Betriebskostenabrechnung: hilfreiche Tipps für eine mustergültige Abrechnung
Bei der Betriebskostenabrechnung kann einiges schief gehen. Damit das nicht geschieht, muss man zumindest die Grundlagen der Abrechnung beherrschen:
Tipp 1: Fristen einhalten
Grundsätzlich muss man wissen, dass der Mieter fordern darf, innerhalb von einem Jahr nach Ablauf der Abrechnungsperiode eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung zu erhalten. Nach Erhalt der Abrechnung darf der Mieter 1 Jahr lang Einwendungen hiergegen erheben. Spätere Einwendungen sind rechtlich unerheblich.
Hat der Mieter eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung erhalten, muss er nach 2 Wochen einen etwaigen Nachzahlungsbetrag zahlen. Aber: Hat der Mieter die Abrechnung nicht innerhalb der 1-jährigen Abrechnungsfrist erhalten, braucht er eine etwaige Nachforderung aus der Abrechnung nicht zu begleichen.
Für Vermieter bedeutet das: Zahlt der Mieter Vorauszahlungen auf Betriebskosten, muss der Vermieter ihm innerhalb von einem Jahr nach Ende der Abrechnungsperiode eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung erstellen.
Soweit der Vermieter an der rechtzeitigen Erstellung der Betriebskostenabrechnung schuldlos gehindert ist, darf er die Abrechnung auch nach der Abrechnungsfrist noch erstellen bzw. korrigieren oder ergänzen. Das ist aber sicherlich ein großer Ausnahmefall.
Tipp 2: Betriebskostenabrechnung sollte schriftlich erfolgen
Die Abrechnung sollten Vermieter am besten schriftlich erstellen: Zwar ist es nicht zwingend gesetzlich vorgeschrieben, die Schriftform einzuhalten, eine korrekte und wirksame Abrechnung anders zu erstellen, ist praktisch aber gar nicht möglich.
Die Abrechnung muss eine geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels, die Berechnung des Anteils des jeweiligen Mieters, den Abzug der Vorauszahlungen und die am Ende noch zu zahlende oder von ihm zu erstattende Gesamtsumme enthalten.
Spätestens zwölf Monate nach Ablauf des vom Vermieter gewählten Abrechnungszeitraums muss den Mietern eine formal ordnungsgemäße Abrechnung zugegangen sein.
Gut zu wissen: Der Mieter kann nicht verlangen, dass der Vermieter ihm die Belege zur Abrechnung kopiert und zusendet, wenn dem Mieter die Einsicht in die Belege vor Ort zu den üblichen Geschäftszeiten möglich und zumutbar ist (BGH, Urteil v. 08.03.06, Az. VIII ZR 78/05).
Muster einer Betriebskostenabrechnung
So sollte eine Betriebskostenabrechnung über den Allgemeinstrom, die Gebäudeversicherung und die Müllentsorgungskosten für folgendes Gebäude aussehen:
Gesamtquadratmeter: 300 m2; drei Wohnungen zu je 100 m2; in jeder Wohnung wohnen drei Personen. Die Umlage nach dem Mietvertrag: Strom und Versicherung nach m2, Müllkosten nach Köpfen. Gesamtkosten: Allgemeinstrom 100 €; Versicherung 300 € und Müll 1.000 €. Jeder Mieter hat 400 € Vorauszahlungen geleistet.
| Gesamt-kosten | Umlage-schlüssel | MieterA | MieterB | MieterC | |
| Allgemeinstrom | 100 | m2 | 33,33 | 33,33 | 33,33 |
| Gebäudeversicherung | 300 | m2 | 100 | 100 | 100 |
| Müllentsorgung | 1000 | Personenzahl | 333,33 | 333,33 | 333,33 |
| Summe | 466,66 | 466,66 | 466,66 | ||
| abzgl. Vorauszahlungen | 400 | 400 | 400 | ||
| Zahlbetrag | 66,66 | 66,66 | 66,66 |
(sämtliche Beträge in €)
Erläuterung der Betriebskostenabrechnung:
| Gesamtquadratmeter: | 300 |
| Mieter A: | 100 |
| Mieter B: | 100 |
| Mieter C: | 100 |
| Personen: | 9 |
| Mieter A: | 3 |
| Mieter B: | 3 |
| Mieter C: | 3 |
Ergebnis: Jeder Wohnungsmieter muss noch 66,66 € nachzahlen.
Fazit: Wenn Sie die Fristen befolgen und alle Angaben in der Betriebskostenabrechnung schriftlich aufnehmen, sollte bei der nächsten Abrechnung auch nichts mehr schiefgehen. Das hier angewandte Muster kann dabei eine große Hilfe sein.
