Nebenkostenabrechnung

Neben der Miete gibt es für Vermieter noch eine nicht zu unterschätzende Einnahmequelle: Die Nebenkosten. Bei Mietern, die zusammen mit der Miete eine monatliche Nebenkostenvorauszahlung leisten, muss der Vermieter eine Nebenkostenabrechnung erstellen. Diese Regelung muss vom Vermieter mit dem Mieter vertraglich im Mietvertrag festgelegt werden, da die Übernahme der Betriebskosten nicht vom Gesetzgeber festgelegt wurde. Fehlt also eine entsprechende Klausel im Vertrag, muss der Mieter nur die entsprechende „Kaltmiete“ zahlen.

In der jährlichen Abrechnung muss der Vermieter für den Mieter nachvollziehbar alle umlagefähigen Nebenkosten auflisten. Nachvollziehbar bedeutet dabei, dass auch ein juristischer Laie die Aufstellung verstehen muss, wobei ein durchschnittliches Maß an Allgemeinwissen vorausgesetzt werden darf.

Definition: Was ist die Nebenkostenabrechnung?

Unter der Nebenkostenabrechnung versteht man die Abrechnung sämtlicher Bewirtschaftungskosten für eine Immobilie. Zu den Nebenkosten gehören unter anderem Kosten für die Instandhaltung, Reparaturen sowie die Verwaltung. Diese sind in den häufig synonym verwendeten Betriebskosten nicht enthalten.

Die Nebenkosten werden monatlich pauschal an den Vermieter gezahlt. Neben der Grundsteuer sind die Energiekosten, Kalt- und Warmwasser, die Straßenreinigung und die Gebühren für die Müllabfuhr die größten Posten. Darüber stellt der Vermieter eine zusammenfassende Kostenabrechnung auf, die der Mieter jährlich erhält.

Bei der Betriebskostenabrechnung handelt es sich um die Abrechnung aller Kosten, die abseits der Mietkosten entstehen. Sollte dieser Geldbetrag auf den Mieter umgelegt werden, ist eine entsprechende Vereinbarung im Mietvertrag erforderlich (§ 556 Abs. 2 BGB). Soweit der Mietvertrag keine Vereinbarung über die Betriebskosten enthält, wird angenommen, dass sie in der Miete enthalten sind.

Wer ist von der Nebenkostenabrechnung betroffen?

Die Nebenkostenabrechnung betrifft den Vermieter und den jeweiligen Mieter einer Immobilie. Je nachdem, wie es der Mietvertrag regelt, sind entweder Mieter und/oder Vermieter von der Nebenkostenabrechnung betroffen.

Nebenkostenabrechnung: Worauf müssen Vermieter achten?

Die Gesetzliche Pflicht für Vermieter lautet wie folgt:

• Als Vermieter haben Sie max. 12 Monate Zeit, um die Nebenkosten Ihren Mieter in Rechnung zu stellen
• Nach dieser Frist darf der Mieter die Zahlung verweigern (LG Gießen, 21.1.2009, Az. 1 S 288/09)
• Zahlungsfristen in der Nebenkostenabrechnung: Die Frist endet für Mieter und für Vermieter 30 Tage nach Erhalt der Rechnung.

Welche formalen Vorgaben gibt es für die Nebenkostenabrechnung?

Damit eine Abrechnung auch ordnungsgemäß ist, muss sie bestimmte Daten beinhalten. Achten Sie dabei unbedingt auf Vollständigkeit.

Konkret müssen die beteiligten Parteien, der Abrechnungszeitraum sowie das betreffende Objekt selbstverständlich benannt werden. Halten sie sich dabei an die Daten, die auch im Mietvertrag stehen, Abkürzungen können zur Unwirksamkeit der Abrechnung führen.

Darüber hinaus ist die Auflistung der Gesamtkosten aufzuführen, inklusive Erläuterungen des angewandten Umlageschlüssels. Es muss außerdem die Berechnung offengelegt werden, nach der die Kostenanteile des Mieters errechnet wurden. Schlussendlich muss die Abrechnung noch einen Ausweis und Abzug der Betriebskostenvorauszahlungen beinhalten.

Welche Nebenkosten können abgerechnet werden?

Laut den Bestimmungen der Betriebskostenverordnung dürfen folgende Nebenkosten abgerechnet werden:

• Grundsteuer – von der jeweiligen Kommune festgelegt.
• Wasser – entstehen für den Vermieter durch die Bereitstellung von Wasser.
• Abwasser – Kosten, die der Vermieter an die Stadt zahlt, um die öffentlichen Entwässerungsanlagen nutzen zu können.
• Fahrstuhlkosten – alle Kosten, die der Lift im Alltag verursacht. Diese Kosten umfassen ebenso Pflege, Reinigung und die regelmäßige Instandhaltung.
• Straßenreinigung und Müllabfuhr – müssen an die Stadt gezahlt werden.
• Hausreinigung – in dem Fall, dass sich die Mieter nicht selbst um die Reinigung des Treppenhauses kümmern, sind die Kosten für die Hausreinigung jene, die die gemeinsam genutzten Räume umfassen (Flur, Keller).
• Gartenpflege – im Falle eines gemeinsam genutzten Gartens aller Mieter, der Pflege beansprucht, kann diese ebenso abgerechnet werden.
• Beleuchtung – gesamte Beleuchtung der gemeinsam genutzten Räume, auch im Außenbereich des Wohnobjekts. Diese Kosten umfassen Strom-, Material-, und Instandhaltungskosten.
• Schornsteinreinigung durch Schornsteinfeger – dies ist bei aktiver Benutzung gesetzlich vorgeschrieben.
• Versicherungen – z. B Versicherungen des Gebäudes gegen Feuer-, Sturm- und Wasserschäden. Ebenso Glasversicherungen und Haftpflichtversicherungen für Gebäude, Öltank und Lift.
• Hausmeister – wenn vorhanden, wird dieser als solcher angestellt und entlohnt. Somit fällt er ebenfalls unter die abrechenbaren Kosten.
• Kabelfernsehen/Antenne – bei gemeinsam genutztem Kabelfernsehen, Satellit oder Antenne sind diese Kosten ebenso anrechenbar. Mieter, die diese nicht nützen, müssen diese auch nicht zahlen.
• Gemeinschaftseinrichtungen – gemeinsam genutzte Einrichtungen, wie etwa Waschmaschine/Trockner, aber auch Schwimmbad oder Sauna.

Was zählt NICHT zur Nebenkostenabrechnung?

• Einmalige Kosten
• Reparaturen, die nicht vom Mieter verursacht wurden
• Verwaltungskosten
• Außerordentliche Kosten für Rechtsschutz

Fristen bei der Nebenkostenabrechnung

Damit die Nebenkostenabrechnung gültig ist, muss der Vermieter sie seinem Mieter bis einschließlich 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums erteilt haben. Verpasst er diese Frist, hat er keinerlei Anspruch auf potentielle Nachzahlungen.

Die Frist von 12 Monaten gilt auch für den Mieter, der in diesem Zeitraum Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einlegen kann. Verpasst er diese Frist, kann er nicht mehr dagegen Einspruch erheben.

Der jeweilige Anspruch – beim Mieter auf die Erteilung der Abrechnung, beim Vermieter auf die Nachzahlungen aus der Abrechnung – verjährt in beiden Fällen nach 3 Jahren. Beim Mieter gilt diese Frist ab 12 Monate nach dem Zeitraum, für den die Nebenkostenabrechnung gilt.

Einwendungsfrist der Nebenkostenabrechnung

So wie Sie als Vermieter 12 Monate Zeit für die Abrechnung haben, hat ein Mieter ebenfalls 12 Monate Zeit für die Prüfung der Abrechnung – gerechnet von dem Tag, an dem er die Abrechnung erhalten hat.

Nach Ablauf der Frist sind Beanstandungen des Mieters rechtlich ohne Belang. Das bedeutet, dass der Mieter dann eine Nachforderung auch ausgleichen muss, wenn die Abrechnung fehlerhaft ist (§ 556 Abs. 3 S. 6 BGB).

Auch Nachforderungen müssen fristgerecht eingehen

Die Nebenkostenabrechnung muss innerhalb der Abrechnungsfrist zugehen. Kommt die Abrechnung auf dem Postweg abhanden oder wird verspätet zugestellt, bleibt der Vermieter demnach auf Ihren Nachforderungen sitzen. (BGH, Urteil v. 21.01.2009, Az. VIII ZR 107/08).

Ein Beispiel aus der Praxis

In einem Fall des BGH hatte der Vermieter eine Nachforderung aus einer Betriebskostenabrechnung eingeklagt. Der Mieter wandte dagegen ein, der Vermieter habe die Abrechnungsfrist nicht gewahrt, da er die fragliche Abrechnung nicht erhalten habe. Der Vermieter konnte lediglich beweisen, dass er die Abrechnung rechtzeitig durch Aufgabe bei der Post abgesandt hatte.

Der BGH gab dem Mieter recht und sah die Nachforderung des Vermieters als ausgeschlossen an, da er die 12-monatige Abrechnungsfrist nicht eingehalten hatte. Denn innerhalb dieser Frist muss die Betriebskostenabrechnung dem Mieter noch zugegangen sein.

Das rechtzeitige Absenden der Abrechnung genügt dagegen nicht. Auch wenn der Vermieter beweisen kann, dass er die Betriebskostenabrechnung rechtzeitig als Brief zur Post gegeben hat, so beweist das nicht, dass die Abrechnung auch rechtzeitig zugegangen ist – so der BGH nach seiner ständigen Rechtsprechung.

Lediglich, wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat, ist die Nachforderung nicht ausgeschlossen. Das ist aber nur in besonderen Ausnahmefällen, etwa bei einem Poststreik, gegeben.

Es gilt nicht als Ausnahmefall, wenn auf dem Postweg unerwartete oder nicht vorhersehbare Verzögerungen bzw. Postverluste auftreten.

Der Mieter soll spätestens am Jahresende wissen, ob er noch mit Betriebskostennachzahlungen rechnen muss. Diese Sicherheit erhält er nur, wenn ihm die Abrechnung auch rechtzeitig erreicht.

Fazit

Das Urteil hat für Sie zur Folge, dass Sie den fristgemäßen Zugang der Abrechnung sicherstellen müssen. Senden Sie die Abrechnung daher auf keinen Fall per einfachem Brief zu. Lassen Sie sich auch durch die höheren Zustellungskosten nicht abschrecken, denn diese trägt Ihr Mieter.

Die sicherste Zustellungsmöglichkeit besteht darin, die Abrechnung entweder persönlich unter Anwesenheit eines Zeugen in den Briefkasten Ihres Mieters einzuwerfen oder aber den Einwurf durch einen Boten vornehmen zu lassen.

In beiden Fällen zeigen Sie dem Zeugen bzw. dem Boten das Original, bevor Sie es eintüten und lassen Sie sich auf einer Kopie schriftlich bestätigen, zu welchem Zeitpunkt dieses Schreiben eingeworfen wurde. Besonders bei Zustellungen kurz vor Fristablauf sind Sie mit dieser Verfahrensweise auf der sicheren Seite.

Sie können nämlich nicht nur die fristgemäße Zustellung, sondern auch den Inhalt des Schreibens beweisen.

Die Grundsteuer in der Nebenkostenabrechnung

Die laufenden öffentlichen Lasten eines Gebäudes können nach § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) als Betriebskosten umgelegt werden. Hierzu gehört ausdrücklich die Grundsteuer.

Wichtig ist, dass die Grundsteuer in der Auflistung der Betriebskosten angeführt wird, denn damit gilt die Umlage zwischen den Mietparteien als vereinbart. Im Falle des sozialen Wohnungsbaus wird die Grundsteuer über die Kostenmiete abgerechnet. Die Grundsteuer stellt einen der größeren Beträge in der Nebenkostenabrechnung dar. Sie sollte deshalb sorgfältig umgelegt werden. Dies erfolgt normalerweise nach dem Flächenmaßstab, sodass die einzelnen Mieter entsprechend ihrer Wohnungsgröße anteilig zahlen.

Bei Eigentumswohnungen fällt die Grundsteuer gesondert für die einzelnen Wohneinheiten an. Damit ist im Falle der Vermietung des Objekts die Umlage auf den Mieter besonders einfach.

Wie berechnet sich die Höhe der Grundsteuer?

Die Höhe der Grundsteuer hängt nicht nur von der Größe des Grundstücks und der Art der Immobilie ab. Der Einheitswert und die Steuermesszahl, die Grundlagen der Grundsteuerberechnung, werden unter anderem auch von der Gemeindegröße bestimmt.

Zudem wendet jede Gemeinde auf den Steuermessbetrag ihren individuellen Hebesatz an. Damit kann auf die Höhe der Steuereinnahmen Einfluss genommen werden. Grundsätzlich gilt, dass in Ballungsräumen höhere Hebesätze gelten als in ländlichen Gebieten.

Das Wirtschaftlichkeitsgebot der Nebenkostenabrechnung

Nach dem Wirtschaftlichkeitsgebot können Sie nur solche Betriebskosten auf Ihren Mieter umlegen, die bei einer ordnungsgemäßen Wirtschaftsführung entstanden sind. Bei der Beurteilung der Wirtschaftlichkeit ist vom Standpunkt eines vernünftigen Vermieters auszugehen, der ein vertretbares Kosten-/Nutzenverhältnis im Auge hat.

Das heißt: Sie dürfen Ihren Mieter nur mit Kosten belasten, die wirtschaftlich angemessen sind. Denken Sie stets bei allen Ihren Ausgaben daran, dass Sie letztlich das Geld Ihres Mieters ausgeben. Dieses Geld dürfen Sie nicht verschwenden und auf keinen Fall großzügiger sein als mit Ihrem eigenen Geld.

Das Wirtschaftlichkeitsgebot bei Dienstleistungen

Anders sieht es bei Kosten aus, für die Dienstleistungen (Gartenpflege, Gebäudereinigung, Hauswart) erbracht werden.

Vor allem bei den Kosten der Gartenpflege, der Gebäudereinigung und den Hauswartkosten hat der Vermieter Spielraum. Je nachdem, ob er einen teuren oder preiswerteren Anbieter beauftragt. Und weil dieser Spielraum gegeben ist, hat der Vermieter das besagte Wirtschaftlichkeitsgebot zu beachten.

Tipps zur Einhaltung des Wirtschaftlichkeitsgebotes

Um Ihre Betriebskosten wirtschaftlich angemessen zu halten, beachten Sie bitte die folgenden Punkte:

• Betriebskosten müssen von ihrer Art her gerechtfertigt sein.

So dürfen Sie etwa Wartungsverträge nur für solche Anlagen abschließen, für die eine Wartung auch erforderlich ist: Wartungsverträge für Warmwasserthermen, nicht dagegen Wartung von Klingel- oder Gegensprechanlagen.

• Kosten müssen für das konkrete Objekt erforderlich sein.

Kosten, die für eine große Wohnanlage sinnvoll sind, sind es bei einem kleinen Objekt nicht unbedingt: überdimensionierte Gartengestaltung nur bei luxuriösem Großobjekt.

• Kosten müssen der Höhe nach angemessen sein.

Vermeiden Sie überhöhte, marktunübliche Kosten: Möchten Sie etwa die Hausreinigung von der Firma Ihrer Schwester durchführen lassen, bekommen aber dieselbe Leistung von einem zuverlässigen Konkurrenten 30 % günstiger angeboten, entscheiden Sie sich für diesen.

Gilt das Wirtschaftlichkeitsgebot auch im Gewerbemietrecht?

Wie bereits dargelegt, ist in §§ 556, 560 BGB niedergelegt, dass das Wirtschaftlichkeitsgebot für Ihre Betriebskosten gilt. Auch wenn diese Regelungen nur für die Wohnraummiete gelten, heißt das nicht, dass Sie bei gewerblichen Mietverhältnissen verschwenderisch sein können.

Denn das Gebot der Wirtschaftlichkeit gilt über § 242 BGB (Treu und Glauben) auch für die Gewerbemiete.

Sie dürfen auch hier nur solche Kosten umlegen, die eine ordnungsgemäße und sparsame Bewirtschaftung erfordert (KG Berlin, Urteil v. 03.12.07, Az. 8 U 19/07).

Nebenkostenabrechnung: Was müssen Gewerbemieter berücksichtigen?

Gewerbemietverträge können vom allgemeinen Wohnraummietrecht stark abweichen. Der Mieter eines Gewerberaumes wird vom Gesetzgeber nicht als schwächere Partei angesehen. Das Gesetz geht davon aus, dass sich zwei Unternehmer (B2B) gegenüberstehen.

Fazit: Gewerbemieter haben einen geringeren gesetzlichen Schutz bei der Umlage von Betriebskosten als Mieter von privatem Wohnraum.

Meist schließen Vermieter und Gewerbemieter einen schriftlichen Mietvertrag ab. Sie legen darin fest, welche Nebenkosten auf die Mietparteien fallen. Der Vermieter rechnet die Betriebskosten jährlich mit einem Umlageschlüssel „Mietfläche im Verhältnis zur Gesamtfläche des Gewerbeobjektes“ ab.

Sollten die Gewerberäume in einer gemischt genutzten Immobilie liegen, handelt es sich um eine Ausnahme. – Beispielsweise, wenn sich ein Friseurladen oder Supermarkt in einem Wohnhaus befindet. In diesem Fall kann der Vermieter den Umlageschlüssel nicht verwenden. Die Kostenverteilung darf nämlich nicht zu Lasten der Wohnraummieter gehen.

Betriebskosten können ebenfalls mit einer monatlichen Pauschale beglichen werden. Mit der Zahlung der Pauschale sind alle Kosten gedeckt. Eine jährliche Abrechnung findet im Fall einer vereinbarten Pauschale nicht statt.

Die Grundsteuer ist bei Mischnutzung bedingt umlagefähig

Wird ein Grundstück gemischt genutzt, muss eine Besonderheit beachtet werden. Handelt es sich nämlich nicht nur um eine reine Wohnnutzung, sondern auch um eine gewerbliche, findet nicht nur der normale Grundsteuersatz Anwendung. Für die gewerblich genutzten Bereiche fällt ein Satz an, der höher liegt als die normale Grundsteuer für Wohnflächen.

Somit ist bei gemischt genutzten Grundstücken eine insgesamt höhere Grundsteuerbelastung gegeben. Hiermit hat aber der Mieter einer Wohnung nichts zu tun, sodass die Zahlung einer höheren Grundsteuer für ihn nicht gerechtfertigt wäre.

Mögliche Nebenkosten

Wenn Sie erstmalig Ihre Betriebskostenabrechnung erhalten, schauen Sie sicherheitshalber noch einmal in Ihren Mietvertrag. Es ist beispielweise erlaubt, dass die Nebenkosten die in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) definierten Kosten übersteigen. Voraussetzung dafür ist, dass es eine schriftliche Vereinbarung im Mietvertrag gibt. Dann könnten anteilige Verwaltungs- oder Instandhaltungskosten für den Mieter entstehen.

Idealerweise hat der Vermieter in der Betriebskostenabrechnung alle Kostenarten detailliert ausgewiesen und in der Anlage dokumentiert. So können später Irritationen und Streit vermieden werden. Der Vermieter kann aber auch pauschal auf die Betriebskostenverordnung (§ 2 BetrKV) verweisen. Dort sind alle relevanten Positionen aufgelistet. Die unter Punkt 17 genannten „sonstigen Betriebskosten“ müssen allerdings im Mietvertrag einzeln aufgeführt werden, denn nur bei genauer Bezeichnung sind sie umlagefähig.

Nebenkostenabrechnung: Was ist bei Leerstand zu berücksichtigen?

Leerstehende Wohnungen dürfen bei der Immobilien-Nebenkostenabrechnung Mietern nicht angelastet werden. – So weit der BGH (Az. VIII ZR 159/05).

Der Grund: Zu den Nebenkosten zählen Grundkosten, die bei leerstehenden Wohnungen Mietern anderer Wohnungen nicht angelastet werden dürfen.

Diese Grundkosten müssen Sie aus der Abrechnung herausnehmen. Mieter dürfen die Abrechnung dann im Ganzen zurückgeben. Eine „salvatorische Klausel“ wonach alle rechtsgültigen vertraglichen Vereinbarungen greifen, wird hier nicht weiterhelfen.

Nebenkostenabrechnung nach einer Mietminderung

Rechtlich gesehen bedeutet Miete grundsätzlich immer die Bruttomiete. Das heißt: Kaltmiete zuzüglich tatsächlich gezahlter Betriebskosten.

Ausnahmefall wäre die Berechnung der Kaution. Hier darf tatsächlich nur die Nettokaltmiete angesetzt werden, ohne die Betriebskosten. Grundsätzlich wird die Miete vom Gesetzgeber immer als „Gesamtpaket“ betrachtet.

Was geschieht bei einer Mietminderung? Wird diese nur von der Kaltmiete oder auch von den Betriebskosten abgezogen?

Besonders umfangreich wird die Betriebskostenabrechnung im Fall einer Mietminderung. Laut BGH ist die Bemessungsgrundlage für eine Mietminderung die Miete einschließlich aller Betriebskosten. Eine Mietminderung ist daher immer von der Bruttomiete, also der Miete inklusive Betriebskosten abzuziehen.

Beispiel 1:

Ihr Mieter hat auf Grund eines Mietmangels die Miete im Monat Mai um 10 % gemindert. Insgesamt betragen die Nebenkosten ohne Mietminderung für das Jahr 3.600 €. Nun hat er wegen der Minderung lediglich 3.570 € zu bezahlen (3.600 € : 12 Monate = 300 € pro Monat; von 300 € sind 10% = 30 €; 3.600 € – 30 € = 3.570 €).

Nur über diese 3.570 € rechnen Sie unter Berücksichtigung die Vorauszahlungen ab.

Hat der Mieter also Vorauszahlungen im Wert von 4.000 € gezahlt, erhält er von Ihnen noch 430 €. Das Beispiel geht davon aus, dass die Mietminderung zu Recht erfolgte. Häufig besteht jedoch Streit darüber, ob ein zur Minderung berechtigender Mangel besteht.

Stellt dann ein Gericht nach Monaten fest, dass eine Minderung berechtigt war, haben Sie auch Ihre zwischenzeitlich erstellte Betriebskostenabrechnung zu berichtigen.

Beispiel 2: 

Ihr Hausmeister hat neben seiner Hausmeistertätigkeit Reparaturarbeiten erledigt oder bei der Heizungswartung wurde ein defektes Ventil ausgetauscht.

Die Kosten für diese Tätigkeiten können Sie nicht auf Ihre Mieter abwälzen. Sie haben hier den nicht umlagefähigen Kostenanteil für die Instandsetzung der Heizung von den Gesamtkosten abzuziehen.