Beschlusssammlung in der WEG: Inhalt, Pflichten, Muster

Damit die Verwaltung einer Eigentümergemeinschaft funktioniert, wird in regelmäßigen Abständen eine Eigentümerversammlung abgehalten. In dieser wiederum werden Beschlüsse gefasst, damit bestimmte Aktionen durchgeführt werden können. Von großer Bedeutung ist es, dass die entsprechenden Beschlüsse und somit Entscheidungen festgehalten und eingetragen werden, nämlich in die sogenannte Beschlusssammlung.

In unserem Beitrag erfahren Sie, was eine Beschlusssammlung in der WEG ist und worin deren Zweck besteht. Ferner gehen wir darauf ein, welche Inhalte in der Sammlung aufgeführt sein müssen, wann Eintragungen vorzunehmen sind, wer die Erstellung durchführen muss und wer das Recht hat, Einsicht ist sie Sammlung zu nehmen.

Was ist eine Beschlusssammlung WEG? Was ist deren Zweck?

Auf einer Eigentümerversammlung der WEG (Wohneigentümergemeinschaft) werden regelmäßig Beschlüsse gefasst und verkündet. Die sogenannte Beschlusssammlung enthält exakt den Wortlaut dieser Beschlüsse. Zusätzlich muss die Angabe von Ort und Datum der stattgefundenen Versammlung erfolgen. Ebenfalls eingetragen werden müssen gerichtliche Entscheidungen, bei denen ebenso das Datum sowie das Gericht aufzuführen sind.

Die Sammlung hat innerhalb einer Eigentümergemeinschaft eine tragende Rolle, weil dort eine nachvollziehbare Speicherung stattfindet und die Dokumentation beispielsweise auch bei einem Wechsel von Eigentümern wichtig ist. Somit ergibt sich der wesentliche Sinn und Zweck einer solchen Beschlusssammlung darin, dass diese als Informationsquelle für sämtliche Wohnungseigentümer fungiert. Darüber hinaus handelt es sich um eine Sammlung von Daten, damit wichtige Entscheidungen jederzeit und von allen Berechtigten nachträglich eingesehen werden können.

Ist die Beschlusssammlung Pflicht?

Schon seit geraumer Zeit handelt es sich bei der Beschlusssammlung nicht um eine freiwillige Angelegenheit, sondern das Erstellen ist per Gesetz verpflichtend. Grundlage ist das Wohnungseigentumsgesetz, und zwar konkret der Paragraph 24 Abs. 7 WEG. Das gilt allerdings ausschließlich für einen Beschluss, der ab dem 1. Juli 2007 verfasst wurde.

Was muss in einer Beschlusssammlung stehen?

Im Paragraph24 Abs. 7 des WEG ist ebenfalls aufgeführt, was die notwendigen Inhalte einer Beschluss Sammlung sind. Im Wesentlichen handelt es sich dabei um die folgenden Angaben:

• Gefasste Beschlüsse im Wortlaut
• Eintragung von Umlaufbeschlüssen
• Stimmverteilungen und Stimmrechtsregelungen
• Sonstiges

In erster Linie müssen sämtliche Beschlüsse eingetragen werden, die auf der Eigentümerversammlung gefasst worden sind. Dabei muss jeder Beschluss eingetragen werden, der verkündet wurde, und zwar mit dem exakten Wortlaut. Bei einem Beschluss per Umlaufverfahren muss die Eintragung ebenso erfolgen. Dieses Verfahren ist im Paragraph 23 Abs. 3 WEG näher beschrieben.

Grundsätzlich müssen sowohl angenommene (positive) als auch abgelehnte (negative) Beschlüsse eingetragen werden. Das bezieht sich zum Beispiel auf die Stimmverteilung sowie die Stimmrechtsregelungen, die ebenfalls auf der Versammlung der Eigentümer festgelegt werden. Zu den sonstigen Eintragungen zählen in erster Linie die gerichtlichen Urteile, welche die Eigentümergemeinschaft betreffen.

Wann sind Eintragungen in die Beschlusssammlung vorzunehmen?

Es gibt einige Anlässe, zu denen eine Eintragung in die Beschluss Sammlung vorzunehmen ist. Das gilt in erster Linie für folgende Beschlussarten:

• Verkündete Beschlüsse
• Umlaufbeschlüsse im schriftlichen Verfahren
• Negativ-Beschlüsse
• Beschlüsse auf der jährlichen ordentlichen Wohnungseigentümerversammlung
• Beschlüsse auf einer außerordentlichen Versammlung

Ebenfalls einzutragen sind die gerichtlichen Urteile. Das ist deshalb von großer Bedeutung, da Entscheidungen per Gericht gegen den sogenannten Rechtsnachfolger auch dann gelten, wenn sie nicht ins Grundbuch eingetragen sind. Daher könnte ein potentieller, neuer Eigentümer ohne den Eintrag in die Beschlusssammlung keine Kenntnis über solche Beschlüsse erlangen.

Beispiel für die Dokumentation in der Beschlusssammlung

Im Folgenden möchten wir Ihnen ein Beispiel geben, wie eine Dokumentation der Beschlusssammlung aussehen kann. Sie finden dort zum Beispiel den Inhalt des Beschlusses, die Angabe von Ort und Datum sowie weitere Details, wie sie im Dokument enthalten sein müssen.

Welche Form muss eine Beschlusssammlung aufweisen?

Es gibt keine festgelegte Form, welche die Beschlusssammlung aufweisen muss. Daher ist es dem Verwalter freigestellt, ob er das Dokument beispielsweise schriftlich angefertigt und in einem Ordner ablegt oder mithilfe eines Computers eine Datei erstellt. Heutzutage ist es im Hinblick auf die Form empfehlenswert, das Dokument entweder direkt per EDV zu erstellen oder zumindest in einer Datenbank elektronisch zu speichern.

Info: Zuständig für das Erstellen einer Beschlusssammlung ist der Verwalter der Eigentümergemeinschaft, dementsprechend der Hausverwalter. Sollte es keinen externen Verwalter geben, übernimmt entsprechend der Vorsitzende der Eigentümergemeinschaft diese Aufgabe. Sollte der Hausverwalter die Sammlung nicht ordnungsgemäß erstellen, kann dies ein Abberufungsgrund sein.

Für welchen Zeitraum muss die Beschluss Sammlung gespeichert werden?

Für viele Dokumente gibt es, insbesondere nach dem BGH und dem HGB, bestimmte Aufbewahrungsfristen. Diese können sich zum Beispiel auf fünf, zehn oder mehr Jahre belaufen. Im Hinblick auf die Beschlusssammlung ist es so, dass diese so lange erstellt und auch gespeichert bzw. aufbewahrt werden muss, wie die Wohneigentümergemeinschaft existiert. Somit kann sich die Aufbewahrungsfrist mitunter auf mehrere Jahrzehnte erstrecken.

Bis wann muss die Erstellung erfolgen?

Exakt im Gesetz genannte Fristen, in welchem Zeitrahmen die Erstellung der Sammlung erfolgen muss, gibt es nicht. Stattdessen wird von „unverzüglich“ gesprochen. Das bedeutet nach allgemeiner Rechtsprechung, dass der Eintrag innerhalb maximal einer Woche durchgeführt werden muss, nachdem die Beschlüsse verkündet oder zum Beispiel Gerichtsurteile rechtskräftig ergangen sind. Wichtig ist ferner, dass die Erstellung der Beschlusssammlung ordnungsgemäß erfolgt. Das bedeutet, dass die Einträge zwingend als Angabe den Ort, das Datum und zudem eine fortlaufende Nummerierung haben müssen.

Werden Beschlüsse erst durch die Eintragung in die Sammlung wirksam?

Diese Frage können wir eindeutig mit „nein“ beantworten. Die gefassten Beschlüsse sind sofort rechtswirksam, also zum Beispiel nach der Abstimmung auf der Eigentümerversammlung. Die Eintragung muss zwar zwingend erfolgen, sie hat jedoch keinerlei Auswirkungen darauf, ob der einzelne Beschluss wirksam ist, angefochten werden kann oder unwirksam ausfällt.

Wer darf in die Beschlusssammlung einsehen?

Gesetzlich geregelt ist, wer Einsicht in die Beschlusssammlung nehmen darf. Exakt geschieht das wiederum im Paragraph 24 Abs. 7 WEG. Dort ist festgehalten, dass auf jeden Fall jeder Wohnungseigentümer das Recht zur Einsicht hat oder alternativ eine andere Person, die von diesem bevollmächtigt wurde.

Ebenso ist dem Gesetz zu entnehmen, dass es sich nicht um eine öffentliche Sammlung handelt, sodass Unberechtigte darauf nicht zugreifen dürfen. Das Recht bezieht sich allerdings lediglich auf die Einsicht und nicht zum Beispiel darauf, dass ein einzelner Wohnungseigentümer das Dokument mit nach Hause nehmen darf.