Einladung zur Eigentümerversammlung: Fristen und Pflichten

Die Einladung zur Eigentümerversammlung ist ein zentrales Element in der Verwaltung von Wohnungseigentum. Sie stellt sicher, dass alle Wohnungseigentümer im Rahmen einer vorgegebenen Frist ordnungsgemäß über die geplante Eigentümerversammlung informiert werden, um gemeinsam über wichtige Themen und Beschlüsse zu entscheiden. Denn: Die in einer Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse sind verbindlich.

Doch wie sieht eine korrekte Einladung aus? Wer ist verantwortlich für die Einberufung zur Eigentümerversammlung? Und welche Fristen müssen bei der Einladung zur Eigentümerversammlung eingehalten werden?

Wer ist für die Einladung zur Eigentümerversammlung verantwortlich?

In der Regel ist der Hausverwalter für die Einladung zur Eigentümerversammlung zuständig. Als zentraler Ansprechpartner der Gemeinschaft organisiert der Hausverwalter die Versammlung, erstellt die Tagesordnung und versendet die Einladung fristgerecht an alle Wohnungseigentümer. Sollte kein Verwalter bestellt sein, kann ausnahmsweise ein Miteigentümer oder der Verwaltungsbeirat die Einberufung zur Eigentümerversammlung übernehmen.

Welche Frist gilt für die Einladung zur Eigentümerversammlung?

Der Gesetzgeber sieht eine Frist für die Einladung zur Eigentümerversammlung von mindestens drei Wochen vor (gemäß §24 Abs. 4 WEG). Das heißt, dass die Einladung zur Versammlung jedem Wohnungseigentümer spätestens drei Wochen vor dem Termin zugehen muss.

Die Frist startet dabei mit dem Erhalt der Einladung, nicht mit dem Versanddatum und sie startet dann, wenn die Einladung zur Einberufung der Eigentümerversammlung beim letzten der Eigentümer eingegangen ist. Verzögerungen durch die Post etc. sollten also von Verwaltern berücksichtigt werden bzw. im besten Fall wird die Einladung eh unkompliziert per E-Mail verschickt.

Was passiert, wenn eine Einladung zur Wohnungseigentümerversammlung nicht fristgerecht erfolgt?

Eine zu späte Einladung kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass Beschlüsse angefochten werden. Schließlich war eine ordnungsgemäße Information der Eigentümer nicht gewährleistet. Es liegt am Verwalter, sicherzustellen, dass die Frist eingehalten wird, denn nur dann ist die Beschlussfähigkeit der Eigentümerversammlung gegeben.

In welcher Form hat die Einladung zur Eigentümerversammlung zu erfolgen?

Die Einladung zur Wohnungseigentümerversammlung muss schriftlich erfolgen. Sofern die Form gewahrt bleibt, kann die Einladung per Post, per E-Mail, per Fax oder per Einwurf in den Briefkasten zugestellt werden. Empfehlenswert ist, die Einladung so zu verschicken, dass es einen Nachweis über die Zustellung gibt, zum Beispiel mit einer Empfangsbestätigung per E-Mail oder per Einschreiben.

Was muss alles in der Einladung enthalten sein?

Die Einladung zur Wohnungseigentümerversammlung sollte klar und eindeutig formuliert sein. Zu den Angaben, die unbedingt in der Einladung stehen sollten, gehören:

• Datum, Uhrzeit und Ort der Versammlung: Präzise Angaben sind wichtig, um Missverständnissen vorzubeugen.
• Die geplante Tagesordnung mit allen Themen für die Versammlung, denn nur über im Vorfeld angekündigte Themen darf auch abgestimmt werden.
• Die Themen sollten detailliert aufgeführt werden. Lieber „Beschluss über die Sanierung der Fassade“ oder „Beschlussfassung über die Vergabe der Treppenhausreinigung: Entscheidung über vorliegendes Angebot“ als „Allgemeine Überlegungen“.
• Unterlagen für die Vorbereitung der Versammlung: Jahresabrechnungen, eventuell vorliegende Angebote für geplante Maßnahmen und weitere relevante Dokumente sollten Verwalter der Einladung beiliegen.
• Falls ein Wohnungseigentümer nicht an der Versammlung teilnehmen kann, sollte auch ein Hinweis zur Erteilung einer Vollmacht in die Einladung mit aufgenommen werden.
• Für Rückfragen oder für die Möglichkeit zur Kontaktaufnahme sollten die Kontaktdaten einer Ansprechperson in der Einladung stehen, die für die Klärung von Unklarheiten im Vorfeld zuständig ist.
• Optional ist, ob Verwalter den Eigentümern die Möglichkeit einräumen möchten, Themenvorschläge für die Versammlung mit einzubringen. Diese müssen aber vor dem Versand der Einladung eingehen und dann in die Tagesordnung aufgenommen werden. Kommen die Themenwünsche erst später, können sie zwar im Tagesordnungspunkt „Verschiedenes“ besprochen werden, allerdings darf dazu kein Beschluss gefasst werden.

Was passiert, wenn eine Einladung zu spät erfolgt?

Halten sich Hausverwalter nicht die gesetzliche Frist für die Einladung zur Eigentümerversammlung, dann kann das im schlimmsten Fall zur Anfechtung der gefassten Beschlüsse führen. Die Beschlussfähigkeit der Eigentümerversammlung kann dadurch also in Frage gestellt werden. Außerdem kann sich der Verwalter haftbar machen, wenn er seiner Pflicht zur fristgerechten Einberufung der Eigentümerversammlung nicht nachkommt.

Sind auch längere Fristen bei der Einladung zur Eigentümerversammlung möglich?

Eine längere Frist zwischen Einberufung und Versammlung und somit ein früherer Versand der Einladung ist denkbar. Diese sollten Eigentümergemeinschaften in Rücksprache mit dem Hausverwalter gemeinsam beschließen. Relevanter ist aber die späteste Frist, für die es die rechtliche Vorgabe gibt.

Welche Ausnahmen gibt es hinsichtlich Fristen und Einladungen?

In besonderen Fällen kann von der dreiwöchigen Frist für die Einladung abgewichen werden. So ist eine Eigentümerversammlung zum Beispiel auch kurzfristiger möglich, falls es zum Beispiel Themen gibt, die die Sicherheit des Gebäudes oder der Bewohner betreffen oder falls erhebliche bauliche Schäden entstanden sind. In einem solchen Fall können Verwalter auch eine kürzere Frist rechtfertigen. Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Verwaltung müssen aber trotzdem gewahrt werden. Der Grund für die Dringlichkeit sollte auch direkt in der Einladung genannt werden, um Unklarheiten vorzubeugen.

Wie sieht es mit der Beschlussfähigkeit aus?

Die Beschlussfähigkeit der Eigentümerversammlung ist nur gegeben, wenn die Einladung ordnungsgemäß erfolgt ist. Auch muss die Mehrheit der Wohnungseigentümer anwesend sein oder durch Vollmacht vertreten werden. Es liegt zu Beginn einer Versammlung somit am Verwalter, zu überprüfen, wer von der Gemeinschaft anwesend ist und ob Vollmachten ordnungsgemäß erteilt wurden. Im Zweifel sollte dies im Protokoll der Eigentümerversammlung dokumentiert werden.

Wann kann die Einladung durch die Eigentümer statt durch den Verwalter erfolgen?

Kommt der Hausverwalter seiner Pflicht zur Einberufung einer Versammlung nicht nach, können die Wohnungseigentümer in Ausnahmefällen die Einladung vornehmen. Dies erfordert jedoch einen einstimmigen Beschluss oder eine gerichtliche Genehmigung. Auch in diesem Fall müssen die Fristen und die Form eingehalten werden.

Fazit: Die Einladung zur Eigentümerversammlung ist mehr als nur ein Stück Papier

Die Einladung zur Eigentümerversammlung ist nicht nur eine formale Pflicht, der Hausverwalter nachkommen müssen. Sie ist eine wichtige Grundlage für die Beschlussfähigkeit der Wohneigentümer und sichert ihre Rechte. Auch schützt sie den Hausverwalter vor rechtlichen Konsequenzen. An die Form und Frist der Einladung zur Eigentümerversammlung sollten Verwalter sich halten und außerdem die Tagesordnungspunkte gründlich vorbereiten.

Wer auf die ordnungsgemäße Einberufung achtet und mit seinen Pflichten al Hausverwalter sorgfältig umgeht, profitiert vom Vertrauen durch die Eigentümergemeinschaft. Damit die Wohnungseigentümerversammlung dann reibungslos abläuft, braucht es einen strukturierten Ablauf, der mit dem Versand der Einladung beginnt. Gelingt dann noch die klare Kommunikation während der Versammlung, trägt das zu einem guten Verhältnis der Gemeinschaft bei.