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Betriebs- und Heizkostenabrechnung: Das sind die Fristen im Überblick

Im Dezember 2010 rechnen Sie die Betriebs- und Heizkosten für Ihren Mieter für den Abrechnungszeitraum 01.01.2009 bis 31.12.2009 ab.

Nach Berücksichtigung der von Ihrem Mieter bezahlten Betriebskostenvorauszahlungen ergibt sich eine Nachforderung zu Ihren Gunsten in Höhe von 500 €.

Am 30.12.2010 verschicken Sie die Betriebskostenabrechnung an Ihren Mieter.

Dieser erhält Ihren Brief am 03.01.2011.

Das ist die Falle:

Nach Fristablauf keine Nachzahlung

Als Vermieter sind Sie nach § 556 Abs. 3 BGB verpflichtet, über die Betriebskosten jährlich abzurechnen. Die Abrechnung muss spätestens bis zum Ablauf des 12. Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums dem Mieter mitgeteilt werden.


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In dem oben genannten Beispiel wäre das der 31.12.2010. Wenn Sie diese Abrechnungsfrist versäumen, verlieren Sie Ihren Anspruch auf die Nachzahlung.

Es genügt auch nicht etwa die rechtzeitige Absendung an den Mieter, sondern die Betriebskostenabrechnung muss innerhalb der Abrechnungsfrist dem Mieter zugehen.

Sogar Rückzahlungsanspruch des Mieters droht

Rechnen Sie nicht fristgerecht ab, kann Ihr Mieter bei Beendigung des Mietverhältnisses sogar die vollständige Rückzahlung der monatlichen Betriebskostenvorauszahlungen verlangen (BGH, Urteil v. 09.03.05, Az. VIII ZR 57/04).

Sie machen seit 3 Jahren keine Betriebskostenabrechnungen mehr. Der Mieter kündigt das Mietverhältnis und fordert Sie auf, für die zurückliegenden 3 Abrechnungszeiträume die Betriebskosten abzurechnen.

Wenn Sie dem nicht nachkommen, kann der Mieter für die letzten 3 Jahre alle Betriebskostenvorauszahlungen einklagen.

Das kann eine beträchtliche Summe sein. Zwar haben Sie die Möglichkeit, noch im laufenden Prozess die Betriebskostenabrechnungen anzufertigen; die Prozesskosten haben allerdings Sie zu tragen.

So machen Sie es richtig:

Den Zugang der Abrechnung müssen Sie beweisen

Denken Sie rechtzeitig an die Betriebskostenabrechnung, damit Sie nicht am Ende der Abrechnungsfrist in Zeitnot geraten. Sorgen Sie außerdem dafür, dass die Betriebskostenabrechnung dem Mieter innerhalb der Abrechnungsfrist auch tatsächlich zugeht. Sie müssen im Zweifel den Zugang beweisen.

Sie können sich den Empfang der Betriebskostenabrechnung dazu vom Mieter direkt schriftlich bestätigen lassen oder Sie lassen sie durch einen verlässlichen Boten zustellen.

Wenn Ihr Mieter über ein Faxgerät verfügt, können Sie die Abrechnung zur Fristwahrung per Telefax übersenden. Vorteil ist, dass Sie eine Faxbestätigung erhalten.

Abrechnungsfirma in Haftung nehmen

Tipp: Verzögerungen können manchmal dadurch entstehen, dass der Abrechnungsfirma oder der Hausverwaltung Unterlagen nicht rechtzeitig vorliegen. Nach der Rechtsprechung können Sie dieses Risiko nicht auf den Mieter abwälzen (OLG Düsseldorf, Urteil v. 07.12.06, Az. 10 U 115/06).

Wenn sich abzeichnet, dass beispielsweise die Abrechnungsfirma die Abrechnungsfrist überschreiten könnte, sollten Sie diese unverzüglich abmahnen und Schadenersatzforderungen androhen.

21. Oktober 2012

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Von: David Gerginov. Über den Autor

David Gerginov wuchs in einem internationalen Umfeld auf und entdeckte schon früh sein Interesse am Thema Finanzen. Er publizierte unter anderem zum Thema Schuldenbremse und beschäftigt sich heute mit allen Fragen rund um Wirtschaft, Politik und Finanzen.