Hausverwaltung wechseln: Gründe und Tipps für den Wechsel

Die Hausverwaltung spielt eine zentrale Rolle bei der Verwaltung von Eigentum, insbesondere bei Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG). Doch was ist, wenn die Zusammenarbeit mit der aktuellen Hausverwaltung bzw. dem Verwalter nicht mehr zufriedenstellend ist? Ist es möglich, die Hausverwaltung zu wechseln und wenn ja, unter welchen Umständen?

Warum die Hausverwaltung wechseln?

Die Aufgaben eines Verwalters rund um das Eigentum sind vielfältig. Sie reichen von der Instandhaltung über die Abrechnung bis hin zur Kommunikation mit der Eigentümergemeinschaft. Aufgrund dieser zentralen Rolle ist eine gute Zusammenarbeit zwischen der Eigentümergemeinschaft und dem Verwalter essenziell. Die Gründe, um die Hausverwaltung zu wechseln, können vielfältig sein:

• Unzufriedenheit mit der Arbeit der Hausverwaltung bzw. des Verwalters
• Mangelnde Kommunikation und fehlende Transparenz durch den Verwalter
• Die Wohnungseigentümer erhalten fehlerhafte oder verspätete Abrechnungen
• Es werden hohe Kosten berechnet, aber keine entsprechenden Leistungen vom Verwalter geliefert
• Bei Instandhaltungsmaßnahmen am Eigentum mangelt es an der Initiative durch den Verwalter

Insbesondere bei einer WEG-Verwaltung, also der Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft, ist eine vertrauensvolle Zusammenarbeit essenziell. Schließlich soll diese die Interessen der Eigentümergemeinschaft vertreten.

Mietverwaltung oder WEG-Verwaltung: Wo liegt der Unterschied?

Bevor es um die rechtlichen Grundlagen eines Wechsels geht, muss die Art der Hausverwaltung unterschieden werden, denn davon hängt ab, wie der Wechsel konkret abläuft:

• Bei der Mietverwaltung handelt es sich in der Regel um die Verwaltung einer vermieteten Immobilie im Auftrag eines einzelnen Eigentümers. Der Verwalter übernimmt hier Aufgaben wie die Betreuung der Mieter, die Erstellung von Nebenkostenabrechnungen oder die Organisation von Instandhaltungsmaßnahmen. Ein Wechsel der Mietverwaltung erfolgt in diesem Fall durch eine einseitige Entscheidung des Eigentümers. Die Kündigungsfristen im Vertrag mit dem bisherigen Verwalter müssen dafür eingehalten werden.
• Bei der WEG-Verwaltung geht es um die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Dabei vertritt die Hausverwaltung die Interessen aller Eigentümer und ist unter anderem für die Verwaltung von gemeinschaftlichem Vermögen, für die Einberufung von Eigentümerversammlungen sowie für die Umsetzung von Beschlüssen zuständig. Ein Wechsel der Verwaltung kann nur durch einen formellen Beschluss auf der Eigentümerversammlung und eine anschließende Kündigung erfolgen und unterliegt damit anderen rechtlichen Rahmenbedingungen als die Mietverwaltung.

Welche rechtlichen Grundlagen gibt es für den Wechsel der Hausverwaltung?

Wie der Wechsel einer Hausverwaltung zu erfolgen hat, ist rechtlich geregelt. Bestimmte formale Schritte sind dafür notwendig. Grundsätzlich wird die Zusammenarbeit mit der aktuellen Hausverwaltung durch einen Verwaltervertrag geregelt. In diesem Verwaltervertrag ist schriftlich festgehalten, welche Rechte und Pflichten die Parteien haben und außerdem die Laufzeit des Vertrags sowie die Kündigungsfristen.

Kündigung des Verwaltervertrags

Damit die Hausverwaltung gewechselt werden kann, ist normalerweise eine Kündigung des bestehenden Verwaltervertrags notwendig. Diese Kündigung kann entweder ordentlich oder außerordentlich erfolgen:

• Ordentliche Kündigung: Unter Einhaltung der vertraglich vereinbarten Kündigungsfrist kann der Verwaltervertrag beendet werden. Die genaue Frist für die Kündigung kann variieren und beträgt üblicherweise drei bis sechs Monate.
• Außerordentliche Kündigung: Hat ein Verwalter in schwerwiegender Weise seine Pflichten vernachlässigt, dann kann auch eine außerordentliche Kündigung ausgesprochen werden. Das sollte allerdings gut dokumentiert sein und ist nur bei wirklich schwerwiegenden Verstößen wie der Veruntreuung von Geldern, massiven Pflichtverletzungen bei der Buchführung oder bei der wiederholten Untätigkeit bei der Durchführung dringender Maßnahmen möglich.

Beschluss der Eigentümergemeinschaft

Da die Hausverwaltung die Interessen der Eigentümergemeinschaft vertritt, ist für den Wechsel meist ein formeller Beschluss erforderlich. Dieser Beschluss wird auf einer Eigentümerversammlung gefasst, bei der alle Wohnungseigentümer stimmberechtigt sind. Ist ein Wechsel der Hausverwaltung geplant, muss das Thema in die Tagesordnung der nächsten Eigentümerversammlung aufgenommen werden. Dort können die Wohnungseigentümer dann offene Fragen klären, Angebote vergleichen und einen Beschluss fassen.

Üblicherweise muss der Beschluss mit einfacher Mehrheit der anwesenden oder vertretenen Eigentümer gefasst werden. Je nach Gemeinschaftsordnung der Eigentümerversammlung kann auch eine qualifizierte Mehrheit notwendig sein.

Hausverwaltung wechseln: Wann ist ein Umlaufbeschluss eine Alternative?

Wenn der Wechsel der Hausverwaltung dringend ist oder eine Eigentümerversammlung nicht möglich ist, dann kann die WEG auch einen Umlaufbeschluss fassen. Bei einem Umlaufbeschluss wird die Abstimmung ohne Versammlung schriftlich oder elektronisch durchgeführt. Ein Umlaufbeschluss ist nur gültig, wenn alle Eigentümer einstimmig zustimmen, es sei denn, die Gemeinschaft hat per Beschluss eine abweichende Regelung für das Umlaufverfahren getroffen, die auch Mehrheitsbeschlüsse erlaubt.

Wie läuft der Wechsel der Hausverwaltung ab?

Damit der Wechsel der Hausverwaltung ohne Zwischenfälle oder Informationsverlust vonstattengeht, sollte er gut vorbereitet werden. So gelingt der Wechsel in 4 Schritten:

1. Vorbereitung und Sammlung von Informationen

Bevor die Hausverwaltung gewechselt wird, sollten Angebote mehrerer anderer Hausverwaltungen eingeholt werden, damit ein objektiver Vergleich möglich ist. Entscheidend sind verschiedene Aspekte wie:

• angebotene Leistungen
• Kosten
• Servicequalität
• Fachkompetenz
• Referenzen
• Erreichbarkeit
• Digitalisierung

Erfolgt der Wechsel der Hausverwaltung auf Basis der Entscheidung einer WEG, dann sollte die Entscheidung für eine neue Hausverwaltung ebenfalls mit den Eigentümern besprochen werden. Ein gutes Angebot lässt sich anhand von Transparenz sowie Empfehlungen oder guten Referenzen erkennen. Auch ein Angebot mit einem fairen Preis-Leistungs-Verhältnis ist für den Abschluss eines neuen Verwaltervertrags relevant.

2. Eigentümerversammlung einberufen

Findet der Wechsel der Hausverwaltung im Rahmen einer WEG statt, dann sollte rechtzeitig zur Eigentümerversammlung einberufen werden und die geplante Kündigung des bestehenden Verwaltervertrags sowie der Wechsel zu einer neuen Hausverwaltungsgesellschaft als Tagesordnungspunkt aufgenommen werden. Nachdem auf der Eigentümerversammlung über den Wechsel abgestimmt wurde, können die Kündigung sowie die Bestellung einer neuen Hausverwaltung erfolgen.

3. Vertrag kündigen

Nach dem Beschluss zur Abberufung des alten Verwalters und der Bestellung des neuen Verwalters wird der bestehende Vertrag schriftlich gekündigt, sofern er mit der Abberufung nicht automatisch endet. Die neue Hausverwaltung tritt ihre neue Tätigkeit dann nach der formellen Bestellung an.

4. Übergabe

Damit die neue Hausverwaltung nach der Bestellung mit ihrer Arbeit beginnen kann, muss die alte Verwaltung ihre Unterlagen, Dokumente sowie die Schlüssel zum Eigentum an den neuen Verwalter übergeben. Mit einem detaillierten Übergabeprotokoll lässt sich vermeiden, dass es im Nachgang zu Problemen kommt.

Welche Besonderheiten gibt es bei der WEG-Verwaltung?

Bei einer WEG-Verwaltung ist die Situation meist komplexer, als wenn es um die Verwaltung einzelner Immobilien geht. Schließlich sind bei einer WEG viele Eigentümer beteiligt und die Interessen und Vorstellungen können in verschiedene Richtungen gehen. Die Rolle des Verwalters ist aus diesem Grund so verantwortungsvoll, da er die verschiedenen Interessen berücksichtigen und im besten Fall unter einen Hut bekommen sollte.

Denn neben der technischen Betreuung ist bei einer WEG-Verwaltung auch die rechtliche und wirtschaftliche Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums Teil der Aufgabe.

Tipps für Eigentümer: Mit dieser Checkliste gelingt der Wechsel der Hausverwaltung

Damit der Wechsel der Hausverwaltung gelingt, helfen diese Tipps:

• Alle Eigentümer sollten von Beginn an transparent über den Ablauf des Wechsels des Verwalters informiert sein.
• Es empfiehlt sich, mindestens drei Angebote zu vergleichen, um die beste Alternative zu finden.
• Bevor ein bestehender Verwaltervertrag gekündigt wird, sollten die Vertragsbedingungen und Kündigungsfristen geprüft werden.
• Bei Fragen oder Problemen, zum Beispiel zur Wirksamkeit eines Beschlusses oder zu den Besonderheiten eines Verwaltervertrags kann gegebenenfalls ein Fachanwalt für Immobilien, Miet- oder WEG-Recht hinzugezogen werden.
• Für einen lückenlosen und rechtssicheren Übergang empfiehlt sich eine gründliche Dokumentation der Beschlüsse, der Kündigung sowie der Übergabe.

Fazit: So gelingt der Wechsel der Hausverwaltung

Werden die formalen Schritte eingehalten, ist der Wechsel der Hausverwaltung in der Regel kein Problem. Entscheidend ist, dass die Eigentümergemeinschaft dahintersteht. Mit einem ordentlichen Beschluss bei der Eigentümerversammlung und dem Einhalten der Kündigungsfristen lässt sich der Wechsel durchführen.

Insbesondere bei der WEG-Verwaltung sollte die Entscheidung für eine neue Hausverwaltung durchdacht getroffen werden, da in einer Eigentümergemeinschaft schließlich mehrere Eigentümer beteiligt sind und dem neuen Verwalter nach der Bestellung viel Verantwortung zukommt.