Umlagefähige Nebenkosten: Welche Kosten sind auf Mieter umlegbar?
Mithilfe der Vermietung eines Hauses oder einer Wohnung lassen sich bereits viele Kosten decken. Neben Kosten für den Wohnraum können Vermieter mit den umlagefähigen Nebenkosten noch weitere Beträge von ihren Mietern einfordern. So lassen sich Grundsteuer, Kosten der Müllentsorgung, Abwassergebühren und Heizkosten immer auf Mieter umlegen. Ausgaben der Verwaltung oder Instandhaltung hingegen nicht.
Der folgende Text gibt nicht nur eine Übersicht über die wichtigsten umlagefähigen Nebenkosten, sondern auch über relevante Vorteile der Umlage. Außerdem beschreibt er, wie sich die Nebenkosten konkret umlegen lassen und wie Vermieter einzelne Betriebskosten von der Steuer absetzen.
Das Wichtigste zu umlagefähigen Nebenkosten in Kürze
- Definition: Umlagefähige Nebenkosten sind all jene Kosten, die durch den Besitz und den Gebrauch eines Grundstücks, einer Wohnung beziehungsweise eines Hauses fortlaufend entstehen.
- Beispiele für umlagefähige Nebenkosten: Grundsteuer, Gebühren für Wasser, Kosten für Müllabfuhr
- Beispiele für nicht umlagefähige Nebenkosten: Verwaltungs- und Instandhaltungskosten
- Gesetzliche Regelung: Das Bürgerliche Gesetzbuch, die Betriebskostenverordnung und der Mietvertrag regeln, unter welchen Bedingungen sich welche Nebenkosten umlegen lassen.
- Wie umlegen? Abhängig vom Kostenpunkt erfolgt die Umlage nach einem Verteilungsschlüssel oder verbrauchsabhängig – dabei ist es egal, ob sich die Mietparteien auf eine Vorauszahlung und eine Nebenkostenabrechnung geeinigt haben oder auf eine Betriebskostenpauschale.
- Absetzbarkeit: Vermieter können die Einnahmen durch die Nebenkostenumlage teilweise als Werbungskosten von der Steuer absetzen.
Was sind umlagefähigen Nebenkosten?
Umlagefähige Nebenkosten sind Kosten, die ein Vermieter laut deutschem Mietrecht auf die Mieter einer Immobilie umlegen darf. Diese Kosten sind Teil der Betriebskosten und müssen im Mietvertrag ausdrücklich als umlagefähig bezeichnet werden.
Es ist wichtig, dass diese Nebenkosten transparent und nachvollziehbar abgerechnet werden, damit Mieter genau nachvollziehen können, wofür sie zahlen. Die jährliche Nebenkostenabrechnung dient dazu, die tatsächlich entstandenen Kosten zu dokumentieren und mit den geleisteten Vorauszahlungen der Mieter abzugleichen.
Welche Nebenkosten sind umlagefähig?
Paragraph 2 der Betriebskostenverordnung weist folgende 17 Kostenpunkte als umlagefähige Nebenkosten aus:
- Grundsteuer
- Wasserversorgung
- Entwässerung
- Heizung
- Warmwasser
- Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlage
- Aufzug (Personen- und Lastenaufzug)
- Straßenreinigung und Müllbeseitigung
- Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
- Gartenpflege
- Beleuchtung
- Schornsteinreinigung
- Sach- und Haftpflichtversicherung
- Hauswart bzw. Hausmeister
- Verteilungsanlagen (Telekommunikation über Antenne oder Kabel)
- Betrieb von Einrichtungen für die Wäschepflege
- Sonstige Kosten des Betriebs
Zu den sonstigen Betriebskosten zählen unter anderem Kosten, die durch die Nutzung von Gemeinschaftsanlagen (Sauna, Fitnessräume, Pool) entstehen. Auch Kosten der Reinigung, Wartungskosten und Reparaturausgaben, die durch den Betrieb und die Bewohnung einer Immobilie zustande kommen, lassen sich teilweise auf die Mieter umlegen. Allerdings nur nach sorgfältigem Abgleich mit der folgenden Negativliste sowie bei expliziter Ankündigung im Mietvertrag.
Was sind nicht umlagefähige Nebenkosten?
In § 1 der Betriebskostenverordnung wird auch festgeschrieben, was nicht zu den umlagefähigen Nebenkosten zählt: Das sind einerseits Verwaltungskosten sowie andererseits Instandhaltungs- bzw. Instandsetzungskosten. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten nicht-umlagefähigen Nebenkosten in einer Liste:
- Kosten der Arbeitskräfte, die an der Verwaltung des Gebäudes beteiligt sind (z.B. Steuerberater)
- Verwaltungsarbeit, die der Vermieter persönlich leistet
- Dienstleistungen, die der Vermieter persönlich erbringt (z.B. Gartenpflege, eigenständige Reinigung des Gebäudes)
- Kosten für die Jahresabschlussprüfung
- Kosten für die Geschäftsführung
- Kosten, die zur Erhaltung des bestimmungsmäßigen Gebrauches anfallen
- Kosten der Beseitigung baulicher Mängel aufgrund von Abnutzung, Alterung oder Witterung (z.B. Reparaturen an Heizungsanlage oder Dach)
Auch, wenn die Haftpflichtversicherung umlagefähig ist, fallen viele andere Versicherungen (z.B. Gebäude- oder Mietrechtschutzversicherung) gemäß BetrKV unter die nicht-umlagefähigen Nebenkosten.
Wie lassen sich Betriebskosten auf die Mieter umlegen?
Vermieter haben zwei Möglichkeiten, um sich umlagefähige Nebenkosten von ihren Mietern zurückzuholen: Entweder sie setzen auf eine Betriebskostenvorauszahlung und machen regelmäßig eine Nebenkostenabrechnung. Oder sie legen im Mietvertrag eine Betriebskostenpauschale fest. In selteneren Fällen funktioniert die Umlage über Inklusivmieten oder Teilinklusivmieten.
Betriebskostenabrechnung
Zahlen Mieter eine (meist monatliche) Betriebskostenvorauszahlung, so ist der Vermieter dazu verpflichtet, mindestens alle 12 Monate eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen und schriftlich zu übermitteln. Übersteigen die Vorauszahlungen die tatsächlich entstandenen Nebenkosten, so haben Mieter das Recht auf eine Rückzahlung.
Haben sie hingegen zu wenig vorausgezahlt, so müssen sie nachzahlen. Bei der Nebenkostenabrechnung gibt es einiges zu beachten. Muster und Vorlagen bieten Sicherheit. Die Abrechnung muss sich dabei immer am individuellen Mietvertrag orientieren.
Betriebskostenpauschale
Bei einer Nebenkostenpauschale entfallen nachträglichen Korrekturen und es muss auch keine Nebenkostenabrechnung erstellt werden. Darin liegt der Hauptunterschied zur Vorauszahlung. Das heißt aber auch, dass der Eigentümer Mehrkosten nicht nachträglich von seinen Mietern einfordern darf. Er kann allerdings die Nebenkostenpauschale anheben. Dies gilt es nach § 560 BGB explizit im Mietvertrag festzuschreiben.
Wie wird die Umlage der Nebenkosten auf die Mieter berechnet?
Unabhängig davon, ob der Vermieter eine Betriebskostenvorauszahlung mit abschließender Anpassung oder eine fixe Betriebskosten mit dem Mieter vereinbart: Die Umlage muss sowohl verbrauchsunabhängig als auch verbrauchsbezogen berechnet werden. Entscheidend ist dabei, ob es sich um sogenannte kalte oder warme Betriebskosten handelt.
Umlage nach Verteilerschlüssel
Sogenannte kalte Nebenkosten, wie Hauswart, Müllentsorgung oder Aufzugskosten werden in der Regel gleichmäßig auf alle Mieter verteilt. Schließlich sind sie alle gleichermaßen an der Entstehung dieser Kosten beteiligt. Folgende Verteilerschlüssel lassen sich unterscheiden:
- Umlage nach der Wohnfläche
- Umlage gemessen an der Größe des Haushalts (Personenzahl)
- Umlage nach der Anzahl der Wohneinheiten (i. d. R. Zimmer)
Sofern dies im Mietvertrag nicht anders festgelegt ist, werden kalte Betriebskosten nach Wohnfläche umgelegt. Eine andere Regelung muss entsprechend im Vertrag festgehalten und von den Vermietern abgesegnet sein.
Verbrauchabhängige Umlage
Kosten für Heizung und Warmwasser – sogenannte warme Nebenkosten – lassen sich ebenfalls nach Verteilerschlüsseln auf die Mieter umlegen. Sind allerdings Messgeräte (Heizungs- oder Warmwasserzähler) in der vermieteten Wohnung vorhanden, die jeweils den realen Verbrauch messen, so sind die umlagefähigen Nebenkosten überwiegend verbrauchsabhängig an die einzelnen Mieter weiterzugeben.
Für die Heizkosten-Abrechnung gibt es konkrete Vorgaben. So sind gemäß § 7 der Heizkostenverordnung 50 bis 70 Prozent der Heizkosten verbrauchsabhängig und der Rest nach Wohnungsfläche abzurechnen. Für Altbauten ist die Umlage noch einmal stärker am Verbrauch festzumachen. Das gilt sowohl für Betriebskostenvorauszahlung und -abrechnung als auch bei einer Pauschale.
Wie lassen sich umlagefähige Nebenkosten absetzen?
Die Überweisung der umlagefähigen Nebenkosten durch die Mieter zählt auf Seiten des Eigentümers als Einkommen. Als solches müssen die umgelegten Betriebskosten versteuert werden. Zeitgleich lassen sie sich als Werbungskosten steuerlich absetzen – zumindest in Teilen.
Bei Werbungskosten handelt es sich um „alle Aufwendungen eines Eigentümers für Erwerb, Sicherung und Erhaltung von Mieteinahmen“ (§ 9 Abs. 1 Einkommensteuergesetz). Diese Werbungskosten aus Vermietung und Verpachtung führen Vermieter in der Anlage V der Steuererklärung für das jeweilige Zahlungsjahr auf und machen so unter anderem Betriebskosten steuerlich geltend.
Folgende umlagefähige Nebenkosten lassen sich als Werbungskosten steuerlich absetzen:
- Grundsteuer
- Wasser
- Heizung
- Müllabfuhr
- Winterdienst
- Straßenreinigung
- Schornsteinfeger
- Reinigungskosten (Gebäudereinigung, Gemeinschaftsräume – z.B. Waschküchen)
- Kosten für den Hausmeister
- umlagefähige Versicherungen
Kosten für Reparaturen oder Renovierung können Vermieter nur dann als Werbungskosten von der Steuer absetzen, wenn sie diese als sonstige umlagefähige Nebenkosten vorab vertraglich mit den Mietern vereinbart haben. Gelten Leerstandskosten im konkreten Fall als umlagefähige Nebenkosten, so lassen sich auch diese Einnahmen von der Steuer absetzen.
Was sind die Vorteile umlagefähiger Nebenkosten?
Die Vorteile von umlagefähigen Nebenkosten für Vermieter liegen vor allem in der finanziellen Entlastung und der Transparenz im Umgang mit den Betriebskosten einer Immobilie.
- Kostenersparnisse: Durch die Umlage der Nebenkosten muss der Vermieter die laufenden Betriebskosten der Immobilie nicht allein tragen, sondern kann diese anteilig auf die Mieter umlegen. Dies führt zu einer direkten Reduzierung der finanziellen Belastung des Vermieters, da ein erheblicher Teil der Bewirtschaftungskosten durch die Mieter gedeckt wird.
- Sensibilisierung: Umlagefähige Nebenkosten sorgen für eine gerechte Kostenverteilung, da die Mieter nur für die Kosten aufkommen, die durch den tatsächlichen Verbrauch und die Inanspruchnahme der Dienstleistungen entstehen. Dies fördert ein bewusstes Verbrauchsverhalten und kann langfristig zur Senkung der Betriebskosten beitragen.
- Transparenz: Die jährliche Nebenkostenabrechnung bietet zudem eine transparente Übersicht über die entstandenen Kosten und deren Verteilung, was das Vertrauensverhältnis zwischen Vermieter und Mieter stärken kann. Die Möglichkeit, Kosten transparent und nachvollziehbar umzulegen, erleichtert auch die Planung und Kalkulation der Immobilienbewirtschaftung für den Vermieter.
Wo wird die Umlage von Betriebskosten geregelt?
Die Umlage von Nebenkosten ist auf Seiten des Gesetzgebers sowohl im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) als auch in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) geregelt. Bezogen auf das konkrete Mietverhältnis spielt zudem auch der Mietvertrag eine wichtige Rolle.
| BGB | BetrKV | Mietvertrag |
| Das BGB legt fest, unter welchen Bedingungen die Umlage von Nebenkosten möglich ist. Es definiert auch, was genau als laufende Nebenkosten zu verstehen sind und wie sie sich konkret auf den Mieter umlegen lassen. | Die BetrKV gibt in § 2 eine spezifische Positivliste mit umlagefähigen Nebenkosten vor. Dabei handelt es sich um 17 umlagefähige Kostenpunkte. Aus § 1 lassen sich auch sonstige umlagefähige Betriebskosten ableiten. Außerdem liefert § 1 der BetrKV wichtige nicht-umlagefähige Nebenkosten in einer Liste. | Damit der Vermieter umlagefähigen Nebenkosten von seinen Mietern verlangen kann, muss er gemäß § 556 BGB eine vertragliche Vereinbarung mit den Mietern getroffen haben. Anstatt im Vertrag alle umlagefähigen Nebenkosten aufzulisten, genügt es, über die Umlage von „Betriebskosten“ zu informieren (BGH VIII ZR 137/15). Beabsichtig der Vermieter auch noch sonstige Nebenkosten umzulegen, so gilt es, diese mit Verweis auf die BetrKV dezidiert aufzulisten. |
FAQ: Antworten auf die häufigsten Fragen zu umlagefähigen Nebenkosten
Noch Fragen? In diesem FAQ beantworten wir Ihnen noch einmal die wichtigsten Fragen, die rund um das Thema umlagefähige Nebenkosten gestellt werden.
