Digitale Eigentümerversammlung: Diese Regeln gelten in 2025

Die Eigentümerversammlung ist das Herzstück einer jeden Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG). Hier werden wichtige Entscheidungen getroffen wie Sanierungen oder die Bestellung des Verwalters. Doch seit der WEG-Reform im Oktober 2024 ist vieles anders, denn die Versammlung darf seitdem auch virtuell stattfinden, wenn die Eigentümergemeinschaft das so beschließt. Was ist erlaubt, welche Regeln gelten in 2025 und wie läuft die Durchführung ab?

Was ist eine Eigentümerversammlung?

Die Eigentümerversammlung (auch Wohnungseigentümerversammlung genannt) ist das zentrale Organ einer WEG. Bei der Eigentümerversammlung treffen sich alle Eigentümer von Wohnungen innerhalb eines Gebäudes, um über gemeinsame Angelegenheiten zu beraten und Beschlüsse zu fassen. Üblicherweise lädt der Verwalter mindestens einmal im Jahr zu einer solchen Versammlung ein. Bis zur WEG-Reform war die Eigentümerversammlung nur als klassische Präsenzversammlung erlaubt, also ein physisches Treffen aller Eigentümer an einem Ort. Seit der Reform hat sich das geändert: Eigentümergemeinschaften dürfen seit Oktober 2024 auch vollständig digitale Versammlungen abhalten, wenn bestimmte Voraussetzungen eingehalten werden.

Darf man eine digitale Eigentümerversammlung abhalten?

Seit dem 17. Oktober 2024 erlaubt § 23 Abs. 1a WEG ausdrücklich die digitale Eigentümerversammlung. Damit können Eigentümer und der Verwalter Beschlüsse auch online fassen, ohne physische Anwesenheit. Die Voraussetzung ist, dass die Versammlung hinsichtlich des Ablaufs und den Mitwirkungsmöglichkeiten der klassischen, physischen Form entspricht. Das heißt, alle Teilnehmer müssen die Möglichkeit haben sich äußern zu können, Fragen zu stellen und abstimmen zu können.

Außerdem darf die digitale Eigentümerversammlung nur dann virtuell stattfinden, wenn die Eigentümergemeinschaft dies zuvor mit einer Dreiviertel-Mehrheit beschlossen hat. Der Beschluss zur digitalen Versammlung gilt dann für maximal drei Jahre und muss anschließend erneuert werden.

Mit der neuen Regelung haben Wohnungseigentümer und die WEG nun mehr Möglichkeiten, auf die Bedürfnisse der Eigentümer zu reagieren.

Wann und wie ist die digitale Versammlung möglich?

Damit eine digitale Eigentümerversammlung rechtssicher ist, müssen diese fünf Bedingungen erfüllt sein:

1. Es liegt ein gültiger Beschluss mit einer Dreiviertel-Mehrheit vor.
2. Die Einladung enthält alle technischen Informationen wie Plattform, Zugangsdaten und eventuelle Supportmöglichkeiten.
3. Alle Teilnehmer können Rede-, Frage- und Stimmrechte ausüben.
4. Die Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten ist gewährleistet und die Teilnahme erfolgt nicht-öffentlich, was bedeutet, dass eine Teilnahme aus einem Café oder sonstigem öffentlich zugänglichen Raum nicht möglich ist.
5. Die Durchführung erfolgt so, dass sie einer physischen Versammlung gleichwertig ist.

Der Verwalter trägt die Verantwortung für die Organisation der digitalen Wohnungseigentümerversammlung, für den technischen Ablauf sowie für die rechtssichere Durchführung. Dazu gehört:

• Das rechtzeitige Versenden einer Einladung mit technischen Hinweisen.
• Die Auswahl einer stabilen Plattform.
• Die Sicherstellung der Sicherheit (z. B. eine verschlüsselte Übertragung).
• Die ordnungsgemäße Protokollierung der Beschlussfassung.

Es kann sinnvoll sein, im Vorfeld der Eigentümerversammlung einen Testlauf anzubieten, um technische Probleme zu vermeiden. Insbesondere wenn ältere Personen an der Versammlung teilnehmen, ist das empfehlenswert, um technische Hürden zu umgehen.

Es gibt auch Dienstleister wie zum Beispiel Softwareanbieter im Bereich der Immobilienverwaltung, die mit spezialisierten Tools unterstützen können. Auch der Immobilienverwalter sollte vorab Testläufe anbieten, um technische Probleme zu vermeiden.

So läuft eine digitale Eigentümerversammlung ab

Vom Grundprinzip ist der Ablauf einer digitalen Eigentümerversammlung ähnlich wie bei einer Präsenzversammlung. Von der Einladung über Eröffnung und Beschlussfassung und Nachbereitung sind die Schritte dieselben:

1.Einladung: Je nachdem, wie es in der Gemeinschaftsordnung festgehalten ist, erfolgt die Einladung per Post oder per E-Mail. Sie muss alle Informationen enthalten, die eine Teilnahme ermöglichen:

a.Nennung von Datum, Uhrzeit sowie digitaler Plattform

b.Technische Voraussetzungen

c.Hinweise zur Anmeldung

d.Vorgehen bei technischen Störungen

e.Eventuelle Alternative bei Ausfällen

2.Eröffnung und Feststellung der Teilnehmer: Der Verwalter prüft zu Beginn der Versammlung, ob alle Teilnehmer anwesend sind und sich ordnungsgemäß eingewählt haben. Die Beschlussfähigkeit wird festgestellt und zu Protokoll gebracht.

3.Diskussion und Beschlussfassung: Wie bei einer Präsenzversammlung werden dann die Tagesordnungspunkte vorgestellt und von den Eigentümern diskutiert. Anschließend erfolgt die Abstimmung über jeden Beschluss. Diese kann über in digitale Tools wie Klicksysteme oder Abstimmungsportale erfolgen.

4.Protokoll und Nachbereitung: Der Verwalter hält das Ergebnis der Beschlussfassung fest. Das Protokoll sollte folgende Angaben enthalten:

a.Datum und Form der Versammlung

b.Teilnehmerliste

c.Alle gefassten Beschlüsse

d.Technische Besonderheiten

e.Eventuelle Störungen oder Verzögerungen

Im Anschluss an die Versammlung muss den Eigentümern das Protokoll geschickt werden, auf Wunsch auch per E-Mail.

Regeln und Richtlinien für digitale Versammlungen

Das Gesetz verlangt, dass eine digitale Eigentümerversammlung einer Präsenzversammlung gleichkommt. Das bezieht sich auf den Ablauf, die Rechte der Eigentümer sowie die Möglichkeiten bei der Versammlung mitzuwirken, durch Diskussionen und durch Abstimmungen. Es darf keine Benachteiligung eines Eigentümers stattfinden, nur weil er online teilnimmt. Das ist insbesondere bei Hybrid-Versammlungen relevant, wenn ein Teil der Eigentümer sich in Präsenz trifft und ein anderer Teil digital zugeschaltet ist.

Hinsichtlich Datenschutz und Sicherheit macht das Gesetz folgende Vorgaben zur Eigentümerversammlung:

• Der Zugang darf nur mit personalisiertem Link oder Kennwort erfolgen
• Öffentliche Streams sind nicht zulässig
• Daten müssen gemäß DSGVO gespeichert werden
• Für Aufzeichnungen braucht es klare Regelungen – so darf eine Aufzeichnung beispielsweise nur erfolgen, wenn alle Eigentümer der Aufzeichnung zugestimmt haben

In der Einladung sollte außerdem geregelt sein, wie bei technischen Problemen vorzugehen ist. Möglich sind zum Beispiel eine Verlängerung der Eigentümerversammlung oder eine Vertagung. Alternativ kann dann auch eine physische Präsenzversammlung an einem Ersatz-Ort vereinbart werden.

Eigentümer, die nicht teilnehmen können, können eine andere Person bevollmächtigen. Bei einer digitalen Eigentümerversammlung sollte dies dann für alle Teilnehmer klargestellt werden. Es empfiehlt sich grundsätzlich, dass sich alle Teilnehmer mit ihrem Klarnamen in dem Tool anmelden, das für die Durchführung der Eigentümerversammlung genutzt wird, damit es nicht zu Missverständnissen kommt, wer wer ist.

Welche Vorteile hat eine digitale Eigentümerversammlung?

Eine Eigentümerversammlung digital abzuhalten, hat zahlreiche Vorteile:

• Höhere Teilnahmequote, besonders wenn Eigentümer weit weg wohnen
• Zeit- und Kostenersparnis durch wegfallende Anfahrt und Raummiete
• Dank digitaler Tools kann die Beschlussfassung schneller erfolgen
• Da Reisen und Druckkosten entfallen, ist diese Art Versammlung nachhaltiger

Welche Nachteile und Herausforderungen hat eine digitale Eigentümerversammlung?

Bei allen Vorteilen hat die digitale Eigentümerversammlung auch Nachteile:

• Besonders für ältere Teilnehmer kann es technische Hürden geben
• Es besteht eine Abhängigkeit von einer stabilen Internetverbindung
• Es gibt Datenschutzrisiken bei unzureichender Sicherheit
• Die Vorbereitung der Eigentümerversammlung ist für den Verwalter oft komplexer
• Bei Wortmeldungen oder Abstimmungen kann es zu Missverständnissen kommen

Mit einer guten Organisation und klaren Regeln ist es möglich, diese Probleme zu vermeiden. So empfiehlt es sich zum Beispiel zu Beginn der Eigentümerversammlung alle Teilnehmer darauf hinzuweisen, dass sie ihr Mikrofon stummschalten, wenn sie gerade nicht sprechen oder anzubieten, dass alle Fragen, die während der Versammlung aufkommen, der Übersichtlichkeit halber zunächst in den Chat geschrieben werden können.

Checkliste: So gelingt die digitale Eigentümerversammlung 2025

1. Beschluss über die digitale Durchführung mit einer Dreiviertel-Mehrheit fassen
2. Passende Plattform auswählen
3. Einladung zur Eigentümerversammlung rechtzeitig versenden (die Einladung muss die Eigentümer mindestens drei Wochen vor der Versammlung erreichen)
4. Techniktest vorab durchführen
5. Ablauf und Moderation festlegen
6. Teilnehmer identifizieren und protokollieren
7. Abstimmung digital durchführen
8. Protokoll anfertigen und versenden
9. Beschlüsse umsetzen

Fazit: Eine digitale Eigentümerversammlung ist eine klare Alternative

Seit Oktober 2024 ist die digitale Eigentümerversammlung gesetzlich möglich und spätestens seit 2025 ist sie auch in der Praxis angekommen. Mit einem entsprechenden Beschluss kann sie für bis zu drei Jahre die klassische Präsenzversammlung ersetzen. Wichtig ist, dass der Verwalter die technischen und organisatorischen Anforderungen erfüllt, die Teilnehmer rechtzeitig informiert werden und die Sicherheit der Daten gewährleistet ist. Bei allen Herausforderungen gibt es jedoch auch eindeutige Vorteile der digitalen Versammlung, solange alle rechtlichen Vorgaben eingehalten werden.