Vermietersoftware: Die besten Tools für Vermieter

Die Digitalisierung ist auch in der Immobilienbranche längst angekommen. Vermieter profitieren dadurch von effizienteren Prozessen, weniger Papierkram und mehr Übersichtlichkeit. Aber mit welcher Software lässt sich die digitale Verwaltung von Immobilien zuverlässig regeln? Welche Anbieter bieten umfassende Lösungen an? Und was können Immobilienverwalter weiterhin problemlos analog oder persönlich erledigen?

Warum lohnt sich die digitale Verwaltung für Vermieter?

Vermieter haben zahlreiche Aufgaben zu bewältigen, die von der Suche nach neuen Mietern über die Nebenkostenabrechnung bis hin zur Kommunikation mit Mietern und Hausverwaltungen reicht. Mit einer digitalen Mietverwaltung können Vermieter Prozesse optimieren und von entscheidenden Vorteilen profitieren, darunter:

• Eine deutliche Zeitersparnis durch Automatisierung, wie zum Beispiel die automatische Erstellung der jährlichen Nebenkostenabrechnung.
• Transparenz durch eine zentrale Datenverwaltung: Vermieter und Mieter haben auf diese Weise alle relevanten Daten auf einen Blick.
• Mehr Rechtssicherheit dank regelmäßiger Updates zu gesetzlichen Änderungen.
• Der Zugriff auf alle Daten von überall, zum Beispiel dank einer cloudbasierten Hausverwaltungssoftware.
• Optimierte Kommunikation mit Mietern, Dienstleistern und Immobilienverwaltern.

Welche Software-Lösungen gibt es für Vermieter?

Die Auswahl an Hausverwaltungssoftware ist groß und was Vermieter letztlich nutzen, hängt davon ab, welchen Bereich der Verwaltung sie digitalisieren wollen. Auch ob nur wenige Einheiten oder viele professionell verwaltet werden, sorgt für unterschiedliche Ansprüche. Diese Tabelle bietet eine Übersicht:

Was lässt sich digitalisieren und was kann analog bleiben?

Nicht alles in der Verwaltung von Immobilien muss digitalisiert werden. Bei einigen Aspekten ist es sogar sinnvoll, sie nicht zu digitalisieren, sondern sie weiterhin analog durchzuführen. Dazu gehören:

• Persönliche Gespräche mit Mietern: Wer wissen möchte, wer in eine Immobilie einzieht, verschafft sich am besten einen persönlichen Eindruck
• Wohnungsübergabe vor Ort: Auch wenn es Apps für das Festhalten von Mängeln o.ä. gibt, so ist es durchaus sinnvoll eine Wohnungsübergabe in persona zu machen und gemeinsam mit dem Mieter durch die Immobilie zu gehen
• Sich als Vermieter regelmäßig einen persönlichen Eindruck von den eigenen Objekten zu machen, schadet nicht
• Kleinere Reparaturen für die Immobilie organisieren
• Besichtigungen der Immobilie
• Postversand bei Bedarf

Sinnvoll digitalisieren lassen sich alle Prozesse, die keine menschliche Interaktion benötigen und bei denen durch die Digitalisierung Zeit gespart werden kann. Dazu zählen unter anderem:

• Die Nebenkostenabrechnung mit entsprechender Software
• Das Aufsetzen und Unterschreiben von Mietverträgen
• Automatisierte Zahlungserinnerungen
• Digitale Archivierung relevanter Daten
• Digitale Buchhaltung und Reporting
• Mieterdaten verwalten

Durch die Nutzung von Hausverwaltungssoftware lassen sich viele administrative Tätigkeiten effizienter gestalten, während persönliche Kontakte weiterhin ihre Relevanz behalten.

Insbesondere für Vermieter, die mehrere Immobilien besitzen und vermieten, bietet sich die digitale Verwaltung an. Schließlich ist es auf diese Weise leichter, den Überblick zu behalten, Daten sicher zu speichern und Zahlungen, Fristen oder die Kommunikation mit den Mietern nicht aus den Augen zu verlieren. Eine gute Vermieter-Software kann die tägliche Arbeit deutlich erleichtern. Dennoch: Der persönliche Kontakt zum Mieter und eine gelegentliche Präsenz vor Ort bleiben für Immobilienverwalter sinnvoll.

Mietverwaltung digital: Was müssen Vermieter hinsichtlich des Datenschutzes beachten?

Die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen bringt auch neue Anforderungen an den Datenschutz mit sich, insbesondere wenn es um den Umgang mit sensiblen Mieterdaten geht.

Wenn Vermieter sich dazu entscheiden, ihre Hausverwaltung online zu erledigen, sollten sie bei der Auswahl der Software daher auf verschiedene Aspekte achten:

• Das Hosting sollte in Deutschland oder in der EU stattfinden und die Software dementsprechend DSGVO-konform sein, um Datenschutzvorgaben einzuhalten.
• Die Software sollte regelmäßig upgedated werden.
• Eine Zwei-Faktor-Authentifizierung bei Logins sorgt für mehr Sicherheit.
• Eine rollenbasierte Benutzerverwaltung ist sinnvoll.
• Daten sollten bei der Übertragung und Speicherung verschlüsselt werden.

Insbesondere wenn verschiedene Immobilien verwaltet werden oder auch Dritte Zugriff bekommen sollen, lohnt sich bei der Auswahl des Hausverwaltungsprogramms ein spezielles Augenmerk auf diese Punkte.

Digitalisierung für kleine und große Vermieter: Diese Tipps helfen bei der Auswahl einer Software

Wer als Immobilienverwalter mehrere Objekte verwaltet oder als Unternehmen auf die Immobilienverwaltung spezialisiert ist, benötigt eine andere Software als private Vermieter mit wenigen Einheiten.

Für private Vermieter mit wenigen Einheiten sollte der Fokus bei der Software auf diesen Kriterien liegen:

• Einfache Bedienbarkeit der Software
• Preis-Leistungsverhältnis beachten
• Besonders geeignet als Software sind ImmoScout24 Vermieter Edition, Vermietet.de oder Objego

Für professionelle Immobilienverwalter oder Unternehmen kommt es auf andere Aspekte an:

• Skalierbare Hausverwaltungsprogramme
• Schnittstellen zu Buchhaltung, Zahlungsdiensten, DATEV etc.
• Mandantenfähigkeit, um unterschiedliche Objekte zu verwalten
• Besonders geeignet als Software sind EverReal, Immoware24 und Haufe Verwalterpraxis

Wie gelingt der Einstieg als Vermieter in die digitale Verwaltung?

Mit diesen Praxistipps können Sie als Vermieter starten, ihre Mietverwaltung zu digitalisieren:

1. Klein anfangen: Testen Sie kostenlose Versionen oder Demo-Zugänge, wie sie von vielen Anbietern angeboten werden.
2. Datenübernahmeplanen: Die Software ermöglicht Ihnen in der Regel, alte Mietverträge, Zählerstände und Belege per Drag & Drop hochzuladen. Planen Sie dafür etwas Zeit ein.
3. Schulungen nutzen: Einige Anbieter bieten Webinare oder Video-Tutorials an, die den Einstieg in die Software erleichtern.
4. Mieter informieren: Binden Sie Ihre Mieter mit ein und informieren Sie über die Vorteile der digitalen Mietverwaltung, wie zum Beispiel einer einfacheren Kontaktaufnahme oder einer digitalen Einsicht in Nebenkostenabrechnungen.
5. Regelmäßig aktualisieren: Achten Sie darauf, dass Sie mit aktuellen Software-Versionen arbeiten. Gute Tools bieten automatische Updates im Hintergrund an, sodass Sie diese nicht händisch installieren müssen.

Fazit: Digitale Verwaltung macht die Vermietung leichter

Für Vermieter bietet die Digitalisierung einen Mehrwert, indem sie die Mietverwaltung online ermöglicht. Die Auswahl an Vermieter-Software ist groß und je nach Anforderung lässt sich für jeden eine passende Lösung finden, egal ob private Vermieter, Unternehmen oder professionelle Immobilienverwalter. Es gibt Software für Nebenkostenabrechnungen, Apps für die Wohnungsübergabe und für die automatisierte Buchhaltung. Außerdem gibt es die Möglichkeit, Mietverträge digital aufzusetzen und zu verwalten und vieles mehr. Mit dem passenden Hausverwaltungsprogramm können Vermieter nicht nur Zeit sparen, sondern auch Fehler reduzieren.

Außerdem profitieren sowohl sie und ihre Mieter von mehr Transparenz, was letztlich die Zufriedenheit aller Parteien steigert. Dennoch bleibt als Vermieter auch ein analoger Teil der Arbeit über, denn nicht alles muss digital sein. Der persönliche Kontakt zu den Mietern, zum Beispiel bei Besichtigungen oder bei Wohnungsübergaben, ist unersetzlich. Mit einer ausgewogenen Mischung aus Software und persönlicher Betreuung, gelingt eine zukunftsfähige Vermietung, die dennoch nah am Mieter bleibt und persönliche Elemente enthält.