Abnahmeprotokoll – Definition, Schäden & Vorteile

Was ist das Abnahmeprotokoll?

Ein Abnahmeprotokoll wird bei der Abnahme eines Objekts im Zuge eines Werk- oder Kaufvertrags angefertigt. Es erfasst den Zustand und etwaige Mängel, die der Gegenstand aufweist. Die Feststellung von Mängeln kann sich auf den Preis auswirken und ist deshalb besonders für den Abnehmer von Bedeutung.

Die bei Immobilienkäufen zu berücksichtigenden Punkte entsprechen im Wesentlichen denen des Übergabeprotokolls bei Mietverträgen. Wichtig ist beim Kauf von Immobilien ist auch, dass Garantiebelege, Rechnungen und Lieferscheine ausgehändigt werden, die in Zukunft für den neuen Besitzer von Bedeutung sein können. Diese übergebenen Dokumente können in einem Übernahmeprotokoll beim Immobilienkauf ebenfalls notiert werden, damit der Verkäufer nachweisen kann, dass alle notwendigen Informationen zum Objekt übergeben wurden.

Des Weiteren sollten beim Kauf von Immobilien immer zusätzliche Bauten wie zum Beispiel Gartenhäuser, Garagen oder Carports mitberücksichtigt werden. Es wird empfohlen, deren Zustand ebenfalls im Protokoll zu vermerken, um späteren Reklamationen vorzubeugen.

Abgrenzung: Abnahme- und Übergabeprotokoll

Abnahme und Übernahme werden meist synonym verwendet. Im rechtlichen Zusammenhang ist von einer Abnahme in der Regel im Zusammenhang mit einem Werk- oder Kaufvertrag die Rede. Der Käufer nimmt dem Verkäufer den Kaufgegenstand ab. Um Missverständnisse zu vermeiden, wird im Folgenden im Zusammenhang mit Mietverträgen der Begriff Übergabe verwendet. Der Vermieter übergibt das Mietobjekt – man spricht auch vom Mietgegenstand bzw. der Mietsache – dem Mieter für die im Mietvertrag geregelte Laufzeit. Beim Immobilienkauf ist im Folgenden also die Rede von einem Abnahmeprotokoll, bei der Miete hingegen von einem Übergabeprotokoll. Bei der Miete gibt es zudem zwei Gelegenheiten, bei denen Übergabeprotokolle erstellt werden können: bei Beginn und bei Beendigung des Mietverhältnisses.

Was ist ein Wohnungsübergabeprotokoll?

Durch ein Übergabeprotokoll sind sowohl Mieter als auch Vermieter abgesichert. Mit der jeweiligen Unterschrift bestätigen sie die im Protokoll erfassten Zustände. Der Mieter kann darin eventuell schon am Objekt entdeckte Schäden dokumentieren. Entsprechend verhält es sich seitens des Vermieters. Durch die genaue Dokumentation des Zustands des Objekts bei der Abnahme kann später nachgewiesen werden, ob Schäden erst später aufgetreten sind. Ein Übergabeprotokoll wird angefertigt, bevor ein neuer Mieter das Mietobjekt bezieht. Der Mieter füllt ein solches Wohnungsübergabeprotokoll bei seinem Einzug zusammen mit dem Vermieter aus. Für den Mieter geht es dabei darum, in welchem Zustand er das Objekt übernommen, für den Vermieter, in welchem er es übergeben hat. Die umgekehrte Situation ergibt sich bei Beendigung des Mietverhältnisses. Bei Rückgabe der Wohnung an den Vermieter sollte wiederum ein Protokoll angefertigt werden.

Die Anfertigung eines Übergabeprotokolls ist nicht verpflichtend vorgeschrieben, wird aber empfohlen, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden.

Aufbau & Form des Übergabeprotokolls

Da es sich bei einem Übergabeprotokoll im Zuge eines Mietvertrags in erster Linie um ein Dokument zu privaten Zwecken handelt, ist weder ein Aufbau noch die Form vorgeschrieben. Es handelt sich dabei aber immer um ein Dokument in Papierform, welches am Ende von beiden Parteien unterschrieben wird. Die Unterschrift dient als Zurkenntnisnahme der schriftlichen festgehaltenen Umstände.

Damit das Protokoll seinen Zweck erfüllt, müssen jedoch bestimmte Informationen enthalten sein. Diese Angaben sind notwendig, damit das Übergabeprotokoll im Streitfall als Beweismittel herangezogen werden kann.

Was sollte das Übergabeprotokoll beinhalten?

Grundvoraussetzung ist die Nennung der Vertragsparteien, sowie allfälliger Zeugen. Die genaue Anschrift des Objekts, gegebenenfalls inklusive Stiegen- und Türnummer, muss ebenfalls enthalten sein, damit das Objekt eindeutig identifiziert werden kann.

Es werden alle Mängel aufgeführt und der aktuelle Zustand der Immobilie erfasst. Es kann sich dabei sowohl um bauliche als auch um Ausstattungsmängel handeln.

Folgende Punkte sollte das Protokoll enthalten:

• Name und Anschrift beider Vertragsparteien
• sollten Zeugen hinzugezogen werden, sind auch deren Namen und Kontaktdaten zu vermerken
• genaue Anschrift der Wohnung
• Datum der Übergabe, des Einzugs/Auszugs und in welchem Zustand die Wohnung übergeben wird
• Zählerstände aller vorhandenen Anschlüsse, wie Wasser, Strom und Gas
• falls vorhanden: Inhalt des Heizöltanks
• Anzahl der übergebenen Schlüssel
• Liste der vorhandenen Geräte und deren Zustand
• alle vorhandenen Mängel und Schäden, wenn möglich dokumentiert mit Bildern
• Absprachen über noch anstehende Reparaturen

Was sollte zusätzlich berücksichtigt werden?

Häufig werden Protokolle nicht mit der gebührenden Sorgfalt erstellt. Wenn nach einiger Zeit dann Mängel auftauchen, kann es schwierig sein nachzuweisen, dass diese schon vorher bestanden haben. Deshalb schadet es nicht, auch folgende Punkte ins Auge zu fassen:

• Zustand der Wände/Tapeten
• Funktionsfähigkeit von Elektronik, Wasser und Heizung
• Zustand von Fenstern, Türen und Schlössern
• Zustand des Fußbodens
• möglicher Schimmel- oder Schädlingsbefall

Regelung bei gewerblicher Vermietung

Im Grunde unterscheidet sich das Übergabeprotokoll einer Gewerbeimmobilie nicht erheblich von dem einer Wohnimmobilie. Es erfüllt den gleichen Zweck und sollte dementsprechend die gleichen Informationen enthalten. Die einzige Information, die hier zusätzlich aufgenommen werden sollte, ist, wie die Raumverteilung gestaltet wird. Die Räume sollten explizit benannt werden, sodass die Anzahl der Gewerberäume aus dem Protokoll hervorgeht.

Beispielhafte Auflistung:

• Fünf Gewerberäume
• Küche
• Bad, WC
• Flur, Balkon, Abstellkammer
• Stellplatz, Balkon, Mietergarten

Auch hier gilt, dass jeder Raum, der zum Mietvertrag gehört, im Übergabeprotokoll mit seinen eventuellen Mängeln vermerkt sein sollte.

Vorteile des Wohnungsübergabeprotokolls

Durch ein Wohnungsabnahmeprotokoll kann eine Menge Ärger im Nachhinein erspart werden. Der Mieter hat durch das Protokoll vor der Übernahme der Wohnung die letzte Möglichkeit, Mängel, die bei der Besichtigung übersehen wurden, ins Protokoll aufnehmen zu lassen und sich dadurch vor möglichen Kosten zu schützen. Außerdem ist es zu diesem Zeitpunkt noch möglich, eine Beseitigung der Mängel vom Vermieter zu fordern. Bei der späteren Rückgabe des Objekts verfügt der Mieter dadurch über ein rechtssicheres Dokument, um nachweisen zu können, welche Schäden bereits bei Einzug vorlagen. Eine Diskussion muss dann nicht mehr geführt werden. Sind etwaige Mängel nicht im Protokoll vermerkt, fallen sie auf den Mieter zurück.

Ausgenommen hiervon sind Schäden, die den vertragsgemäßen Zustand der Mietsache verändern. Dies könnten beispielsweise Defekte von Leitungen oder Schimmelbefall sein, der bei Einzug nicht erkannt wurde. In diesen Fällen muss der Vermieter diesen Zustand wiederherrichten.

Für den Vermieter bietet das Wohnungsübergabeprotokoll ebenfalls Vorteile. Er kann sich den aktuellen Zustand der Mietsache dokumentieren lassen und so im Streitfall nachweisen, dass er seinen Pflichten nachgekommen ist. Dies ist insbesondere dann relevant, wenn der Mieter unberechtigterweise eine Mitminderung durchsetzen möchte. Der Vermieter kann ebenfalls festlegen, in welchem Zustand die Mietsache zu übergeben ist.

Ein Übergabeprotokoll bei der Rückgabe des Objekts kann für den Vermieter wichtig sein. Hierin dokumentiert er den Zustand, in dem er es vom Mieter zurückbekommen hat. Es gelten dabei die entsprechenden Empfehlungen wie für das Protokoll bei Vertragsbeginn.

Was muss bei der Wohnungsübergabe beachtet werden?

Bei einer Wohnungsübergabe gilt es, unterschiedliche Aspekte zu beachten, damit der Ablauf reibungslos funktioniert. Es ist sowohl Aufgabe des Mieters als auch des Vermieters dafür Sorge zu tragen, dass die Wohnungsübergabe effizient vertragsgemäß abläuft.

Wie läuft eine Wohnungsübergabe ab?

Zur Wohnungsübergabe müssen beide Parteien anwesend sein. Die Parteien können allerdings auch jemand anderen anweisen, die Wohnungsübergabe zu übernehmen. Typischerweise beauftragt ein Vermieter für eine Wohnungsübergabe einen Hausverwalter, Immobilienverwalter oder Anwalt.

Beide Parteien nehmen sich das Wohnobjekt anschließend Zimmer für Zimmer vor und dokumentieren etwaige Mängel im jeweiligen Wohnungsabnahme- bzw. Übergabeprotokoll. Im Idealfall werden dazu Fotos angefertigt, sodass die festgehaltenen Mängel belegt werden können. Etwaige Nebenabreden, beispielsweise für noch ausstehende Reparaturen durch den Vermieter, können ebenfalls erfasst werden. Das ausgefüllte Dokument gilt es anschließend von beiden Vertragsparteien zu signieren und jeweils eine Kopie auszuhändigen.

Die Wohnungsübergabe sollte möglichst zu einer Uhrzeit stattfinden, zu der es hell ist. Andernfalls sind Mängel unter Umständen nur schwer sichtbar. Anschließend sind dem Vermieter alle Schlüssel auszuhändigen, sodass dem Mieter der Zutritt zur Mietsache ungehindert möglich ist.

Vorbereiten der Wohnung für die Übergabe

Damit eine Wohnungsübergabe reibungslos abläuft, ist eine gute Vorbereitung wichtig. Hierzu gehört im Idealfall, dass der Mieter im Besitz eines Abnahmeprotokolls ist, wodurch er weiß, was es zu beachten gilt. So können mögliche Mängel von vornherein vermieden werden.

Am Tag der Übergabe gilt es seitens des Mieters zu beachten, dass: 

• die Wohnung vollständig ausgeräumt ist;
• die Wohnung mindestens besenrein ist;
• die Fenster geschlossen sind;
• Gas- und Wasserhähne fest zugedreht sind;
• das Namensschild am Briefkasten und an Haus- und Wohnungstür entfernt wurde;
• die Post dem Briefkasten entnommen wurde;

Zeugen bei der Wohnungsübergabe

Beiden Parteien steht es bei der Wohnungsübergabe frei, Zeugen heranzuziehen. Als Zeuge kann in einem solchen Fall jeder fungieren. Dabei kann es sich um Familienangehörige, Freunde oder einen Makler handeln. Aber auch das Heranziehen von Fachleuten ist nicht verboten. Häufig wird es sogar empfohlen. Oft sind in Wohnungen versteckte Mängel, die ein Leihe nicht erfassen kann. Ist ein Fachmann vor Ort, können solche Mängel in vielen Fällen direkt aufgedeckt und zur Nachbesserung dokumentiert werden.

Zwar sind Leute vom Fach als Zeugen kostspieliger als jemand aus der Familie, aber so können unter Umständen andere Kosten, die möglicherweise höher ausfallen würden, vermieden werden. Zu beachten ist, dass jeder Zeuge namentlich im Protokoll vermerkt sein sollte. Sind keine Zeugen anwesend, sollte auch dies im Protokoll vermerkt sein.

Schäden trotz Wohnungsübergabeprotokoll

Was sind normale Abnutzungserscheinungen?

Unter normale Abnutzung versteht man Spuren, die der Alltag im Laufe der Zeit bei einem Objekt hinterlässt. Was genau unter normaler Abnutzung zu verstehen ist, muss jedoch im Einzelfall abgeklärt werden. Handelt es sich um normale Abnutzung, hat der Mieter nicht für deren Folgen aufzukommen.

Was ist der vertragsgemäße Zustand einer Mietsache?

Der vertragsgemäße Zustand einer Mietsache ist gesetzlich vorgeschrieben. Es handelt sich dabei um den Zustand eines Mietobjekts, der den unmittelbaren Einzug ermöglicht. Dem Mieter dürfen durch seinen Einzug in das Objekt keine Nachteile entstehen.

Der vertragsgemäße Zustand einer Mietsache ist in §535 Abs.1 BGB geregelt. Die Rechtsgrundlage setzt voraus, dass der Mieter die Mietsache zum vertragsgemäßen Gebrauch in einem geeigneten Zustand überlassen bekommen muss. Ferner regelt diese Rechtsgrundlage auch die Tatsache, dass der Vermieter diesen Zustand zu erhalten hat. Die folgenden Paragraphen bis einschließlich §580 enthalten weitere Bestimmungen zum Mietvertrag, inklusive Rechte und Pflichten der Vertragsparteien, beispielsweise zur Minderung der Miete.

Pflichten des Vermieters bei nachträglichen Schäden

Der Vermieter ist verpflichtet, dafür Sorge zu tragen, dass der vertragsgemäße Zustand während der gesamten Mietzeit erhalten bleibt. Trotzdem kann es während der Mietzeit passieren, dass im Mietobjekt Schäden entstehen, die diesen Zustand verändern. Hier ist es wichtig, abzuklären, ob diese Schäden durch den Mieter entstanden sind. Andernfalls kann es sich um Schäden durch normale Abnutzung handeln.

Ein typisches Beispiel wäre Schimmelbefall. Wird eine Wohnung nicht ausreichend gelüftet, kann unter Umständen Schimmel entstehen. Geht aus dem Mietvertrag hervor, dass die Wohnung nicht über ausreichend Lüftungssysteme verfügt, ist es hier die Aufgabe des Mieters, für eine ausreichende Luftzufuhr zu sorgen, um Schimmelbildung zu vermeiden. Anders verhält es sich, wenn der Mieter über diesen Umstand nicht in Kenntnis gesetzt wurde. Sollte es dementsprechend durch sein Unwissen zu Schimmelbildung kommen, ist es die Pflicht des Vermieters, den Schimmel beseitigen zu lassen.

Auch wenn Heizungen oder Leitungen kaputt gehen, ist es die Aufgabe des Vermieters, sich um Ausbesserung zu kümmern. Es ist als Vermieter seine Pflicht, einen vertragsgemäßen Wohnungszustand zu garantieren.

Pflichten des Mieters bei nachträglichen Schäden

Auch nach der Anfertigung eines Übergabeprotokolls bei Beendigung des Mietverhältnisses können Mängel zutage treten, die bei der Anfertigung des Protokolls nicht zur Kenntnis genommen wurden. In einem solchen Fall kann der Mieter nicht nachträglich zur Verantwortung gezogen werden.

Welche Schönheitsreparaturen müssen vom Mieter durchgeführt werden?

Schönheitsreparaturen können vertraglich individuell festgelegt werden. Für den Fall, dass diese im Vertrag nicht definiert wurden, gibt es eine typische Auffassung von Schönheitsreparaturen.

Typische Schönheitsreparaturen:

• Streichen und Tapezieren von Wänden und Decken
• Streichen vom Fußboden
• Streichen von Heizkörpern
• Streichen von Innen- und Außentüren sowie der Fensterrahmen
• Streichen von Scheuerleisten
• Verschließen von Dübel- und Bohrlöchern

Fazit: Kauf- und Mietvertrag eines Immobilienobjekts immer nur mit Protokoll

Bei der Übergabe einer Immobilie in die Hand eines anderen, ist es empfehlenswert, ein Protokoll anzufertigen. Es dient beiden Vertragsparteien als Sicherheit. Durch ein Protokoll über den Zustand des Objekts soll möglichst ausgeschlossen werden, dass man von der Gegenpartei für etwaige Mängel zur Verantwortung gezogen wird. Ein Protokoll kann im Zweifelsfall bei einem Rechtsstreit bei möglichen Problemen als Beweisstück herangezogen werden. Die Protokollierung ist zwar nicht gesetzlich verpflichtend, aber dringend zu empfehlen. Daher enthalten viele Muster von Miet- und Kaufverträgen bereits vorgedruckte Protokolle.