Muster Hausgeldabrechnung: Rechtssicher als Betriebskosten umlegen

Als Wohnungseigentümer haben Sie viele Kosten und Lasten zu tragen, die im Hausgeld zusammenfließen. Haben Sie Ihre Wohnung vermietet, können Sie eine Reihe dieser Kosten als Betriebskosten auf Ihre Mieter umlegen. Wie Ihnen eine Musterformulierung der Hausgeldabrechnung rechtssicher und ohne viel Mühe gelingt, lesen Sie in diesem Beitrag.

Nach dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) müssen Sie als Wohnungseigentümer die Lasten des gemeinschaftlichen Eigentums sowie die Kosten der Instandhaltung, der Instandsetzung, des gemeinschaftlichen Gebrauchs und der sonstigen Verwaltung entsprechend der Höhe Ihrer Miteigentumsanteile tragen (§ 16 Abs. 2 WEG).

Diese Kosten bezeichnet man als Wohngeld oder Hausgeld. Die Höhe des Hausgeldes wird im Wirtschaftsplan festgelegt, auf seiner Grundlage sind Vorschüsse auf das Hausgeld zu zahlen (§ 28 Abs. 2 WEG).

Die Hausgeldvorschüsse müssen darin nicht ausdrücklich als Einnahmen der WEG aufgeführt werden (BGH, Urteil v. 07.06.13, Az. V ZR 211/12).

Über die tatsächlichen Kosten hat der Verwalter nach Ablauf des Kalenderjahres abzurechnen (§ 28 Abs. 3 WEG). Sie haben dann eventuell noch Nachzahlungen zu leisten, wenn die Vorschüsse nicht ausreichend waren.

Einige dieser Kosten können Sie als Betriebskosten auf Ihren Mieter umlegen, wenn Sie dies im Mietvertrag vereinbart haben. Gegebenenfalls haben Sie Ihrerseits über die Vorauszahlungen Ihres Mieters eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen.

Aufgrund der Tatsache, dass Sie nicht alle Kostenpositionen, die bei Ihnen als Eigentümer entstehen, auf den Mieter umlegen, kommt es immer wieder zu Streitigkeiten zwischen Mieter und Vermieter. Wie Sie diese Probleme vermeiden und welche Kosten Sie rechtssicher auf Ihren Mieter übertragen können, lesen Sie in diesem Beitrag.

Für diese Kosten zahlen Sie als Wohnungseigentümer

Die von Ihnen zu leistenden Beträge bestehen aus den im Wirtschaftsplan festgelegten Vorschüssen, dem Hausgeld. Die nachfolgend aufgeführten Positionen sind die Kosten, die bei der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums entstehen und welche Sie anteilig zu zahlen haben.

Hierbei müssen Sie unterscheiden zwischen Kosten, die in der Betriebskostenverordnung aufgeführt sind und solchen, die nicht dort aufgeführt sind. Nur die in § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) genannten Kosten können Sie – bei entsprechender Vereinbarung – auf Ihren Mieter umlegen.

Im Einzelnen entstehen folgende Kosten in Verbindung mit Ihrer Eigentumswohnung, die in der Betriebskostenverordnung genannt sind und auf Ihren Mieter umgelegt werden können:

• Öffentliche Lasten des Grundstücks oder der Wohnung, beispielsweise die Grundsteuer
• Kosten der gemeinschaftlichen Wasserversorgung
• Kosten der Entwässerung des gemeinschaftlichen Eigentums
• Kosten der Straßenreinigung
• Kosten der Müllabfuhr
• Kosten des Betriebs eines gemeinschaftlichen Fahrstuhls (z. B. Notruftelefon und Wartung)
• Kosten der Gebäudereinigung, beispielsweise Zugänge, Flure, Treppenhäuser, Keller, Bodenräume, Waschküche
• Gartenpflegekosten
• Kosten der Außenbeleuchtung
• Schornsteinreinigung
• Kosten des Betriebs der Heizung und der Warmwasserversorgung (Heizkosten)
• Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherungen
• Kosten des Hausmeister
• Kosten einer gemeinschaftlichen Antennenanlage und vergleichbarer Anlagen
• Kosten einer gemeinschaftlichen Wascheinrichtung
• Sonstige Kosten, die als Betriebskosten anerkannt sind, wie beispielsweise für Feuerlöscher, Müllschlucker,
  
  Blitzableiter, Sauna, Kinderspielplätze, Regenrinnenreinigung, Druckdichtigkeitsprüfung für Gasleitungen

Darüber hinaus können aber noch folgende Kostenpositionen anfallen, die Sie anteilig zu tragen haben und die Sie nicht auf Ihren Mieter umlegen können:

• Kosten der Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums
• Beiträge zur Instandhaltungsrückstellung
• Kosten für Vorratskäufe, beispielsweise Kauf von Heizöl
• Kosten der Verkehrssicherung der gemeinschaftlichen Wege, Zugänge, Zufahrten usw.
• Verwalterkosten, beispielsweise die Vergütung des Verwalters
• Aufwandsentschädigungen des Verwaltungsbeirats
• Kosten der Durchführung von Versammlungen der Wohnungseigentümer
• Kosten für die Überprüfung einer Jahresabrechnung durch einen Wirtschaftsprüfer
• Anwalts- und Gerichtskosten von Prozessen der Eigentümergemeinschaft
• Kosten einer baulichen Veränderung
• Anliegerbeiträge, Straßen- und Kanalbeiträge
• Kosten des Geldverkehrs, Bankgebühren
• uneinbringliche Forderungen gegenüber Miteigentümern

Wie Sie die Kosten auf Ihren Mieter übertragen

Wenn Sie gegenüber Ihrem Mieter die Betriebskosten abrechnen, müssen Sie die mietrechtlichen Vorgaben beachten. Berücksichtigen Sie, dass unterschiedliche Anforderungen an die Abrechnung nach Wohnungseigentumsrecht und Mietrecht bestehen.

So können Sie nur die in der Betriebskostenverordnung genannten Kosten auf Ihren Mieter umlegen. Ferner bestehen Unterschiede hinsichtlich der Verteilerschlüssel und des Abrechnungszeitraums. Dies gilt selbst dann, wenn Sie im Mietvertrag noch weitere Kosten vereinbaren.

Der erste Schritt zur Kostenübertragung auf Ihren Mieter ist jedoch in jedem Fall, eine mustergültige (Hausgeldabrechnungs-)Vereinbarung im Mietvertrag zu treffen. Um sämtliche mögliche Kosten auf Ihren Mieter umlegen zu können, sollten Sie einige Punkte mietvertraglich vereinbaren. Legen Sie zunächst fest, dass Ihr Mieter die Betriebskosten zu tragen hat.

Grundsätzlich sind die Betriebskosten nämlich nach der Vorstellung des Gesetzgebers vom Vermieter zu tragen. Um diese auf Ihren Mieter zu übertragen, bedarf es daher einer ausdrücklichen Regelung im Mietvertrag. Weiter treffen Sie in diesem Vereinbarungen über die Vorauszahlungen sowie den Verteilerschlüssel, damit Sie anhand Ihrer Jahresabrechnung eine Nebenkostenabrechnung für Ihren Mieter erstellen können.

Diese Betriebskosten können Sie auf Ihren Mieter übertragen

Vereinbaren Sie im Mietvertrag die Übertragung der Betriebskosten auf Ihren Mieter, ist eine Nennung sämtlicher Betriebskosten nicht notwendig. Es genügt, wenn Sie auf § 2 der Betriebskostenverordnung verweisen BGH, Urteil v. 27.06.07, Az. VIII ZR 202/06).

Verwenden Sie zum Beispiel folgende Muster Hausgeldabrechnung Formulierung:

Neben der Miete werden die Betriebskosten im Sinne von § 2 der Betriebskostenverordnung umgelegt und durch Vorauszahlungen mit Abrechnung erhoben.

Ihr Vorteil: Sie brauchen noch nicht einmal den Text der Betriebskostenverordnung beilegen. Zu Informationszwecken kann es jedoch sinnvoll sein, dies doch zu tun oder sämtliche umzulegende Betriebskosten einzeln zu benennen. Dazu müssen Sie nur die oben genannten, in der Betriebskostenverordnung aufgeführten Betriebskosten im Mietvertrag aufzählen.

Achtung: Grundsätzlich können Sie unter dem Begriff „Sonstige Kosten“ im Sinne des § 2 Nr. 17 Betriebskostenverordnung nur solche Kosten umlegen, die dort konkret benannt sind.

Dies bedeutet, dass Sie die Kosten für Feuerlöschgeräte, Müllschlucker, Dachrinnenreinigung, Gemeinschaftseinrichtungen wie Sauna, Schwimmbad und Hobbyraum oder Gasdruckdichtigkeitsprüfungen auf Ihren Mieter umlegen können, wenn Sie dies ausdrücklich im Mietvertrag vereinbaren: Führen Sie dazu diese Kosten unter dem Begriff „Sonstige Kosten“ in Ihrem Mietvertrag einzeln auf (BGH, Urteil v. 07.04.04, Az. VIII ZR 146/03).

Nicht zu den Betriebskosten gehörend und somit nicht auf Ihren Mieter umlegbar sind die Verwaltungskosten, also die Kosten, die zur Verwaltung des Gebäudes erforderlich sind (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Hierzu zählen beispielsweise Arbeitskräfte oder die Kosten eines Verwaltungsbeirats.

Ebenfalls gehören nicht zu den Betriebskosten Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten, d. h. die Kosten, die während der Nutzungsdauer zur Erhaltung des Objekts aufgebracht werden müssen. Diese Kosten sind daher auch nicht in der Betriebskostenverordnung aufgezählt. Sehr wohl sind diese aber in der Hausgeldabrechnung enthalten.

„Weitere Kosten“ dagegen sind wie gesagt nicht auf Ihren Mieter umlagefähig, auch wenn Sie sie im Mietvertrag mit aufführen. Beachten Sie bitte, dass Ihr Mieter ein Recht hat, die Belege der Betriebskostenabrechnung einzusehen. Diese Belege liegen Ihnen jedoch im Normalfall nicht vor, sondern dem Verwalter, der ja die Hausgeldabrechnungen für Sie erstellt.

Als vermietender Wohnungseigentümer müssen Sie jedoch im Zweifelsfall Ihrem Mieter die Belegeinsicht beim Verwalter ermöglichen. Dies kann aber schon dadurch geschehen, dass Sie Ihren Mieter schriftlich zur Belegeinsicht gegenüber Ihrem Verwalter ermächtigen.

Vereinbaren Sie eine Vorauszahlung auf die Betriebskosten

Wenn Sie mit Ihrem Mieter im Mietvertrag keine Vorauszahlung explizit vereinbaren, bedeutet dies, dass die Betriebskosten von Ihrem Mieter erst nach der Abrechnung in einer Summe gezahlt werden müssen. Dies ist für Sie aber nicht sinnvoll, da Sie dann das gesamte finanzielle Risiko tragen: Sie treten für Ihren Mieter mit Zahlungen für Öl, Wasser sowie das Hausgeld in Vorleistung.

Dies wäre besonders ärgerlich, wenn Ihr Mieter zwischenzeitlich zahlungsunfähig geworden ist oder er Ihre Wohnung ohne eine Nachsendeadresse verlässt. Deshalb sollten Sie eine Vorauszahlung auf die Betriebskosten mit Ihrem Mieter vereinbaren.

Hausgeldabrechnung Musterformulierung:

Der Mieter zahlt auf die unter § … genannten Betriebskosten eine Vorauszahlung in Höhe von monatlich 200 €.

Die Pauschale besteht aus den überschlägig berechneten Betriebskosten und einem Sicherheitszuschlag. Eine Abrechnung müssen Sie in diesem Fall für Ihren Mieter nicht erstellen. Der Nachteil ist jedoch, dass Sie diesem gegenüber keinerlei Nachforderung stellen können, wenn Ihre Kosten höher waren, als in der Pauschale vereinbart.

Abflussprinzip und Leistungsprinzip

Die Jahresabrechnung der Eigentümergemeinschaft wird von Ihrem Wohnungsverwalter vorgelegt und von der Eigentümerversammlung beschlossen. Hierbei handelt es sich um eine Einnahmen- und Ausgabenrechnung, die sämtliche Veränderungen im Bestand der gemeinschaftlichen Gelder so ausweist, wie sie tatsächlich erfolgt sind.

Alles was im Wirtschaftsjahr eingenommen und ausgegeben wird, ist in die Jahresabrechnung einzustellen. Dies bedeutet, Ihr Verwalter muss sämtliche Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge dokumentieren (Abflussprinzip). Die Jahresabrechnung besteht aus einer Gesamtabrechnung und einer Einzelabrechnung.

Die Einzelabrechnung bezieht sich konkret auf die einzelnen Wohnungen. Diese Einzeljahresabrechnung ist die Grundlage für Ihre Abrechnung gegenüber Ihrem Mieter. Im Mietrecht war früher das sogenannte Leistungsprinzip weit verbreitet. Danach sind nur diejenigen Kosten für den Zeitraum einzustellen, in dem die Leistung für die Ausgabe auch erbracht wurde.

Abrechnung nach Abflussprinzip jetzt möglich

Nach dem sogenannten Abflussprinzip, das bei der Jahresabrechnung über das Hausgeld gegenüber den Eigentümern zum Tragen kommt, kann die neue erhöhte Prämie in die Abrechnung des Kalenderjahres 2012 eingesetzt werden. Denn diese wurde ja in diesem Jahr 2012 auch gezahlt (vgl. Beispiel oben). Nach dem Leistungsprinzip, das für Ihre Abrechnung gegenüber dem Mieter zum Tragen kommen kann, darf für das Jahr 2012 die neue erhöhte Prämie nicht angesetzt werden, da hier die Leistung noch nicht erbracht wurde.

Der Bundesgerichtshof (BGH) hat entschieden, dass Vermieter die „kalten“ Betriebskosten nach dem Abflussprinzip abrechnen dürfen (BGH, Urteil v. 20.02.08, Az. VIII ZR 49/07). Etwas anderes gilt jedoch, wenn Sie im Mietvertrag eine bestimmte Abrechnungsart vereinbart haben. Diese Vereinbarung ist dann bindend.

Anders ist aber bei den „warmen“ Betriebskosten, also für Heizung und Warmwasser. Diese Kosten dürfen nur bezogen auf die Abrechnungsperiode nach dem Leistungsprinzip abgerechnet werden (BGH, Urteil v. 01.02.12, Az. VIII ZR 156/11).

Achten Sie auf den richtigen Verteilerschlüssel

Kosten, die von einem erfassten Verbrauch abhängen wie zum Beispiel Wasser oder Müll, müssen Sie ausschließlich nach diesem abrechnen, wenn es entsprechende Verbrauchserfassungsgerätschaften gibt (§ 556a Abs. 1 Satz 2 BGB).

Bei verbrauchsunabhängigen Betriebskosten gilt Folgendes: Wenn Sie im Mietvertrag keine Vereinbarung zur Verteilung der Betriebskosten auf Ihren Mieter treffen, sind diese Betriebskosten nach der gesetzlichen Vorgabe umzulegen. Danach müssen Sie die Betriebskosten entsprechend der Wohnfläche auf den Mieter umlegen.

Dies kann jedoch zu erheblichen Problemen führen, wenn es sich hierbei um einen anderen Verteilerschlüssel handelt als denjenigen, den Sie zwischen den Wohnungseigentümern vereinbart haben.

Nach § 16 Abs. 2 WEG orientiert sich dieser in der Regel nach dem Verhältnis Ihres Eigentumsanteils. Hierbei handelt es sich meist um eine Aufteilung nach Tausendstel-Miteigentumsanteilen.

In der Gemeinschaftsordnung kann aber auch ein anderer Verteilerschlüssel vereinbart sein. So kommt eine Verteilung nach Wohnflächen, nach Tausendstel-Anteilen, nach Köpfen oder auch nach Anzahl der Wohnungen in Betracht.

• Tausendstel-Anteil
  
  In der Gemeinschaftsordnung oder in der Teilungsordnung findet sich häufig die Aufteilung nach Tausendstel-Miteigentumsanteilen. Hierbei wird anhand von Tausendstel-Anteilen das Verhältnis zu den anderen Miteigentumsanteilen ermittelt.
• Wohnfläche
  
  Bei der Verteilung nach Wohnfläche wird die genutzte Fläche ins Verhältnis zum Gesamtobjekt gesetzt und die Kosten entsprechend ermittelt.

• Personen
  
  Bei der Verteilung nach Personen sind die in der Wohneinheit lebenden Personen maßgebend. Dies führt häufig zu Streit, da unklar ist, ab wann jemand als Besucher oder als Nutzer der Wohneinheit einzustufen ist.
• Anzahl der Wohnungen
  
  In Betracht kommt auch eine Abrechnung nach Anteil der Wohnungen. Dies ist jedoch nur dann kostengerecht, wenn alle Wohnungen etwa gleich groß sind.
• Verteilung nach Verbrauch
  
  Zulässig ist auch die Kostenverteilung nach dem tatsächlichen Verbrauch, sofern die entsprechenden Verbrauchserfassungsgeräte vorhanden sind. Dies ist etwa bei Kaltwasser- oder Warmwasserzählern möglich. Aufgrund neuer Techniken ist eine Abrechnung nach Verbrauch auch bei der Position Müll möglich.

Unabhängig davon, welcher Verteilerschlüssel zwischen den Eigentümern vereinbart ist, bedenken Sie bitte, dass es zu Problemen kommen kann, wenn Sie mit Ihrem Mieter einen anderen Kostenverteilerschlüssel vereinbart haben als in der Wohnungseigentumsanlage unter den Eigentümern.

Beispiel: Bestimmt die Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung eine Verteilung der Kosten und Lasten nach dem Verhältnis der Miteigentumsanteile, sollten Sie diesen Maßstab unter der Rubrik „Verteilerschlüssel“ auch mit Ihrem Mieter im Mietvertrag vereinbaren.

Die Wahl zweier unterschiedlicher Verteilerschlüssel ist problematisch: Zum Beispiel ist nach der Rechtsprechung die Verteilung der Betriebskosten nach Miteigentumsanteilen für Ihren Mieter unzulässig, wenn im Mietvertrag eine Verteilung nach Wohnfläche vereinbart ist.

Dies ist selbst dann der Fall, wenn Ihr Verwalter gegenüber den Wohnungseigentümern nach Miteigentumsanteilen abrechnet (LG München I, Urteil v. 17.04.02, Az. 14 S 1724/01). Die Gerichte verlangen nämlich, dass Sie dann für Ihren Mieter eine Umrechnung vornehmen müssen. Dies birgt jedoch einen erheblichen rechnerischen und zeitlichen Aufwand für Sie.

Wenn sich der Verteilerschlüssel später ändert

Probleme können ebenfalls auftreten, wenn der Verteilerschlüssel später geändert wird. Bestimmt die Gemeinschaftsordnung einen Kostenverteilerschlüssel, so konnte früher eine Änderung des Verteilerschlüssels nur durch eine Änderung der Gemeinschaftsordnung selber erfolgen. Hierzu war es erforderlich, dass sämtliche Eigentümer der Änderung des Verteilerschlüssels zustimmten.

Mit der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes im Jahr 2007 ist nunmehr eine Änderung des Kostenverteilerschlüssels durch Mehrheitsbeschluss möglich. Die Verteilung der Betriebs- und der Verwaltungskosten kann also durch Beschluss einer einfachen Mehrheit der Eigentümer geändert werden. Darüber hinaus muss lediglich ein sachlicher Grund vorliegen, um eine Änderung des Verteilerschlüssels wirksam herbeizuführen.

Die Problematik liegt für Sie darin, dass grundsätzlich die von der Wohnungseigentümergemeinschaft gefassten Beschlüsse zwar für Sie, nicht aber für Ihren Mieter bindend sind.

Das kann schlimmstenfalls zur Folge haben, dass Sie eine völlige Neuberechnung des Mieteranteils vornehmen müssen, wenn Ihr Mieter nicht damit einverstanden ist, den neuen Verteilerschlüssel in seinem Mietvertrag zu übernehmen. Schließlich ist er hierzu nicht verpflichtet, sodass er einer Änderung nur dann zustimmen wird, wenn dies für ihn günstig ist.

Die Rechtsprechung lässt es aber zu, für die Zukunft wenigstens den Verteilerschlüssel in Ihrem Mietvertrag dem wohnungseigentumsrechtlichen Verteilerschlüssel anzupassen.

Ihr Mieter muss daher einer Änderung des Verteilerschlüssels für die Zukunft zustimmen, wenn Sie einen Änderungsvorbehalt vereinbart haben. Dies ist insbesondere dann möglich, wenn eine erfolgreiche Anfechtung dieses Beschlusses für Sie nicht in Betracht kommt (OLG Frankfurt am Main, Urteil v. 12.03.03, Az. 7 U 50/02).

Verwenden Sie zum Beispiel diese Formulierung:

Die Parteien des Mietvertrags vereinbaren, dass die Betriebskosten nach dem Verteilerschlüssel, den die Wohnungseigentümer untereinander gewählt haben, auch im Mietverhältnis abgerechnet werden. Dies gilt auch dann, wenn die Wohnungseigentümer den Verteilerschlüssel während des Mietverhältnisses ändern. Die Wirksamkeit einer solchen Vereinbarung ist zwar noch nicht unumstritten, doch Sie beugen auf diese Weise bestmöglich vor.

Wann Sie Ihre Betriebskostenabrechnung erstellen

Für die Erstellung der Hausgeldabrechnung existieren keine gesetzlichen Fristen. Nach der Rechtsprechung soll der Verwalter zwar verpflichtet sein, spätestens 6 Monate nach Ablauf des Wirtschaftsjahres abzurechnen. Dennoch können Sie die Abrechnung auch später erhalten, da Ihr Verwalter sich im Verzug befindet oder einfach nachlässig ist.

Wenn Sie allerdings gegenüber Ihrem Mieter verspätet abrechnen, kann dies zur Folge haben, dass Ihr Mieter keine Nachzahlungen leisten muss. Die Abrechnung der von Ihrem Mieter geleisteten Betriebskostenvorauszahlungen ist nämlich spätestens bis zum Ablauf des 12. Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen.

Nach Ablauf dieser Frist ist der Mieter nicht mehr verpflichtet, Ihre Nachforderungen aus der Abrechnung zu zahlen. Etwas anderes gilt nur, wenn Sie als Vermieter die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten haben (§ 556 Abs. 3 S. 3 BGB).

Um hier vorzubeugen, müssen Sie nachdrücklich auf die rechtzeitige Vorlage der Abrechnung durch Ihren Verwalter drängen. Eine verspät