So verbuchen Firmen vorab gezahlte Abos, Mieten oder Versicherungen
Auch wenn die Buchhaltung nicht Jedermanns Hobby ist, wer sich als Aktionär oder in anderer Form an einem Unternehmen beteiligt, tut gut daran, auch Vorgänge und Begriffe zu verstehen, die auf Anhieb eher abschrecken. Beispielsweise das sperrige Wort Rechnungsabgrenzungsposten.
Rechnungsabgrenzungsposten buchen – einfacher Grundgedanke
Wenn Firmen bestimmte Rechnungsabgrenzungsposten buchen, bezieht sich die Abgrenzung grob gesagt schlicht darauf, dass etwa in einem Jahr Geld gezahlt wird, die Leistung aber erst im Jahr darauf erfolgt. Mit Blick auf den Jahresabschluss werden die beiden Vertragsteile zeitlich auseinandergerissen.
Hinter dem Vorgang steht eine Grundregel in der Bilanzierung: Gleich ob man vorab Geld erhält oder ausgibt, die Erträge und Aufwendungen müssen in der Buchhaltung immer dann erfasst werden, wenn sie wirtschaftlich realisiert sind.
Erst Abo zahlen, dann Zeitung lesen
Dass Unternehmen eine Reihe von Rechnungsabgrenzungsposten zu buchen haben, zeigen einfache Beispiele aus dem Alltag: Jahresbeiträge werden im Voraus gezahlt. Ebenso Mieten, Beiträge für Versicherungen oder Abonnements. Die Zeitung kommt erst nach Abozahlung. Und wer im Dezember fürs Fitnessstudio bezahlt, strampelt den Großteil der Leistung im nächsten Jahr ab. In der doppelten Buchhaltung kommen diese Aufwendungen stets auf die Aktivseite.
Umgekehrt kassiert das Fitnessstudio sein Geld vorab, so wie der Zeitschriftenverlag, der Vermieter und die Versicherung. Sie alle müssen die Erträge als Passiva verbuchen. Weil die Vertragsteile Geld und Gegenleistung sich auf zwei verschiedene Jahre verteilen, erfolgt die die buchhalterische Darstellung in der Rechnungsabgrenzung. Wie das geht, lässt sich am Beispiel des Zeitschriften-Abos zeigen.
Rechnungsabgrenzungsposten buchen: So funktioniert es
Ein Unternehmen bezahlt am 1. Oktober 2015 das Jahresabo für eine Fachzeitschrift in Höhe von 240 €. Auf den Monat umgelegt sind das 20 €, also 60 € für die drei Monate bis zum Bilanzstichtag am 31. Dezember. Die werden als Aufwand für 2015 gebucht.
Die restlichen 180 € fürs nächste Jahr sind als aktiver Rechnungsabgrenzungsposten zu buchen – aktiv, weil der Aufwand eben auf die Aktivseite kommt. Daher auch das Kürzel ARAP. 2016 dann wird der ARAP aufgelöst indem der Aufwand (sonstige Forderungen) verbucht wird. Je nach Summe erfolgt die Auflösung oft in monatlichen Schritten.
Der Verlag wiederum verfährt spiegelbildlich. Die erhaltene Abozahlung kommt als Ertrag auf die Passivseite: 60 € fürs laufende Jahr und 180 € als passiver Rechnungsabgrenzungsposten, kurz PRAP. Der wird dann 2016 ebenfalls aufgelöst. Dies sind Fälle von „transitorischen Posten“: Erst fließt Geld, später erfolgt die Realisierung als Aufwand oder Ertrag.
Im Umkehrfall Rechnungsabgrenzung ohne -posten
Im Umkehrfall, also wenn erst später Geld fließt, wird von „antizipativen Posten“ gesprochen. Klassisches Beispiel sind Zinserträge für 2015, die aber erst 2016 gutgeschrieben werden. Die sind allerdings nicht als Rechnungsabgrenzungsposten (RAP) zu buchen. Sie werden bei der Rechnungsabgrenzung im Bilanzposten „sonstige Vermögensgegenstände / Forderungen“ gutgeschrieben.
Stichwort Zinsen: Wenn beim Kredit die Bank ein Disagio verlangt, so ist dieses wie ein vorweggenommener Teil der fortlaufend zu zahlenden Zinsen. Deshalb kann es als Ausnahme wahlweise sofort als Aufwand oder eben als aktiver Rechnungsabgrenzungsposten gebucht werden.