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Umlagefähige Nebenkosten: Praxistipps für Vermieter

Umlagefähige Nebenkosten: Praxistipps für Vermieter
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Inhaltsverzeichnis

Das Wichtigste in Kürze

  • Umlagefähige Nebenkosten sind all jene Kosten, die durch den Besitz und den Gebrauch eines Grundstücks, einer Wohnung beziehungsweise eines Hauses fortlaufend entstehen. 
  • Während sich Grundsteuer, Gebühren für Wasser und die Kosten der Müllabfuhr immer auf die Mieter umlegen lassen, gehören Verwaltungs- und Instandhaltungskosten zu den nicht-umlagefähigen Nebenkosten.  
  • Das Bürgerliche Gesetzbuch, die Betriebskostenverordnung und der Mietvertrag regeln, unter welchen Bedingungen sich welche Nebenkosten umlegen lassen. 
  • Abhängig vom Kostenpunkt erfolgt die Umlage nach einem Verteilungsschlüssel oder verbrauchsabhängig – dabei ist es egal, ob sich die Mietparteien auf eine Vorauszahlung und eine Nebenkostenabrechnung geeinigt haben oder auf eine Betriebskostenpauschale.
  • Vermieter können die Einnahmen durch die Nebenkostenumlage teilweise als Werbungskosten von der Steuer absetzen. 

Eigentum verpflichtet – auch das Wohneigentum. Mithilfe der Vermietung eines Hauses oder einer Wohnung lassen sich bereits viele Kosten decken. Neben Kosten für den Wohnraum können Vermieter mit den umlagefähigen Nebenkosten noch weitere Beträge von ihren Mietern einfordern. So lassen sich Grundsteuer, Kosten der Müllentsorgung, Abwassergebühren und Heizkosten immer auf Mieter umlegen. Ausgaben der Verwaltung oder Instandhaltung hingegen nicht. Der folgende Text gibt nicht nur eine Übersicht über die wichtigsten umlagefähigen Nebenkosten, sondern auch über relevante Vorteile der Umlage. Außerdem beschreibt er, wie sich die Nebenkosten konkret umlegen lassen und wie Vermieter einzelne Betriebskosten von der Steuer absetzen. 

Was versteht man unter umlagefähigen Nebenkosten?

Nicht alle Nebenkosten lassen sich auf die Mieter umlegen. Als umlagefähig gelten nur solche Nebenkosten, die durch den Besitz des Grundstücks wie auch den Betrieb des Eigentums laufend anfallen. Zu diesen sogenannten Betriebskosten gehören Grundsteuer, Wasser und Müllabfuhr immer fest dazu. Aber auch eine ganze Reihe weiterer Nebenkosten lassen sich anteilig auf die Mieter umlegen. Nicht dazu zählen Kosten für Instandhaltung und Verwaltung.

Warum sollten Vermieter Nebenkosten auf ihre Mieter umlegen?

Umlagefähige Nebenkosten machen einen Anteil von circa 60 Prozent des gesamten Hausgeldes aus. Besitzer von Wohneigentum können sich dieses von ihren Mietern zurückholen. Die Zahlungen der umlagefähigen Nebenkosten durch die Mieter können Vermieter sogar anteilig von der Steuer absetzen. Vorausgesetzt, sie haben die Betriebskosten-Umlage vertraglich entsprechend geltender Gesetze und Verordnungen mit ihren Mietern vereinbart.

Wo wird die Umlage von Betriebskosten geregelt?

Die Umlage von Nebenkosten ist auf Seiten des Gesetzgebers sowohl im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) als auch in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) geregelt. Bezogen auf das konkrete Mietverhältnis spielt zudem auch der Mietvertrag eine wichtige Rolle.

BGBBetrKVMietvertrag
Das BGB legt fest, unter welchen Bedingungen die Umlage von Nebenkosten möglich ist. Es definiert auch, was genau als laufende Nebenkosten zu verstehen sind und wie sie sich konkret auf den Mieter umlegen lassen.Die BetrKV gibt in § 2 eine spezifische Positivliste mit umlagefähigen Nebenkosten vor. Dabei handelt es sich um 17 umlagefähige Kostenpunkte. Aus § 1 lassen sich auch sonstige umlagefähige Betriebskosten ableiten. Außerdem liefert § 1 der BetrKV wichtige nicht-umlagefähige Nebenkosten in einer Liste.Damit der Vermieter umlagefähigen Nebenkosten von seinen Mietern verlangen kann, muss er gemäß § 556 BGB eine vertragliche Vereinbarung mit den Mietern getroffen haben. Anstatt im Vertrag alle umlagefähigen Nebenkosten aufzulisten, genügt es, über die Umlage von „Betriebskosten“ zu informieren (BGH VIII ZR 137/15). Beabsichtig der Vermieter auch noch sonstige Nebenkosten umzulegen, so gilt es, diese mit Verweis auf die BetrKV dezidiert aufzulisten. 

Welches sind umlagefähige Nebenkosten?

Paragraph 2 der Betriebskostenverordnung weist folgende 17 Kostenpunkte als umlagefähige Nebenkosten aus:

  1. Grundsteuer
  2. Wasserversorgung
  3. Entwässerung
  4. Heizung
  5. Warmwasser
  6. Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlage
  7. Aufzug (Personen- und Lastenaufzug)
  8. Straßenreinigung und Müllbeseitigung
  9. Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
  10. Gartenpflege
  11. Beleuchtung
  12. Schornsteinreinigung
  13. Sach- und Haftpflichtversicherung
  14. Hauswart bzw. Hausmeister
  15. Verteilungsanlagen (Telekommunikation über Antenne oder Kabel)
  16. Betrieb von Einrichtungen für die Wäschepflege
  17. Sonstige Kosten des Betriebs

Zu den sonstigen Betriebskosten zählen unter anderem Kosten, die durch die Nutzung von Gemeinschaftsanlagen (Sauna, Fitnessräume, Pool) entstehen. Auch Kosten der Reinigung, Wartungskosten und Reparaturausgaben, die durch den Betrieb und die Bewohnung einer Immobilie zustande kommen, lassen sich teilweise auf die Mieter umlegen. Allerdings nur nach sorgfältigem Abgleich mit der folgenden Negativliste sowie bei expliziter Ankündigung im Mietvertrag. 

Was sind nicht umlagefähige Nebenkosten?

In § 1 der Betriebskostenverordnung wird auch festgeschrieben, was nicht zu den umlagefähigen Nebenkosten zählt: Das sind einerseits Verwaltungskosten sowie andererseits Instandhaltungs- bzw. Instandsetzungskosten. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten nicht-umlagefähigen Nebenkosten in einer Liste: 

  • Kosten der Arbeitskräfte, die an der Verwaltung des Gebäudes beteiligt sind (z.B. Steuerberater)
  • Verwaltungsarbeit, die der Vermieter persönlich leistet 
  • Dienstleistungen, die der Vermieter persönlich erbringt (z.B. Gartenpflege, eigenständige Reinigung des Gebäudes)
  • Kosten für die Jahresabschlussprüfung
  • Kosten für die Geschäftsführung
  • Kosten, die zur Erhaltung des bestimmungsmäßigen Gebrauches anfallen 
  • Kosten der Beseitigung baulicher Mängel aufgrund von Abnutzung, Alterung oder Witterung (z.B. Reparaturen an Heizungsanlage oder Dach)

Auch, wenn die Haftpflichtversicherung umlagefähig ist, fallen viele andere Versicherungen (z.B. Gebäude- oder Mietrechtschutzversicherung) gemäß BetrKV unter die nicht-umlagefähigen Nebenkosten.

Wie lassen sich Betriebskosten auf die Mieter umlegen? 

Vermieter haben zwei Möglichkeiten, um sich umlagefähige Nebenkosten von ihren Mietern zurückzuholen: Entweder sie setzen auf eine Betriebskostenvorauszahlung und machen regelmäßig eine Nebenkostenabrechnung. Oder sie legen im Mietvertrag eine Betriebskostenpauschale fest. In selteneren Fällen funktioniert die Umlage über Inklusivmieten oder Teilinklusivmieten. 

Betriebskostenabrechnung 

Zahlen Mieter eine (meist monatliche) Betriebskostenvorauszahlung, so ist der Vermieter dazu verpflichtet, mindestens alle 12 Monate eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen und schriftlich zu übermitteln. Übersteigen die Vorauszahlungen die tatsächlich entstandenen Nebenkosten, so haben Mieter das Recht auf eine Rückzahlung. 

Haben sie hingegen zu wenig vorausgezahlt, so müssen sie nachzahlen. Bei der Nebenkostenabrechnung gibt es einiges zu beachten. Muster und Vorlagen bieten Sicherheit. Die Abrechnung muss sich dabei immer am individuellen Mietvertrag orientieren.

Betriebskostenpauschale

Bei einer Nebenkostenpauschale entfallen nachträglichen Korrekturen und es muss auch keine Nebenkostenabrechnung erstellt werden. Darin liegt der Hauptunterschied zur Vorauszahlung. Das heißt aber auch, dass der Eigentümer Mehrkosten nicht nachträglich von seinen Mietern einfordern darf. Er kann allerdings die Nebenkostenpauschale anheben. Dies gilt es nach § 560 BGB explizit im Mietvertrag festzuschreiben.

Unabhängig vom gewählten Weg kann die Umlage sowohl verbrauchsunabhängig als auch verbrauchsbezogen erfolgen. Entscheidend ist dabei, ob es sich um sogenannte kalte oder warme Betriebskosten handelt. 

Umlage nach Verteilerschlüssel 

Sogenannte kalte Nebenkosten, wie Hauswart, Müllentsorgung oder Aufzugskosten werden in der Regel gleichmäßig auf alle Mieter verteilt. Schließlich sind sie alle gleichermaßen an der Entstehung dieser Kosten beteiligt. Folgende Verteilerschlüssel lassen sich unterscheiden:

  • Umlage nach der Wohnfläche 
  • Umlage gemessen an der Größe des Haushalts (Personenzahl) 
  • Umlage nach der Anzahl der Wohneinheiten (i. d. R. Zimmer)

Sofern dies im Mietvertrag nicht anders festgelegt ist, werden kalte Betriebskosten nach Wohnfläche umgelegt. Eine andere Regelung muss entsprechend im Vertrag festgehalten und von den Vermietern abgesegnet sein. 

Verbrauchabhängige Umlage 

Kosten für Heizung und Warmwasser – sogenannte warme Nebenkosten – lassen sich ebenfalls nach Verteilerschlüsseln auf die Mieter umlegen. Sind allerdings Messgeräte (Heizungs- oder Warmwasserzähler) in der vermieteten Wohnung vorhanden, die jeweils den realen Verbrauch messen, so sind die umlagefähigen Nebenkosten überwiegend verbrauchsabhängig an die einzelnen Mieter weiterzugeben. 

Für die Heizkosten-Abrechnung gibt es konkrete Vorgaben. So sind gemäß § 7 der Heizkostenverordnung 50 bis 70 Prozent der Heizkosten verbrauchsabhängig und der Rest nach Wohnungsfläche abzurechnen. Für Altbauten ist die Umlage noch einmal stärker am Verbrauch festzumachen. Das gilt sowohl für Betriebskostenvorauszahlung und -abrechnung als auch bei einer Pauschale. 

Wie lassen sich umlagefähige Nebenkosten absetzen? 

Die Überweisung der umlagefähigen Nebenkosten durch die Mieter zählt auf Seiten des Eigentümers als Einkommen. Als solches müssen die umgelegten Betriebskosten versteuert werden. Zeitgleich lassen sie sich als Werbungskosten steuerlich absetzen – zumindest in Teilen. 

Bei Werbungskosten handelt es sich um „alle Aufwendungen eines Eigentümers für Erwerb, Sicherung und Erhaltung von Mieteinahmen“ (§ 9 Abs. 1 Einkommensteuergesetz). Diese Werbungskosten aus Vermietung und Verpachtung führen Vermieter in der Anlage V der Steuererklärung für das jeweilige Zahlungsjahr auf und machen so unter anderem Betriebskosten steuerlich geltend.

Folgende umlagefähige Nebenkosten lassen sich als Werbungskosten steuerlich absetzen:

  • Grundsteuer
  • Wasser
  • Heizung
  • Müllabfuhr 
  • Winterdienst 
  • Straßenreinigung 
  • Schornsteinfeger 
  • Reinigungskosten (Gebäudereinigung, Gemeinschaftsräume – z.B. Waschküchen) 
  • Kosten für den Hausmeister 
  • umlagefähige Versicherungen

Kosten für Reparaturen oder Renovierung können Vermieter nur dann als Werbungskosten von der Steuer absetzen, wenn sie diese als sonstige umlagefähige Nebenkosten vorab vertraglich mit den Mietern vereinbart haben. Gelten Leerstandskosten im konkreten Fall als umlagefähige Nebenkosten, so lassen sich auch diese Einnahmen von der Steuer absetzen.

Übrigens: Auch Mieter können Betriebskosten anteilig in der Steuererklärung aufnehmen und so sparen.

Fazit: Umlagefähige Nebenkosten – Vertragliche Regelung lohnt sich

Umlagefähige Nebenkosten sind all jene Kosten, die durch den Besitz und Gebrauch einer Immobilie laufend anfallen. Dazu gehören neben den Klassikern wie Heizung, Wasser und Müllabfuhr auch Kosten für den Schornsteinfeger, den Hausmeister oder den Aufzug. 

Nicht zu den umlagefähigen Nebenkosten zählen Ausgaben für die Instandhaltung, Instandsetzung sowie Verwaltung. Die Umlage erfolgt entweder mittels Vorauszahlungen in Verbindung mit regelmäßigen Nebenkostenabrechnungen. Oder die Mietparteien einigen sich auf eine Betriebskostenpauschale. 

In beiden Fällen können die Betriebskosten verbrauchsunabhängig nach einem Verteilungsschlüssel oder gemessen am tatsächlichen Verbrauch umgelegt werden. Als Werbungskosten haben Vermieter die Möglichkeit, einen Teil dieser Betriebskosten steuerlich geltend zu machen. Voraussetzung dafür ist, dass sie die Betriebskostenumlage im Sinne des BGB und der BetrKV vorab vertraglich mit den Mietern vereinbaren.