Nebenkostenabrechnung – Worauf sie als Vermieter achten müssen

Jeder Vermieter kennt es: Streitereien über Fehler in der Nebenkostenabrechnung und daraus entstehende Einnahmeeinbußen. Wir erklären, welche Pflichte, aber auch Rechte Vermieter bei der Nebenkostenabrechnung haben. (Foto: Nicole Lienemann / shutterstock.com)

Neben der Miete gibt es für Vermieter noch eine nicht zu unterschätzende Einnahmequelle: Die Nebenkosten. Bei Mietern, die zusammen mit der Miete eine monatliche Nebenkostenvorauszahlung leisten, muss der Vermieter eine Nebenkostenabrechnung erstellen. Diese Regelung muss vom Vermieter mit dem Mieter vertraglich im Mietvertrag festgelegt werden, da die Übernahme der Betriebskosten nicht vom Gesetzgeber festgelegt wurde. Fehlt also eine entsprechende Klausel im Vertrag, muss der Mieter nur die entsprechende ‚Kaltmiete‘ zahlen.

In der jährlichen Abrechnung muss der Vermieter für den Mieter nachvollziehbar alle umlagefähigen Nebenkosten auflisten. Nachvollziehbar bedeutet dabei, dass auch ein juristischer Laie die Aufstellung verstehen muss, wobei ein durchschnittliches Maß an Allgemeinwissen vorausgesetzt werden darf.

Abrechnung muss formal korrekt sein, damit sie gültig wird

Damit eine Abrechnung auch ordnungsgemäß ist, muss sie bestimmte Daten beinhalten. Achten sie dabei unbedingt auf Vollständigkeit.

Konkret müssen die beteiligten Parteien, der Abrechnungszeit sowie das betreffende Objekt selbstverständlich benannt werden. Halten sie sich dabei an die Daten, die auch im Mietvertrag stehen, Abkürzungen können zur Unwirksamkeit der Abrechnung führen.

Darüber hinaus ist die Auflistung der Gesamtkosten aufzuführen, inklusive Erläuterungen des angewandten Umlageschlüssels. Es muss außerdem die Berechnung offengelegt werden, nach der die Kostenanteile des Mieters errechnet wurden. Schlussendlich muss die Abrechnung noch einen Ausweis und Abzug der Betriebskostenvorauszahlungen beinhalten.

Welcher Verteilungsschlüssel ist anzuwenden?

Entscheidend ist hierbei die im Mietvertrag geregelte Klausel zum Verteilungsschlüssel. Wenn es nicht anders im Vertrag festgelegt wurde, werden die Nebenkosten nach der Wohnfläche verteilt. Sollte dagegen eine Regelung bestehen, nach die Kosten vom Verbrauch oder der Verursachung abhängen, müssen diese Kosten an beispielsweise den relevanten Wasseruhren oder Ähnlichem abgelesen werden. Dies ist nur möglich, wenn alle fraglichen Wohnräume mit entsprechenden Messgeräten ausgestattet sind. Sollte das nicht der Fall, wird weiterhin nach Wohnfläche, oder in Ausnahmefällen, nach Personenanzahl abgerechnet.

Wichtig für Vermieter ist weiterhin, dass der Verteilungsschlüssel leicht verständlich sein muss, der Mieter muss ihn nachvollziehen können. Es ist also falsch, nur die Wohnfläche und die entsprechende Prozentzahl der Kosten zu nennen, die der Mieter übernehmen muss. Vielmehr sollte die Gesamtwohnfläche, die Wohnfläche der Mietpartei und daraus abgeleitet der jeweilige Prozentsatz in der Nebenkostenabrechnung festgehalten werden.

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Welche Umlagen gehören in die Nebenkostenabrechnung?

Folgend sehen sie eine Übersicht über alle Nebenkosten, die nach den Bestimmungen der Betriebskostenverordnung abgerechnet werden dürfen:

  • Grundsteuer – festgelegt von der jeweiligen Kommune, kann auch unter dem Stichwort ‚öffentliche Lasten‘ aufgelistet werden und ist nicht vom Vermieter beeinflussbar
  • Wasser – die Kosten, die dem Vermieter für die Bereitstellung von Wasser entstehen, einschließlich optionaler Kosten für weitere Maßnahmen wie beispielsweise Wasseraufbereitungsanlagen oder Ähnliches
  • Abwasser – entweder sind dies die Kosten, die der Vermieter an die Stadt zahlen muss, um die öffentlichen Entwässerungsanlagen nutzen zu dürfen, es können aber auch die Kosten für den Betrieb und die Instandhaltung einer eigenen Klärgrube sein
  • Fahrstuhlkosten – dabei handelt es sich um alle Kosten, welche der Fahrstuhl im täglichen Betrieb verursacht, außerdem beinhalten diese Kosten auch Pflege, Reinigung sowie die regelmäßige Überprüfung.
  • Straßenreinigung und Müllabfuhr – genau wie bei anderen Beiträgen, die an die Stadt gezahlt werden müssen, hat der Vermieter auch hier keinen Einfluss
  • Hausreinigung – wenn sich die Mieter nicht selbstständig um die Reinigung des Treppenhauses kümmern, handelt es sich hierbei um die Kosten für eine Putzhilfe, die die gemeinsam genutzten Räume wie Keller und Treppenhaus reinigt. Sollte es zu einem Ungezieferbefall kommen, sind die anfallenden Kosten dafür hier ebenfalls enthalten
  • Gartenpflege – wenn das besagte Wohnobjekt einen Garten zur gemeinsamen Benutzung aller Mieter hat und jener von einem Gärtner gepflegt werden muss, kann dies abgerechnet werden
  • Beleuchtung – Unter diese Kosten fällt die Beleuchtung in gemeinsam genutzten Räumen sowie in den Außenbereichen des Wohnobjekts. Konkret handelt es sich dabei sowohl um die entstehenden Stromkosten als auch um die Materialkosten, um die Lichtanlagen in Stand zu halten
  • Schornsteinreinigung durch Schornsteinfeger – gesetzlich vorgeschrieben, sollte der Schornstein als Abzug noch in Benutzung
  • Versicherungen – darin können beinhaltet sein, Gebäudeversicherungen gegen Feuer-, Sturm- und Wasserschäden, Glasversicherungen sowie Haftpflichtversicherungen für Gebäude, Öltank und Aufzug.
  • Hausmeister – sollte ein solcher angestellt sein, wird er als Hauswart entlohnt und fällt ebenfalls unter die abrechenbaren Kosten
  • Kabelfernsehen/Antenne – Wenn Kabelfernsehen, Satellit oder eine Antenne gemeinsam genutzt wird, sind auch diese Kosten umlegbar. Allerdings muss ein Mieter, der diese nicht nutzt, auch nicht zahlen.
  • Gemeinschaftseinrichtungen – hierunter fallen alle von der Mietergemeinschaft genutzten Geräte wie Waschmaschine oder Trockner, gilt aber auch für die Instandhaltung von gemeinsam genutzten Schwimmbädern oder Saunen.

Was nicht in die Nebenkostenabrechnung gehört

Wenn Kosten durch Maßnahmen anfallen, die nur einmalig nötig war, oder durch Reparaturen, und nicht vom Mieter verursacht wurden, so muss der Vermieter diese tragen. Dasselbe gilt für Verwaltungskosten oder auch außerordentliche Kosten für Rechtsschutz oder Ähnliches.

Fristen für Erteilung der Nebenkostenabrechnung sowie für Widerspruch dagegen

Damit die Nebenkostenabrechnung gültig ist, muss der Vermieter sie seinem Mieter bis einschließlich ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums erteilt haben. Verpasst er diese Frist, hat er keinerlei Anspruch mehr auf potentielle Nachzahlungen. Dagegen muss er in jedem Fall Nebenkostenguthaben an seinen Mieter bezahlen, selbst wenn die Abrechnung verspätet eingereicht wurde.

Die Frist von einem Jahr gilt auch für den Mieter, der in diesem Zeitraum Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einlegen kann. Verpasst er diese Frist, kann er nicht mehr dagegen angehen.

Der jeweilige Anspruch – beim Mieter auf die Erteilung der Abrechnung, beim Vermieter auf die Nachzahlungen aus der Abrechnung – verjährt in beiden Fällen nach drei Jahren. Beim Mieter gilt diese Frist ab einem Jahr nach dem Zeitraum, für den die Nebenkostenabrechnung gilt. Ist also für das Jahr 2017 die Abrechnung bis Ende 2018 befristet, besteht der Anspruch bis Ende 2021. Für den Vermieter beginnt die Frist mit Ablauf des Jahres, in dem der Anspruch auf die Nachzahlung entstand, sprich im Jahr der erteilten Nebenkostenabrechnung.

Leerstand einer Wohnung –  zu Lasten des Mieters?

Ein Vermieter besitzt ein Wohnhaus, in dem sechs Parteien wohnen können, zwei Wohnungen stehen jedoch leer. In diesem Fall ist es nicht zulässig, die Kosten für die vier Mitparteien anteilig zu erhöhen, um die Kosten durch den Leerstand zu decken. Diese Kosten müssen vom Vermieter getragen werden.


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Sophia Ly Weidner
Von: Sophia Ly Weidner.