Betriebskostenabrechnung: Beanstandungen müssen begründet sein

Immer wenn der Mieter nur pauschal Zweifel an der Richtigkeit der Abrechnung äußert, brauchen Sie nicht darauf einzugehen.

Unter den Gerichten ist anerkannt, dass Mieter ihre Beanstandungen konkretisieren und dafür die Abrechnungsunterlagen einsehen müssen.

Tut ein Mieter das nicht, sind seine Einwendungen ohne Belang und Sie können auf der Nachzahlung bestehen (OLG Düsseldorf, Urteil v. 22.06.06, Az. I-10 U 164/05).

Mieter können Sie nicht zum „Kopiermeister“ machen

In diesem Zusammenhang müssen Sie wissen, dass Mieter grundsätzlich verpflichtet sind, vor Ort Einsicht in die Abrechnungsunterlagen zu nehmen und deren Zusendung nicht verlangen können (BGH, Urteil v. 08.03.06, Az. VIII ZR 78/05).

Nur falls die Einsichtnahme vor Ort für einen Mieter mit langen Fahrtzeiten bzw. hohen Reisekosten verbunden ist oder er hieran aus persönlichen Gründen, wie etwa einer Krankheit, gehindert wird, darf er von Ihnen die Zusendung der kopierten Abrechnungsbelege fordern – jedoch nur gegen eine Gebühr von höchstens 50 Cent pro Seite (manche Gerichte „erlauben“ auch nur 25 Cent pro Seite).

Schreiben Sie unter Ihre Abrechnung am besten immer den folgenden Satz: „Alle Belege zur Abrechnung können nach vorheriger Terminabsprache bei mir eingesehen werden“. So beugen Sie der etwaigen (Schutz-)Behauptung Ihres Mieters vor, ihm sei die Einsichtnahme verwehrt worden.

Denn in einem solchen Fall wären die Einwendungen des Mieters immer von Belang.

Für Beanstandungen hat der Mieter 12 Monate Zeit

Nicht selten sind Beanstandungen des Mieters für Sie auch schon deshalb ohne Bedeutung, da sie nicht fristgemäß erfolgen. Nach § 556 BGB bleiben einem Mieter für Beanstandungen nämlich nur 12 Monate Zeit – gerechnet von dem Tag, an dem er Ihre Abrechnung erhalten hat.

Versäumt er diese Frist, sind alle Beanstandungen ohne Bedeutung und der Mieter muss Ihnen eine Nachforderung ausgleichen – selbst dann, wenn die Abrechnung tatsächlich einmal fehlerhaft sein sollte.

Wichtig: Hat Ihr Mieter Ihre Nachforderung beglichen, so erkennt er damit die Richtigkeit der ihr zugrunde liegenden Abrechnung an. Das bedeutet, dass auch in diesem Fall seine später gegen die Abrechnung noch vorgebrachten Einwendungen ohne Folgen für Sie sind (AG Hamburg-Bergedorf, Urteil v. 29.03.05, Az. 409 C 517/04).

Angemessene Kalkulation liegt in Ihrem Interesse

Mieter reagieren oft argwöhnisch auf die Betriebskostenabrechnung. Auch wenn zum Beispiel klar ist, dass insbesondere die Energiekosten stark gestiegen sind, heißt es häufig: „Da kann doch was nicht stimmen.“ Solche Einwendungen können Sie jedoch meist kalt lassen, denn in der Praxis erweisen sich viele Beanstandungen der Mieter als unbegründet.

Da ist zunächst einmal der Einwand, zu einer Nachzahlung sei der Mieter schon deshalb nicht verpflichtet, weil der Vermieter seine Betriebskosten-Vorauszahlungen so kalkulieren muss, dass es zumindest zu größeren Nachforderungen nicht kommt.

Auch wenn eine angemessene Kalkulation tatsächlich in Ihrem Interesse liegt: eine Verpflichtung hierzu besteht nicht, wie der BGH ausdrücklich klargestellt hat (BGH, Urteil v. 11.02.04, Az. VIII ZR 195/03).