Wohnungsübergabeprotokoll – Wissenswertes für Vermieter & Mieter

Für Vermieter und Verkäufer einer Immobilie ist es wichtig, ein Wohnungsübergabeprotokoll zu nutzen, das auch als Abnahmeprotokoll bekannt ist. Dabei handelt es sich um ein Dokument, das im Falle eines Rechtsstreites vor Gericht Bestand hat. Jedoch ist es nicht gesetzlich vorgeschrieben. Daher kann eigenständig entschieden werden, wie das Protokoll aufgebaut sein soll.

Definition: Was ist ein Wohnungsübergabeprotokoll?

Bei einem Wohnungsübergabeprotokoll handelt es sich um eine Beschreibung des Zustandes einer Immobile bzw. Wohnung, die bei der Übergabe der Wohnung sowohl von Mieter und Vermieter unterschrieben wird. So gelingt es, den Zustand des Mietobjektes beweissicher festzuhalten und somit späteren Missverständnissen vorzubeugen. Rechtlich gesehen ist das Übergabeprotokoll ein „deklaratorisches Schuldanerkenntnis“.

Die aufgeführten Mängel gelten als vorhanden und sollte detailliert festgehalten werden. Auf der anderen Seite bedeutet dies, dass die nicht aufgeführten Mängel offiziell beim Einzug des neuen Mieters nicht vorhanden waren. Wenn das Übergabeprotokoll in korrekter Form vorliegt, ist es sehr schwierig, dagegen Einspruch zu erheben.

Welche Inhalte sollte das Wohnungsübergabeprotokoll haben?

Der Inhalt eines Wohnungsübergabeprotokolls ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Es sollte jedoch unbedingt die folgenden Punkte enthalten, die wir Ihnen hier als Checkliste vorstellen. Dabei ist darauf zu achten, dass immer so viele Details wie möglich festgehalten und ggf. auch Fotos gemacht werden sollten.

Checkliste für den Wohnungsübergabeprotokoll Inhalt:

• Anschrift der Immobilie
• Art der Immobilie
• Übergabedatum
• Name & Anschrift von Vermieter & Mieter bzw. Verkäufer & Käufer sowie alle Unterschriften
• Auflistung aller Räume
• Zahl & Art der übergebenen Schlüssen (inkl. Briefkasten- & Kellerschlüssel)
• Zählerstände von Strom, Wasser & Gas sowie ggf. die Füllhöhe des Heizöltanks
• Mobiliar, das übernommen wird
• Detaillierte Auflistung aller baulichen & Ausstattungsmängel oder der Vermerk, dass keine Mängel vorhanden sind

Beim Immobilienkauf ist es darüber hinaus sinnvoll, Zahlungsdetails für Dienstleistungen wie die Müllabfuhr, die Versicherung und die Grundsteuer mit in den Vertrag aufzunehmen. Auch Rechnungen über Renovierungsarbeiten, die noch Garantie haben, sollten an den Käufer übergehen.

Als Verkäufer überlässt man dem Käufer Dokumente wie Versicherungsscheine, Grundsteuerbescheide und den Energieausweis. Deren Übergabe sollten ebenfalls im Wohnungsübergabeprotokoll festgehalten werden.

Wohnungsübergabeprotokoll: Worauf müssen Vermieter achten?

Vermieter müssen darauf achten, dass das Wohnungsübergabeprotokoll so detailliert wie möglich ist. Da die Mieterrechte in Deutschland sehr stark ausgeprägt sind, muss der Vermieter im Zweifelsfall für die Reparatur von vorhandenen Mängeln aufkommen, selbst, wenn diese nicht im Protokoll vorhanden sind.

Zugleich sollte dem Vermieter bewusst sein, dass ein Mieter, der sogenannte „offene“ Mängel, die leicht zu bemerken sind, übersieht, kein Recht hat, diese auf Kosten des Vermieters beseitigen zu lassen. Der Vermieter sollte jedoch davon absehen, die Mängel zu verschweigen, sondern besser offen und ehrlich auf alles hinweisen. So beginnt das Verhältnis mit dem Mieter auf dem richtigen Fuß.

Beim Immobilienkauf sieht die Lage ein wenig anders aus. Hier gilt der Grundsatz „gekauft wie gesehen“ und der Kaufvertrag schließt eine Haftung bei Sachmängeln aus – vorausgesetzt, diese wurden nicht arglistig verschwiegen. Darauf sollte in jedem Fall verzichtet werden.

Sonderfall Versteckte Mängel

Streitigkeiten um eine Mietwohnung drehen sich häufig um Mängel. Wenn der Mieter jedoch mit seiner Unterschrift bestätigt hat, dass ein Mangel wie eine defekte Armatur oder ein Riss im Toilettendeckel vorlag, kann er später nicht einwenden, dass dieser Mangel nicht bestanden hat.

Umgekehrt darf der Vermieter nicht beim Auszug des Mieters vorbringen, dass es über die protokollierten Mängel hinaus noch weitere Mängel gegeben hat. Denn auch der Vermieter hat mit seiner Unterschrift anerkannt, dass alle bekannten Mängel dokumentiert sind. Es handelt sich um eine gegenseitige Absicherung, die mit der Kaution finanziell belegt wird.

Sollte dennoch bei der Wohnungsabnahme festgestellt werden, dass neue Mängel aufgetreten sind, die der Mieter in seiner Zeit der Bewohnung verursacht hat, ist der Vermieter in der Beweispflicht. In den meisten Fällen ist es jedoch empfehlenswert, geringe Mängel auf eigene Kosten zu beheben.

Bei sogenannten versteckten Mängeln, die sich mit dem bloßen Auge nicht erkennen lassen, sind Gerichte normalerweise der Ansicht, dass der Vermieter die Haftung dafür zu tragen hat. Diese müssen also deren Behebung bezahlen, wenn der Mieter sie entdeckt, obwohl die Mängel nicht im Wohnungsübergabeprotokoll stehen.

Beispiele für versteckte Mängel:

• Schimmel
• Verwendung von Asbest
• Wassereintritt im Dach
• Kaputte Heizungen
• Verstopfte Rohre

Um sich vor diesen Kosten zu schützen, kann der Vermieter im Abnahmeprotokoll die folgende Formulierung aufnehmen: „Der Vermieter behält sich die Geltendmachung von Ansprüchen für bei der Abnahme nicht erkennbare oder später auftretende Mängel ausdrücklich vor.“

Wann ist ein Übergabeprotokoll zu erstellen?

Der Vermieter sollte das Übergabeprotokoll vor dem offiziellen Übergabetermin der Wohnungsübergabe an einen neuen Eigentümer oder einen neuen Mieter erstellen. Dieses Dokument wird nun mit zum Übergabetermin der Wohnungsübergabe mitgenommen, um gemeinsam mit dem Mieter alle wichtigen Informationen einzutragen.

Der richtige Zeitpunkt für das Übergabeprotokoll:

• Vor dem Einzug des neuen Mieters
• Nach dem Auszug des alten Mieters
• Nach nötigen Renovierungsarbeiten
• Die Wohnung sollte dabei bestenfalls besenrein und frei von Möbeln sein.

Am besten ist es, wenn im Protokoll ein wenig Platz für zusätzliche Anmerkungen gelassen wird. Denn schließlich kann es sein, dass dem Mieter noch Mängel auffallen, die der Vermieter selbst übersehen hat. Offensichtliche Mängel können bereits vor dem Termin in das Protokoll eingetragen werden.

Online finden sich zahlreiche Vorlagen für ein Übergabeprotokoll, die kostenlos heruntergeladen werden können. Auf Wunsch ist es auch möglich, diese noch anzupassen, damit sie den Bedürfnissen entsprechen. Wichtig ist zudem, dass der Vermieter im Übergabeprotokoll ein Feld für jeden Raum vorgesehen hat, um die maximale Übersichtlichkeit zu garantieren.

Spätestens mit der Aushändigung des Mietvertrags muss dem Mieter eine Kopie oder das Original des Wohnungsübergabeprotokoll übergeben werden, das von beiden Parteien unterschrieben wurde.

Wie läuft die Bestandsaufnahme ab?

Am Tag der Übergabe trifft sich der Verkäufer oder Vermieter mit dem Käufer oder Mieter in der Immobilie. Gemeinsam gehen sie Raum für Raum ab und machen Notizen im Übergabeprotokoll. Es ist üblich, die Heizungen, die Wasserhähne und die Toilettenspülung zu überprüfen. Außerdem wird der Mieter nach Schimmel suchen.

Darüber hinaus sollten beide Parteien darauf achten, ob Türen und Fenster dicht sind, ob in den Fliesen Risse vorhanden sind und ob die Badewanne in einem guten Zustand ist. Ideal ist es, die Übergabe im Tageslicht stattfinden zu lassen.

Empfehlenswert ist es zudem, vor allem gravierende Mängel mit Fotos zu belegen. Außerdem ist darauf zu achten, so viele Details wie möglich aufzunehmen. Anstatt also „Küche: Dübellöcher“ zu schreiben, sollte besser „Küche: ca. 50 Dübellöcher über dem Kühlschrank, weitere 25 Löcher rechts neben der Tür“ notiert werden.

Im Übergabeprotokoll ist genau festzulegen, wie man mit den Mängeln verfahren möchte. Bei vielen Mängeln kann der Mieter eine Mietminderung heraushandeln. Normalerweise verpflichtet sich der Vermieter dazu, gravierende Mängel zu beheben. Der zeitliche Rahmen dazu kann im Übergabeprotokoll festgehalten werden.

Beide Parteien sollten sich ausreichend Zeit für die Begehung nehmen. Je nach Größe der Immobilie und je nachdem, wie gründlich der Mieter vorgeht, kann gut und gern eine Stunde oder noch mehr Zeit vergehen. Am Ende sollte die Unterschrift des Mieters eingeholt werden. Es empfiehlt sich, direkt vor Ort zwei Kopien anzufertigen, damit jede Partei ein Exemplar erhält. Alternativ kann das getippte Protokoll in Kopie an den Mieter gesendet werden – Unterschrift nicht vergessen!

Die Vorbereitung auf die Übergabe

Idealerweise geht die Übergabe schnell und es müssen keine Mängel im Übergabeprotokoll notiert werden. Die Chancen darauf sind höher, wenn die Übergabe gründlich vorbereitet wird. Schon ein paar Tage vor dem Termin sollte der Vermieter daher sichergehen, dass die Immobilie bereit für die Inspektion durch den neuen Mieter ist.

Checkliste zur Vorbereitung der Übergabe:

• Ist die Wohnung vollständig geräumt?
• Sind die Lichtverhältnisse ausreichend für die gründliche Besichtigung?
• Ist jedes Zimmer auf Details überprüft?
• Ist der Balkon in einem guten Zustand?
• Sind Bohr- & Dübellöcher verspachtelt?
• Sind Decken & Wände tapeziert & gestrichen?
• Sind die Türen gestrichen?

Normalerweise sollte der Vormieter die Wohnung in einem Zustand übergeben, in dem all diese Fragen mit „Ja“ beantwortet werden können. Hat er es jedoch versäumt, noch einmal alle Räume zu streichen, kann der Vermieter nach Beendigung des Mietverhältnisses leider nicht mehr viel ausrichten. Schönheitsreparaturen muss dieser dann nicht selten auf eigene Kosten vornehmen – es sei denn, die Mängel sind rechtzeitig bemerkt worden, denn dann kann dafür die Mietkaution herangezogen werden.

Je nach Zustand der Wohnung ist es eventuell nötig, dass Reparaturen vorgenommen werden, die über die klassischen Schönheitsreparaturen hinausgehen. Dafür sollte in jedem Fall ausreichend Zeit eingeplant bzw. im Übergabeprotokoll vermerkt werden, welche Arbeiten wann und von wem erledigt werden.

Beispielsweise ist es vielleicht an der Zeit, Keller- und Gemeinschaftsräume zu tapezieren und zu streichen, den Fußbodenbelag zu erneuern oder einen Holzboden abzuschleifen und zu versiegeln. Dafür ist der Vermieter zuständig.

Warum ist ein Übergabeprotokoll wichtig?

Das Übergabeprotokoll ist zwar keine Pflicht, stellt aber dennoch ein sehr wichtiges Dokument dar, dass für Mieter und Vermieter gleichermaßen ein Muss ist. Es ermöglicht dem Vermieter, den Zustand einer Immobilie zum Zeitpunkt der Übergabe genau zu dokumentieren. Der Inhalt dieses Protokolls dient im Streitfall als Beweismittel und hat somit vor Gericht Bestand.

Mängel, die bei der Immobilienbesichtigung eventuell nicht sichtbar waren, werden im Übergabeprotokoll detailliert festgehalten. So kann der Mieter sichergehen, dass er die Immobilie im versprochenen Zugang erhält. Sollten gravierende Mängel vorhanden sein, ist es üblich, im Protokoll eine Vereinbarung über deren Behebung zu treffen.

Somit handelt es sich um eine schriftliche Grundlage, um den Vermieter bei der Beseitigung von Mängeln in die Pflicht zu nehmen. Zur gleichen Zeit schützt das Übergabeprotokoll den Mieter davor, bei seinem Auszug für die Mängel von früheren Mietern aufkommen zu müssen und dient auch hier als Beweismittel für Schäden.

Aber auch für den Vermieter bietet das Übergabeprotokoll Sicherheit. Wenn die Immobilie nämlich frei von Mängeln ist, kann dieser sich gegen spätere Schadensersatzansprüche absichern. Eine Ausnahme besteht in versteckten Mängeln. Auch die arglistige Täuschung kann Sie teuer zu stehen kommen.

Wie protokolliert man als Vermieter bei der Wohnungübergabe richtig?

Um richtig zu protokollieren, gilt es zunächst einmal, den richtigen Zeitpunkt zu finden. Dieser befindet sich zwischen dem Auszug des vorherigen Mieters und dem Einzug des neuen Mieters. Wenn alle Möbel aus der Wohnung herausgeräumt wurden, etwaige Renovierungsarbeiten abgeschlossen sind und die Wohnung besenrein vorliegt, ist der richtige Zeitpunkt für die Begehung gekommen.

Es gibt keine rechtliche Verpflichtung für das Übergabeprotokoll, aber jeder Mieter legt darauf Wert. Auch für den Vermieter bietet das Dokument erhebliche Vorteile. Sollte das Protokoll nicht vorbereitet sein, darf auch der Mieter ein Abnahmeprotokoll anfertigen. Dazu bringt er eventuell einen neutralen Zeugen mit. Das Dokument benötigt dann für die Gültigkeit die Unterschrift des Vermieters.

Dieser sollte sich vor der Ausstellung des Übergabeprotokolls außerdem genau überlegen, wie mit bekannten Mängeln umgegangen werden soll. Viele Mieter haben nichts gegen leichte Kratzer, verlangen aber bei größeren Schäden eventuell eine Entschädigung oder eine Mietminderung. Dies gilt es, rechtzeitig zu klären, bevor der Mietvertrag unterschrieben wird.

Wohnungsübergabe: Das sollten Vermieter prüfen

Auch der Vermieter sollte bei der Begehung der Wohnung genau darauf achten, welche Mängel vorhanden sind. Da dieser die Immobilie besser kennt, als der neue Mieter, kann er auf bestimmte Orte hinweisen. Es gilt, gemeinsam mit dem Mieter zu überprüfen, ob Schimmel hinter Heizkörpern oder Möbeln vorhanden ist, um sich vor einer späteren Zahlung abzusichern.

Wichtig ist darüber hinaus, dass genau dokumentiert wird, wie viele Schlüssel übergeben worden sind und ob alle elektrischen Geräte, Leitungen und Armaturen im Badezimmer und in der Küche funktionieren. Zusagen für Renovierungen oder Reparaturen sollten schriftlich festhalten werden.

Um dem neuen Mieter einen Gefallen zu tun, kann der Vermieter bereits die alten Klingelschilder und die Schilder im Briefkasten entfernen. Wenn es sich um ein einheitliches Design handelt, ist es nett, wenn dieser sich darum kümmert und schon vor dem Einzug der neuen Mieter die Schilder entsprechend erneuert.

Tipp: Wenn der Vermieter sich mit dem Mieter darauf einigt, dass die Wände von ihm oder vom Mieter gestrichen werden müssen, sollte man sich im Idealfall für eine neutrale Farbe entscheiden.

Schäden trotz Übergabeprotokoll

Trotz Übergabeprotokoll kommt es vor, dass der Mieter später weitere Mängel bemerkt. Wenn diese nicht gravierend sind, ist es ausreichend, das Übergabeprotokoll entsprechend anzupassen. Dazu ist der Vermieter jedoch nicht verpflichtet. Sollte er das Gefühl haben, dass der Mieter die Mängel selbst verursacht hat, kann er ihn darum bitten, diese selbst zu beheben oder sie zu akzeptieren.

Bei gravierenden Mängeln, die nicht mehr als Schönheitsfehler gelten, stellt sich die Frage, ob es sich um einen versteckten Mangel handelt. In diesem Fall muss der Vermieter die Reparatur organisieren und bezahlen – selbst, wenn er gar nichts von diesem Mangel wusste. Denn laut Vertrag ist er dazu verpflichtet, die Wohnung im versprochenen Zustand zu erhalten.

Übergabeprotokoll beim Haus- oder Wohnungskauf

Beim Verkauf einer Immobilie spielt das Übergabeprotokoll ebenfalls eine sehr wichtige Rolle. Normalerweise findet die Hausübergabe dann statt, wenn der Verkäufer den Kaufpreis erhalten hat. In manchen Fällen ist es auch möglich, direkt nach Vertragsabschluss die Begehung zu vereinbaren. So kann der Käufer zum Beispiel direkt mit den Sanierungsarbeiten beginnen.

Ebenso wie beim Übergabeprotokoll der Mietwohnung sollte auch hier darauf geachtet werden, alle Mängel zu vermerken. Neben der Bausubstanz gehören dazu die Ausstattung, die Anzahl der Schlüssel, die aktuellen Zählerstände und der Füllstand des Heizöltanks. Hier sind vor allem auch wichtige Dokumente wie Lieferscheine oder Rechnungen auszuhändigen.

Fazit zum Wohnungsübergabeprotokoll

Beim Wohnungsübergabeprotokoll geht es darum, sowohl für den Vermieter als auch für den Mieter die Sicherheit bereitzustellen, dass sich die Immobilie im vereinbarten Zustand befindet. Daher sollte gut darauf geachtet werden, dass das Dokument komplett ist und alle sichtbaren Mängel enthält.

Anhand der Checkliste für das Protokoll kann man einsehen, auf welche Punkte bei der Wohnungsbegehung mit dem neuen Mieter geachtet werden sollte. Auch sollten auf bekannte versteckte Mängel hingewiesen werden, um das Verhältnis auf einem „guten Fuß“ zu beginnen.

Darüber hinaus hat das Wohnungsübergabeprotokoll den Vorteil, dass bei Auszug des Mieters und der finalen Abnahme der Wohnung überprüfen werden kann, ob neue Mängel entstanden sind. Sollte dies der Fall sein, kann der Vermieter den Mieter zur Kasse bitten und gegebenenfalls die Kaution einbehalten.

Auch beim Hausverkauf ist ein Übergabeprotokoll, das auch Angaben zu den Zählerständen und zu den überreichten Dokumenten enthält, sehr wichtig. Dabei ist es hilfreich, einen neutralen Zeugen hinzu zu bitten, der selbst dann, wenn eine Partei das Protokoll nicht unterschreiben möchte, aussagekräftige Informationen geben kann, sollte es zu einer Klage kommen.