denen die Berichtigung gescheitert ist.

Grundsatz: Protokollierung ist keine Wirksamkeits-Voraussetzung

Grundsätzlich ist die Frage der ordnungsgemäßen Protokollierung für die Wirksamkeit eines Beschlusses ohne Bedeutung. Der wird nämlich bereits mit der Verkündung wirksam, die normalerweise noch in der Versammlung erfolgt.

Etwas anderes gilt aber dann, wenn die Teilungserklärung vorsieht, dass die Wirksamkeit eines Beschlusses von dessen ordnungsgemäßer Protokollierung im Versammlungsprotokoll abhängt.

In diesem Fall macht die fehlerhafte Aufnahme in das Protokoll den Beschluss anfechtbar.

Fazit: Fehler im Protokoll müssen nicht hingenommen werden

Enthält Ihr Protokoll erhebliche Fehler, müssen Sie das nicht hinnehmen. Setzen Sie Ihr Recht durch und verlangen Sie die Korrektur; notfalls gerichtlich.

Und: Weist das Protokoll häufiger Fehler auf, denken Sie vielleicht besser über einen neuen Protokollanten nach.