Eigentümerversammlung: 7 Fehler, die Sie vermeiden sollten

Die Beschlussfassung auf Ihrer Eigentümerversammlung läuft nach strengen und formalen Regeln ab. Verstoßen Sie gegen diese Regeln, riskieren Sie die Anfechtbarkeit der gefassten Beschlüsse.

In der Praxis kennen sich viele Verwalter nicht so gut aus, wie es für die Wohnungseigentümer wünschenswert ist. Damit Ihre Beschlüsse rechtssicher sind, kontrollieren Sie folgende Punkte, bei denen in der Praxis auch Verwalter immer wieder Fehler machen.  

1. Keine Einladung an alle

Das ist schnell passiert: Die Einladungen zur Versammlung sind verschickt worden. Aber in der Eile ist ein Eigentümer nicht eingeladen worden, sodass er nicht an der Versammlung teilnehmen kann. Das führt dann zur Anfechtbarkeit der gefassten Beschlüsse, wenn die Teilnahme des nicht eingeladenen Eigentümers sich auf das Beschlussergebnis ausgewirkt hätte.

Mit anderen Worten: Die Beschlüsse sind anfechtbar, wenn das Beschlussergebnis bei Teilnahme des nicht eingeladenen Eigentümers anders ausgefallen wäre, wenn also ein zustande gekommener  Beschluss nicht zustande gekommen wäre und umgekehrt.

Tipp: Einladung kann per E-Mail an die Eigentümer gesendet werden

Die Einladung zur Eigentümerversammlung hat in Textform zu erfolgen (§ 24 Abs. 4 WEG). Daher ist eine Unterschrift unter der Einladung nicht nötig, sodass die Einladung auch per E-Mail gesendet werden kann.

Allerdings müssen die Eigentümer auch mit dieser Art der Übermittlung der Einladung einverstanden sein. Ist ein Eigentümer mit der Übersendung der Einladung per E-Mail nicht einverstanden, weil er nicht über die erforderlichen technischen Voraussetzungen verfügt oder damit nicht umgehen kann, darf Ihr Verwalter das nicht ignorieren. Dann muss er die Einladung für diesen Eigentümer auf dem klassischen Weg per Post versenden.

2. Beschlussgegenstand nicht oder nur ungenau genannt

In der Ladung zur Versammlung übersendet Ihr Verwalter Ihnen die Tagesordnung. Diese muss alle in der Versammlung zur Beschlussfassung anstehenden Themen benennen. Denn dadurch erfahren Sie als Eigentümer, was in der Versammlung ansteht, und können sich angemessen darauf vorbereiten.

Nach dem BGH müssen die Tagesordnungspunkte so genau bezeichnet werden, dass Sie als Wohnungseigentümer verstehen und überblicken können, was in tatsächlicher und rechtlicher Hinsicht erörtert und beschlossen werden soll. Eine schlagwortartige Bezeichnung der Tagesordnungspunkte ist hierbei ausreichend (BGH, Urteil v. 13.01.12, Az. V ZR 129/11).

Es gilt aber der Grundsatz: Je umfangreicher und komplizierter das Beschlussthema, desto genauer muss es bezeichnet werden.

Beispiel: Enthält Ihre Ladung den TOP „Hausgeldabrechnung“ müssen Sie nicht mit einem Beschluss über die Änderung der Verteilung der Aufzugskosten rechnen. Wird er dennoch gefasst, können Sie diesen Beschluss anfechten.

Dennoch kommt es in der Praxis häufig vor, dass der Verwalter nicht alle zur Abstimmung anstehenden Punkte in die Ladung aufnimmt. Darin nicht genannte Beschlussthemen werden dann unter dem Punkt „Sonstiges“ abgestimmt. Das jedoch ist unzulässig.

Beispiele:

• Beschluss über Verwendung eines Tischtennisraums als Geräteraum
• Gebrauchszeitregelung der Waschmaschinen
• Beschluss über die Anschaffung einer Leiter für ca. 400 €

Alle diese gefassten Beschlüsse wären bei Nichtankündigung anfechtbar. Packen Sie solche zu beschließenden „Kleinigkeiten“ daher nicht unter „Sonstiges“.

3. Ladungsfrist nicht eingehalten

Die Ladung zu Ihrer Eigentümerversammlung muss Ihnen mindestens 2 Wochen vor dem Versammlungstermin zugehen (§ 24 Abs. 4 WEG). Die Einhaltung dieser Frist wird dann zum Problem, wenn der Einladung nachträglich weitere Beschlussthemen hinzugefügt werden, Ihr Verwalter die ursprüngliche Einladung aber erst kurz vor Fristbeginn versendet hat.

Eigentlich muss er die Einladung nun um das zusätzliche Beschlussthema ergänzen und den Eigentümern erneut unter Einhaltung der Landungsfrist zusenden. Hat Ihr Verwalter die Zeit zu knapp bemessen, muss er jetzt eigentlich einen neuen Versammlungstermin bestimmen und zu diesem einladen.

Lädt er dennoch unter Unterschreitung der Ladungsfrist zum ursprünglichen Versammlungstermin ein, macht das die dort gefassten Beschlüsse anfechtbar. Lediglich ausnahmsweise, in Fällen besonderer Eilbedürftigkeit, ist es Ihrem Verwalter erlaubt, die Ladungsfrist zu unterschreiten

4. Die Nichtöffentlichkeit missachtet

Auf Ihrer Eigentümerversammlung ist die Öffentlichkeit nicht zugelassen. Das muss Ihr Verwalter auch bei der Wahl des Versammlungsortes berücksichtigen. Dennoch passiert es immer wieder, dass Verwalter eine Gaststätte ohne separaten Raum oder im Sommer gar einen Biergarten als Versammlungsort bestimmen.

Das müssen Sie nicht hinnehmen, Beschlüsse, die an einem unzulässigen Versammlungsort gefasst werden, können Sie anfechten. Auch das ist keine Seltenheit: Ein Verwalter oder ein Eigentümer bringt einen Berater, etwa einen Rechtsanwalt, einen Bausachverständigen oder einfach einen Freund, der sich gut auskennt, mit zur Versammlung.

Das verstößt jedoch ebenfalls gegen den Grundsatz der Nichtöffentlichkeit der Versammlung. Dann ist es Ihr gutes Recht zu verlangen, dass der Berater die Versammlung verlässt. Lediglich in besonderen Ausnahmefällen haben Sie die Anwesenheit eines Beraters auf der Versammlung hinzunehmen.

Beispiele:

• Ein Eigentümer ist aufgrund seines hohen Alters und geistiger Gebrechlichkeit auf einen Berater in der Versammlung angewiesen.
• Ein Eigentümer ist der deutschen Sprache nicht genügend mächtig, um der Versammlung folgen zu können, und benötigt daher einen Dolmetscher

5. Unzulässige Wiederholungsversammlung

Damit Beschlüsse wirksam gefasst werden können, muss Ihre Eigentümerversammlung beschlussfähig sein. Das ist dann der Fall, wenn die erschienenen stimmberechtigten Wohnungseigentümer mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile repräsentieren. Leider erscheinen häufig so wenige Eigentümer zur Versammlung, dass die Beschlussfähigkeit von vornherein nicht gegeben ist.

Für diesen Fall sehen viele Einladungen vor, dass nach einer kurzen Wartezeit eine 2. Versammlung einberufen wird, die dann unabhängig von der Anzahl der anwesenden Eigentümer beschlussfähig ist.

Diese Vorgehensweise ist jedoch unzulässig. Vielmehr muss Ihr Verwalter erneut unter Beachtung der 14-tägigen Ladungsfrist zur Versammlung einladen.

Lediglich wenn eine entsprechende Vereinbarung aller Eigentümer existiert, ist eine solche Wiederholungsversammlung zulässig. Hält Ihr Verwalter die Wiederholungsversammlung ohne eine entsprechende Vereinbarung ab, sind die dort gefassten Beschlüsse anfechtbar.

6. Verlust der Beschlussfähigkeit

Die Beschlussfähigkeit der Versammlung muss nicht nur zu Beginn, sondern bei jeder  Beschlussfassung gegeben sein. Dauert die Versammlung länger, verlassen oft einzelne Eigentümer den Versammlungsraum.

Besonders wenn die Beschlussfähigkeit ohnehin nur knapp gegeben war, kann sie schon verloren gehen, wenn nur ein Eigentümer den Raum verlässt. Achten Sie daher bei jeder Abstimmung darauf, dass alle Eigentümer anwesend sind. Sonst riskieren Sie die Anfechtbarkeit Ihrer Beschlüsse.

7. Vertreter ohne Vollmacht

Lassen Sie sich in der Versammlung vertreten, sind 2 Dinge wichtig: Zum einen kontrollieren Sie bitte in der Teilungserklärung, ob Ihr Vertreter Sie auch tatsächlich vertreten darf. In der Teilungserklärung finden sich nämlich oft Regelungen, nach denen der vertretungsberechtigte Personenkreis eingeschränkt ist.

Schicken Sie einen nicht berechtigten Vertreter zur Versammlung, darf er nicht abstimmen. Stimmt er dennoch ab, ist der Beschluss anfechtbar. Zum anderen geben Sie Ihrem Vertreter bitte eine Vollmacht mit, die er vorlegen kann. Das ist auch dann erforderlich, wenn die anderen Eigentümer Ihren Vertreter gut kennen, so etwa, wenn Sie sich durch den Verwalter vertreten lassen. Auch dann gilt: Kann er auf Nachfragen keine schriftliche Vollmachtsurkunde vorlegen, darf er nicht abstimmen.

Fazit: Auf einer Versammlung gibt es viele Formalien zu beachten. Verlassen Sie sich hier nicht auf Ihren Verwalter, sondern prüfen Sie selbst die Formalien. Nur dann sind Sie auf der sicheren Seite.