Immer wieder Streit um Betriebskosten: Wie sich neue Gerichtsentscheidungen praktisch auswirken

Bei der Umlage von Betriebskosten: Damit Sie auf der sicheren Seite sind

Die Betriebskosten (und ihre Abrechnung) sorgen immer wieder für Streit zwischen Mietern und Vermietern. So oft wie nie zuvor müssen die Gerichte entscheiden, ob strittige Betriebskosten umlagefähig sind oder nicht.

Dass die Mieter das Zahlenwerk ihres Vermieters so überaus kritisch, oftmals geradezu übersteigert kritisch, beäugen, hat handfeste wirtschaftliche Gründe. Die Betriebskosten sind in den vergangenen Jahren immer weiter angestiegen.

Sie als Vermieter haben das nun wahrlich nicht zu vertreten, müssen aber immer wieder als „Blitzableiter“ für verärgerte Mieter herhalten. Dieser Beitrag liefert eine kompakte Zusammenfassung der aktuellen Rechtsprechung zu Betriebskosten.

Damit Sie die in Ihrem Mietobjekt anfallenden Bewirtschaftungskosten auch weiterhin wasserdicht auf Ihre Mieter umlegen können.

Abrechnung und Kostentragung: Getrennt nach Nutzungseinheiten

Die Entscheidung betrifft die Abrechnung des Hausgelds in einer Eigentums-Wohnanlage, gilt entsprechend aber auch bei der Umlage der Betriebskosten auf Ihre Wohnungs- und Gewerbemieter: Wer muss dann zahlen, wenn Sanierungs- und Modernisierungsarbeiten am Gemeinschaftseigentum durchgeführt werden?

Das ist in der Gemeinschaftsordnung/Teilungserklärung meist nicht ausdrücklich geregelt. Ein typischer Fall: Die Eigentums-Wohnanlage besteht aus Wohnungen und einer Tiefgarage.

Geregelt ist lediglich, dass die Wohnungen einerseits und die Tiefgaragenstellplätze andererseits getrennte Abrechnungseinheiten darstellen. Dann gilt das auch für die Umlage sonstiger Kosten, wie insbesondere die Kosten für die Durchführung von Modernisierungs- und Sanierungsmaßnahmen.

Müssen also beispielsweise die Bodenplatte und einige Stützpfeiler in der Tiefgarage saniert werden, müssen das nur die Teileigentümer der Tiefgarage anteilig bezahlen. (BayObLG, 2Z BR ¼)

Achtung: In diesen Fällen können dann auch nur die Teileigentümer die Kosten an ihre Mieter weitergeben. Die Wohneigentümer und deren Mieter dürfen mit den Kosten nicht belastet werden.

Dachrinnenreinigung: Umlage bei altem Baumbestand

Die Kosten für die Reinigung der Dachrinnen können als sonstige Betriebskosten umlagefähig sein. Ob dies der Fall ist, entscheidet sich maßgeblich danach, warum die Dachrinne gereinigt wird.

Ist dies etwa nur der Fall, um erforderliche Arbeiten am Dach oder an der Hausfassade zu ermöglichen, handelt es sich bereits nicht um „laufende“ Betriebskosten. In diesen Fällen müssen Sie als Vermieter die Kosten der Dachrinnenreinigung selbst zahlen.

Demgegenüber handelt es sich um umlagefähige Betriebskosten, wenn sich auf dem Grundstück alter Baumbestand befindet und der Laubfall regelmäßig im Herbst die Dachrinnen verstopft. In diesen Fällen ist die Reinigung der Dachrinnen Ausdruck ordnungsgemäßer Bewirtschaftung. Hier verhält es sich dann nicht anders als mit der Beseitigung und Abfuhr von Laub im Garten. Die Kosten dafür sind – dort allerdings unter dem Gesichtspunkt der Gartenpflege – ebenso umlagefähig wie hier die Kosten der Dachrinnenreinigung als sonstige Betriebskosten.

Praxis-Tipp: Und auch die Kosten einer Dachrinnenheizung können als sonstige Betriebskosten umlagefähig sein. Das hat nunmehr auch der Bundesgerichtshof bestätigt.

Voraussetzung ist allerdings, dass die Kosten der Dachrinnenheizung überhaupt zu den Betriebskosten gehören, die nach dem mit dem Mieter geschlossenen Mietvertrag umlagefähig sind. Aber kein Grundsatz ohne Ausnahme und deshalb besonders erfreulich: Selbst wenn eine solche Regelung fehlt, können die Kosten für die Dachrinnenheizung unter Umständen trotzdem umlagefähig sein. Dann nämlich, wenn durch die jahrelange Umlegung und Zahlung dieser Kosten durch den Mieter eine stillschweigende Vereinbarung angenommen werden kann. (BGH, VII ZR 146/03)

Gartenpflege: Wohn- und Lebensqualität darf Geld kosten

Diese Entscheidung des Bundesgerichtshofes war längst überfällig: Die Kosten für die Gartenpflege sind auch dann auf die Mieter umlagefähig, wenn sie den Garten nicht nutzen können und er nicht an sie mitvermietet ist. Begründung der Karlsruher Richter: Eine gepflegte Gartenfläche verbessert die Wohn- und Lebensqualität. Diese gesteigerte Wohnqualität kommt eben auch jenen Mietern zugute, die den Garten nicht nutzen oder nicht nutzen können. Nur dann, wenn der Garten an einen einzelnen Mieter vermietet ist, brauchen sich die übrigen Mieter nicht an den Kosten für die Gartenpflege beteiligen. (BGH, Az: VIII ZR 135/03)

Hausmeisterkosten: Immer wieder umstritten

Hausmeisterkosten gehören zu den grundsätzlich umlagefähigen Betriebskosten. Vorausgesetzt, Sie haben mit Ihrem Mieter vertraglich vereinbart, dass er die Betriebskosten zusätzlich zur Miete zu zahlen hat. Weitere Voraussetzung: Die Kosten sind dem Grunde nach erforderlich und der Höhe nach wirtschaftlich zu vertreten. Nimmt der Hausmeister allerdings auch Reparaturarbeiten und Verwaltungsaufgaben wahr, müssen die darauf entfallenden Kosten herausgerechnet werden. Dazu ist erforderlich, dass Sie als Vermieter zumindest für einen repräsentativen Zeitraum konkret darlegen, welche Arbeiten der Hausmeister im Einzelnen ausgeführt hat und welcher zeitlicher Aufwand damit verbunden war.

Das Amtsgericht Osnabrück gibt ganz konkret vor, wie die Verteilung der Hausmeisterkosten auf umlagefähige Arbeiten und Verwaltungsaufgaben nachgewiesen werden muss. Es verlangt die Vorlage von Stundenzetteln, aus denen sich nachvollziehbar ergibt, welche Aufgaben der Hausmeister in welcher Zeit wahrgenommen hat. Das gelingt Ihnen nur mit Hilfe einer Buchführung.

Warum dieser Aufwand, werden Sie sich vielleicht fragen, man kann doch schließlich den Hausmeister als Zeugen dafür benennen, was seine Aufgaben sind und wie sie sich auf seine Arbeitszeit verteilt haben.

Achtung: Genau das lassen die Gerichte aber nicht zu, weil sie darin eine Ausforschung von Tatsachen sehen. Der Hausmeister wird allenfalls dann als Zeuge vernommen, wenn Sie als Vermieter zunächst konkret dargelegt haben, in welcher Weise der Hausmeister tätig geworden ist.

Achtung: Ist Ihnen das nicht möglich, müssen Sie mit finanziellen Nachteilen rechnen. Die Gerichte sind zunehmend nicht (mehr) bereit, den Hausmeister als Zeugen zu Art und Umfang seiner Arbeiten zu vernehmen. So hat kürzlich das Amtsgericht Köln entschieden und jetzt auch das Amtsgericht Wetzlar. (AG Wetzlar, Az: 39 C 2607/03)

Wichtig: Zu den umlagefähigen Hausmeisterkosten zählen auch die Lohnsteuer und die Sozialabgaben. Diese Kostenpositionen müssen in dem Abrechnungszeitraum berücksichtigt werden, in dem sie entstanden sind. Das hat das Amtsgericht Tempelhof entschieden. (AG Tempelhof, 16 C 266/03)

Beispiel: Die Lohnsteuer und Sozialabgaben für das Hausmeistergehalt der Monate Januar bis einschließlich Dezember 2004 müssen in der Betriebskostenabrechnung für 2004 berücksichtigt werden.

Nach Auffassung des Amtsgerichts Tempelhof entspricht es nicht ordnungsgemäßer Abrechnung der Betriebskosten, die Lohnsteuer und Sozialabgaben erst in einer späteren Abrechnungsperiode anzusetzen.

Im entschiedenen Fall hatte der Vermieter versäumt, die Lohnsteuer und Sozialabgaben im „Entstehungsjahr“ geltend zu machen. Als er seinen Fehler bemerkte, nahm er die vergessenen Kosten in die Betriebskostenabrechnung für das nächste Jahr auf. Das akzeptierte das Gericht nicht. Bei ordnungsgemäßer Verwaltung hätte der Vermieter korrekt abrechnen können.

Praxis-Tipp: Zu nachträglichen Korrekturen der Betriebskostenabrechnung sind Sie allerdings in den Fällen berechtigt, in denen es zu rückwirkenden Änderungen kommt.

Beispiel: Rückwirkende Erhöhung der Grundsteuer.

Achtung: Und auch dann, wenn die Betriebskostenabrechnung offensichtlich Rechenfehler enthält, die zu einer zu geringen Nachzahlung führen, können Sie Ihr Zahlenwerk berichtigen.

Kopieren von Belegen: Was Sie berechnen dürfen

Das kennen wir alle: Der Mieter hat seine Betriebskostenabrechnung erhalten und will einzelne Kostenbelege prüfen. Deshalb bittet er um Zusendung von Kopien. Die müssen Sie ihm nicht kostenlos überlassen. Doch was können Sie dafür verlangen? Entscheidungen dazu werden nur sehr selten bekannt.

Gesetzlich ist der Fall nicht geregelt, und auch die Rechtsprechung ist uneinheitlich. Ob der Mieter überhaupt die Übersendung von Kopien der Abrechnungsunterlagen fordern kann oder Belegeinsicht beim Vermieter nehmen muss, hängt von den konkreten Umständen des Einzelfalls ab.

Grundsätzlich ist der Wohnsitz des Vermieters bzw. der Geschäftssitz der von ihm beauftragten Hausverwaltung maßgeblich. Das gilt nicht nur dann, wenn sich die vermietete Wohnung und der Wohnsitz des Vermieters bzw. der Geschäftssitz der Hausverwaltung am selben Ort befinden, sondern auch dann, wenn die vermietete Wohnung und der Wohnsitz des Vermieters bzw. der Geschäftssitz der Hausverwaltung ortsverschieden sind, aber zumindest noch im Einzugsbereich einer Großstadt liegen.

In allen anderen Fällen kann der Mieter die Zusendung von Belegkopien fordern. Bei einem Mietvertrag über preisgebundenen Wohnraum kann er verlangen, dass Belegkopien gegen Kostenerstattung zur Verfügung gestellt werden. Dies gilt entsprechend auch bei der Vermietung von frei finanzierten Wohnungen. Was die Höhe der Auslagenerstattung betrifft, so halten die Gerichte überwiegend einen Betrag in Höhe von 0,25 Euro pro Kopie für angemessen.

Diese Auffassung vertritt jetzt auch das Amtsgericht Delmenhorst. Begründung: 0,25 Euro pro Kopie seien angemessen und ausreichend. Eine höhere Pauschale würde das Bedürfnis des Mieters, die Kostenbelege zu prüfen, über Gebühr erschweren. (AG Delmenhorst, Az: 4b C 5160/03)

Kostenbelege: Dürfen eingescannt werden

Endlich wird auch Ihnen als Vermieter zugebilligt, was seit Jahren technisch möglich ist: das Einscannen von Schriftstücken, in diesem Fall das Einscannen von Kostenbelegen. Zum Rechtsstreit kam es, als der Mieter zur Kontrolle der Betriebskostenabrechnung die Originalbelege einsehen wollte, der Vermieter ihm aber nur Ausdrucke der eingescannten Rechnungen und Quittungen zur Verfügung stellte.

Dazu jetzt das Landgericht Hamburg: Wenn aufgrund der technischen Gegebenheiten eine Verfälschung der Originale ausgeschlossen ist, darf der Mieter nicht auf der Vorlage der Originale bestehen. (Landgericht Hamburg, Az: 311 S 123/02)

Kostenschätzung: In Ausnahmefällen zulässig

Die Heiz- und Warmwasserkosten können nur dann nach Verbrauch verteilt werden, wenn die Erfassungs- bzw. Messgeräte ordnungsgemäß arbeiten. Es kann immer einmal vorkommen, dass ein Gerät ausfällt.

Für diesen Fall sieht die Heizkostenverordnung vor, dass der Wärme- und Warmwasserverbrauch für die betreffenden Mieträume geschätzt werden darf. Dazu kann entweder der Verbrauch des Mieters in früheren Abrechnungsperioden oder aber der Verbrauch in vergleichbaren Wohnungen herangezogen werden:

Messgeräte: Kosten müssen wirtschaftlich sein

Sind die Kosten für Geräte zur Messung der Heizkosten wesentlich überhöht, liegt ein Verstoß gegen den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit vor. Das hat das Landgericht Berlin in einem Fall entschieden, in dem es um Heizkostenverteiler mit Funksystem ging. Die Kosten allein für die Beschaffung, Ablesung und Abrechnung der Wärme- und Heizungsmessgeräte betrugen mehr als 50% der eigentlichen Heiz- und Warmwasserkosten.

In einem solchen Fall stimmt das Kosten- und Nutzenverhältnis nicht mehr, urteilten die Berliner Richter. Umlagefähig ist dann nur ein Kostenanteil, der dem Wirtschaftlichkeitsgebot entspricht. Das gilt auch dann, wenn es sich um eine besonders hochwertige Wohnanlage handelt. (LG Berlin, 62 S 220/03)

Prüfungspflicht: Nur konkrete Beanstandungen zählen

Auf unerwartete oder hohe Nachforderungen reagieren Mieter zunehmend in der Weise, dass sie die Zahlung verweigern. Begründung: Die Abrechnung könne nicht richtig sein, die Nachforderung sei völlig unerklärlich. Gleichzeitig fordern sie ihren Vermieter auf, ihnen sämtliche Kostenbelege in Kopie zur Überprüfung zuzusenden, ohne dass aber überhaupt einzelne Kostenpositionen konkret beanstandet werden. Besonders „beliebt“ ist es auch, eine Kostenposition herauszugreifen und pauschal in Frage zu stellen, um dies dann als Begründung dafür zu nehmen, ebenfalls keine Nachzahlung zu leisten, weil sich der angebliche Fehler auf die Rechnung insgesamt auswirke.

Der Vermieter einer Wohnung in Zwickau war nicht länger bereit, dieses „Spiel“ mitzumachen. Er klagte den Nachzahlungsbetrag kurzerhand ein und hatte damit vor Gericht auch Erfolg. Begründung des Gerichts: Der Vermieter verlangte die Nachzahlung zu Recht. Der Mieter sei nicht berechtigt, eine einzelne Position – im entschiedenen Fall waren es die Hausmeisterkosten – pauschal zu beanstanden. Wer eine Betriebskostenabrechnung beanstandet, ohne die Unterlagen des Vermieters beziehungsweise der mit der Abrechnung beauftragten Hausverwaltung zu prüfen, muss die geforderte Nachzahlung leisten. Von einem Mieter könne verlangt werden, dass er sich die Abrechnungsunterlagen ansieht und dem Vermieter dann konkret mitteilt, was er im Einzelnen beanstandet. (LG Zwickau, 6 S 176/02)

In Bezug auf die Abrechnungsposition „Hausmeister“ bedeutet dies: Ist der Mieter der Auffassung, dass bei dieser Position unzulässigerweise Verwaltungskosten berücksichtigt sind, muss er zunächst einmal die einschlägigen Kostenbelege prüfen. Dazu zählen der Hausmeistervertrag sowie etwaige Stundenzettel und Rechnungen. Unterlässt der Mieter dies, muss das Gericht seinen Einwänden dann auch nicht nachgehen.

Reinigung des Treppenhauses: Wenn Profis anrücken

Leider ein alltäglicher Fall: Die Treppenhausreinigung klappt nicht. Wenn sich das auch nach Abmahnungen nicht ändert, sind Sie als Vermieter berechtigt, eine gewerbliche Reinigungsfirma damit zu beauftragen. Die dadurch entstehenden Kosten können Sie auf Ihre Mieter umlegen, sofern Betriebskosten zusätzlich zur Miete zu zahlen sind. Das gilt allerdings immer nur für die Mieter des Hauseingangs, die ihren Verpflichtungen nicht nachgekommen sind (Beispiel: Hauptstraße 10 A).

Handelt es sich um ein Mehrfamilienhaus und funktioniert die Treppenhausreinigung durch die Mieter im Nachbareingang (Beispiel: Hauptstraße 10 €) dagegen reibungslos, dürfen diese dann auch nicht an der Umlage der gewerblichen Reinigungskosten beteiligt werden. Vielmehr sind die Kosten nur unter den Mietern des Hauseingangs Hauptstraße 10 A aufzuteilen. (AG Stuttgart, 33 C 6308/03)

Übrigens, zu den Kosten der Gebäudereinigung zählen nicht nur die Aufwendungen für die Reinigung des Treppenhauses. Umlagefähig sind generell die Kosten für die Säuberung der von den Personen gemeinsam genutzten Gebäudeteile, wie Zugänge, Flure, Treppen, Keller, Bodenräume, Waschküchen, Fahrkorb des Aufzugs. Auch die Türen (zum Beispiel Hauseingangstür, Tür zum rückwärtigen Teil des Grundstücks, Türen zum Keller und zum Boden) und Fenster (zum Beispiel Fenster im Treppenhaus) zählen dazu.

Umlagefähig sind immer nur die haushaltstypischen Reinigungsarbeiten, wie Aufwischen, Bohnern, Fegen, Fensterputzen und Staubwischen. Die Reinigungskosten umfassen die Personalkosten sowie die Kosten für das Reinigungsmaterial und die Reinigungsgeräte. Voraussetzung ist allerdings, dass es sich nicht um die Erst- oder Ersatzanschaffung solcher Geräte handelt.

Versicherungsprämien: Versteckte Reparaturkosten zählen nicht

Nicht dazu gehört die Umlage der Kosten einer Maschinenversicherung. Die Prämien für diese Versicherung zählen weder zu den umlagenfähigen Prämien für Sachversicherungen noch zu den sonstigen Betriebskosten. Dazu das Amtsgericht Hamburg: Bei der Maschinenversicherung handele es sich um eine so genannte Reparaturversicherung. Der Versicherer leiste Entschädigung insbesondere auch für solche Schäden, die durch Konstruktions-, Material- oder Ausführungsfehler entstehen. Damit handele es sich um eine Versicherung, die die Kosten einer Reparatur abdecken soll. Reparaturkosten wiederum gehören zu den Ausgaben, die bei der Vermietung von Wohnungen grundsätzlich nicht umlagefähig sind. (AG Hamburg, 49 C 662/00)

Wachdienst: Kosten müssen im Mieterinteresse entstanden sein

Die Kosten eines Wachdienstes/Sicherheitsdienstes können als sonstige Betriebskosten umlagefähig sein. Erforderlich ist allerdings, dass es ihnen in erster Linie um den Schutz der Mieter geht und nicht um den Schutz der Gebäudesubstanz.

Besteht eine objektive Gefahrenlage, weil sich in unmittelbarer Nachbarschaft ein stadtbekannter Treffpunkt Drogenabhängiger befindet, dürfen die Kosten auch dann noch umgelegt werden, wenn sich die Situation im Verhältnis zu den Vorjahren leicht gebessert hat. Soweit gleichzeitig allerdings Zweifel daran bestehen, dass die Schutzmaßnahmen ausschließlich im Mieterinteresse erfolgen, können die Kosten des Wachdienstes lediglich zur Hälfte angesetzt werden. (LG Köln 10 S 134/03)

Besteht eine Gefährdungslage, sind die Mieter einschließlich deren Besucher durch Belästigungen und Sekundärkriminalität aus dem Bereich der Drogenszene konkret beeinträchtigt. Deshalb erweisen sich die laufenden Kosten für die Überwachung des gesamten Objekts als sinnvolle Aufwendungen, auch im Hinblick auf den Schutz der Gebäudesubstanz, aber eben nicht in erster Linie. Alarmanlagen und andere gegenständliche Sicherheitssysteme können nicht so wirkungsvoll sein wie die Einschaltung eines professionellen Wachdienstes.

Erst recht kommen Aufwendungen für einen Wachdienst bei entsprechenden Objekten mit gemischter Nutzung als Gewerbe- und Wohnraum (so genanntes Wohn-/Geschäftshaus) in Betracht. Eine unzumutbare wirtschaftliche Belastung der Mieter wird dadurch vermieden, dass Kosten sach- und situationsgerecht auf die Mieter verteilt werden.

Es steht Ihnen als Vermieter frei, diese Aufgabe gerade auch durch die Einschaltung eines Wachdienstes zu erfüllen. Da es sich um umlagefähige Betriebskosten handelt, sind Mieter zur Erstattung ebenso verpflichtet, wie bei den Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage, des Fahrstuhls, der Gebäudereinigung, der Beleuchtung usw., die ebenfalls der Sicherstellung der vertragsgemäßen Benutzung des Hauses durch die Mieter dienen.

Vorbereitung für Ihre nächste Abrechnung: Erfassungsbogen für Betriebskosten