Umlage Wartungskosten: Was Vermieter und Mieter wissen müssen
Wenn Mieter Wartungskosten in der Nebenkostenabrechnung entdecken, dann gilt es genauer hinzuschauen. Vermieter haben das Recht zur Umlage von Wartungskosten, allerdings gibt es hier klare Vorgaben, welche Wartungskosten umlagefähig sind. Denn nicht jede Ausgabe für eine Wartung kann auch wirklich umgelegt werden und wie die korrekte Umlage über die Betriebskostenabrechnung erfolgt, erfordert etwas Know-how.
Was bedeutet Wartung und warum ist sie wichtig?
Mit Wartung sind alle Maßnahmen gemeint, die den funktionstüchtigen Zustand einer Anlage erhalten. Das Ziel von Wartung ist, den Betrieb über die Nutzungsdauer hinweg zu gewährleisten und Störungen vorzubeugen.
Typische Beispiele für Anlagen in Gebäuden, die gewartet werden müssen, sind die Heizung, die Aufzüge, die Rauchmelder und die Feuerlöscher. Die Kosten für diese regelmäßigen Wartungsmaßnahmen zählen zu den laufenden Betriebskosten.
Für welche Wartungskosten ist eine Umlage möglich?
Nicht alle Wartungskosten dürfen auf die Mieter umgelegt werden. Die Umlagefähigkeit ist gesetzlich geregelt, insbesondere in der Betriebskostenverordnung (BetrKV). Umlagefähig sind grundsätzlich nur laufende, wiederkehrende Kosten, die dazu dienen Anlagen in ihrer Funktionsfähigkeit zu pflegen und zu erhalten.
Für diese Wartungskosten ist eine Umlage möglich:
- Heizungswartung
- Wartung der Aufzüge
- Rauchmelderwartung
- Wartung der Blitzschutzanlage
- Wartung der Lüftungsanlage
- Wartung der Warmwasserbereitungsanlage
Nicht umlagefähig sind diese Wartungskosten:
- Reparaturkosten
- Instandhaltung von Anlagen
- Modernisierungsmaßnahmen
- Austausch von defekten Bauteilen
- Kosten für die erstmalige Inbetriebnahme einer Anlage
Wie erfolgt die Umlage der Wartungskosten?
Die Umlage erfolgt üblicherweise über die jährliche Betriebskostenabrechnung. Die Voraussetzung dafür ist jedoch, dass die Umlagefähigkeit der jeweiligen Wartungskosten im Mietvertrag vereinbart wurde. Dort sollten die Kostenarten explizit oder pauschal nach §1 der Betriebskostenverordnung benannt sein, denn andernfalls dürfen Vermieter diese nicht umlegen.
Die Voraussetzungen für die Umlage von Kosten sind somit, dass…
- die Wartungskosten laufend anfallen.
- sie im Mietvertrag als umlegbar vereinbart sind.
- sie im Rahmen der Betriebskostenabrechnung korrekt dargestellt sind.
Die Verteilung erfolgt in der Regel nach der Wohnfläche (Anzahl der Quadratmeter) oder einem anderen vertraglich vereinbarten Schlüssel.
Wieso ist die Heizungswartung ein Spezialfall?
Unter den Wartungskosten ist die Heizungswartung in der Regel der wichtigste und häufigste Posten. Denn die Wartung der Heizung dient nicht nur der Betriebssicherheit, sondern sorgt auch für Energieeffizienz. Eine schlecht gewartete Heizung kann für Mieter und Vermieter unnötig hohe Kosten bedeuten und außerdem Ressourcen verschwenden.
Was dürfen Vermieter auf die Mieter umlegen?
Vermieter dürfen bei der Heizungswartung Kosten auf die Mieter umlegen, darunter:
- die Reinigung des Brenners
- die Überprüfung der Steuerung und Regelung
- die Kontrolle von Sicherheitsventilen und Pumpen
Fall Reparaturen anfallen oder defekte Teile ausgetauscht werden müssen, sind diese Kosten aber nicht umlegbar und Vermieter müssen sie selber tragen.
In der Betriebskostenverordnung ist die Heizungswartung explizit als umlagefähige Kostenart aufgeführt. Die Umlage muss im Mietvertrag erwähnt sein.
Welche weiteren Spezialfälle gibt es bei der Umlage von Wartungskosten?
Für die Anlagen in einem Mietshaus, die regelmäßig einer Wartung bedürfen, gibt es Vorgaben für die Umlagefähigkeit von Kosten:
| Anlage | Umlage möglich? | Hinweis |
| Aufzug | Ja | Wartung und Sicherheitsprüfung sind umlagefähig |
| Rauchmelder | Ja | Die regelmäßige Wartung ist umlagefähig, der Austausch der Rauchmelder jedoch nicht |
| Blitzschutz | Ja | Die Wartungskosten können umgelegt werden |
| Feuerlöscher | Ja | Sowohl die Wartung als auch die Prüfung ist umlagefähig |
| Alarmanlagen | Teilweise | Nur umlagefähig, wenn die Mieter vom Schutz profitieren |
| Klimaanlagen | Ja | Nur laufende Wartungskosten dürfen umgelegt werden |
| TV-/SAT-Anlagen | Teilweise | Eine Wartung ist umlagefähig, die Modernisierung nicht |
| Dachrinne | Teilweise | Die Reinigung ist umlagefähig, Reparaturen oder Erneuerung nicht. |
Wieso ist die Umlagefähigkeit für Vermieter wichtig?
Aus der Sicht des Vermieters ist die richtige Umlage der Wartungskosten wichtig, um die Wirtschaftlichkeit einer Immobilie zu erhalten. Dabei ist die rechtssichere Abrechnung über die Betriebskosten entscheidend. Instandhaltung und Wartung müssen dabei unbedingt voneinander getrennt werden.
Vermieter sollten darauf achten, dass sie Wartungsverträge und Rechnungen sorgfältig archivieren sowie die Nebenkostenabrechnung nachvollziehbar gestalten. Die entscheidende Grundlage für die Umlage von Wartungskosten ist, dass Mietverträge klar formuliert werden und eine Umlagevereinbarung integriert wird.
Gerade bei größeren Anlagen wie Aufzügen empfiehlt sich ein Wartungsvertrag mit einem Fachbetrieb, der regelmäßige Prüfungen und Dokumentationen übernimmt. Vermieter sollten die Abrechnungen der Wartungsfirmen gründlich prüfen, denn Reparaturen und Wartungen werden häufig zusammen abgerechnet. Für die Umlage auf die Mieter müssen diese Posten aber getrennt voneinander betrachtet werden.
Was ist für Mieter wichtig, wenn es um die Umlage von Wartungskosten geht?
Für Mieter ist die korrekte Umlage von Wartungskosten durch den Vermieter ebenfalls relevant, schließlich geht es um ihr Geld. Mieter sollten überprüfen:
- Welche Kostenart laut Mietvertrag umlagefähig ist
- Ob angesetzte Wartungskosten in der Nebenkostenabrechnung korrekt ausgewiesen wurden
- Ob eine Reparatur fälschlicherweise als Wartung abgerechnet wurde
Sind in der Betriebskostenabrechnung zu hohe oder nicht nachvollziehbare Posten für Wartungen aufgeführt, sollten Mieter diese hinterfragen und den Vermieter um Aufschlüsselung und Prüfung bitten.
Zusätzlich sollten Mieter auch prüfen, ob Wartungskosten ungewöhnlich stark von denen der Vorjahre abweichen. Solche Abweichungen können ein Hinweis auf versteckte Reparaturen oder unübliche Einzelmaßnahmen sein, die eigentlich nicht umlagefähig sind.
Umlage von Wartungskosten: Mieter und Vermieter profitieren von Transparenz
Die Transparenz ist für Mieter und Vermieter gleichermaßen wichtig, wenn es um die Umlage von Wartungskosten geht. Schließlich dürfen nur nachvollziehbare und ordnungsgemäß dokumentierte Wartungskosten umgelegt werden. Die Gesamthöhe muss dabei angemessen und marktüblich sein. Vermieter sollten darauf verzichten, Wartungskosten, die keine sind, in anderen Positionen zu verstecken und Mieter sollten genau hinsehen und bei Unsicherheiten nachfragen.
Fazit: So können Vermieter Wartungskosten rechtssicher umlegen
Für den Betrieb einer Immobilie ist die Wartung von Anlagen ein unverzichtbarer Bestandteil. Vermieter dürfen Wartungskosten auf Mieter umlegen, um ihre Kosten zu decken, allerdings müssen sie dabei Vorgaben beachten. So muss dies im Mietvertrag festgehalten sein und es dürfen nur tatsächliche Wartungskosten und keine Reparaturkosten umgelegt werden. In der Abrechnung der Betriebskosten sollte dies klar erkennbar sein.
Damit die Umlage von Wartungskosten problemlos gelingt, sollten Vermieter auf eine klare Dokumentation sowie Transparenz setzen. Mieter sollten umgelegte Wartungskosten in der Nebenkostenabrechnung immer genauer unter die Lupe nehmen, um möglicherweise versteckte Reparaturkosten auszumachen und gegen ungerechtfertigte Kosten vorzugehen.
Farina Fontaine ist freiberufliche Autorin mit langjähriger Erfahrung im Finanzbereich. Bereits seit mehr als 10 Jahren arbeitet sie als Expertin für die VNR Group und teilt ihre Expertise in praxisbezogenen Ratgebern. Mit einem akademischen Hintergrund in Germanistik und Psychologie bringt Farina ein tiefes Verständnis für Fachtexte und Marktanalysen mit. Ihre Fähigkeit, komplexe Inhalte leicht verständlich und praxisnah zu formulieren, macht sie zu einer geschätzten Expertin von GeVestor!
