Tatsächlicher Zugang der Betriebskostenabrechnung innerhalb der Frist

Für die Abrechnung der Betriebskosten gegenüber Ihren Mietern dürfen Sie sich maximal ein Jahr Zeit lassen.

Der Bundesgerichtshof (BGH) hat nun entschieden, dass die Abrechnung dem Mieter innerhalb der Jahresfrist tatsächlich zugehen muss.

Es genügt nicht, das Abrechnungsschreiben rechtzeitig bei der Post aufzugeben.

Und: Wenn es zum Gerichtsprozess kommt, muss der Vermieter den rechtzeitigen Zugang beweisen (BGH, Urteil v. 21.01.09, Az. VIII ZR 107/08).

Das kommt in der Praxis immer wieder vor: Der Vermieter wartet vergeblich auf die Nachzahlung des Mieters aus der Betriebskostenabrechnung.

Klagt er dann bei Gericht, behauptet der Mieter plötzlich, das Schreiben nie erhalten zu haben. So in dem vom BGH entschiedenen Fall.

Rechtzeitiges Absenden reicht nicht

Der Vermieter machte geltend, dass er die umstrittene Abrechnung rechtzeitig per Post an die insgesamt 16 Mieter seines Wohnhauses versandt hat. 15 Mieter hatten die Abrechnung erhalten und anstandslos beglichen. Hierfür benannte er auch Zeugen.

Das genügte den Richtern jedoch nicht. Sie verlangten den Beweis, dass das Schreiben dem Mieter auch innerhalb der Jahresfrist zugegangen war. Da der Vermieter diesen Beweis nicht erbringen konnte, verlor er den Prozess.

Die Konsequenz aus diesem neuen Urteil des BGH: Wählen Sie für Ihre Betriebskostenabrechnung eine Versandart, bei der Sie sicher beweisen können, dass der Mieter Ihr Schreiben tatsächlich rechtzeitig erhalten hat.

Dasselbe gilt übrigens für Ihre Mieterhöhungsverlangen und Kündigungsschreiben.

Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:

• Einschreiben mit Rückschein/Übergabeeinschreiben (4,40 €)
• Zustellung durch Gerichtsvollzieher (Auskunft erteilt jedes Amtsgericht; 7,50 €)
• Gewerblicher Botendienst (Branchenverzeichnis; 5 bis 20 €)

Tipp: Privater Bote!

Sie können die Abrechnung einfach durch eine zuverlässige Privatperson in den Mieterbriefkasten einwerfen lassen.

Lassen Sie auf einer Kopie des Schreibens vom Boten unterschreiben, wann er das Original übergeben oder eingeworfen hat.

Was die Prüffrist bedeutet

Hat der Mieter Ihre Betriebskostenabrechnung erhalten, muss er eine sich daraus ergebende Nachzahlung innerhalb von 2 Wochen begleichen, sofern nicht eine andere Frist im Mietvertrag vereinbart wurde (manche Gerichte billigen den Mietern aber auch 30 Tage zu).

Diese sogenannte Prüffrist von 2 Wochen steht allerdings nicht im Gesetz, sondern sie ist von den Gerichten im Laufe der Zeit entwickelt worden.

Beachten Sie: Nach Ablauf der Prüffrist gerät der Mieter nicht automatisch in Verzug, sondern Sie müssen ihm diese Frist ausdrücklich setzen.

Dies ist für Sie wichtig, weil Sie, wenn der Mieter nicht fristgemäß zahlt, Verzugszinsen fordern dürfen.

Tipp: Setzen Sie eine Prüffrist

Am besten schreiben Sie unter Ihre Betriebskostenabrechnung den folgenden Satz: „Zur Zahlung der Nachforderung setze ich Ihnen eine Frist von 2 Wochen, gerechnet ab Zugang dieser Abrechnung“.

Verzugszinsen fordern

Die Verzugszinsen sind für Sie eine lohnende Angelegenheit, denn sie betragen immerhin 5% über dem Basiszinssatz, der von der Europäischen Zentralbank zum 01.01. und 01.07. eines jeden Jahres neu festgesetzt wird.

Achtung: Ergibt Ihre Abrechnung ein Guthaben zugunsten des Mieters, darf er dessen Auszahlung von Ihnen sofort nach Erhalt der Abrechnung verlangen.

Frist setzen

Was die Verjährung Ihrer Nachforderung betrifft, so gilt hier die 3-jährige Verjährungsfrist. Diese Frist beginnt am Ende des Jahres abzulaufen, in dem der Mieter hätte zahlen müssen.

Das ist für Sie von Vorteil, denn dadurch kann sich die Verjährung in der Praxis auf fast 4 Jahre verlängern, wenn Sie gleich Anfang Januar Ihre Abrechnung fertigen.

Beispiel: Am 11.04.09 erhält Ihr Mieter die Betriebskostenabrechnung für das Jahr 2008, nach der er 232€ nachzahlen muss.

Wegen seines 2-wöchigen Prüfungsrechts hat er hierfür bis zum 25.04.09 Zeit. Zahlt er anschließend nicht, beginnt am 31.12.2009 die Verjährung Ihrer Forderung zu laufen.

Sie endet 3 Jahre später, also am 31.12.2012. Erst ab dem 01.01.2013 dürfte Ihnen der Mieter die Nachzahlung also wegen Verjährung verweigern. Dieselbe Verjährungsfrist gilt auch für Guthaben Ihres Mieters, deren Auszahlung Sie dann verweigern können.

„Sonstige Betriebskosten“