Betriebskostenabrechnung: Gleichartige Positionen zusammenfassen

Steht die Betriebskostenabrechnung an, haben Sie dabei wichtige neue Urteile zu beachten.

Und zwar in Ihrem eigenen Interesse:

Nur wenn Ihre Abrechnung wirklich korrekt ist, muss der Mieter Ihnen alle Kosten bezahlen.

Und die Mieter prüfen sehr genau.

Etwas Erfreuliches gleich zu Beginn: In zwei Urteilen hat der Bundesgerichtshof (BGH) kürzlich entschieden, dass Sie gleichartige Betriebskostenpositionen zusammenfassen dürfen.

Dabei ging es einmal um die Kosten für Wasser und Abwasser, die Sie in Ihrer Abrechnung als „Wasserkosten“ zusammenfassen können (BGH, Urteil v. 15.07.09, Az. VIII ZR 340/08).

Zum anderen dürfen Sie die Kosten mehrerer Sach- und Haftpflichtversicherungen in einer Summe unter der Kostenposition „Versicherung“ angeben (BGH, Urteil v. 16.09.09, Az. VIII ZR 346/08).

Diese Erleichterung begründeten die Richter damit, dass „die formalen Anforderungen an die Betriebskostenabrechnung nicht überspannt werden dürfen“.

Doch Vorsicht: Die Anforderungen an die formelle Ordnungsmäßigkeit einer Abrechnung sind weiterhin sehr hoch und müssen von Ihnen zur eigenen Sicherheit eingehalten werden. Denn nur mit einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung wahren Sie die Abrechnungsfrist und können gegebenenfalls eine Nachforderung von Ihrem Mieter einfordern.

Die Voraussetzungen einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung hat der BGH in einer aktuellen Entscheidung gerade definiert (BGH, Beschluss v. 23.09.09, Az. VIII ZA 2/08). Danach muss Ihre Abrechnung die folgenden 4 Mindestangaben enthalten:

1. Zusammenstellung aller Gesamtkosten
2. Angabe des Umlageschlüssels
3. Ausweisung des Anteils Ihres Mieters
4. Abzug der Vorauszahlungen Ihres Mieters

Verständlichkeit ist oberstes Gebot

Das Wichtigste an einer Abrechnung ist, dass sie für den Mieter aus sich heraus verständlich und nachvollziehbar ist. Das ist eigentlich nicht so schwer, denn der Anteil des Mieters an den Gesamtkosten ergibt sich aus der Division der Gesamtkosten mit dem Umlageschlüssel. Vom Ergebnis sind dann nur noch die vom Mieter schon geleisteten Vorauszahlungen abzuziehen.

Den Umlageschlüssel müssen Sie herleiten

Als tückisch erweist sich in der Praxis immer wieder der Umlageschlüssel. Denn die Abrechnung ist formell fehlerhaft, wenn er nur als Bruchteil oder Prozentsatz angegeben wird. Passen Sie hier bitte auf und geben Sie immer an, wo Sie den Quotienten herleiten.

Richtig machen Sie es, wenn Sie schreiben „Gesamtwohnfläche: 540 m², Ihre Wohnfläche: 90 m²; Umlageschlüssel: 1/6“. Die bloße Angabe des Quotienten („1/6“ bzw. 16,67%“ ohne nachvollziehbare Herleitung ist dagegen falsch.

Das Gleiche gilt, wenn Sie als Umlageschlüssel die Zahl der Nutzer vereinbart haben. Auch hier müssen Sie immer Ihrem Mieter die Zahl der Nutzer seiner Wohnung sowie die Zahl aller Nutzer im Gebäude angeben.

Ermitteln Sie die genaue Personenzahl vor Ort in Zusammenarbeit mit den Mietern Ihres Objekts. Denn es ist nicht zulässig, dass Sie diese anhand einer Melderegisterauskunft herleiten (BGH, Urteil v. 23.01.08, Az. VIII ZR 82/07).

Wenn der Umlageschlüssel danach verständlich ist, brauchen Sie ihn darüber hinaus nicht erläutern. Insbesondere ist es nicht erforderlich, dass Sie dem Mieter erklären, wie Sie die Flächenangaben im Einzelnen ermittelt haben (BGH, Urteil v. 28.05.08, Az. VIII ZR 261/07).