Betriebskosten müssen wirtschaftlich angemessen sein

Nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit, der in §556 Abs. 3 und §560 Abs. 5 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) verankert ist, sind nur solche Betriebskosten umlegbar, die bei gewissenhafter Abwägung aller Umstände und ordentlicher Geschäftsführung entstehen.

Daraus folgt, dass Sie dazu verpflichtet sind, auf die wirtschaftliche Angemessenheit der Kosten zu achten.

Allerdings: Wirtschaftlich angemessen bedeutet nicht, dass Sie immer die billigste Lösung zu wählen haben.

Vielmehr sind sachliche Gesichtspunkte entscheidend.

Sie müssen die Betriebskosten vom Standpunkt eines vernünftigen Vermieters beurteilen, der ein vertretbares Kosten-Nutzen-Prinzip beachtet hat.

Wenn Sie kontrollieren möchten, ob Sie dem gerecht werden, ziehen Sie am besten immer die Frage heran, ob Sie die in Rede stehenden Betriebskosten auch dann veranlassen würden, wenn Sie diese selbst zu tragen hätten.

Betriebskosten müssen von ihrer Art her gerechtfertigt sein

Um den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit einzuhalten, achten Sie zunächst darauf, dass die Betriebskosten von ihrer Art her gerechtfertigt sind. So sind Wartungsverträge für Einrichtungen und Anlagen, die keinen Wartungsbedarf haben – wie etwa Klingel und Gegensprechanlage – nicht gerechtfertigt.

Auch Kosten, die Sie freiwillig geleistet haben, können Sie nicht auf Ihre Mieter umlegen. Dazu gehören etwa Trinkgelder. Das Gleiche gilt selbstverständlich für Kosten, die wegen einer Säumnis des Vermieters entstehen, also Säumniszuschläge oder Mahngebühren.

Auch Kosten, die aus Fehlern bei der Beauftragung resultieren, können Sie nicht an Ihre Mieter weitergeben. Beauftragen Sie etwa eine Firma unter anderem mit der Kellerreinigung, obwohl in dem Objekt ein Keller gar nicht existiert, müssen Sie diese Kosten selbst tragen.

Ebenso entsprechen Doppelbeauftragungen nicht dem Wirtschaftlichkeitsgrundsatz, auch diese Kosten können Sie nicht auf Ihre Mieter umlegen.

Kosten müssen für das konkrete Objekt erforderlich sein

Prüfen Sie hinsichtlich des Wirtschaftlichkeitsgrundsatzes, ob die anfallenden Kosten für das konkrete Objekt tatsächlich erforderlich sind. Hierbei spielen Nutzungszweck und vertragsgemäßer Gebrauch durchaus eine Rolle. So gibt es Kostenpositionen, die für eine große Wohnanlage durchaus erforderlich, aber bei einer kleinen Anlage kaum sinnvoll sind.

Für ein kleines Mehrfamilienhaus ist ein Pförtner in der Regel nicht erforderlich. Bei einem großen Bürogebäude oder der Vermietung von Luxuswohnungen wäre diese Kostenposition aber möglicherweise angebracht.

Würden Sie bei einem einfachen Mehrfamilienhaus den Garten überdimensioniert gestalten, wäre dies sicher nicht vertretbar, bei der Vermietung von Luxuswohnungen gehört es unter Umständen dazu.

Auch eine volle Hausmeisterstelle für ein Dreifamilienhaus anzusetzen, wäre sicher übertrieben und würde nicht dem Gebot der Wirtschaftlichkeit entsprechen.

Kosten müssen der Höhe nach angemessen sein

Um dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu genügen, haben Sie sparsam zu wirtschaften. Die entstehenden Kosten müssen angemessen sein und dürfen nicht marktunüblich und überhöht sein. Zudem muss Ihr Mieter das Preis-Leistungs-Verhältnis nachvollziehen können.

Ab wann eine Überhöhung der Kosten vorliegt, ist sicher schwer zu sagen und hängt auch vom konkreten Einzelfall ab.

Häufig geht man hier von einer Grenze von 20% über dem Marktüblichen aus. Diese Grenze ist aber eine reine Orientierungshilfe und nicht starr anzuwenden. Um die Angemessenheit der Kosten beurteilen zu können, holen Sie am besten immer mehrere Vergleichsangebote ein, bevor Sie die entsprechenden Arbeiten vergeben.

Die folgende Auflistung zeigt Ihnen anhand von Beispielen, was das Gebot der Wirtschaftlichkeit von Ihnen fordert:

• Geringe Kostenverursachung: Bei gleicher Leistung und Zuverlässigkeit müssen Sie den preiswerteren Handwerker wählen, auch wenn er nicht Ihr Haushandwerker ist.
• Nutzung möglicher Rabattsysteme: Nutzen Sie ein Versicherungspaket, das ist in der Regel preiswerter als die Einzelversicherungen verschiedener Anbieter.
• Nutzung saisonaler Schwankungen: Bestellen Sie Heizöl im Sommer, dann ist es preisgünstiger.
• Sammelbestellung: Bestellen Sie Heizöl für mehrere Häuser, gegebenenfalls mit anderen Eigentümern zusammen.
• Reduzierung von übermäßigen Kapazitäten: Wenn die Abfallbehälter Ihrer Wohnungen so gut wie nie voll sind, stellen Sie auf kleinere Mülltonnen um.

Wie bereits dargelegt, müssen Sie nicht das billigste Angebot auswählen.

Wenn Sie sich aber für einen teureren Anbieter entscheiden, müssen Sie das sachlich begründen können.

Beispielsweise argumentieren Sie mit folgenden Pluspunkten: Referenzen über bessere Qualität oder Zuverlässigkeit, eine lange bestehende und zuverlässige Geschäftsbeziehung, die Vereinbarung eines fixen Preises über einen bestimmten Zeitraum, in dem mit keinem Kostenanstieg zu rechnen ist oder mit einer höheren Flexibilität bei der Leistungserbringung.

Aufgrund des Gebots der Wirtschaftlichkeit haben Sie als Vermieter auch in regelmäßigen Abständen zu überprüfen, ob Sie bestehende Verträge – zum Beispiel mit der Versicherung, der Reinigungsfirma oder der Aufzugsfirma – nicht durch Verträge mit günstigeren Konditionen ersetzen können.

Allerdings: Diese Verpflichtung geht nicht so weit, dass Sie langfristig abgeschlossene Verträge mit einem Energieversorger kündigen müssen, um zu einem billigeren Anbieter zu wechseln. Das kann Ihr Mieter nicht von Ihnen verlangen (BGH, Urteil v. 31.10.07, Az. VIII ZR 243/06).

Wenn Sie bestimmte Arbeiten wie etwa Straßenreinigung oder Hausmeistertätigkeiten jahrelang selbst erledigt haben, würde es dem Gebot der Wirtschaftlichkeit widersprechen, wenn Sie diese Arbeiten ohne zwingenden Grund gegen Entgelt auf Dritte übertragen.

Es bedarf hierfür schon eines vernünftigen, nachvollziehbaren Grundes.

Ein solcher liegt etwa vor, wenn Sie von Ihrer beruflichen oder privaten Lebensgestaltung zeitlich oder gesundheitlich nicht mehr in der Lage sind, die Arbeiten selbst durchzuführen.