Heizkostenverordnung 2025: Neue Pflichten für Vermieter

Die Heizkostenverordnung (HKVO) schreibt vor, dass Heiz- und Warmwasserkosten in Gebäuden mit zentraler Heizung oder Fernwärme verbrauchsabhängig abgerechnet werden müssen. Ab Herbst 2025 spielt dank der Änderung der Heizkostenverordnung ab Oktober insbesondere die Umrüstung auf fernablesbare Messgeräte eine wichtige Rolle, Auch die verbrauchsbezogene Heizkostenabrechnung bei der Nutzung von Wärmepumpen wird relevant.

Mit der Heizkostenverordnung soll ab 2025 die Abrechnung transparenter gestaltet und dank Verbrauchserfassung der Energieverbrauch gesenkt werden. Auch die flächendeckende Ausstattung mit moderner Messtechnik ist ein Ziel. Vermieter oder Eigentümer, die ihre Pflichten nicht erfüllen, müssen mit rechtlichen und finanziellen Konsequenzen rechnen.

Was ist in der Heizkostenverordnung für 2025 geregelt?

Ab Oktober 2025 sind Gebäudeeigentümer und Vermieter in Mehrfamilienhäusern mit Wärmepumpen verpflichtet, die Heizkosten und Warmwasserkosten abhängig vom Verbrauch zu berechnen. Dabei müssen sowohl die Stromkosten für den Betrieb der Wärmepumpe als auch die Gerätekosten bei der kombinierten Erzeugung von Heizwärme und Warmwasser als umlagefähige Betriebskosten berücksichtigt werden.

Spätestens bis zum 30. September 2025 müssen Vermieter bzw. Gebäudeeigentümer dafür sorgen, dass geeignete Messgeräte zur Erfassung des Verbrauchs installiert sind. Bis dahin läuft noch eine Übergangsfrist.

Was ist das Ziel dieser Neuerung der Heizkostenverordnung ab 2025?

Die Neuregelung der Heizkostenverordnung 2025 soll mehr Fairness und Transparenz bei den Kosten schaffen. Mieter haben künftig einen besseren Überblick über ihren Warmwasser- und Heizeinheitenverbrauch, was zu Einsparungen bei den Kosten führen kann. Die Abrechnung der Kosten wird nachvollziehbarer und Mieter werden stärker in den Kosten- und Verbrauchsprozess mit einbezogen.

Gleichzeitig sorgt die Abschaffung des Wärmepumpenprivilegs für eine gleichberechtigte Behandlung aller Heizsysteme, was für eine gerechtere Verteilung der Kosten sorgt.

Was ist das Wärmepumpenprivileg?

Das Wärmepumpenprivileg war eine Sonderregelung in der Verordnung. Sie besagte, dass die Kosten für Heizung und Warmwasser nicht verbrauchsabhängig in der Abrechnung berücksichtigt werden mussten, wenn mindestens 50 Prozent der Heizlast eines Gebäudes durch eine elektrisch betriebene Wärmepumpe abgedeckt wurden. Dadurch konnten die Kosten unabhängig vom tatsächlichen Verbrauch pauschal verteilt werden.

Mit der Novelle der HKVO wurde dieses Privileg im Oktober 2024 gestrichen. Ab Oktober 2025 ist bei Gebäuden mit Wärmepumpen eine verbrauchsabhängige Abrechnung der Kosten vorgeschrieben. Ziel ist eine verursachungsgerechte Abrechnung, bei der Mieter genau die Kosten tragen, die durch ihren individuellen Verbrauch entstehen. Die neue Regelung schafft mehr Transparenz und Fairness bei der Kostenverteilung und der jährlichen Abrechnung.

Ausstattungspflicht: Welche Messgeräte sind vorgeschrieben?

Gemäß §4 und §5 der Verordnung müssen Vermieter die Verbrauchsdaten ihrer Mieter erfassen. Dafür sind folgende Geräte vorgeschrieben:

• Heizkostenverteiler oder Wärmezähler zur Erfassung des Wärmeverbrauchs
• Warmwasserzähler zur Erfassung des Warmwasserverbrauchs.

Seit Dezember 2021 dürfen nur noch fernablesbare Geräte installiert werden.

Was heißt das genau? Fernablesbare Geräte müssen…

• ohne Wohnungszutritt aus der Ferne ausgelesen werden können,
• den Anforderungen des Datenschutzes entsprechen,
• interoperabel sein, also auch von Drittanbietern auslesbar,
• und mit Smart-Meter-Gateways (ein Smart-Meter-Gateway verbindet moderne Messeinrichtungen wie digitale Stromzähler, Wärmemengenzähler, Wasserzähler etc. mit dem Internet) kompatibel sein.

Geräte zur Verbrauchserfassung, die vor dem 1. Dezember 2021 eingebaut wurden und nicht fernablesbar sind, müssen laut §5 Abs.3 der Heizkostenverordnung spätestens bis zum 31. Dezember 2026 entweder nachgerüstet oder ausgetauscht werden. Für Vermieter oder Gebäudeeigentümer geht das mit Kosten einher.

Welche Sonderregelungen und Ausnahmen gibt es?

Eine verbrauchsabhängige Abrechnung von Kosten ist nicht in allen Fällen zwingend vorgeschrieben. Ausnahmen bestehen beispielsweise für:

• Gebäude mit einem sehr geringen Heizwärmebedarf von weniger als 15kWh/m² jährlich
• Immobilien mit technischen Besonderheiten wie Solarthermieanlagen, Wärmerückgewinnung oder Kraft-Wärme-Kopplung, wenn eine individuelle Verbrauchsmessung nicht möglich ist
• Gebäude mit ungedämmten Heizleitungen, bei denen eine genaue Verbrauchserfassung technisch nicht sinnvoll wäre
• Einrichtungen wie Altenheime oder Studentenwohnheime, in denen Einzelmietverträge unüblich sind

Diese Sonderregelungen sollen sicherstellen, dass die Praxis der Kostenabrechnung technisch machbar ist und wirtschaftlich sinnvoll bleibt.

Was legt die Heizkostenverordnung grundsätzlich fest?

Grundsätzlich legt die Verordnung bundesweit einheitlich fest, wie die Kosten für Heizung und Warmwasser auf einzelne Mieter bzw. Eigentümer verteilt werden müssen. Denn die Regelung gilt sowohl für Mietverhältnisse als auch für Wohnungseigentümergemeinschaften.

Die Regelung besagt, dass die Kosten mindestens zu 50 Prozent und höchstens zu 70 Prozent nach Verbrauch umgelegt werden müssen. Der Rest der Kosten ist verbrauchsunabhängig, verteilt nach Wohn- oder Nutzfläche.

Das Ziel ist, dass durch diese Art der Heizkostenabrechnung Energieeinsparungen gefördert werden, indem Mieter bzw. Eigentümer die Kosten für ihren eigenen Verbrauch bezahlen müssen.

Alle zentralen Heiz und Warmwasserversorgungsanlagen sowie gewerbliche Wärmelieferungen an mehrere Nutzer sind von dieser Verordnung betroffen. Insbesondere für Mehrfamilienhäuser ist sie daher relevant. Wer als Eigentümer in einem Einfamilienhaus wohnt, ist in der Regel davon ausgenommen.

Wer ist dazu verpflichtet, die Heizkostenverordnung anzuwenden?

Die Verpflichtung zu einer verbrauchsabhängigen Heizkostenabrechnung betrifft:

• Gebäudeeigentümer mit einer zentralen Heizungs- und/oder Warmwasseranlage
• Vermieter von Eigentumswohnungen
• Wohnungseigentümergemeinschaften
• Gewerbliche Wärmelieferanten, die an mehrere Nutzer liefern

Was gehört zu den umlagefähigen Heizkosten?

Nach §7 der Verordnung zählen unter anderem folgende Positionen zu den umlagefähigen Betriebskosten einer Heizungsanlage:

• Kosten für Brennstoff und Strom, der für die Wärmeerzeugung benötigt wird
• Kosten für Bedienung, Wartung und Reinigung der Anlage
• Kosten gesetzlich vorgeschriebener Emissionsmessungen (z.B. nach Immissionsschutzrecht)
• Kosten für die Verbrauchserfassung, einschließlich Eichung und Ablesung
• Abrechnungskosten gemäß §7 Abs.2 Nr.5 HKVO

Wenn innerhalb eines Abrechnungszeitraums ein Mieter- oder Eigentümerwechsel stattfindet, dann kann eine Zwischenablesung des Verbrauchs erfolgen. So lassen sich die Kosten fair auf die jeweiligen Parteien aufteilen.

Welche Informationspflicht haben Vermieter?

Vermieter müssen Mieter regelmäßig über ihren Energieverbrauch und die damit verbundenen Kosten informieren, wenn fernablesbare Geräte genutzt werden. Die Verbrauchsinformationen sollen Transparenz schaffen und dabei helfen, den Energieverbrauch und die Kosten besser zu verstehen, in der Abrechnung nachzuvollziehen und dann gezielt zu senken. Zu den Pflichtinhalten der Verbrauchsinformation gehören:

• Der Verbrauch im letzten Monat in kWh sowie die daraus resultierenden Kosten
• Der Vergleich zum Vormonat und dem Vorjahresmonat, jeweils bezogen auf Verbrauch und Kosten
• Der Vergleich mit Durchschnittsnutzern derselben Kategorie
• Die Zusammensetzung der Energiepreise inklusive Steuern und Abgaben, die die Gesamtkosten beeinflussen und sich auf die jährliche Abrechnung auswirken
• Hinweise zu Treibhausgasemissionen bei Fernwärme
• Energieberatungshinweise zur Reduzierung von Verbrauch und Kosten
• Der Vergleich des witterungsbereinigten Verbrauchs mit dem Vorjahr

Auf Basis dieser Informationen lassen sich dann die laufenden Kosten für Heizung und Warmwasser ableiten und in der nächsten Abrechnung gezielt prüfen.

Die monatliche Verbrauchsinformation ist seit Januar 2022 verpflichtend, zumindest dann, wenn fernablesbare Messgeräte installiert sind. Vermieter müssen ihren Mietern einmal im Monat Informationen zum Energieverbrauch und den daraus resultierenden Kosten bereitstellen, unabhängig davon, ob die Abrechnung elektronisch erfolgt oder der Mieter dies ausdrücklich wünscht.

Kürzungsrecht: Welche Rechte haben Mieter bei Verstößen?

Erfolgt die Abrechnung entgegen der Vorschrift nicht verbrauchsabhängig, dürfen Mieter ihren Kostenanteil um 15 Prozent kürzen. Dieses Recht zur Kostensenkung gilt bei einer fehlerhaften oder unterlassenen Abrechnung. Weitere Kürzungsrechte in Höhe von 3 Prozent der Heizkosten bestehen, wenn

• keine fernablesbare Ausstattung installiert wurde, obwohl diese vorgeschrieben ist
• wenn die Verbrauchsinformationen nicht oder nur unvollständig mitgeteilt wurden

Fazit: Die Heizkostenverordnung bringt in 2025 neue Pflichten für Vermieter und mehr Transparenz für Mieter

Mit der Änderung der Heizkostenverordnung ab Oktober 2025 kommen mehr Transparenz und mehr Anreize zum Energiesparen in das Thema Heizkostenabrechnung. Das gilt insbesondere für Wärmepumpen, denn das Wärmepumpenprivileg wird abgeschafft und alle zentralen Heizsysteme werden gleichbehandelt. Mieter erhalten dank der verpflichtenden Verbrauchserfassung einen besseren Überblick über ihren Energieverbrauch und die damit verbundenen Kosten.

Für Vermieter entstehen neue Pflichten: Sie müssen bis Ende September 2025 fernablesbare Messgeräte installieren und die Abrechnung auf eine verbrauchsabhängige Kostenverteilung umstellen. Wer diese Vorgaben nicht einhält, riskiert Kostenkürzungen durch die Mieter sowie rechtliche und finanzielle Konsequenzen.