Instandhaltungskosten: So kalkulieren Sie richtig!

Wann eine Sonderumlage erforderlich ist

Oft ist die Mehrheit der Wohnungseigentümer in der Versammlung nicht bereit, der vom Hausverwalter oder Verwaltungsbeirat vorgeschlagenen Erhöhung der Instandhaltungsrücklage zuzustimmen.
Der Unmut ist zunächst verständlich, da mit der höheren Rücklage allein die Wohnungseigentümer belastet werden. Bedenken Sie aber, dass das Geld nicht verloren ist, sondern nur für spätere Instandhaltungskosten zurückgelegt wird.
Laufende kleinere Instandhaltungen am Gemeinschaftseigentum werden üblicherweise direkt vom Hausverwalter veranlasst und aus den eingehenden Hausgeldern bezahlt.
Die eigentliche Instandhaltungsrücklage betrifft hingegen größere Instandhaltungsarbeiten in der Zukunft wie beispielsweise die Erneuerung der Heizungsanlage oder die Neueindeckung des Daches.
Sofern die Finanzierung von größeren Instandhaltungskosten über die Rücklage nicht gesichert ist oder die bereits gebildete Instandhaltungsrücklage bei weitem nicht ausreicht, bleibt als Ausweg nur die Belastung der Eigentümer über eine Sonderumlage.
Dies führt erfahrungsgemäß zu noch mehr Ärger unter den Eigentümern als eine maßvolle Erhöhung der laufenden Instandhaltungsrücklage.
Achtung: Über die Bildung einer angemessenen Instandhaltungsrücklage beschließt die Eigentümergemeinschaft mit einfacher Stimmenmehrheit, und zwar bei der Beschlussfassung über den Wirtschaftsplan.
Liegt ein solcher Beschluss vor, gehen die Beiträge zur Rücklage entsprechend der Wohnfläche in die Berechnung des monatlichen Hausgelds ein.
Zur groben Orientierung sollten die Pauschalsätze der Zweiten Berechnungsverordnung herangezogen werden. Geringere Beträge sollte die Eigentümerversammlung nur für die ersten fünf Jahre nach Fertigstellung oder bei Vorhandensein einer recht hohen Instandhaltungsrücklage beschließen.

Wie Instandhaltungsrücklagen gebildet und wieder aufgelöst werden

Der Wohnungsverwalter muss in der Jahresabrechnung die Höhe der neu zugeführten sowie der für Instandhaltungen entnommenen Beiträge zur Rücklage mitteilen, und zwar für das Gesamtobjekt und für die Ihnen gehörende Eigentumswohnung.
Achtung: Auf Verwalterebene handelt es sich somit einerseits um Einnahmen aus den zufließenden Hausgeldern und andererseits um Ausgaben für größere Instandhaltungen.
Auf die höchst unterschiedlichen Begriffe in den Verwalterabrechnungen kommt es nicht an. Instandhaltungsrücklagen werden entweder gebildet (beziehungsweise zugeführt) oder aufgelöst (beziehungsweise entnommen oder verbraucht).
Allein die Vorzeichen „+“ (für Bildung) und „-“ (für Auflösung) aus Sicht des Verwalters verdeutlichen den tatsächlichen Vorgang.
Je besser der bereits vorhandene Rücklagentopf gefüllt ist, desto geringer kann die neu gebildete Rücklage ausfallen.
Umgekehrt heißt dies: Wenn praktisch alle Rücklagen aufgebraucht sind, müssen vor allem bei älteren Eigentums- Wohnanlagen hohe Zuweisungen erfolgen, um Sonderumlagen zu vermeiden.

Wie sich ein Eigentümerwechsel auf die Instandhaltungsrücklage auswirkt

Wenn Sie Ihre Eigentumswohnung verkaufen, haben Sie keinen Anspruch auf Auszahlung Ihrer anteiligen Instandhaltungsrücklage. Die Rücklage geht automatisch auf den Käufer über.
Je höher die vom Käufer übernommene Instandhaltungsrücklage ausfällt, desto mehr können Sie für Ihre Wohnung verlangen.

Praxis-Beispiel: Abrechnung über eine Instandhaltungsrücklage

Das folgende Beispiel ist der Verwalterabrechnung für eine größere Eigentums-Wohnanlage entnommen. Die vermietete Wohnung ist 65,19 m2 groß. Die Gesamtwohnfläche beträgt 5.861,66 m2 . In der Tiefgarage befinden sich 111 Stellplätze.

Im Beispielfall wurde das der Instandhaltungsrücklage entnommene Geld wie folgt ausgegeben:

Die Höhe der Instandhaltungsrücklage für die Wohnungen (Baujahr 1987) macht in diesem Fall 3,41 Euro pro m2 Wohnfläche aus, wie die folgende Zusatzberechnung zeigt:
So ermitteln Sie die Instandhaltungsrücklage pro Quadratmeter Wohnfläche:
20.000 Euro ./. 5.861,66 m2 Gesamtwohnfläche = 3,41 Euro/m2 Sie können auch wie folgt rechnen:
222,43 Euro ./. 65,19 m2 Wohnfläche = 3,41 Euro/m2 Als Vermieter der Eigentumswohnung im nebenstehenden Praxis-Beispiel rechnen Sie wie folgt:

• Ihre in der Hausgeldzahlung enthaltene Instandhaltungsrücklage zählt zwar zu Ihren Ausgaben, aber nicht zu den steuerlich abzugsfähigen Werbungskosten.
• Nur der für Instandhaltungen verwandte Teil der Rücklage in Höhe von 81,76 Euro ist steuerlich unter Werbungskosten absetzbar.
• Eventuelle Zinserträge sind unter Einkünften aus Kapitalvermögen zu erfassen, ebenso die pauschal abgeführte Zinsabschlagsteuer einschließlich Solidaritätszuschlag.

Bei Verkauf einer Eigentumswohnung: Kalkulieren Sie die Rücklage mit ein

Achtung: Kalkulieren Sie beim Verkauf einer Eigentumswohnung die aktuelle Instandhaltungsrücklage in den geforderten Kaufpreis mit ein! Dies ist vor allem dann empfehlenswert, wenn die Rücklage bereits relativ hoch ist.

Beispiel für Kaufpreiskalkulation:

Die Übernahme einer relativ hohen Instandhaltungsrücklage bietet dem Käufer ein nicht zu unterschätzendes Sicherheitspolster. Er muss nicht damit rechnen, dass fällige Instandhaltungsarbeiten die gebildete Rücklage völlig aufzehren oder zu Sonderumlagen zwingen.

Vorsicht: Als Käufer einer gebrauchten Eigentumswohnung sollten Sie im Fall einer Vollfinanzierung mit Lebensversicherungen nur Versicherungsansprüche bis zur maximalen Höhe der Anschaffungskosten (ohne Rücklage) abtreten.
Wird auch die übernommene Instandhaltungsrücklage mitfinanziert und abgesichert, kann eine steuerschädliche Abtretung vorliegen mit der unangenehmen Folge, dass die Versicherungserträge zu versteuern sind.
Praxis-Tipp: Ziehen Sie von der Summe aus Kaufpreis und Kaufnebenkosten immer die übernommene Instandhaltungsrücklage ab, um die Obergrenze für Ihr Darlehen und die abgetretenen Versicherungsansprüche zu ermitteln!
Im Zweifel wählen Sie den Kaufpreis (einschließlich übernommener Instandhaltungsrücklage) als Obergrenze für die geplante Finanzierung, da die Kaufnebenkosten in Höhe von rund 5% des Kaufpreises fast immer über der im Kaufpreis enthaltenen Rücklage liegen.
Instandhaltungsrücklagen, die mehr als 5% des Kaufpreises ausmachen, dürften zur absoluten Ausnahme zählen.
Der Übergang der Instandhaltungsrücklage auf den Käufer nach dem Prinzip „Kauf bricht nicht Rücklage“ gilt sinngemäß auch beim Ersteigern der Eigentumswohnung beim Amtsgericht.
Der Ersteigerer tritt somit nicht nur in alle Pflichten, sondern auch in alle Rechte des Voreigentümers ein.
Achtung: Zum Recht gehört der Anteil an der bisher gebildeten Instandhaltungsrücklage. Einen Auszahlungsanspruch hat der neue Eigentümer jedoch ebenso wenig wie der alte Eigentümer.

Wann die Instandhaltungsrücklage steuerlich berücksichtigt wird

Die Betriebskosten stellen bei Ihrer Anlage V (Vermietung und Verpachtung) zur Einkommensteuererklärung in der Regel nur durchlaufende Posten dar, da sie sowohl auf der Seite der Mieteinnahmen (unter Umlagen) als auch auf der Seite der Werbungskosten aufgeführt werden.
Verwaltungskosten sind nicht umlagefähig, aber zumindest steuerlich abzugsfähig. Dies gilt ebenso für Instandhaltungskosten, die vom Vermieter getragen werden.
Zu diesen Instandhaltungskosten zählen jedoch auf keinen Fall die neu gebildeten Instandhaltungsrücklagen. Diese stellen zwar auf Vermieterseite eine Ausgabe, aber auf Verwalterseite zunächst einmal nur eine Einnahme dar.
Nur wenn der Verwalter eine Ausgabe durch Entnahme aus dem Rücklagentopf tätigt, liegen im steuerlichen Sinn Zahlungsabflüsse und in diesem Fall Instandhaltungskosten vor.
Als Vermieter einer Eigentumswohnung sollten Sie daher die Entnahme aus Rücklagen (Abgang/Verbrauch/ Auflösung) steuerlich unter Werbungskosten abziehen.
Zu den Entnahmen aus Rücklagen kommen Instandhaltungskosten hinzu, die der Hausverwalter ohne Rückgriff auf die Rücklagen bezahlt und Ihnen anteilig in Rechnung gestellt hat.
Haben Sie Instandhaltungskosten für Ihr Sondereigentum Wohnung getragen, können Sie diese Kosten ebenfalls hinzuzählen. Ihre Abrechnung über Instandhaltungskosten gegenüber dem Finanzamt sollte daher folgende Posten enthalten:
Instandhaltungskosten für das Gemeinschaftseigentum laut Verwalterabrechnung + Entnahme aus Rücklage lt. Verwalterabrechnung + Instandhaltungskosten für Ihre Wohnung lt. Belegen = abzugsfähige Instandhaltungskosten insgesamt

Wie Zinserträge und Zinsabschlagsteuern berücksichtigt werden

Zuweisungen zu Rücklagen auf Grund von monatlich zu zahlenden Hausgeldern laufen praktisch an der Steuer vorbei. Sie dienen dem Vermögensaufbau und können bei einem späteren Verkauf in den Verkaufspreis einkalkuliert werden.
Da Rücklagen vom Hausverwalter bei der Bank verzinslich angelegt werden, steigt der Rücklagenbestand jedoch auch durch die erzielten Zinserträge abzüglich der von der Bank einbehaltenen Zinsabschlagsteuer einschließlich Solidaritätszuschlag.
Die anteiligen Zinserträge müssen Sie als Vermieter unter „Einkünfte aus Kapitalvermögen“ (Anlage KAP) versteuern. Die Höhe der Zinserträge sowie der Zinsabschlagsteuer einschließlich Solidaritätszuschlag können Sie der Verwalterabrechnung entnehmen.
Viele Vermieter von Eigentumswohnungen glauben nun, auf die Angabe der Zinserträge und Zinsabschlagsteuer in der Einkommensteuererklärung verzichten zu können, da ja bereits eine Versteuerung der Zinserträge stattgefunden habe. Mit dieser Meinung liegen sie jedoch falsch.
Die 30%ige Zinsabschlagsteuer plus Solidaritätszuschlag ist keine Abgeltungssteuer. Zwar können Sie Ihrer Bank Freistellungsaufträge erteilen und damit Zinserträge bis zu jährlich 1.601/3.202 (Singles/Verheiratete) ohne Zinsabschlagsteuer kassieren.
Wohnungsverwaltern ist die Möglichkeit zu Freistellungsaufträgen jedoch verwehrt, da sie treuhänderisch fremde Gelder verzinslich anlegen.