Instandhaltungsrücklage – Höhe & Berechnung

Eine Eigentumswohnung ist stets Teil einer Immobilie, die fernab der einzelnen Wohnungen ebenfalls über ein Gemeinschaftseigentum verfügt. Werden an die entsprechenden Flächen Instandhaltungsmaßnahmen notwendig, werden die Kosten im Idealfall durch die Instandhaltungsrücklage abgedeckt. Diese muss allerdings bereits zuvor gebildet werden, nämlich durch die einzelnen Mitglieder der Eigentümergemeinschaft, wobei pro Eigentümer eine Zahlung erfolgt.

In unserem Beitrag erfahren Sie, worum es sich bei der Instandhaltungsrücklage handelt. Ferner gehen wir darauf ein, ob es sich um eine Pflicht handelt, wie hoch die Rücklage sein sollte, wofür sie verwendet werden darf und wer sie zahlen muss. Darüber hinaus erfahren Sie, wie die Berechnung der Instandhaltungsrücklage stattfindet, ob diese nachträglich verändert werden kann und welche Risiken es ohne eine solche Rücklage gibt.

Worum handelt es sich bei einer Instandhaltungsrücklage?

Die Instandhaltungsrücklage ist eine spezielle Rücklage, die Eigentümer im Rahmen einer Eigentümergemeinschaft bilden. Das entsprechende Kapital wird meistens über Jahre angespart und angesammelt, damit in Form der Instandhaltungsrücklage später notwendige Reparaturen, Modernisierungen oder Sanierungen am Gemeinschaftseigentum abgedeckt sind. Mitunter wird statt von der Instandhaltungsrücklage alternativ von der Erhaltungsrücklage gesprochen.

Eingesetzt werden darf die Instandhaltungsrücklage normalerweise für zwei Maßnahmen, nämlich:

• Instandsetzung der Immobilie
• Unvorhergesehene Reparaturen

Ist die Instandhaltungsrücklage gesetzliche Pflicht?

Vieles im Hinblick auf eine Eigentumswohnung und der damit in Verbindung stehenden Eigentümergemeinschaft ist im Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) geregelt. Dort gibt es allerdings keine ausdrückliche Vorschrift oder gar ein Gesetz, welches zwingend das Bilden einer Instandhaltungsrücklage verlangen würde. Trotzdem ergibt sich die Notwendigkeit indirekt.

So ist beispielsweise im § 21 WEG vorgeschrieben, dass die Eigentümer zum Erhalt des Gemeinschaftseigentums verpflichtet sind. Zudem steht in § 19 WEG geschrieben, dass dazu eine sogenannte „ordnungsgemäße Verwaltung“ notwendig ist. Daraus ergibt sich im Grunde, dass in nahezu jeder Eigentümergemeinschaft eine entsprechende Instandhaltungsrücklage gebildet werden sollte.

Wofür darf die Rücklage verwendet werden?

Eine Besonderheit der Instandhaltungsrücklage besteht darin, dass diese Rücklage streng zweckgebunden ist. Das bedeutet, dass sie ausschließlich für ganz bestimmte Maßnahmen verwendet werden darf, die entweder der Instandhaltung oder plötzlich notwendigen Reparaturen dienen.

Gibt es allerdings bei der Instandhaltungsrücklage einen erheblichen Überschuss, dürfen Teile davon auch anderweitig verwendet werden, beispielsweise zum Kauf von Heizöl für die gemeinsame Heizungsanlage der Eigentümergemeinschaft und somit gehörend zum Gemeinschaftseigentum.

Generell wird die Instandhaltungsrücklage unter anderem für folgende Maßnahmen und Ausgaben verwendet:

• Reparatur des Daches
• Beseitigung von Schäden an der Fassade
• Erneuerung einer Heizungsanlage
• Malerarbeiten
• Fensteraustausch

Kurzum: In der WEG ist die Instandhaltungsrücklage streng zweckgebunden und darf nur für Maßnahmen verwendet werden, die im direkten Zusammenhang mit dem Gemeinschaftseigentum und nicht einer einzelnen Eigentumswohnung innerhalb der Immobilie stehen. Somit werden in erster Linie entstehende Instandhaltungskosten durch die Instandhaltungsrücklage abgedeckt.

Wer muss die Instandhaltungsrücklage zahlen?

Grundsätzlich ist jeder Eigentümer und Inhaber einer Eigentumswohnung im Rahmen der Eigentümergemeinschaft dazu verpflichtet, sich an anfallenden Kosten zu beteiligen, die für Instandsetzungen oder Sanierungen des Gemeinschaftseigentums anfallen. Das wiederum führt dazu, dass jeder Eigentümer seinen Teil zur Instandhaltungsrücklage zahlen muss, damit die Instandhaltung der Immobilie, genauer gesagt des Gemeinschaftseigentums, gewährleistet wird. Pro Eigentümer werden die späteren Kosten aufgeteilt.

Für die Überwachung der Zahlung ist in aller Regel der Verwalter verantwortlich, der von der Eigentümergemeinschaft bestimmt wurde. Häufiger handelt es bei sich bei etwas kleineren Wohnungseigentümergemeinschaften um einen Eigentümer, der mit dieser Aufgabe betraut wird und die Verwaltung der Instandhaltungsrücklage übernimmt.

Welche Höhe ist bei der Instandhaltungsrücklage sinnvoll?

Die Höhe der Instandhaltungsrücklage sollte unbedingt angemessen sein. Sie sollte ausreichen, um spätere Maßnahmen zur Instandhaltung und auch zwischendurch notwendige Reparaturen möglichst vollständig abdecken zu können. Festgeschrieben wird die Höhe der Rücklage stets innerhalb des Wirtschaftsplans der jeweiligen Eigentümergemeinschaft. Feste Vorgaben per Gesetz gibt es nicht, sodass die Höhe der Instandhaltungsrücklage unter anderem von folgenden Faktoren abhängig gemacht werden sollte:

• Lage der Immobilie
• Alter des Gebäudes
• Zustand der Immobilie
• Ausstattung
• Größe des Objektes

Auf Basis dieser Einflussfaktoren gibt es bestimmte Richtwerte, wie die Instandhaltungsrücklage ausfallen könnte. Diese richten sich vor allem nach dem Alter des Gebäudes und werden dann umgerechnet auf eine jährliche Rücklage pro Quadratmeter und können wie folgt aussehen:

• Gebäude jünger als 21 Jahre: 7 bis 8 Euro
• Gebäude zwischen 21 und 32 Jahre: 9 bis 10 Euro
• Gebäude älter als 32 Jahre: 12 bis 13 Euro

Wie wird die Instandhaltungsrücklage berechnet?

Neben den genannten Werten gibt es alternativ ebenso die Möglichkeit, die Höhe der Instandhaltungsrücklage zu berechnen. Dazu kann auch eine bestimmte Formel genutzt werden. Die Berechnung findet entweder im Detail statt oder anhand einer kurzen Formel bzw. Faustregel. Diese besagt, dass bei neueren Wohnanlagen die Instandhaltungsrücklage ungefähr 0,8 bis 1,0 Prozent des Kaufpreises ab Fertigstellung der Immobilie im Jahr betragen sollte.

Eine Formel, die relativ bekannt ist, nimmt eine etwas andere Berechnung vor. Die grundlegende Annahme ist hier, dass im Rahmen von 80 Jahren der 1,5-fache Wert der Baukosten als Instandhaltung für die Immobilie anfallen wird. Man spricht von der Peters`schen Formel.

Nach der Berechnung ist zu beachten, dass sich zwischen 65 bis 70 Prozent der Instandhaltungskosten auf das Gemeinschaftseigentum beziehen. Dementsprechend entfallen zwischen 30 und 35 Prozent auf das Sondereigentum. Die Peters`sche Formel für die Instandhaltungsrücklage sieht wie folgt aus:

Jährliche Instandhaltungskosten = Herstellungskosten * 1,5 / 80 Jahre

Anschließend verteilen sich von diesem errechneten Betrag 70 Prozent auf das Gemeinschaftseigentum.

Beispielrechnung

Wir gehen in einer Beispielrechnung davon aus, dass sich die Herstellungskosten der gesamten Immobilie auf 900.000 Euro belaufen haben. Diesen Betrag setzen wir nun in die vorherige Formel ein, sodass sich folgende Berechnung ergibt:

900.000 Euro * 1,5 / 80 Jahre = 16.875 Euro

Setzen wir nun davon 70 Prozent an, die entsprechend der Peters`schen Formel auf Gemeinschaftseigentum fallen. Das bedeutet, dass es sich um jährlich um eine Instandhaltungsrücklage in Höhe von 11.812,50 Euro handeln muss. Diese werden dann noch auf die Quadratmeter umgerechnet.

Hat die gesamte Wohnanlage mit der entsprechenden Eigentumswohnung der Eigentümer zum Beispiel insgesamt 600 Quadratmeter: Dann würde sich eine jährliche Instandhaltungsrücklage von 19,69 Euro pro Quadratmeter ergeben.

Ist eine nachträgliche Änderung der Instandhaltungsrücklage möglich?

Grundsätzlich wird die Instandhaltungsrücklage zwar jedes Jahr im Wirtschaftsplan festgelegt. Trotzdem können die Eigentümer der jeweiligen Eigentumswohnung im Rahmen der Eigentümergemeinschaft Änderungen beschließen, also sowohl eine Erhöhung als auch Senkung der Rücklage. Das Erhöhen ist vor allem dann sinnvoll, wenn sich in den letzten Jahren herausgestellt, dass die Instandhaltungsrücklage zu niedrig angesetzt worden ist. Über die neue Höhe der Instandhaltungsrücklage entscheidet die Eigentümergemeinschaft in einem mehrheitlichen Beschluss.

Wie muss die Instandhaltungsrücklage angelegt werden?

Es gibt keine gesetzliche Pflicht, die vorschreibt, dass die Instandhaltungsrücklage zwingend angelegt werden muss. Stattdessen steht es jeder Eigentümergemeinschaft und damit jedem Eigentümer der Wohnung frei, einen Beschluss über das Anlegen oder Nicht-Anlegen der Rücklage zu fassen. Trotzdem keine Verpflichtung besteht, ist es definitiv empfehlenswert, die Instandhaltungsrücklage anzulegen.

Wichtig dabei ist, dass möglichst jederzeit Zugriff auf die Anlageform besteht, wenn die Instandhaltungsrücklage in Gänze oder Teilen genutzt werden muss. Zudem sollte es sich keinesfalls um eine spekulative Anlageform handeln, sodass in der Praxis insbesondere die folgenden Anlageformen für eine Instandhaltungsrücklage üblich sind:

• Sparkonto
• Tagesgeldkonto
• Festgeldkonto
• Geldmarktpapiere

Wie wird die Instandhaltungsrücklage steuerlich behandelt?

Nutzen Sie Ihre Eigentumswohnung als Wohnungsinhaber selbst, können Sie die Aufwendungen für die Instandhaltungsrücklage nicht von der Steuer absetzen. Vermieter haben allerdings die Möglichkeit, die Instandhaltungskosten steuerlich geltend zu machen. Einzige Voraussetzung ist, dass die entsprechenden Kosten für die Instandhaltung auch tatsächlich angefallen sind.

Die reine Zahlung der Instandhaltungsrücklage als Anteil des Eigentümers ist demzufolge nicht von der Steuer abzusetzen – die Zahlung und Bildung der Rücklage darf nicht in der Steuererklärung erscheinen.

Der Anteil an der Instandhaltungsrücklage lässt sich erst als Werbungskosten steuerlich absetzen, wenn das Geld von dem Verwalter für etwaige Reparaturen oder Instandhaltungsmaßnahmen ausgegeben wird.

Kann die Instandhaltungsrücklage zurückgefordert werden?

Eine häufige Frage besteht bei Eigentümern einer Wohnung dann, ob die Rücklage zurückgefordert werden kann. Diese Frage wird vor allen Dingen zu dem Zeitpunkt akut, zu dem der bisherige Eigentümer die Wohnung verkaufen möchte.

Ein Zurückfordern der bereits gezahlten Instandhaltungsrücklage ist nicht möglich. Allerdings kann der Noch-Eigentümer diese auf den Verkaufspreis anrechnen und sollte das auch tun. Der neue Eigentümer kauft dementsprechend dem bisherigen Wohnungseigentümer faktisch die bis dato gezahlte Instandhaltungsrücklage ab.

Darf die Instandhaltungsrücklage auf Mieter umgelegt werden?

Es ist nicht erlaubt, dass Vermieter die Instandhaltungsrücklage für die Wohnung auf eventuelle Mieter umlegen. Das ist vor allem in der Betriebskostenverordnung festgehalten. Danach dürfen ausschließlich sogenannte Betriebskosten umgelegt werden, wozu die Instandhaltungsrücklage nicht zählt.

Welche Risiken bestehen bei zu geringer oder gar fehlender Instandhaltungsrücklage?

Das Bilden von Rücklagen ist im Zusammenhang mit einer Eigentumswohnung dringend zu empfehlen. Zudem sollte darauf geachtet werden, dass die Instandhaltungsrücklage in ausreichender Höhe existiert. Sollte hingegen eine zu geringe Rücklage vorhanden sein oder gar keine Instandhaltungsrücklage existieren, besteht das große Risiko, dass später fällige Reparaturen oder Instandhaltungsmaßnahmen nicht – vollständig – aus den Rücklagen abgedeckt werden können.

Das wiederum hätte zur Folge, dass die Eigentümergemeinschaft dazu gezwungen ist, eine Sonderumlage per Beschluss festzulegen. Das wiederum führt dazu, dass jeder Eigentümer sehr kurzfristig verpflichtet ist, einen dann voraussichtlich relativ hohen Geldbetrag aufzubringen. Manche Eigentümer kann das sogar finanziell überfordern, sodass sich aus einer zu geringen oder fehlenden Instandhaltungsrücklage sehr negative Konsequenzen ergeben können.