Buchungssätze bilden – so wird es gemacht

BWL-Studenten und Lehrlinge, die eine buchhalterische Ausbildung genießen, müssen es können – Buchungssätze bilden.

Auch wenn sich ein Großteil mit Buchungssätzen nicht erwärmen kann, so sind sie im Geschäftsleben zwingend notwendig.

Denn durch die Buchungssätze werden Geschäftsvorfälle, wie der Kauf einer Maschine, korrekt verbucht. Damit weist die Bilanz am Ende des Jahres das richtige Ergebnis aus.

Grundlegendes Wissen nötig, um Buchungssätze bilden zu können

Damit ein Buchhalter einen Buchungssatz richtig bilden kann, sollte ein grundlegendes Wissen über Buchungssätze und Konten vorhanden sein. Auf welches Konto soll denn eigentlich gebucht werden?

Prinzipiell sind dabei zwei Konten zu unterscheiden, das Aktiv- und das Passivkonto. Das Aktivkonto enthält alle Vermögenswerte. Darunter fallen unter anderem Maschinen, Grundstücke und Büroausstattung.

Hierbei werden auf der linken Seite des Kontos – der Sollseite – sämtliche Zugänge verbucht, während auf der rechten Seite – der Habenseite – alle Abgänge erfasst werden.

Bei dem Passivkonto erfolgt die Buchung von Ab- und Zugängen genau umgekehrt.

Dabei umfasst das Passivkonto alle Geschäftsvorfälle, die das Kapital des Unternehmens betreffen, wie Verbindlichkeiten oder Rücklagen.

Findet nun ein Geschäftsvorfall statt, gibt der Buchungssatz an, welcher Betrag auf welches Konto kommt.

Dabei muss ein BWL-Student oder Lehrling einer Bank bei der Bildung eines Buchungssatzes wissen, dass dieser aus mindestens 2 Konten besteht.

Kauft das Unternehmen beispielsweise eine Maschine bar, so werden das Maschinenkonto und das Konto Kasse berührt: „Maschine an Kasse“ beziehungsweise bei verkürzter Schreibweise „Maschine / Kasse“.

Die 5 Regeln zur Bildung von Buchungssätzen

Wer diese beiden Konten – Aktiv- und Passivkonto – zu unterscheiden weiß, sollte nun Buchungssätze bilden können. Zur Vereinfachung gibt es 5 Regeln, die jeder bei einer Buchung anwenden kann.

Als erstes muss geklärt werden, welches Konto bei einem Geschäftsvorfall beeinflusst wird: Handelt es sich dabei um ein Maschinenkonto oder doch das Konto der Büroausstattung?

Anschließend kann festgestellt werden, ob es sich um ein Aktiv- oder Passivkonto handelt.

Damit die Buchung auf der richtigen Seite vollzogen wird, also auf der Soll- oder Habenseite, muss als Drittes festgestellt werden, ob es sich bei dem berührten Konto um einen Zugang oder Abgang handelt.

Somit kann anschließend – als Viertes – die Sollseite beziehungsweise die Habenseite bestimmt werden. Sind diese 4 Punkte abgearbeitet, wird als Fünftes der Buchungssatz für einen Geschäftsvorfall gebildet.

Dabei gilt immer, dass „Soll an Haben“ gebucht wird.

Mehr zum Thema: Einfache Buchungssätze – leicht erlernt

Beispiel eines Buchungssatzes    

Ein Unternehmer kauft für seine Produktionsanlagen auf einer Messe eine Maschine für 1.000 Euro.

Da der Unternehmer von der Maschine so begeistert war, wollte er keine Zeit verstreichen lassen und hat die Maschine gleich in bar bezahlt, um das Ausstellungsstück sofort mitzunehmen.

Die Buchalter in seinem Unternehmen müssen den Geschäftsvorfall nun verbuchen und einen dementsprechenden Buchungssatz bilden.

Da hierbei die Konten Maschine und Kasse beeinflusst werden, handelt sich um zwei Aktivkonten. Dabei nimmt das Konto Maschine um 1.000 Euro zu, während das Konto Kasse um 1.000 Euro abnimmt.

Daher sind im Konto Maschine die 1.000 Euro im Soll und im Konto Kasse 1.000 Euro im Haben zu buchen.

Nach dem dies geklärt ist, kann der Buchungssatz gebildet werden: Maschine 1.000 Euro an Kasse 1.000 Euro beziehungsweise Maschine 1.000 Euro / Kasse 1.000 Euro.

Das Beispiel zeigt auf einfache Art und Weise, wer sich an die 5 Regeln zur Bildung von Buchungssätzen hält, für den sind Buchungssätze kein Mysterium mehr.