Jahresabrechnung: Welche Frist gilt für den Verwalter?
Nach Ablauf eines Kalenderjahres ist Ihr Verwalter dazu verpflichtet, die Einnahmen und Ausgaben Ihrer Gemeinschaft rechtsverbindlich festzustellen. Diese Erstellung der Jahresabrechnung zählt zu den Kernaufgaben Ihres Verwalters. Dennoch sind viele Verwalter mit der Erstellung der Abrechnung nachlässig und lassen sich hiermit viel Zeit.
Oft genug müssen Eigentümer ihrem Verwalter wegen der Erstellung der Jahresabrechnung regelrecht hinterherlaufen. Besonders, wenn Sie Ihre Eigentumswohnung vermietet haben, ist es aber von enormer Bedeutung für Sie, die Abrechnung rechtzeitig zu erhalten.
Daher sollten Sie wissen, wie viel Zeit Ihr Verwalter sich mit der Erstellung der Jahresabrechnung lassen kann.
Das Wohnungseigentumsgesetz enthält leider keine konkrete Regelung darüber, bis zu welchem Zeitpunkt Ihr Verwalter die Jahresabrechnung zu erstellen hat. In § 28 Abs. 3 WEG ist lediglich geregelt, dass er die Abrechnung nach Ablauf des Kalenderjahres zu erstellen hat.
In vielen Wohnungseigentümergemeinschaften nennen Teilungserklärung oder Verwaltervertrag einen konkreten Termin, bis zu dem Ihr Verwalter die Jahresabrechnung zu erstellen hat. Ist das bei Ihrer Gemeinschaft der Fall, haben Sie Glück, denn der in Verwaltervertrag oder Teilungserklärung genannte Termin ist für Ihren Verwalter verbindlich. Liefert er die Abrechnung nicht termingerecht ab, handelt er pflichtwidrig.
BGH: Erstellung der Abrechnung binnen 6 Monaten
Enthalten Ihre Teilungserklärung und Ihr Verwaltervertrag keine Regelungen darüber, bis wann Ihr Verwalter die Jahresabrechnung zu erstellen hat, muss Ihr Verwalter die Abrechnung innerhalb von 6 Monaten nach Ablauf der Abrechnungsperiode erstellen (BGH, Urteil v. 05.07.06, Az. VIII ZR 220/05).
Dementsprechend muss Ihr Verwalter die Jahresabrechnung für das Jahr 2015 bis spätestens 30.06.2016 erstellen.
Wenn der Verwalter die Abrechnung nicht erstellt: Verzug herbeiführen
Erstellt Ihr Verwalter die Abrechnung nicht innerhalb der Abrechnungsfrist, haben Sie 2 Möglichkeiten:
Zum einen können Sie ihn auf die Erstellung der Abrechnung verklagen. Zum anderen haben Sie die Möglichkeit der Ersatzvornahme. Das bedeutet, Sie beauftragen ein Abrechnungsunternehmen mit der Erstellung der Abrechnung und stellen Ihrem Verwalter die Kosten in Rechnung.
Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass Ihr Verwalter sich im Verzug befindet. Diesen führen Sie herbei, indem Sie Ihrem Verwalter eine letzte Frist zum Erstellen der Abrechnung setzen und ihm die Ersatzvornahme für den Fall androhen, dass er Ihrer Aufforderung nicht fristgemäß nachkommt.
Machen Sie das unbedingt schriftlich und stellen Sie ihm das Schreiben nachweisbar, am besten gegen Empfangsbestätigung zu, dann können Sie den Verzug notfalls nachweisen. Außerdem muss Ihr Verwalter die Verspätung zu vertreten haben. Kann er etwa die Jahresabrechnung nicht erstellen, weil ihm noch wichtige Daten, wie Rechnungen von Unternehmen, Grundsteuerbescheide oder die von einem Fremdunternehmen zu erstellende Heizkostenabrechnung fehlen, ist ihm die Verspätung nicht vorzuwerfen.
Dann muss er Ihnen einen Schaden, der Ihnen durch die Verspätung entstanden ist, nicht ersetzen. Halten Sie daher immer im Auge, warum Ihr Verwalter verspätet abrechnet.
Fazit: Ihr Verwalter muss die Jahresabrechnung bis zu dem in Teilungserklärung bzw. Verwaltervertag bestimmten Datum erstellen. Ist dort nichts geregelt, hat er bis zu 6 Monate Zeit nach Ablauf der Abrechnungsperiode.
Dr. Tobias Mahlstedt ist Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht und seit vielen Jahren der Chefredakteur von „VermieterRecht aktuell“, von „Der Immobilien-Berater“ und von „Der Eigentümerbrief“. In seiner Kanzlei in Berlin-Charlottenburg bearbeitet er das gesamte Recht „rund um die Immobilie“. Daneben ist er als Fachautor zahlreicher Publikationen zum Immobilienrecht sowie als Referent und Wirtschaftsmediator in diesem Bereich tätig.
