Hausgeldabrechnung: Inhalte, Fehler & Muster-Vorlage

Einmal pro Jahr haben alle Eigentümer als Teil der Wohnungseigentümergemeinschaft das Recht auf den Erhalt einer Hausgeldabrechnung. Dort werden sämtliche Kosten für das Gemeinschaftseigentum der WEG aufgelistet, die von dem jeweiligen Eigentümer der Wohnung zu tragen sind. Diese Hausgeldabrechnung nehmen Eigentümer in der Regel als Grundlage für das Erstellen einer Nebenkostenabrechnung, falls eine Wohnung vermietet wird.

In unserem Beitrag erfahren Sie, was die Hausgeldabrechnung ist und worum es sich per Definition beim Hausgeld handelt. Ferner gehen wir darauf ein, wann die Hausgeldabrechnung erfolgt, wie sie aufgebaut ist und wofür die Abrechnung dient. Darüber hinaus führen wir einige häufige Fehler auf, die bei einer Hausgeldabrechnung gemacht werden.

Was ist die Hausgeldabrechnung?

Innerhalb der Hausgeldabrechnung findet eine Abrechnung des vom Eigentümer gezahlten Hausgeldes für das vergangene Wirtschaftsjahr statt. Da es zu sämtlichen Kosten eine Verteilung auf Grundlage der von der Eigentümergemeinschaft festgelegten Verteilerschlüssel gibt, wird in der Hausgeldabrechnung aufgeführt, welche Höhe die Gesamtkosten für die einzelne Wohnung hatten.

Im zweiten Schritt wird seitens der Verwaltung die Summe der erfolgten Hausgeldzahlungen damit verglichen und saldiert, sodass der einzelne Wohnungseigentümer entweder ein Guthaben hat oder eine Nachzahlung leisten muss.

Vom Prinzip her lässt sich die Hausgeldabrechnung mit einer Nebenkostenabrechnung vergleichen, auch wenn diese einen anderen Empfänger hat. Die Hausgeldabrechnung wird auch als Jahresabrechnung oder als Abrechnung über den Wirtschaftsplan bezeichnet.

Wozu dient die Hausgeldabrechnung?

Die Hausgeldabrechnung soll dem Hauseigentümer vor allen Dingen relevante Informationen liefern, welche Kosten im Zusammenhang mit dem Gemeinschaftseigentum entstanden sind. Zudem findet ein Saldieren der geleisteten Hausgeldvorauszahlungen mit den entstandenen Gesamtkosten statt, sodass jeder Eigentümer aufgrund der Hausgeldabrechnung entweder ein Guthaben hat oder eine Nachzahlung leisten muss.

Inhalte: Was gehört in die Hausgeldabrechnung?

Es gibt einige Inhalte, die eine Hausgeldabrechnung als Jahresabrechnung zwingend aufweisen muss. Das sind in erster Linie:

• Übersicht über alle Ausgaben und Einnahmen der WEG
• Einzelabrechnungen für alle Wohnungseigentümer
• Angewendete Verteilerschlüssel
• Gebildete Rücklagen
• Kontostände

Diese Mindestinformationen sollen dafür sorgen, dass sich der einzelne Eigentümer ein Bild über die finanzielle Lage der WEG und den damit in Verbindung stehenden Einnahmen und Ausgaben machen kann. Das betrifft vor allem die Rücklagen und Kontostände sowie sein bezahltes Hausgeld, welches faktisch in die Gemeinschaftskasse geflossen ist.

Aufbau: Wie sieht eine Hausgeldabrechnung aus?

Der Aufbau einer Hausgeldabrechnung orientiert sich in der Praxis meistens an diesen Inhalten, die zum Beispiel durch die Eigentümerversammlung beschlossen und vorgeschrieben werden. Ein typischer Aufbau einer Hausgeldabrechnung sieht oftmals wie folgt aus:

• Übersicht (Abrechnungssumme, Abrechnungsspitze und Abrechnungssaldo)
• Gesamtdarstellung der Einnahmen und Ausgaben
• Einzelabrechnung für die Wohnung
• Entwicklung der Instandhaltungsrücklage
• Vom Wohnungseigentümer geleistete Vorauszahlungen (=Hausgeld)
• Entwicklung der Geldkonten

Oftmals gibt es zu Beginn des Dokumentes eine Übersicht für den Wohnungseigentümer. Dort ist die Abrechnungssumme aufgeführt, ebenso wie die sogenannte Abrechnungsspitze. Diese kann positiv (Guthaben) oder negativ (Nachzahlung) sein.

Nicht selten umfasst die gesamte Hausgeldabrechnung zwischen fünf bis acht Seiten.

Muster-Beispiel für Hausgeldabrechnung

Im Folgenden möchten wir Ihnen gerne ein Muster an die Hand geben, wie eine Hausgeldabrechnung aussehen könnte.

Was ist der Unterschied zwischen Hausgeldabrechnung und Nebenkostenabrechnung?

Oft wird eine Hausgeldabrechnung mit einer Nebenkostenabrechnung verglichen. Tatsächlich sind in beiden Fällen vor allen Dingen die Betriebskosten der Immobilie bzw. Wohnung in der Abrechnung enthalten.

Der wesentliche Unterschied zwischen der Hausgeldabrechnung und der Nebenkostenabrechnung besteht darin, dass die Abrechnung des Hausgeldes für die Wohnungseigentümer bestimmt ist, während die Nebenkostenabrechnung den Mieter zugeht und diese auf Grundlage der Hausgeldabrechnung vom Vermieter erstellt wird.

Wer erstellt die Hausgeldabrechnung?

Die Verantwortung für das Erstellen der Hausgeldabrechnung hat auf Grundlage des Paragraphen 28 WEG Absatz 4 der Verwalter der Wohnungseigentümergemeinschaft.

Bis wann muss die Hausgeldabrechnung erstellt werden?

Eine gesetzliche Frist, bis wann die Hausgeldabrechnung zwingend an den Wohnungseigentümer übermittelt werden muss, existiert nicht. Allerdings gibt es mehrere Urteile des BGH, bis zu welchem Zeitpunkt die Jahresabrechnung normalerweise spätestens angefertigt sein sollte. Daraus resultieren lässt sich festhalten, dass die Hausgeldabrechnung im Normalfall binnen 3 bis 6 Monate nach Ende des Wirtschaftsjahres erstellt werden muss.

Für das Jahr 2023 müsste der Verwalter die Abrechnung somit das zum 30. Juni zweitem 24 erstellen.

Häufige Fehler: Worauf bei der Hausgeldabrechnung achten?

Im Zusammenhang mit der Hausgeldabrechnung kommt es häufiger zu Fehlern, sodass Wohnungseigentümer auf bestimmte Punkte achten sollten.

Dazu gehört insbesondere, dass die Eigentümer der Wohnung im Detail prüfen, ob die aufgelisteten Punkte in der Form korrekt durch die Verwaltung beziffert wurden. Vorgeschrieben ist auch, dass der Verwalter die Hausgeldabrechnung leicht nachvollziehbar erstellt.

Hilfreich zu wissen ist, dass es einige typische Fehler gibt, auf die Eigentümer im Zusammenhang mit der Hausgeldabrechnung achten sollten. Das sind insbesondere:

• Abrechnung über das Hausgeld wird zu spät erstellt
• Es wird überhaupt keine Hausgeldabrechnung angefertigt
• Nicht korrekte Angabe des Verteilungsschlüssels
• Nicht schlüssige Abrechnung
• Keine gesonderte Ausweisung der Instandhaltungsrücklage
• Rechenfehler innerhalb der Abrechnung

Die zu späte Erstellung der Hausgeldabrechnung scheint auf den ersten Blick zum Beispiel nur ein formaler Fehler zu sein. Er kann dennoch rechtliche Konsequenzen für den Eigentümer haben, wenn dadurch die Frist für das Erstellen der Nebenkostenabrechnung an die Mieter versäumt wird.

Falls Sie einen der genannten oder einen anderen Fehler als Eigentümer der Wohnung bemerken, sollten Sie möglichst schnell Kontakt mit der Verwaltung aufnehmen und um Korrektur bzw. Nachreichen der Abrechnung bitten.