Heizkostenabrechnung – wichtige Infos für Vermieter & Mieter

Bei den meisten Mietern ist es zur Gewohnheit geworden: Einmal jährlich finden Sie Ihre Heizkostenabrechnung für den letzten Abrechnungszeitraum im Briefkasten. Neben der Miete stellen die Nebenkosten wie Heizkosten inzwischen hierzulande einen großen Posten fürs Wohnen dar. In unserem Beitrag erfahren Sie, was Heizkosten sind und worin Unterschiede zur Neben- und Betriebskosten bestehen. Wir gehen ferner auf die Heizkostenabrechnung ein und was darin enthalten sein muss. Darüber hinaus erfahren Sie, wie Heizkosten abgerechnet werden und welche Fristen im Zusammenhang mit dem Abrechnen der Heizkosten wichtig sind.

Was sind Heizkosten?

Als Heizkosten werden diejenigen Kosten bezeichnet, die im Gebäude entstehen, weil Wärme erzeugt und verteilt werden muss. Zu den Heizkosten gehören in erster Linie die laufenden Betriebskosten pro Monat, die im Zusammenhang mit der Heizung anfallen, zum Beispiel für Erdgas oder Erdöl, nicht jedoch unregelmäßige Reparaturen.

Wie erfolgt die Abrechnung von Heizkosten?

Beim Abrechnen der Heizkosten ist es für Vermieter wichtig, die gesetzlichen Regelungen zu kennen. Diese besagen, dass ein größerer Teil der Heizkosten auf Grundlage des tatsächlichen Verbrauchs abgerechnet werden muss. Dieser Anteil bewegt sich zwischen 50 und 70 Prozent. Die Verteilung der restlichen 30 bis 50 Prozent erfolgt nach einem bestimmten Maßstab, in der Regel auf Grundlage der Wohnfläche in Quadratmetern.

Dass die Heizkosten aufgeteilt werden, ist darauf zurückzuführen, dass neben den reinen Verbrauchskosten ebenso einige Nebenkosten anfallen. Das sind zum Beispiel Betriebsstrom, Schornsteinfeger sowie Wartung. Zudem gibt es je nach Lage der Wohnung im Gebäude häufiger Wärmeverluste, für die Mieter nicht verantwortlich sind.

Geregelt wird die Abrechnung der Heizkosten in der Heizkostenverordnung, die für folgende Gebäude gilt:

• mit zentraler Heizungsanlage und
• Versorgung durch Fernwärme.

Bei einer Immobilie mit zentraler Heizungsanlage gilt die Heizkostenverordnung unter der Voraussetzung, dass deren Kosten auf mehr als einen Mieter bzw. Eigentümer verteilt werden müssen. In dem Fall sind die Vermieter dazu verpflichtet, eine Erfassung des Verbrauchs vorzunehmen und anschließend die Heizkostenabrechnung zu erstellen.

Was ist die Heizkostenabrechnung?

Die Heizkostenabrechnung ist eine separate Abrechnung der Heizkosten, die im Zusammenhang mit der Miete einer Wohnung entstehen. Sie zeigt dem Mieter, wie hoch die entstandenen Kosten zum einen für das Heizen und zum anderen für die Erwärmung des Wassers ausgefallen sind. In der Abrechnung ist zu erkennen, welchen Anteil der Mieter an den gesamten Heizkosten für das Gebäude zu tragen hat und wie sich die einzelnen Positionen zusammensetzen.

Was steht in der Heizkostenabrechnung?

Beim Heizkosten abrechnen müssen Vermieter einige Punkte beachten, insbesondere, was die Heizkostenabrechnung auf Grundlage der Heizkostenverordnung enthalten muss. In erster Linie sind es folgende Daten, Zahlen und Fakten, die in der Abrechnung genannt werden sollen:

• Aufstellung sämtlicher Heizkosten
• Kosten für die Energie, zum Beispiel Erdgas
• Abrechnungszeitraum
• Heiznebenkosten, wie zum Beispiel Wartungskosten und Schornsteinfeger
• Tatsächlicher Verbrauch
• Vorauszahlung pro Monat
• Saldo: Nachzahlung oder Gutschrift

Die Abrechnung gibt somit eine klare Übersicht, welche Gesamtkosten im Detail wofür angefallen sind. Anschließend wird in der Heizkostenabrechnung aufgeführt, welchen Anteil dieser Kosten der einzelne Mieter zu tragen hat. Das muss für den Mieter nachvollziehbar sein, sodass darüber hinaus in der Heizkostenabrechnung der Verteilerschlüssel genannt sein muss.

Am interessantesten ist für Mieter in der Regel der Saldo, der sich aus den tatsächlichen Kosten abzüglich der Vorauszahlung pro Monat ergibt. Mieter erhalten entweder eine Gutschrift oder müssen eine Nachzahlung leisten.

Heizkosten – aktuelle Höhe und künftige Prognose

Da die Heizkosten von mehreren Faktoren abhängig sind, schwanken sie auch im Verlauf eines Jahres. Unter anderem richten sich die Heizkosten danach, mit welcher Energiequelle das Gebäude beheizt wird. Momentan stellen sich die Kosten auf Basis des vergangenen Jahres in etwa wie folgt dar, wenn wir von einer Wohnung mit einer Fläche von 70 m² ausgehen:

Die meisten Menschen heizen nach wie vor entweder mit Erdgas oder Heizöl. Die Prognose für dieses Jahr sieht so aus, dass die Kosten unter den genannten Faktoren im Beispiel bei etwa bei 1.100 Euro für den Abrechnungszeitraum 2024 liegen dürften. Grundsätzlich hängt die Höhe der Heizkosten allerdings vor allem von den folgenden drei Faktoren ab:

• Energiepreise
• Persönliches Heizverhalten
• Wetterlage

Vor allem aufgrund des individuellen Heizverhaltens kann es selbst bei Wohnungen im gleichen Gebäude enorme Unterschiede bei den Heizkosten geben. Wer zum Beispiel die Raumtemperatur um ein Grad senkt, spart sofort rund fünf Prozent an Verbrauchskosten.

Darüber hinaus kommt es häufiger vor, dass die Heiznebenkosten überhöht sind. Das bezieht sich unter anderem auf den Strom zum Betrieb, die Kosten für Messdienstleister sowie für die Wartung der Anlage.

Bis wann muss die Heizkostenabrechnung erfolgen?

Normalerweise beinhaltet die Heizkostenabrechnung einen Abrechnungszeitraum von einem Jahr. Allerdings ist nicht vorgeschrieben, dass es sich dabei zwingend um ein Kalenderjahr handeln muss. Vorgegeben ist jedoch, dass die Heizkostenabrechnung maximal ein Jahr nach dem festgelegten Zeitraum der Berechnung vorliegen muss. Das bedeutet: Ist der Abrechnungszeitraum bis zum 31. Dezember 2024, muss der Mieter die Abrechnung spätestens am 31. Dezember 2025 erhalten.

Wer erstellt die Heizkostenabrechnung?

In aller Regel wird die Heizkostenabrechnung seitens des Vermieters erstellt. Allerdings ist es vor allem bei größeren Gebäuden oder mehreren Immobilien des Eigentümers möglich, dass externe Unternehmen mit dem Abrechnen der Heizkosten und dem Erstellen der Abrechnung beauftragt werden.