Heiz- und Stromkosten richtig auf die Mieter aufteilen

Heizkosten, Strom, Telefon – in vielen Situationen kann Streit zwischen Mieter und Vermieter entstehen. Hier erfahren Sie, welche Kosten der Mieter zahlen muss.

Schätzung von Heizkosten

Die Heiz- und Warmwasserkosten können nur dann nach Verbrauch verteilt werden, wenn die Erfassungs- beziehungsweise Messgeräte ordnungsgemäß arbeiten. Es kann immer einmal vorkommen, dass ein Gerät ausfällt.Für diesen Fall sieht die Heizkostenverordnung vor, dass der Wärme- und Warmwasserverbrauch für die betreffenden Mieträume geschätzt werden darf.Dazu kann entweder der Verbrauch des Mieters in früheren Abrechnungsperioden oder aber der Verbrauch in vergleichbaren Wohnungen herangezogen werden.Achtung: Zu einer Schätzung kann es auch bei den Kosten für einen Hausmeister kommen. Das ist immer dann der Fall, wenn er sowohl hausmeistertypische Tätigkeiten als auch Verwaltungstätigkeiten ausübt.Die anteiligen Hausmeisterkosten, die auf die Verwaltungstätigkeit entfallen, müssen aus dem Hausmeisterentgelt herausgerechnet werden; sie sind als Verwaltungskosten grundsätzlich nicht umlagefähig.Lässt sich anhand von Stundenlisten oder sonstigen Arbeitsnachweisen nicht eindeutig klären, in welchen zeitlichen Umfang sich der Arbeitseinsatz des Hausmeisters auf Hausmeistertätigkeiten und Verwaltungstätigkeiten aufteilt, müssen die jeweiligen Anteile geschätzt werden.Als Faustregel gilt, dass der Verwaltungskostenanteil mit durchschnittlich 10 – 20% anzunehmen ist.

Trockenheizen

Beim Einzug in eine neu errichtete Wohnung fallen oftmals zusätzliche Heizkosten an. Dies liegt an der so genannten Neubaufeuchte. Neubauten benötigen eine Zeit, bis das Mauerwerk ausgetrocknet ist. Das kann vorübergehend zu zusätzlichen Heizkosten von bis zu 20% führen.Dieser erhöhte Wärmebedarf bleibt bei der Heizkostenabrechnung unberücksichtigt. Sie sind insbesondere nicht berechtigt, die Heizkosten zu kürzen. Den erhöhten Heizbedarf dürfen die Mieter aber im Rahmen einer Mietminderung berücksichtigen.

Stromzähler

Zu den umlagefähigen Kosten der Beleuchtung gehören die Kosten des Stroms für die Außenbeleuchtung und die Beleuchtung der von den Bewohnern gemeinsam genutzten Gebäudeteile, wie Zugänge, Flure, Treppen, Keller, Bodenräume, Waschküche. Die Stromkosten setzen sich aus den Grundgebühren, den Verbrauchskosten und gegebenenfalls der Miete für die Stromzähler zusammen.

Nutzergruppen

Wird der Wärmeverbrauch im Haus nicht bei allen Mietern mit den gleichen Erfassungsgeräten ermittelt, muss eine so genannte Vorerfassung erfolgen.Beispiel: Es handelt sich um ein Wohn-/Geschäftshaus. Im Erdgeschoss befinden sich Läden und darüber Wohnungen. Während der Verbrauch in den Geschäftsräumen elektronisch gemessen wird, sind in den Wohnungen Heizkostenverteiler nach dem Verdunstungsprinzip montiert.Ganz klar: In diesem Fall sind die Werte, die in den Wohnungen erfasst werden, mit jenen in den Geschäftsräumen nicht vergleichbar. Deshalb bilden die gewerblichen Mieter einerseits und die Wohnungsmieter andererseits jeweils eine eigene Nutzergruppe.Die Verbrauchswerte müssen dann getrennt nach der jeweiligen Nutzergruppe ermittelt werden.Achtung: Auch unterschiedliche Nutzungs- oder Gebäudearten können eine getrennte Erfassung sinnvoll erscheinen lassen. In diesem Fall sind Sie als Vermieter zu einer getrennten Erfassung aber nicht verpflichtet. Es steht in Ihrem freien Ermessen, ob Sie eine Vorerfassung durchführen lassen.Unterschiedliche Nutzungsarten liegen vor, wenn sich im selben Haus sowohl Wohnungen als auch Läden und Büros befinden. Um unterschiedliche Gebäudearten handelt es sich, wenn beispielsweise Hochhäuser und Gebäude mit einigen wenigen Wohnungen sowie etwa Ein- und Zweifamilienhäuser durch dieselbe Heizungsanlage mit Wärme versorgt werden.

Klingelanlage

Die Kosten für die Beleuchtung des Klingeltableaus im Hauseingang sind umlagefähige Kosten der Beleuchtung. Bei den Kosten für die Erneuerung des Lichtschalters im Klingeltableau handelt es sich dagegen um Kosten der Instandhaltung, die der Vermieter stets selbst tragen muss.

Kabelanschluss

Bei einem Kabelanschluss sind folgende Kosten umlagefähig: Die Kosten des Betriebsstroms und die Kosten der regelmäßigen Prüfung der Betriebsbereitschaft einschließlich der Einstellung durch einen Fachmann und das Nutzungsentgelt für einen nicht zur Wirtschaftseinheit gehörenden Kabelanschluss. Auch die laufenden monatlichen Grundgebühren für Breitbandanschlüsse sind umlagefähig.Achtung: Zu den umlagefähigen Betriebskosten zählen auch das einmalige Anschlussentgelt und die Kosten für die Installation der Verteilung im Gebäude.Ausnahme: Die Verteilanlage ist geleast.

Telefonkosten

Telefonkosten, die Ihnen als Vermieter im Rahmen Ihrer Mietverwaltung entstehen, gehören zu den nicht umlagefähigen Verwaltungskosten, die Sie stets selbst tragen müssen, aber steuerlich als Werbungskosten abziehen können.Achtung: Anders verhält es sich, wenn der Hausmeister zum Telefon greift. Es ist grundsätzlich zulässig, dass der Hausmeister die Telefonkosten, die ihm im Zusammenhang mit seiner Tätigkeit entstehen, erstattet bekommt und dass diese Kosten auf die Mieter umgelegt werden.Allerdings muss es sich um Telefonate handeln, die mit seiner Hausmeistertätigkeit zusammenhängen. Die Telefonkosten, die auf Verwaltungstätigkeiten zurückzuführen sind, müssen herausgerechnet werden.